Файл: Организ.и методика учета.doc

У будь-якому технологічному процесі предмети праці перетворюються на готовий продукт. Предметами праці в обліковому процесі є інформація (первинна або проміжна), яка підлягає переробці на результативну. Особливістю облікового процесу є те, що предмети його праці утворюються в самому технологічному процесі як первинні документи, носії даних.

3. Поетапна побудова технології бухгалтерського обліку

Кожний вид роботи функціонує як технологічний процес — вхід­ні дані переробляються на вихідні.

Перший етап — вхід до системи. За сукупністю операцій, скажімо, у бухгалтерському обліку його характеризують порівняно однозначно як первинне спостереження, що складається зі споглядання, сприйняття, вимірювання, фіксування відповідного господарського факту на певному носії інформації. Водночас формуються докази для здійснення бухгалтерських записів у майбутньому. Цей етап можна охарактеризувати як первинний облік.

Другий етап — процес системи. У разі бухгалтерського обліку виконуються операції з реєстрації господарських фактів у системі рахунків на відповідних технічних носіях облікової інформації — облікових реєстрах (книгах, картках, журналах, машинограмах тощо), підсумування даних, їх розподілу та перерозподілу, складання різних розрахункових таблиць. Цей етап може бути охарактеризований як поточний облік.

Третій етап — вихід із системи. За сукупністю операцій він являє собою складання різних зведених даних облікового характеру. Цей етап у бухгалтерському обліку називають узагальнюючим (підсумковим) обліком. З огляду на сказане бухгалтерський облік гос­подарської діяльності можна подати як структурний аспект організації відповідної технології (рис. 2.1).

Отже, бухгалтерський облік, контроль та аналіз господарської діяльності як технологічні сукупності і об’єкти організації поділяють на три щойно розглянуті самостійні етапи (фази). Розглянемо ці етапи докладніше.

Перший організаційний етап технології бухгалтерського обліку, контролю та аналізу. Первинний облік — основа всіх видів обліку, контролю й аналізу господарської діяльності.

Рис.2.1. Технологічна структура обліку, контролю та аналізу як процесу і об’єкта організації

Це сукупність робіт з утворення доказів господарських фактів — явищ та процесів, тобто процес документування, створення тих носіїв первинних даних, на підставі яких надалі відбуваються всі облікові, контрольні та аналітичні процеси стосовно господарських фактів у тому чи іншому господарстві.

До первинного обліку звичайно відносять прийом первинного спостереження — сприйняття, вимірювання, фіксації, нагромадження та обробки даних. Однак яким би досконалим не був процес первинного обліку, завжди постають питання забезпечення вірогідності та повноти первинних даних, їх зв’язку з рішеннями конкретних осіб, своєчасності відбиття цих даних у бухгалтерському обліку, тобто питання контрольного та аналітичного забезпечення первинних даних, їх відповідного контролю та аналізу.

На етапі первинного обліку виконують і таку контрольну функцію як ототожнювання даних. Останні фіксують у носії інформації з реальними фактами, явищами, подіями для підтвердження та юридичної доказовості таких даних.

Другий організаційний етап технології бухгалтерського обліку, контролю та аналізу. На цьому етапі здійснюють реєстрацію даних первинного обліку у відповідних облікових реєстрах, групування та перегрупування таких даних. Якщо первинний облік значною мірою пов’язаний з підготовчими етапами контролю та аналізу, то поточний є головною вихідною базою контрольного процесу господарської діяльності. Крім того, поточний облік слугує базою складання різних звітних форм, що становить основу аналітичних розрахунків, — другого етапу аналітичного процесу.

Третій організаційний етап технології бухгалтерського обліку, контролю та аналізу. Підсумковий (узагальнюючий) облік—це процеси складання різних вихідних даних, кінцевого бухгалтерського балансу та різних розшифрувань до нього, де наводяться дані про той чи інший господарський факт чи явище, а також характеристика його у статиці та динаміці.

Під час оформлення результатів контролю та аналізу хоч і застосовують однакові прийоми, проте ні за технікою, ні за методикою ці процеси не схожі.

Бухгалтерський облік, контроль та аналіз як технологічні процеси мають дуже багато спільного, що потребує особливого підходу до їх організації. Кожний з них — і облік, і контроль, і аналіз — є самостійними функціями управління. Водночас ці функції в організаційному плані тісно переплітаються. Наприклад, бухгалтерський облік має три функції: інформаційну, контрольну та оцінну (по суті аналітичну). А це означає, що в бухгалтерському обліку використовуються специфічні методи контролю і аналізу господарської діяльності.

4. Об’єкти організації облікового, контрольного та аналітичного процесів

Першим об’єктом організації облікового, контрольного або аналітичного процесу є номенклатура.

Для використання даних у технологічному процесі кожну номенклатуру (облікову, контрольну, аналітичну) слід зафіксувати на будь-якому технічному носії. Це можуть бути аркуш паперу, перфострічка, перфокарта, магнітна стрічка, магнітний диск і т. ін. Вибір носія даних залежить від засобів їх обробки, а також типів, видів цих даних.

Іншим об’єктом організації технології облікового, контрольного або аналітичного процесів є носії даних (номенклатур) про господарський факт, явище або процес. Характерною особливістю технології бухгалтерського обліку, контролю та аналізу є реєстрація даних номенклатур, які зафіксовані на носіях у системі облікових, контрольних або аналітичних реєст­рів. Це потребує передавання носіїв даних як у просторі, так і в часі, тобто організації руху носіїв. Отже, об’єктом організації облікового, контрольного та аналітичного процесів є також рух носіїв даних, тобто організація документообігу та документопотоку.

Тепер використовують чотири види (прийоми) обробки та переробки інформації: ручний, механізований, автоматизований, автоматичний.

Ручний спосіб — інформацію вручну обробляють працівники апарату управління, а основним виконавцем є бухгалтерія. Механізований спосіб — застосовуються технічні засоби, здебільшого різні типи механічних і перфораційних машин. Автоматизований спосіб — переважну більшість операцій покладено на комп’ютери. Два останні способи є людино-машинними. Автоматичний спосіб (суто машинний) — використовується заздалегідь заготовлений пакет програм.

Кожному способу вироблення інформації відповідає певна технологічна схема, яка складається із суто технічних та технологічних операцій. Тому кожний спосіб характеризується певною технологічною структурою. Проте незалежно від структури основою всіх способів є чотири об’єкти: номенклатура, носії номенклатури, їх рух і забезпечення.

Організація технології облікового, контрольного та аналітичного процесів передбачає «прив’язування» окремих операцій, фаз, етапів до конкретного виконавця. Усі учасники виробничого процесу тією чи іншою мірою беруть участь у переробці інформації, тобто у процесах обліку, контролю та аналізу, а також їхня праця має бути організована.

В організаційному плані розрізняють два види праці — працю осіб, які безпосередньо виконують облікові, контрольні та аналітичні роботи (бухгалтер, фінансист і т. ін.), і працю тих, хто вдається до обліку, контролю та аналізу згідно зі своїми посадовими обов’язками (комірники, майстри, бригадири, начальники цехів).

Апарат бухгалтерії — це самостійний підрозділ управління, який за своїм характером, кількістю зайнятих там працівників будується за вимогами певної структури. У ньому формуються підрозділи (групи, сектори тощо). Організаційна побудова апарату та формування структурних підрозділів також є об’єктом організації праці бухгалтерів.

Зауважимо, що технологічний процес, а тим більш праця виконавців має бути забезпечена нормативно (правовими регламентаційними документами — положеннями, статутами), технічно (устат­куванням, приладами, комп’ютерами), умовами праці (робочі місця, зони), інформаційно (методиками формування вхідних і вихідних даних, банків даних і т. ін.).

Динамічний характер системи управління потребує постійного вдосконалення й розвитку бухгалтерського обліку, контролю та аналізу, що передбачає організацію цього процесу.

5. Метод організації бухгалтерського обліку

Реалізація методу організації бухгалтерського обліку супроводжується застосуванням таких методів, як моделювання, проектний, графічний, аналітичний, спостереження, розрахунковий, сітьовий, експертних оцінок, нормативно-правового забезпечення тощо. Найбільш поширеними є проектний і графічний методи на основі прийомів методу моделювання.

Метод моделювання означає побудову таких моделей, які відбивають реально існуючі облікові, контрольні та аналітичні процеси, що відповідають обсягам і характеру робіт, структурній побудові апарату, який здійснює облік, контроль і аналіз, інформаційне, організаційне, технічне, правове та математичне забезпечення. При цьому застосовуються найрізноманітніші моделі: економіко-математичні, імітаційні, статистичні, динамічні тощо. Моделі можуть бути двох форм: матричні, математичні формули.

Моделювання є одним із найдавніших прийомів організації бухгалтерського обліку, контролю та аналізу.

Конкретною формою вираження моделі організації бухгалтерського обліку, контролю та аналізу є проект організації, який являє собою інструктивно-методичний документ.

Проектний метод - це докладна розробка точного порядку, організаційних форм і прийомів здійснення облікового, контрольного або аналітичного процесів, праці виконавців з метою забезпечення найбільшої раціональності та ефективності їх функціонування. Проект складають на основі діючих та обов’язкових для підприємств, установ і організацій нормативних документів з урахуванням конкретних умов і особливостей. Під час розробки проекту уточнюють систему організації управління, ступінь механізації та автоматизації.

Розробка проектів — робота трудомістка. Розробку проектів здійснюють спочатку в окремих топологічних підрозділах — кошти, розрахунки, основні засоби, матеріали тощо. Часто бухгалтерія має саме такий структурний поділ.

В організації бухгалтерського обліку, контролю та аналізу широко застосовують графічний метод. Графік застосовують для наочного вираження кількісної залежності різних явищ та пов’язаних з ними процесів. У виробничих умовах графік — це доклад­ний розклад за днями, годинами і хвилинами відповідного плану роботи, один із найважливіших елементів організації бухгалтерського обліку, контролю та аналізу. За його допомогою унаочнюють взаємозв’язок елементів та об’єктів організації. Графічний метод організації облікових, контрольних та аналітичних робіт значно полегшує процес проектування, скорочує обсяги технічних робіт та проектної документації. Робота за графіками сприяє не тільки поліпшенню організації обліку, контролю та аналізу, а й зміцнює дисципліну, скорочує строки виконання робіт та подання результатної інформації — звітності.

Для організації робіт за графіком, наприклад бухгалтерського обліку, необхідно скласти перелік робіт за ходом облікового процесу (первинний облік — документування, поточний облік — реєстрація у системі рахунків, підсумковий облік — складання звітності, звітних форм); розробити схему інформаційних зв’язків; скласти графіки (календаризовані плани робіт виконавців); обговорити графіки та визначити строки виконання робіт; погодити обсяги і строки виконання робіт з відповідними виконавцями; затвердити графіки (надати їм нормативного характеру).

Для організації бухгалтерського обліку, контролю та аналізу застосовують різні види графіків: текстові і символьні; табличні і сітьові; матричні і лінійні; структурні, таблично-текстові, таблично-стрічкові, таблично-символьні і т. ін.

При організації бухгалтерського обліку, контролю та аналізу широко використовують графіки у вигляді організаційно-струк­турних схем, оперограм, документограм, функціограм, хронограм, документообороту, документо-потоків тощо.

Досвід організації робіт з управління підтверджує, що застосування при організації бухгалтерського обліку, контролю та аналізу сітьових графіків є дуже вигідним. Річ у тім, що сітьові графіки дають змогу оцінити недоробки з позиції кінцевого результату, чіткіше визначити обсяг робіт як сукупність.

Для вивчення стану обліку, контролю та аналізу, перспектив подальшого розвитку їх широко застосовують анкетний метод. Суть його стосовно організації бухгалтерського обліку, контролю та аналізу полягає в тому, що спочатку складають опитувальний листок, котрий містить перелік запитань, відповіді на які є вихідним емпіричним матеріалом для узагальнення.

При організації технології облікового, контрольного та аналітич­ного процесів, роботи виконавців та інших об’єктів широко застосовують метод експертних оцінок, який дає змогу з різних варіантів вибрати оптимальний.

Організація бухгалтерського обліку має бути такою, щоб забезпечити мінімальний шлях збирання й обробки інформації: мінімальну кількість операцій і документів, максимальну ефективність праці виконавців.

ТЕМА 3. ОРГАНІЗАЦІЯ БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКОВОГО ПРОЦЕСУ

План

3.1. Загальна побудова облікового процесу

3.2. Визначення об’єктів організації облікового процесу

3.3. Організація облікових номенклатур

3.4. Організація носіїв (доказів) облікової інформації

3.5. Методика і техніка розробки форм носіїв облікової інформації

3.6. Організація технології облікового процесу

3.7. Особливості організації технології річного узагальнення даних бухгалтерського обліку

3.8. Форми організації бухгалтерського облікового процесу

3.1. Загальна побудова облікового процесу

За своїм характером технологія бухгалтерського обліку поділяється на три етапи доказовості: первинне, вторинне та третинне. Загальну поетапну побудову бухгалтерського обліку як процесу формування доказів та об’єкта організації ілюструє рис. 3.1.

Основу технології облікового процесу формують операції, які поділяють на три види (категорії): механічні, переробні, творчі. Типи операцій дають змогу вдосконалювати структуру облікового процесу, визначати виконавські місця, правильно організовувати поділ та кооперацію праці, нормувати працю виконавців, будувати графіки процесів.