Файл: Организ.и методика учета.doc

Рис. 3.1. Характеристика поетапної побудови бухгалтерського обліку як технологічного процесу та об’єкта організації

Основними етапами облікового процесу є первинний, поточний та підсумковий. При організації облікового процесу слід відрізняти технологічні прийоми, які відображують обробку інформації, від методологічних правил, що визначають метод обліку. Це дуже важливо в разі застосування ЕОМ (персональних комп’ютерів), коли значну частку облікових робіт здатна виконати машина (табл. 3.1)

Таблиця 3.1

ВИДИ РОБІТ ОБЛІКОВОГО ПРОЦЕСУ ТА ПИТОМА ВАГА МОЖЛИВОСТЕЙ ЇХ АВТОМАТИЗАЦІЇ

Види робіт та загальна їх характеристика	Обсяг робіт, %,
	виконуваних ручним способом	які піддаються автоматизації
Складання носіїв облікової інформації	18—20	45—50
Обробка первинних документів, технічна, логічна, юридична	15—18	95—97
Первинна реєстрація даних носіїв документів у системі рахунків — облікових реєстрах	25—30	100
Групування та перегрупування облікових даних, формування проміжних показників	15—25	100
Періодичне зведення даних (звітність).	18—20	40—50

Виконання облікових робіт за допомогою ЕОМ призводить до значних змін у технології, операціях, процедурах, фазах, проте струк­турна побудова обліку при цьому не змінюється.

3.2. Визначення об’єктів організації облікового процесу

Обліковий процес складається з багатьох блоків, які мають бути конкретизовані й подані в технологічних та структурних аспектах. Склад цих блоків та об’єктів управління визначається галузевою (промисловість, сільське господарство, будівництво тощо), рівневою (бригада, дільниця, цех, ферма, підприємство, асоціація) ієрархією та іншими ознаками господарської ланки.

У межах основних господарських формувань — підприємств — середнього масштабу на організацію технології облікового процесу впливають вид діяльності (основна, допоміжна, обслуговувальна, забезпечувальна), структура організації виду діяльності (цехова або безцехова), характер технології (перервна або безперервна). Водночас у будь-якому господарстві обліковий процес як технологічна сукупність складається з трьох етапів: первинного, поточного та підсумкового. На кожному етапі основні об’єкти організації облікового процесу такі: 1) облікові номенклатури; 2) носії облікових номенклатур; 3) рух носіїв; 4) технологія облікового процесу забезпечення останнього. Обліковий процесс, як організаційну сукупність подано на рис. 3.2.

Рис. 3.2. Об’єкти організації облікового процесу

Першим етапом облікового процесу є первинний облік. Його зміст становлять первинне спостереження та сприйняття господарського факту (явища або процесу), вимірювання в натуральному та вартісному вираженні, фіксування в носіях облікової інформації — документах.

Сприйняття та вимірювання можливі лише тоді, коли об’єкти обліку конкретизовані у вигляді облікових номенклатур. Тому першим об’єктом організації первинного обліку є облікова номенклатура. Організація облікових номенклатур включає два види робіт: вибір (або формування) та складання переліку. Фіксування облікової номенклатури (даних) відбувається в будь-якому носії (документі або його заміннику), що потребує поперед­нього їх добору.

Документи потріб­но систематизувати. Організуючи первинний облік, заздалегідь визначають рух первинних документів.

На утворення первинних носіїв інформації (документів) витрачають приблизно 40—60 % загального часу, а отже, на цьому етапі облікового процесу слід максимально скоротити трудові витрати.

Поточний облік (реєстрація даних первинного обліку в системі рахунків — в облікових реєстрах) — другий етап облікового процесу. На його здійснення в разі ручної обробки витрачають майже половину часу. Тому його організація є дуже важливим об’єктом. Багато операцій поточного обліку можна умовно поділити на такі види: реєстрація (запис); арифметичні дії (додавання, віднімання, множення, ділення, розрахунки); групування та перегрупування даних. Поточний облік як частина облікового процесу зумовлює ті організаційні елементи, сукупність яких формує його як об’єкт організації. Цими об’єктами є облікові номенклатури поточного обліку (дані, показники), носії облікових номенклатур (облікові реєстри і документи, що їх складають на цьому етапі облікового процесу); документообіг та забезпечення облікового процесу. Основними видами носіїв інформації (номенклатури) є облікові реєстри.

Бухгалтерський облік не лише інформує про стан і зміни господарства, його елементи та здійснює контроль за наявністю, рухом, використанням об’єктів господарювання, а й виконує функцію оцінювання результативності роботи.

Підсумковий етап облікового процесу іноді називають балансовим узагальненням (звітністю). Це заключний етап облікового процесу, який можна охарактеризувати як упорядковану сукупність операцій з формування показників, що відображують результати виробничої та господарської діяльності підприємства за певний період.

Організація підсумкового обліку залежить від якості організації первинного та поточного обліку.

Формування підсумкових показників, складання звітних форм — це досить трудомісткий процес. Слід мати на увазі, що він відбувається за відносно короткий період. За цей час треба підготувати кілька складних показників, заповнити різні звітні форми, підготувати аналітичні висновки, пояснення тощо.

Складність організації цього етапу облікового процесу полягає ще й у тому, що крім облікових даних, показників первинного та поточного обліку необхідні дані планування, нормування, фінансів (бюджетування), оперативного та статистичного обліку, а також попередніх звітних періодів. Наявність цих даних і показників дає змогу не лише оцінити результати роботи господарства, а й виявити тенденцію розвитку. На цьому етапі облікового процесу до роботи залучають працівників інших економічних служб господарства — планової, праці, фінансової.

3.3. Організація облікових номенклатур

Загальна характеристика

Облікова номенклатура — це перелік господарських фактів про форми функціонування майна — засобів господарства, а також капіталу — джерела утворення зазначених засобів, про господарські операції, а також результати господарської діяльності, які мають знайти відображення у бухгалтерському обліку.

Сукупність об’єктів бухгалтерського обліку визначається змістом господарської діяльності конкретного господарства, вимогами управління і потребами в інформації, контролі та оцінюванні діяльності на підставі аналізу.

Значний обсяг бухгалтерської інформації потребує наукової організації облікового процесу і навіть в умовах ручної праці — розробки облікової номенклатури. Що ж до організації бухгалтерського обліку в умовах його автоматизації, то без розробки облікових номенклатур сама автоматизація стає неможливою. На підприємствах облікова номенклатура формується залежно від фактичних умов організації, технології та інших факторів. При розробці облікових номенклатур особливу увагу приділяють даним первинного, вторинного та кінцевого оформлення.

До даних первинного оформлення відносять первинні відомості, наприклад видачу грошей із каси, матеріалів зі складу (комори), наявність матеріальних цінностей на складі під час інвентаризації тощо.

Даними вторинного оформлення є відомості, які дістають уже після первинної реєстрації в облікових реєстрах даних первинного оформлення, наприклад розрахунки розподілу загальновиробничих, загальногосподарських витрат тощо. До даних кінцевого оформлення належать показники бухгалтерського балансу та звітності.

Структура облікової інформації

Облікова інформація характеризується складною структурою. Мінімальною структурною одиницею, яка не підлягає подальшому смисловому поділу, є реквізит. Розрізняють два види реквізитів: реквізити-ознаки та реквізити-основи. Перші характеризують якісну, а другі — кількісну сторону об’єктів обліку — господарських фактів, явищ та процесів. Прикладом реквізитів-ознак може слугувати номер документа, назва матеріалу, постачальника і т. ін., а реквізитів-основ — кількість матеріалів, що надійшли, сума і т. ін.

Реквізити-ознаки і реквізити-основи самостійного економічного значення не мають, тому їх використовують лише для повної характеристики об’єкта обліку.

Кожний реквізит-основа разом з кількома реквізитами-ознаками утворюють інформаційну сукупність, яку називають економічним показником (наприклад, один рядок предметної частини будь-якого документа). Один або кілька економічних показників утворюють носій економічної інформації — документ.

Враховуючи різноманітність та велику кількість об’єктів формування облікових номенклатур, їх слід вибирати за топологічною ознакою бухгалтерського обліку (основні засоби, матеріали, оплата праці, виробництво, продукція, гроші тощо) окремо для кожного технологічного етапу: первинного, поточного та підсумкового обліку.

З кожної топологічної дільниці бухгалтерського обліку та на кож­ному етапі складають перелік облікових номенклатур.

Деякі особливості вибору облікових номенклатур виникають в умовах застосування персональних комп’ютерів (ПК), оскільки при цьому доводиться розв’язувати два організаційні питання: вибір облікових номенклатур та кодування. Особливістю розробки облікових номенклатур у разі застосування ПК є створення системи довідкової та нормативної інформації.

Облікові номенклатури розробляє бухгалтерія під керівництвом головного бухгалтера. До цієї роботи залучають також працівників планового, фінансового та інших відділів, спеціалістів інших служб господарства.

Формування облікових номенклатур — важливий момент організації бухгалтерського процесу, їх наявність сприяє ліквідації дублювання в обліку, обґрунтованому вибору первинних документів, облікових реєстрів, формуванню документообігу, документопотоків, розв’язанню інших питань бухгалтерського обліку.

Облікові номенклатури різних етапів облікового процесу

Облікова номенклатура первинного обліку. Організація первинного обліку починається з вивчення складу облікових номен­клатур. Насамперед визначають господарські факти, які слід відобразити в системі бухгалтерського обліку та зафіксувати у первинних документах — носіях обліково-економічної інформації. На склад облікових номенклатур впливають система звітності, об’єкти проміжного контролю їх формування. Тому перш ніж почати формування облікових номенклатур первинного обліку, слід ознайомитись із системою фінансової державної та внутрішньої звітності.

Для того щоб визначити перелік облікових номенклатур з кожного топологічного підрозділу бухгалтерського обліку (обліку коштів, матеріалів, основних засобів тощо), складають перелік усіх об’єктів, які мають бути зафіксовані в первинних документах.

При розробці облікових номенклатур первинного обліку потрібно там, де це можливо, укрупнювати одиниці вимірювання. Це дасть змогу зменшити кількість носіїв і обсяг облікової роботи. Після визначення облікової номенклатури переходять до вибору носіїв облікової інформації.

Облікові номенклатури поточного обліку. Організація поточного обліку також починається з вивчення складу облікових номенклатур, які слід відобразити, проте вже в системі облікових реєстрів та різних розрахункових формах.

Розробляючи облікові номенклатури поточного обліку, передусім визначають склад господарських фактів — явищ та процесів (господарські операції). В основу розробки складу облікових номенклатур поточного обліку покладено систему показників внутрішньої та зовнішньої звітності, план рахунків, класифікацію об’єктів, які визначено нормативними актами та методичними рекомендаціями.

За своєю технічністю (технікою) вибір облікових номенклатур поточного обліку аналогічний вибору їх на етапі первинного обліку. За кожним топологічним підрозділом обліку (обліку матеріалів, кош­тів, основних засобів тощо) складають докладний перелік тих об’єктів, які становлять інтерес з погляду управління економікою на відповідному етапі обліку.

Формування облікових номенклатур поточного обліку складніше, ніж первинного.

За своїм змістом облікові номенклатури поточного обліку бувають двох видів: прості (тобто такі, які в майбутньому не будуть деталізовані) і складні (які треба далі деталізувати). Наприклад, планом рахунків не передбачається поділ рахунка «Основні засоби» як об’єкта обліку на докладніші, тобто не передбачені субрахунки. Проте типова класифікація потребує поділу основних засобів за галузями, видами та іншими ознаками.

Аналогічно виконують роботу з визначення облікових номенклатур поточного обліку на інших топологічних підрозділах — матеріали, кошти, продукція тощо.

При розробці робочого плану рахунків використовують єдиний план рахунків, інструкцію щодо застосування його, різні нормативні акти, які стосуються окремих об’єктів обліку (основних засобів, матеріалів, продукції тощо). Далі складають систематизований перелік об’єктів поточного обліку. Кожному об’єкту, групі, підгрупі, субпід­групі присвоюють порядковий номер.

Облікові номенклатури підсумкового обліку. Організація підсумкового (узагальнюючого) обліку починається з виявлення складу облікових номенклатур, які мають бути відображені у відповідних підсумкових носіях облікової інформації. Ці номенклатури являють собою систему показників, що характеризують стан та зміну стану господарських фактів — явищ та процесів, а також активів, пасивів, затрат, доходів та результати діяльності. Формування показників залежить від багатьох факторів, які впливають на організацію підсумкового обліку.

Важливим фактором є звітність, яку має подати та чи інша господарська система, періодичність цієї звітності, строки її подання, джерела одержання інформації. За цими ознаками номенклатуру підсумкового обліку поділяють на певні групи.

За характером — на фінансову та внутрішньогосподарську. Такий поділ номенклатури є першим фактором, який впливає на вибір. За змістом — статистичну, оперативну та бухгалтерську. За періодичністю складання — на поточну та річну. При цьому до періодичної відносять разову, місячну, квартальну, піврічну та дев’ятимісячну. Цей поділ має певне значення при організації підсумкового обліку. Облікові номенклатури звітності поділяють на два види: директивні та розрахункові. Значну роботу з організації підсумкового обліку виконують для внутрішньогосподарських виробничих та інших підрозділів.