Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях ООО «Интеграл».pdf

Предметом коммуникационного процесса с представителями прессы является поддержание репутации и имиджа ООО «Интеграл», обратной связью выступает отношение представителей прессы к предприятию, а результатом является общественное мнение об ООО «Интеграл».

Таким образом, можно сказать, что ООО «Интеграл», осуществляя контакты с различными представителями внешней среды, направляет свои усилия на то, чтобы сформировать у контактных аудиторий представление о предприятии как о солидном и стабильном заводе, идущем в ногу со временем, и чтобы результатом таких контактов стало хорошее мнение у потребителей о продукции предприятия и, как следствие, увеличение объема продаж.

Схематически изображенная система коммуникаций в ООО «Интеграл» представлена в Приложении 2.

Каналы коммуникации, используемые в ООО «Интеграл», различаются в зависимости от участников коммуникационного процесса.

При осуществлении внутренних коммуникаций на предприятии используются такие каналы, как телефонная связь и различные письменные носители информации – приказы, распоряжения, отчеты, различного рода справки и т.д. Однако самым распространенным и эффективным является канал прямой связи, т.е. непосредственный контакт источника информации и ее получателя. Такой канал исключает помехи и искажения.

Приказы и распоряжения используются при вертикальных нисходящих коммуникациях, а отчеты и доклады – при вертикальных восходящих и при горизонтальных коммуникациях.

При диагональных коммуникациях чаще всего используется телефонная связь.

При осуществлении контактов с внешней средой в ООО «Интеграл» широко используется еще и такое средство, как компьютер. При помощи компьютера сотрудники предприятия могут получить любую информацию из внешней среды, при этом такое средство обеспечивает хорошую обратную связь.

Кроме того, при контактах с внешней средой используются также телефон, факс и различная деловая документация.

3.2 Эффективность методов управленческого диалога

Об эффективности методов управленческого диалога можно судить на основании того, насколько эффективно и в полном объеме исполняются управленческие поручения.

Метод управленческого диалога представляет собой те способы, к которым прибегает руководство предприятия для доведения до своих подчиненных и исполнителей работ управленческой информации. От того, насколько полной и достоверной является информация, которую сообщают сотрудникам, зависит, насколько эффективно они ею распоряжаются в процессе своей работы.

Метод управленческого диалога включает в себя содержание коммуникации, способ ее передачи, число посредников в передаче коммуникации конечному получателю, обратную связь.

Для анализа того, как именно осуществляется управленческий диалог в ООО «Интеграл», было проведено анкетирование персонала предприятия при помощи анкеты, представленной в Приложении 3.

В опросе принимало участие 35 человек.

Отвечая на первый вопрос большинство опрошенных – 27 человек, ответили, что руководство информирует персонал о проведении мероприятий в зависимости от того, какие изменения оно намеревается проводить. 3 человека ответили, что никогда не информирует, однако это были те самые рабочие, которые работали на предприятии недавно, и при которых не происходило никакого рода мероприятий и изменений. 5 человек ответили, что информирует редко.

Пояснение ответов на первый вопрос дают ответы, данные опрашиваемыми на третий и четвертый вопросы. Выяснилось, что чаще всего в ООО «Интеграл» происходят изменения организационной структуры, т.е. реструктуризация предприятия. Так ответило 26 человек. Сокращения штатов в ООО «Интеграл» не проводилось ни разу. 7 человек считают, что чаще всего в ООО «Интеграл» происходит расширение производства. Действительно это так, если посмотреть на динамику объема выпуска продукции, то можно отметить рост данного показателя. Эти 7 человек принадлежат к тем сотрудникам, которые работают в ООО «Интеграл» с момента его основания. 2 человека – работники бухгалтерии – ответили, что часто происходит изменение системы контроля. Такой ответ объясняется тем, что в ООО «Интеграл» за время его работы сменилось два главных бухгалтера, каждый из которых предъявлял свои требования к работе подчиненных.

При ответе на третий вопрос работники ООО «Интеграл» большинством отметили, что чаще всего руководство сообщает об изменении режима рабочего дня. Остается непонятным, почему никто из опрашиваемых при этом не дал ответа о том, что чаще всего в ООО «Интеграл» происходит именно изменение графика работы. Вероятно, это связано с тем, что о более серьезных изменениях руководство ООО «Интеграл» сообщает сотрудникам менее охотно.

Относительно ответа на четвертый вопрос, 23 человека сказали, что высшее руководство – генеральный директор ООО «Интеграл» сообщает о проведении организационных изменений линейным и функциональным руководителям, а те, в свою очередь, сообщают об этом своим подчиненным. 6 человек – основных производственных рабочих отметили, что руководство ничего не сообщает о проведении организационных изменений. Четверо из них - те, кто недавно работает в ООО «Интеграл». Остальные 7 человек считают, что руководство не сообщает, но особенно и не скрывает проведение организационных изменений. Такой ответ свидетельствует о том, что до таких работников информация о проведении организационных изменений доходит в виде слухов, возможно, претерпев различные изменения, что не может не повлиять на отношение таких сотрудников к организационным изменениям.

70% опрошенных – в их числе все работники аппарата управления считают, что руководство ООО «Интеграл» оказывает психологическую поддержку персоналу при проведении организационных изменений. 30% - большинство основных производственных рабочих ответило, что руководство не оказывает поддержки персоналу.

Таким образом, можно сделать выводы о том, что основным способом подготовки персонала к проведению организационных изменений является информирование сотрудников о том, что будут проводится организационные изменения, а также о ходе проведения изменений. Наличие ответов о том, что руководство ООО «Интеграл» не информирует сотрудников о проведение организационных изменений свидетельствует о несовершенстве коммуникационной политики на предприятии, что затрудняет прохождение информации от высшего уровня к низшему. Такое несовершенство не исключает также возможностей искажения информации, передаваемой сверху вниз.

Управленческая информация в ООО «Интеграл» рыбозавод» передается от руководства к исполнителям по нисходящей, от исполнителей к руководителям обратно поступает по восходящей.

Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производительность. От того, насколько эффективно организован этот процесс, может зависеть даже конкурентоспособность организации.

Для того, чтобы проанализировать организацию данного процесса в ООО «Интеграл», ниже мы приводим описание ситуации восходящих коммуникаций.

Рабочий жестебаночного цеха разработал предложение по улучшению раскроя жестяных листов для изготовления консервных банок. Данное предложение он описал своему непосредственному начальнику – мастеру смены. Мастер смены пообещал своему рабочему, что передаст его предложение главному инженеру, однако случай передать это предложение представился ему только через месяц. Главный инженер сказал мастеру, что в настоящее время изменить технологию производства не представляется возможным, так как это требует финансовых вложений и переучивания рабочих, а на это у предприятия нет средств. Мастер смены принял это к сведению, однако забыл сообщить своему рабочему о том, что его предложение отклоняется. рабочие долгое время не подходил к своему руководителю с вопросом о своему предложении, а потом решил, что, если бы его приняли, то он бы уже об этом знал. Данная ситуация убедила рабочего, что его инициатива не нужна предприятию, и что высшее руководство не заинтересовано в новаторских предложениях. Он рассказал об этом своим коллегам по цеху, и все они решили, что руководство нуждается в них только как в исполнителях, а не как в инициативных работниках, которые принимают участие в совершенствовании технологического процесса.

Этот пример показывает неэффективность метода управленческого диалога, который использовали в данной ситуации руководители. Ни мастер смены, ни главный инженер не сочли нужным информировать рабочего о том, что его инициатива не может быть принята не потому, что плохая, а потому, что на нее нет средств. Главный инженер, хотя и не может всегда лично коммуницировать с непосредственными исполнителями, мог в данной ситуации поддержать рабочего. Неэффективная коммуникация привела к тому, что рабочие жестебаночного цеха перестали проявлять инициативу и стали воспринимать себя так, как, по их мнению, воспринимает их начальство - простых исполнителей работ.

Любая коммуникация – и по нисходящей, и по восходящей – должна включать в себя обратную связь о результате коммуникации. В описанном нами примере обратная связь отсутствовала, что, в том числе, привело к неэффективности коммуникации.

3.3 Повышение эффективности процесса коммуникации в организации

Проведенное исследование выявило недостаточную эффективность системы коммуникаций в ООО «Интеграл». Основной проблемой является недостаточная информационная открытость руководства и «дозирование» информации, которая передается по нисходящей исполнителям работ.

Можно дать следующие рекомендации по совершенствованию процесса коммуникаций в ООО «Интеграл».

1. Регулирование информационных потоков. Нужно оценивать качественную и количественную стороны своих и подчиненных информационных потребностей. Информационные потребности в значительной мере зависят от целей руководителя, принимаемых им решений и характера показателей оценки результатов его работы.
2. Управленческие действия. Дополнительные действия: обсуждение и прояснение новых планов, вариантов стратегии, целей и назначений, необходимых для более эффективной реализации намеченного, контроль хода работ по плану-графику, отчеты по результатам такого контроля.
3. Системы обратной связи. Создание в организации систем обратной связи. Один из вариантов – перемещение людей из одной части организации в другую для обсуждения определенных вопросов. Другой – опрос работников для получения различной информации.
4. Системы сбора предложений. Цель – снижение остроты тенденции фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх. Ящики для предложений, телефонная сеть для анонимной передачи сообщений. Кружки качества.
5. Информационные бюллетени, публикации и видеозаписи организации. Статьи с обзором предложений по поводу управления, нового вида продукции, ответы руководства на вопросы рядовых сотрудников и т.п.
6. Современная информационная технология. ПК, электронная почта уменьшают поток телефонных разговоров. В настоящее время каналами коммуникации в ООО «Интеграл» являются телефонная связь, компьютерная связь, а также различные письменные носители информации - справки, отчеты, разнообразные документы.
7. В работе предприятия не достает оперативности. Нет четко налаженной диспетчерской службы, которая позволила бы в любой момент любому сотруднику предприятия получить необходимую информацию или связаться с другими сотрудниками. Если нет возможности создать такую службу, которая охватывала бы все предприятие в целом, то ее можно создать хотя бы в рамках цехов для координации их работы и увеличения скорости их работы. Введение в штат сотрудников диспетчера помогло бы ООО «Интеграл» работать более оперативно, с учетом всей поступающей на предприятие информацией.

Заключение

Эффективная межличностная коммуникация в силу ряда причин очень важна для успеха в управлении. Решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей (начальник с подчиненным, подчиненные друг с другом) в рамках различных событий. Кроме того, межличностная коммуникация, возможно, является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью и двусмысленностью.

Значение информации и коммуникации на современном этапе постоянно возрастает. Время и технический прогресс диктует свои правила, с которыми необходимо соглашаться. Научно-технические разработки, постоянные изменения в политической и экономический обстановке заставляют менеджеров применять все более и более новые и совершенные приемы в своей работе, связанной с информацией и коммуникациями. Это определило актуальность рассмотрения роли коммуникаций в современных организациях.

Знание и умение правильно использовать все приемы коммуникаций в значительной мере помогает менеджеру приблизиться к решению основной задачи менеджмента - получению прибыли.

Для того, чтобы стать примерным «лицом» фирмы, необходимо совершенствовать свое поведение в коммуникационных процессах и умение анализировать информацию, использовать наиболее приемлемые методы общения. Знать все сильные и слабые стороны каждого приема используемого в коммуникационных процессах.

Неэффективные коммуникации – одна из главных сфер возникновения проблем. Глубоко осмысливая коммуникации на уровне личности и организации, необходимо учиться снижать частоту случаев неэффективных коммуникаций. Эффективно работающий руководитель – это тот, кто эффективен в коммуникациях. Он хорошо представляет суть коммуникационного процесса, обладает хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимает, как среда влияет на обмен информацией.

В ходе данной работы были рассмотрены коммуникационные процессы, происходящие в ООО «Интеграл». В заключении можно сказать следующее.

Несомненно, на предприятии предпринимаются шаги для повышения качества коммуникационного процесса и улучшения восприятия информации. Примером этого может служить подчинение бухгалтера по реализации не главному бухгалтеру, что затрудняло бы процесс обмена информацией с сотрудниками коммерческого отдела, а непосредственно начальнику коммерческого отдела, что существенно ускоряет процесс работы и бухгалтера по реализации, и всего коммерческого отдела.