Файл: Способы подключения предприятий гостеприимства к глобальным компьютерным сетям бронирования и резервирования мест (Обзор глобальных компьютерных сетей бронирования и резервирования мест в индустрии гостеприимства).pdf

Fidelio V8- Интеллектуальная комплексная система управления отелем. Полный охват всех подразделений гостиницы: от хозяйственной до службы финансового контроля. Единая интегрированная база для всех модулей. Oracle- высокопроизводительная и универсальная платформа управления базами данных (поставляется в комплекте с Fidelio). Отсутствие необходимости остановки системы при проведении ночного аудита. Интернет-модуль MyFidelio HomePage- все самые современные достижения в области электронной коммерции. Настраиваемые мощные отчеты, создаваемые с помощью лидируещего на рынке инструментария Crystal Reports.

Особенности:

- Бронирование. Этот модуль обеспечивает полный набор функций для создания и обновления индивидуальных, групповых и коллективных заездов, включая операции с оплатой, бронирование номеров. В этом модуле можно посмотреть план номера, и план этажа, что позволяет сотрудникам ресепшн рассказать о номере, где он расположен, и как оборудован.

- Профайл гостя. Включает в себя основные данные о госте: ФИО, дата рождения, гражданство, адрес, последнее пребывание в отеле; данные о работе, а именно название фирмы и должность, предпочтения гостя.

- Управление номерами. Отображает все данные о номерах: статус чистый/ грязный, техническое обслуживание, проживает ли в номере гость или номер свободен. С помощью календаря можно посмотреть спрос на тот или иной номер, а также информацию о текущих событиях.

- Операции с денежной наличностью. Функция включает в себя несколько способов оплаты за бронирование номера, включая денежные чеки, кредитные карты и оплату наличными.

Менеджер может посмотреть детальный анализ на день: сколько человек проживает, загрузку гостиницы, количество уезжающих/ приезжающих гостей, а также количество уезжающих и приезжающих гостей на неделю вперед. Это помогает подготовить все необходимые документы как ресепшионисту, так и сотрудникам других служб.

Основным структурным элементом компьютерной системы управления гостиничным предприятием является модуль. Стандартные функции модуля бронирования определяются потребностями службы бронирования и включают запросы на резервирование, обоснование готовности номеров к сдаче, создание записей о резервировании, подтверждение резервирований, поддержание записей о резервировании, создание отчетов.

Менеджер Службы должен хорошо знать расположение номерного фонда, план территории и всю информацию о номерах и услугах, включая расценки, типы номеров, оборудование, систему расчетов, принятую в Филиале «ОК «Ватутинки».

В обязанности Менеджера службы входят:

-Способствование максимальному росту доходов Филиала «ОК «Ватутинки» посредством контроля за занятостью номерного фонда и средней тарифной ставкой стоимости номеров и путевок.

-По сведениям о свободных номерах, имеющихся в Комплексе, распределение номеров на основании заявок физических лиц для краткосрочного и долгосрочного проживания и управление системой управления гостиницей с целью предоставления возможности клиентам бронировать номера в режиме реального времени через Интернет. При необходимости работа с групповыми заказами на основании заявок и писем организации.

-Своевременное внесение в Систему полной и достоверной информации о номерах, услугах и ценах Комплекса и выделение квоты для реализации через Систему онлайн. При необходимости внесение изменений используя интерфейс Системы.

-Контроль за всеми заездами, выездами, изменениями бронирований и аннуляциями через интерфейс Системы он-лайн и внесение корректировок в таблицу броней Системы.

-По окончанию отчетного периода передача всех бухгалтерских документов для проверок и расчетов ведущему экономисту службы маркетинга и размещения Комплекса.

-Прием и регистрация заявок на бронирование, подтверждение заявок, проверка заявок на актуальность; согласование дат заезда и выезда гостей, отслеживание всех изменений в рамках согласованных заявок.

-Проведение регулярных проверок негарантированных заявок, а также заявок, находящихся на листе ожидания с целью оптимизации работы.

-Взаимодействие и предоставление необходимой информации различным структурным подразделениям Комплекса, занятым обслуживанием гостей.

-Осуществление поиска клиентов и представление договоров по подтвержденным заявкам на рассмотрение начальника службы маркетинга и размещения Комплекса.

-Организация преддоговорной работы (составление предварительной калькуляции).

-Принятие участия в ценообразовании, определение способов обоснования цены, разработка схемы скидок в зависимости от различных факторов.

-Знание всех видов расчетов при поселении групп и отдельных гостей, видов брони, тарифов и порядка их применения.

-Участие в процессе планирования, разработки маркетинговых мероприятий, нацеленных на расширение сбыта и рекламирования средств размещения и услуг Комплекса.

Одной из первостепенных задач этой курсовой работы было описать место, функции и задачи службы бронирования в гостинице.

В соответствии с Приложением № 9 «Постановление Правительства РФ от 09.10.2015 N 1085 (ред. от 18.07.2019) Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации» - "бронирование" - предварительный заказ мест и (или) номеров в гостинице заказчиком (потребителем). Порядок и условия предоставления гостиничных услуг:

-Исполнитель вправе осуществлять бронирование в любой форме, в том числе путем составления документа, подписанного двумя сторонами, а также путем принятия заявки на бронирование (далее - заявка) посредством почтовой, телефонной и иной связи, позволяющей установить, что заявка исходит от потребителя или заказчика. Форма заявки устанавливается исполнителем.

-Исполнитель вправе применять в гостинице следующие виды бронирования:

а) гарантированное бронирование - вид бронирования, при котором гостиница ожидает потребителя до расчетного часа дня, следующего за днем запланированного заезда. В случае несвоевременного отказа от бронирования, опоздания или незаезда потребителя с него или с заказчика взимается плата за фактический простой номера (места в номере), но не более чем за сутки. При опоздании более чем на сутки гарантированное бронирование аннулируется;

б) негарантированное бронирование - вид бронирования, при котором гостиница ожидает потребителя до определенного часа, установленного исполнителем, в день заезда, после чего бронирование аннулируется.

-Бронирование считается действительным с момента получения потребителем (заказчиком) уведомления, содержащего сведения о наименовании (фирменном наименовании) исполнителя, заказчике (потребителе), категории (виде) заказанного номера и о его цене, об условиях бронирования, о сроках проживания в гостинице, а также иные сведения, определяемые исполнителем.

-Потребитель (заказчик) вправе аннулировать заявку. Порядок и форма отказа от бронирования устанавливаются исполнителем.

-Исполнитель вправе отказать в бронировании, если на указанную в заявке дату отсутствуют свободные номера.

В процессе написания курсовой работы я изучила правила приема заказов на бронирование от потребителей и процесс выполнения бронирования и ведения его документационного обеспечения. Я освоила основные виды и способы бронирования, применила их на практике в гостинице.

В целях качественного обслуживания отдыхающих администрация внедряет современные формы работы с гостями и отдыхающими с использованием компьютерных технологий с учетом их интегрирования в автоматизированные системы управления Комплексом.

Основной системой, оптимизирующей работу отеля, является PMS- система (Property Management System)- система управления проживанием гостей. В ней предусмотрена автоматизация процессов приема и размещения гостей, ведения расчетов с ними, контроля загрузки номерного фонда, управления взаимоотношениями с турагенствами, бронирования и т.п.

В Филиале «ОК «Ватутинки» применяется зарубежная разработка, давно и широко известная система, адаптированная для применения в России- Fidelio Front office ( дистрибьютор- компания HRS)- которая позволяет гостинице значительно ускорить и упростить выполнение таких функций, как индивидуальное и групповое резервирование номеров, регистрация, размещение и выписка гостей, управление номерным фондом, получение отчетности и статистики за любой период работы гостиницы, а также управлять службами и поддерживать эффективную работу всей гостиницы.

Одной из основных задач написания этой курсовой работы для меня было изучение и применение на практике возможностей программы системы Fidelio Front office.

В процессе экспериментально-практической работы мной было произведено:

а) внесение в Систему полной и достоверной информации о номерах, услугах и ценах Комплекса и выделение квоты для реализации через Систему онлайн. При необходимости- внесение изменений используя интерфейс Системы.

б) гарантированное бронирование - вид бронирования, при котором гостиница ожидает потребителя до расчетного часа дня, следующего за днем запланированного заезда. В случае несвоевременного отказа от бронирования, опоздания или незаезда потребителя с него или с заказчика взимается плата за фактический простой номера (места в номере), но не более чем за сутки. При опоздании более чем на сутки гарантированное бронирование аннулируется;

в) негарантированное бронирование - вид бронирования, при котором гостиница ожидает потребителя до определенного часа, установленного исполнителем, в день заезда, после чего бронирование аннулируется.

г) контроль за всеми заездами, выездами, изменениями бронирований и аннуляциями через интерфейс Системы он- лайн и внесение корректировок в таблицу броней Системы.

д) внесение в Систему полной и достоверной информации о гостях (фамилию, имя, отчество (при наличии) физического лица и сведения о документе, удостоверяющем его личность, оформленном в установленном порядке).

е) оформление групповой брони.

Групповая бронь представляет из себя несколько броней, объединенных какими-либо общими параметрами (зачастую брони от одной компании или турагента, у которых заезд и выезд совпадают). Например приезжает 10 человек от компании «Лукойл». В Fidelio V8 специально для этого устроен специальный функционал под названием «Группы». Работа с данным функционалом осуществляется через вкладку «Группы» во вкладке «Бронирование».

ж) аннулирование брони.

з) ведение картотеки гостей. На каждого гостя после его пребывания в гостинице заполняется специальная карточка, в которой содержится информация, предоставленная всеми службами гостиницы, имевшими с гостем контакт. При повторном приезде гостя благодаря этой информации персонал сможет значительно повысить качество обслуживания, во многом предвосхитив предпочтения и пожелания гостя. Подобная работа позволяет приобретать постоянных клиентов и является дополнительной рекламой гостиницы. На современных гостиничных предприятиях для этих целей создается банк данных о клиентах с помощью компьютерной программы.

В гостинице процесс обслуживания гостей начинается именно с бронирования, под которым понимается предварительный заказ мест и номеров. Функции бронирования осуществляют либо менеджеры отдела бронирования гостиницы, либо непосредственно служба приема и размещения гостей.

Управление непрерывным развитием гостиницы предполагает введение новых элементов, закрытие старых, модернизацию существующих. Иначе говоря, обновление. Но обновляя гостиницу (т.е. развивая ее), важно помнить, что каждая гостиница самобытна, и сохранить наиболее притягательные элементы этой самобытности. Сегодня официальный стандарт определяет гостиницу как коллективное средство размещения. При этом гостиница обязана оказывать ряд дополнительных услуг, набор которых зависит от ее категории. Если менеджмент гостиницы не будет реагировать на факты действительности, а будет зарабатывать в основном за счет размещения, то гостинице может грозить кризис. Доход от размещения в основном зависит от процента загрузки номерного фонда, которым располагает гостиница, и цены продажи номера. Основного преимущества гостиница добивается тогда, когда она эффективно использует номерной фонд и в то же время предлагает такой набор дополнительных услуг, который учитывает потребности как клиентов, проживающих в гостинице, так и клиентов с улицы.

3.3 Расчет экономической эффективности от использования новых технологий

Осуществив комплексный анализ полученной информации, я разработала свои предложения и рекомендации:

1) Объем продаж гостиничных услуг зависит от ряда факторов. На объем реализации гостиничного продукта и услуг оказывают влияние месторасположение гостиницы. От данного фактора зависят удобство доступа к отелю и привлекательность его окружения (развитая инфраструктура) для гостя, которая во многом определяется целью посещения (отдых или деловая поездка), поэтому для привлечения большего числа гостей и посетителей необходимо улучшить транспортную доступность, логистику. Организовать маршруты собственного транспорта, помогающие гостям и посетителям легко и доступно добираться до прекрасного Филиала «ОК «Ватутинки», расположенного в «Новой Москве», численность населения которой быстро растет.