Файл: лекції ГО.doc

Оброблення первинних документів полягає у їх кодуванні, таксуванні і групуванні.

Суть кодування полягає у тому, що всі показники первинного документа позначають чинною на підприємстві системою кодів.

Таксування – це визначення грошової оцінки операції, яка виражена в первинному документі в натуральних або трудових вимірниках.

Групування документів – це об’єднання їх у групи за однорідними ознаками (касові, розрахункові тощо) за певний звітний період.

Закінчується оброблення первинних документів їх погашенням.

Погашені первинні документи передають на збереження до поточного архіву, в якому вони зберігаються у спеціальних шафах під замком протягом звітного періоду.

Після закінчення звітного періоду всі документи передають під розписку на збереження до постійного архіву. Первинні документи з архіву видають за постановою органів прокуратури, слідчих органів, контрольно – ревізійної служби, державної податкової адміністрації та спеціальним запитом і з дозволу керівника підприємства.

Після закінчення терміну зберігання та за умови проведення ревізії документів їх знищують, при тому складають акт на знищення документів, які не підлягають збереженню.

Вимоги щодо зберігання на підприємствах бухгалтерських документів викладено у Положенні про документальне забезпечення записів бухгалтерського обліку. Первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси підлягають обов’язковій передачі до архіву. Первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси до передачі їх до архіву підприємства, установи повинні зберігатися в бухгалтерії у спеціальних приміщеннях або зачинених шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером.

Бланки суворої звітності повинні зберігатися в сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що забезпечують їх сторонність.

Первинні документи поточного місяця, що пройшли обробку ручним способом і відносяться до відповідного облікового регістру, комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються і супроводжуються довідкою для архіву.

Термін зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів та балансів у архіві підприємства, установи визначається згідно з Переліком типових документів, що утворюються в діяльності органів державної представницької і виконавчої влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств із зазначенням термінів зберігання документів, затверджених Головним архівним управлінням при КМУ.

Терміни зберігання бух. документів в архіві підприємства

Типи документів бухгалтерського обліку	Термін зберігання
Бухгалтерські звіти й баланси організацій та пояснювальні записки до них:
- Зведені річні	Постійно
- Річні	Постійно
- Квартальні	3
Касові, банківські документи, виписки банків, наряди на роботу, табелі, авансові звіти	3
Особові рахунки робітників та службовців	75
Розрахункові та розрахунково – платіжні відомості	5
Інвентарні картки та журнали обліку основних засобів	3
Довіреності на одержання грошових сум і товарно – матеріальних цінностей	3
Облікові регістри (головна книга, журнали - ордери)	3

---

Видача первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів з бухгалтерії і з архіву підприємства, установи працівникам інших структурних підрозділів може проводитися тільки за рішенням головного бухгалтера.

Вилучення первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів у підприємств, установ може бути здійснено тільки за постановою органів прокуратури і судів, державної – контрольно – ревізійної та податкової служб відповідно до чинного законодавства України. Вилучення оформлюється протоколом, копія якого вручається під розписку відповідній посадовій особі підприємства, установи.

Якщо вилучаються томи документів, які недооформлені (не переплетені, не пронумеровані) то з дозволу і в присутності представників органів, які проводять вилучення, відповідні посадові особи підприємства, установи можуть до оформити ці томи (зробити опис, пронумерувати аркуші, прошнурувати, опечатати, засвідчити підписом і печаткою).

У разі пропажі або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітів керівник підприємства, установи письмово повідомляє про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх пропажі або знищення.

4. Суть і завдання інвентаризації

Одним із основних методів бухгалтерського обліку є інвентаризація. Вона проводиться з метою забезпечення достовірності бухгалтерського обліку та звітності на підприємствах.

Інвентаризація – це спосіб виявлення фактичної наявності та стану цінностей на певну дату шляхом реєстрації, вимірювання, зважування і т.д. з подальшим порівнянням отриманих даних із даними бухгалтерських записів.

Інвентаризація дозволяє перевірити достовірність документального оформлення господарських операцій і достовірність відображення в бухгалтерському обліку, а також занести необхідні виправлення і уточнення в облікові регістри.

В сучасних умовах господарювання мета інвентаризації полягає у виявленні фактичної наявності і стану об’єкту, що перевіряється, виявленні відхилень від тих нормативних, планових і багатьох інших характеристик, у відповідності з якими він може функціонувати, та їх нормативно – правовому регулюванні.

Завданнями інвентаризації є:

► забезпечення контролю за наявністю і станом майна, його рухом, використанням матеріальних, фінансових, природних та енергоресурсів у відповідності із затвердженими нормами, планом тощо;

► встановлення реального фізичного стану і оцінки необоротних активів та інших засобів праці, що обліковуються на балансі;

► перевірка дотримання правил і умов збереження майна;

► контроль за станом обліку і звітності матеріально відповідальних осіб;

► перевірка дотримання діючих положень про матеріальну відповідальність.

---

Проведення інвентаризації є обов’язковим, а саме в таких випадках:

► при переданні майна державного підприємства в оренду, приватизації майна державного підприємства, перетворенні державного підприємства в акціонерне товариство;

► перед складанням річної бухгалтерської звітності;

► при зміні матеріально відповідальних осіб;

► при встановленні фактів зловживань, крадіжок або псування цінностей;

► у випадках техногенних аварій, пожежі, стихійного лиха;

► у разі ліквідації підприємства.

Для проведення інвентаризації згідно з наказом керівника на підприємстві створюють інвентаризаційну комісію. До складу комісії неодмінно входить головний бухгалтер або представник бухгалтерії. Склад комісії затверджують наказом.

5. Види інвентаризації. Відображення результатів інвентаризації в бухгалтерських документах

За повнотою охоплення засобів, коштів і розрахунків підприємства інвентаризації поділяють на:

• повні, які охоплюють усе майно і розрахунки підприємства (річна інвентаризація)

• часткові, у процесі яких роблять інвентаризацію окремих видів господарських засобів і розрахунків

За часом проведення інвентаризація буває:

• планові, передбачаються планом поточного контролю збереженням цінностей

• позапланові, здійснюються в строки передбаченого плану при зміні матеріально відповідальних осіб у зв’язку із стихійним лихом, у випадку викрадання цінностей, коли необхідно терміново і раптово перевірити наявність і стан певної групи цінностей

Особливим видом планових інвентаризацій є перманентна інвентаризація, які проводяться на підприємстві безперервно за спеціальним графіком з метою запобігання недолікам і псуванню цінностей.

Результати інвентаризації оформляють типовими формами документів, затверджених статистичними органами, до такої документації відносять:

• інвентаризаційний опис

• інвентарний ярлик

• акти інвентаризації

• порівняльна відомість

• протокол інвентаризаційної комісії.

Документи, які відображають результати інвентаризації є доказом наявності і фактичного стану цінностей на певну дату, підтвердженого підписами членів інвентаризаційної комісії і матеріально відповідальних осіб у зв’язку з цим при перевірці до цих документів, ставляться вимоги аналогічні до вимог первинної документації.

6. Зміст і призначення форм бухгалтерського обліку

Форма бухгалтерського обліку – це система взаємопов’язаних облікових реєстрів (хронологічних і систематичних) із певною методикою відображення у них господарських операцій у певній послідовності.

На підприємствах, установах і організаціях України сьогодні застосовують такі форми обліку:

- меморіально – ордерна

• журнально – ордерна

• спрощена форма обліку

• комп’ютерна.

Форми бухгалтерського обліку відрізняються між собою кількістю облікових реєстрів, їх призначенням, змістом, формою та зовнішнім виглядом, послідовністю і способами записів в облікові реєстри, видами взаємозв’язків між реєстрами синтетичного й аналітичного обліку.

---

Підприємство протягом звітного періоду має дотримуватись прийнятої форми обліку. Про можливу зміну прийнятої форми бухгалтерського обліку в наступному обліковому періоді необхідно вказати в пояснювальній записці до річного бухгалтерського звіту.

Суть меморіально – ордерної форми полягає у тому, що на підставі перевірених і згрупованих за певною ознакою первинних документів складають меморіальні ордери, в яких вказують кореспонденцію рахунків за здійсненою господарською операцією та її суму.

Меморіальні ордери складають як на один документ, так і на групу однорідних первинних документів.

Після складання меморіальні ордери реєструють за хронологічним порядком у реєстраційному журналі.

Реєстраційний журнал призначений для забезпечення контролю за збереженням документів і перевірки повноти відображення господарських операцій на синтетичних рахунках.

Після реєстрування меморіальних ордерів у реєстраційному журналі їх використовують для здійснення записів на синтетичних рахунках у Головній книзі. Окремо складають обігову відомість за синтетичними рахунками та обігові відомості за аналітичними рахунками. На підставі даних обігової відомості за синтетичними рахунками складають бухгалтерський баланс.

Меморіально – ордерна форма обліку має свої переваги і недоліки.

Переваги меморіально – ордерної форми обліку полягають у:

- її відносній простоті і гнучкості

- можливості застосування до різних типів підприємств

- посиленні контрольної функції обліку через звірення у кінці місяця даних синтетичного й аналітичного обліків.

Суттєвими недоліками меморіально – ордерної форми обліку є:

- необхідність виписування великої кількості меморіальних ордерів

- запису одних і тих самих даних у двох облікових реєстрах

- необхідність виконання великої кількості робіт у кінці місяця

Меморіально – ордерну форму обліку застосовують на невеликих бюджетних підприємствах і в кредитних установах.

Суть журнально – ордерної форми бухгалтерського обліку полягає у тому, що на підставі згрупованих даних первинних документів усі господарські операції реєструють у відповідних відомостях і журналах – ордерах. Записи в журнали – ордери й відомості роблять щоденно або в міру надходження первинних документів.

Щомісячно журнали – ордери закривають і їх підсумки переносять у Головну книгу, яку відкривають на рік. У Головній книзі поточні операції записують тільки за синтетичними рахунками, причому обороти по кредиту кожного синтетичного рахунку відображають однією сумою у графі “разом оборот по кредиту”. Крім оборотів у Головній книзі виводять сальдо по кожному рахунку. На підставі даних Головної книги складають бухгалтерський баланс.

Практично журнально – ордерну форму обліку застосовують у двох варіантах:

---

• повна журнально – ордерна форма обліку

• скорочена журнально – ордерна форма обліку

Повна журнально – ордерна форма обліку ґрунтується на веденні 17 журналів – ордерів, 18 відомостей і 10 розроблюваних таблиць. Цю форму використовують на великих підприємствах із кількістю працівників понад 200 осіб.

Скорочену журнально – ордерну форму обліку застосовують на великих і середніх підприємствах із кількістю працівників менше 200 осіб. Вона ґрунтується на веденні восьми журналів – ордерів і чотирьох відомостей.

Основними перевагами журнально – ордерної форми обліку є:

- поєднання аналітичного і синтетичного обліку в єдиних реєстрах

- забезпечення своєчасного і рівномірного відображення господарських операцій у реєстрах протягом звітного періоду

- скорочення кількості облікових реєстрів

Основні недоліки журнально – ордерної форми обліку такі:

- побудова журналів ордерів не відображає нових форм організації обліку

- склад аналітичних даних не відповідає сучасному рівневі потреб в інформаційному забезпеченні управління підприємством.

Н а підприємствах із простим промисловим процесом виробництва, які мають невелику кількість господарських операцій, а також на підприємствах, котрі ведуть діяльність у невиробничій сфері, застосовують спрощену форму бухгалтерського обліку.

Спрощена форма бухгалтерського обліку має два варіанти:

1. проста форма без використання реєстрів майна підприємства

1. спрощена форма бухгалтерського обліку з використанням реєстрів майна підприємства.

Просту форму бухгалтерського обліку використовують на малих підприємствах, які не виробляють продукцію з великими матеріальними витратами і в котрих кількість господарських операцій за місяць не перевищує 100.

Спрощену форму бухгалтерського обліку з використанням реєстрів обліку майна підприємства застосовують на малих підприємствах, які володіють майном (власні основні засоби, виробничі запаси, товари) і здійснюють за місяць більше, ніж 100, але менше, ніж 300 господарських операцій.

Автоматизована (комп’ютерна) форма бухгалтерського обліку базується на використанні різних видів комп’ютерної техніки.

На великих підприємствах, де за допомогою ЕОМ обробляється велика кількість як облікової, так і іншої інформації, створюються обчислювальні центри із потужними ЕОМ.

Автоматизована (комп’ютерна) форма бухгалтерського обліку включає такі етапи:

1. документування господарських операцій

1. автоматизована обробка інфомації

2. автоматизоване узагальнення облікової інформації (баланс та звітність).

Повна автоматизація облікової роботи передбачає автоматизацію всіх етапів і ділянок облікової роботи. За цих умов первинні документи оформляються не вручну із використанням типографських бланків, а друкуються за допомогою ПЕОМ, що значно скорочує робочий час облікових працівників. При повній автоматизації для обробки інформації відпадає потреба додаткового вводу даних із первинних документів до бази даних ПЕОМ, оскільки у пам’яті комп’ютера зберігаються всі необхідні реквізити. І як наслідок, при повній автоматизації складання передбачених законодавством форм звітності підприємства теж здійснюється за допомогою ПЕОМ.

---