Файл: Организ.и методика учета.doc

Комплексне вивчення автоматизації бухгалтерського обліку, контролю та аналізу потребує створення концептуальної моделі. Концептуальну модель автоматизованої обробки облікової інформації унаочнює рис. 4.1. Концептуальна модель побудована за трирівневою системою і дає змогу ознайомитися із загальними принциповими інформаційними та організаційно-технологічними аспектами автоматизованої системи обробки інформації: (АСОІ). Кожний рівень вказує на стадії облікового процесу.

На першому рівні формуються й обробляються первинні дані, виконуються розрахунок і відображення інформації для прийняття управлінських рішень на місці виникнення інформації (АРМБ категорії І).

На другому рівні інформація систематизується й узагальнюється за комплексами завдань, дільницями обліку, виконуються контроль і аналіз. На цьому рівні формується і відображується інформація для прийняття управлінських рішень за комплексом завдань (АРМБ категорії II).

На третьому рівні формуються зведені дані, здійснюються облік, контроль та аналіз фінансово-господарської діяльності підприємства (АРМБ категорії III).

Одним із важливих моментів в організації комплексного підходу до автоматизації бухгалтерського обліку як процесу є включення до єдиного інформаційного процесу виконання завдань внутрішнього аудиту, тобто контролю та аналізу. В умовах автоматизованої обробки облікових даних внутрішній аудит (контроль і аналіз) перед­бачає незалежну оцінку всередині підприємства для перевірки і визначення ефективності його діяльності.

Рис. 4.1. Концептуальна модель автоматизованої обробки облікової інформації

АРМ бухгалтера є засобом автоматизації праці зайнятого обліком, контролем та аналізом персоналу і являє собою функціональну спеціалізовану людино-машинну систему, що включає програмно-технічний комплекс, інформаційне, додаткове інструктивно-методичне та організаційно-технологічне забезпечення.

Створення АРМБ має ґрунтуватися на принципах персоніфікації обчислень і самоосвіти облікових працівників, автоматизації професійних знань, нових функцій, безпаперової технології, раціонального поєднання розподіленої, децентралізованої і централізованої обробки облікової інформації, а також з урахуванням модульності, системності та ергономічності. Безпаперова технологія функціонування систем дає змогу використовувати АРМБ для вирішення оперативних питань у реальному масштабі часу. Принцип модульності припускає поєднання АРМБ з іншими елементами інформаційної системи управління підприємства або діючими системами з мінімальними витратами і без переривання функціонування. Принцип ергономічності потребує створення АРМБ, які забезпечують комфортні умови праці. Впроваджують три категорії АРМБ (АРМ бухгалтера категорій І — III), які використовують різні персональні комп’ютери (ПК) з відповідними технічними характеристиками.

У разі автоматизованого вирішення облікових завдань управлінський персонал здебільшого виконує роботи, безпосередньо пов’язані зі здійсненням облікових, контрольних і аналітичних функцій, складанням у встановленому порядку бухгалтерської звітності, а також зі збором, реєстрацією, підготовкою на машинному носії первинної інформації з використанням ПК, передаванням підготовленої інформації системі обробки даних.

При цьому управлінські служби (цехи, відділи) несуть повну відповідальність за підготовку й передавання відповідної інформації, оформленої у вигляді документів або виконаного розрахунку на місці виникнення даних, а бухгалтерія, крім того, несе загальну відповідальність за організацію і ведення бухгалтерського обліку на підприємстві.

У процесі автоматизованого вирішення облікових, контрольних, аналітичних задач встановлюється розглянута далі взаємодія між бухгалтерією, цехами, відділами та системою обробки даних. Працівники обліку і особи, котрі беруть участь в автоматизованому розв’язуванні задач обліку, формують на ПК первинні документи, дані до яких заносяться за певним ланцюжком. Водночас із формуванням первинних документів інформація дублюється на машинному носії. У разі потреби здійснюється розрахунок показників і формується управлінське рішення на місці виникнення інформації.

У результаті аналізу облікового, контрольного та аналітичного процесів складають схему робочих місць, що відображає їх взаємодію у процесі виконання облікових, контрольних та аналітичних функцій. До цієї схеми мають входити робочі місця всіх працівників, функціональні обов’язки яких хоча б якоюсь мірою пов’язані з обліком, контролем і аналізом. Сюди відносять не лише осіб, котрі здійснюють документування, систематизацію, узагальнення даних, виконують контрольні або аналітичні функції, а й технічний персонал. Описані у схемі робочі місця слід розглядати як потенційні для створення різноманітних АРМ. Хоча значна частина згаданих працівників організаційно не пов’язана з бухгалтерією, вони всі зобов’язані виконувати вказівки головного бухгалтера підприємства з організації і ведення обліку.

Виокремлюють такі основні типи організації інформаційних систем бухгалтерського обліку:

 міні-бухгалтерія;

 інтегровані системи бухгалтерського обліку;

 програмні інструментальні системи;

 комплекси бухгалтерських АРМ;

 створені на замовлення системи;

 локальні АРМБ;

 розподілені системи обробки інформації.

Міні-бухгалтерія призначена головним чином для здійснення бухгалтерського обліку в малих підприємствах. Цей програмний засіб дає змогу здійснити синтетичний, а також нескладний аналітичний облік. До цього класу програмних засобів відносять такі, які впроваджуються на малих підприємствах — «ІС-Бухгалтерія», «Інфо-Бухгалтер», «Фінанси без проблем», «Головний бухгалтер» та деякі інші.

Інтегровані системи побудовані на основі записів, які тією чи іншою мірою відображують інформацію різних розділів, що інтегрують всі розділи обліку. Такі програмні засоби функціонують у вигляді одного виконуючого модуля, який є ядром інформаційної системи бухгалтерського обліку. Цей клас програм­них засобів призначений здебільшого для невеликих підприємств, проте на відміну від програмних засобів «міні-бухгалтерії» вони характеризуються більшою глибиною аналітичного обліку і розвиненою реалізацією функцій натурально-вартісного та інвентарного обліку. До таких програмних засобів відносять інформаційні системи «Галактика», «Парус», «Інтегратор», БЕСТ, «Інфін» і т. ін.

Програмні інструментальні системи дають змогу користувачеві самостійно конструювати систему обробки облікових даних, описувати необхідні розрахункові алгоритми, макетувати введення та висновок первинної і вихідної інформації спеціалізованою формальною мовою. Так само як і інтегровані інформаційні системи, інструментальні системи ґрунтуються на загальній моделі бухгалтерського обліку, в якій специфіка окремих його дільниць в явному вигляді не виділена. Використовуючи ці програмні засоби, необхідно мати навички програмування й уміти розробляти формули та невеликі програми вбудованою в таку систему мовою опису розрахунків, що утруднює використання цієї інформаційної системи.

До комплексів бухгалтерських АРМ входять окремі АРМБ, а іноді — інформаційні підсистеми. Проте більшість комплексів не взаємозв’язані й вирішуються локально. До таких інформаційних систем відносять «Бухоблік-Фінанси—Бізнес», «ФинЭко», ІС-бух­галтерія, Fin Expert та ін.

Створені на замовлення системи являють собою комплекс програмних засобів, що включають комплекси АРМБ та інструментальні засоби, які створюються відповідно до вимог та умов конкретного замовника.

Локальні АРМБ використовуються для вирішення окремих завдань обліку, вони не взаємозв’язані і виконують окремі функції, які потрібні підприємству.

Новою системою автоматизації бухгалтерського обліку є розподілена система обробки даних (РСОД). Технологія автоматизації бухгалтерського обліку в умовах РСОД використовує універсальний режим роботи, який реалізує як децентралізовану обробку інформації, характерну до окремої обчислювальної машини, так і централізовану, коли численні ПК працюють паралельно, розв’язуючи свої задачі, а в разі потреби між ними здійснюється обмін інформацією. Такий режим відповідає безпосередньо специфіці облікової роботи, коли окремий бухгалтер на своїй обчислювальній машині виконує всі облікові операції своєї дільниці, а результати надсилає по комунікаційних каналах до відповідних інстанцій.

РСОД в умовах функціонування АРМ бухгалтера має будуватися на основі виділення таких трьох рівнів управління: вищого (на основі АРМ бухгалтера категорії III), де здійснюється управління бухгалтерським обліком в цілому по підприємству; середнього (на основі АРМ бухгалтера категорії ІІ), де здійснюється управління на рівні дільниць обліку (комплексів задач); нижчого (на основі АРМ бухгалтера категорії І), де здійснюється безпосереднє управління діяльністю цеху, дільниці, бригади, складу, комори, відділу тощо. Три рівні системи управління охоплюють усю сукупність проблем з обліку, контролю та аналізу господарської діяльності.

3. Організація нормативно - довідкової інформації

Значне місце в інформаційній системі належить нормативно-довідковій інформації (НДІ). Нормативна інформація являє собою сукупність норм, кошторисів, нормативів, цін, розцінок, тарифів, процентних ставок та значень інших величин, обчислених до початку формування бухгалтерської інформації в процесі технічної підготовки виробництва, ціноутворення тощо. Специфіка інформації об’єктів обліку зумовлює потребу групування НДІ за цими об’єктами (НДІ для обліку основних засобів, обліку виробничих запасів тощо). Кожна з характеристик об’єкта також має свої характерні риси і повинна по змозі мати однакове подання. Залежно від призначення НДІ групується в різні інформаційні сукуп­ності: за структурою побудови вона може бути подана у вигляді списку, таблиці або в лінійному вигляді; за сферою застосування розрізняють універсальну і спеціальну НДІ; за джерелами формування — первинну і похідну.

Універсальна НДІ може бути загальнодержавною і загальносистемною. Спеціальну НДІ використовують для вирішення конкретних завдань або певного комплексу завдань. До спеціальної НДІ відносять локальні класифікатори і словники, до первинної — дані облікового та нормативного характеру. Похідна НДІ формується на основі первинної НДІ внаслідок її перетворення. Первинну і похідну НДІ, яка використається без будь-якого попереднього доопрацювання, у межах бухгалтерського обліку називають базовою НДІ. Необхідно, щоб вся НДІ, яка формується іншими автоматизованими системами, для вирішення облікових завдань подавалася в готовому до використання вигляді, що не потребує її перетворення. Вона має бути базовою НДІ. Одним із основних елементів інформаційної системи обліку є довідник облікових номенклатур (план рахунків) і довідник типових господарських операцій (кореспонденція бухгалтерських рахунків).

Для формування процесу автоматизації кореспонденції бухгалтерських проведень необхідно вжити таких заходів:

1) визначити перелік застосовуваних на підприємстві балансових рахунків, субрахунків і кодів аналітичного обліку;

2) визначити кореспонденції балансових рахунків і виявити відповідний їм набір регламентованих операцій, установивши бухгалтерські проведення, які мають кілька дебетових і кредитових рахунків;

3) виявити операції, які потребують спеціальних констант для автоматизованих розрахунків. Так, для автоматизованого визначення суми ПДВ необхідно передбачити такі константи: дебет рахунка 31 — кредит рахунка 70 на суму реалізації без ПДВ 10 000 грн.; дебет рахунка 70 — кредит рахунка 64 на суму ПДВ 2000 грн. (10000   0,20 = 2000).

4) розробити спеціальні процедури автоматизованих розрахунків за окремими операціями (наприклад, розрахунок амортизаційних відрахувань та ін.). Ці розрахунки здійснюються окремо і забезпечують точне і своєчасне формування інформації;

5) сформувати в діалоговому режимі аналітичний облік за всіма господарськими операціями і відбити його в бухгалтерських проведеннях;

6) сформувати довідник типових господарських операцій. Цей довідник має вигляд дерева, відгалуження якого описують певні господарські операції і мають бухгалтерські проведення.

Особливе місце в інформаційному забезпеченні посідає база знань. Системою бази знань називають інформаційну систему, яка ґрунтується на знаннях і забезпечує створення й використання бази знань.

Загальну укрупнену модель бази знань подано на рис. 4.2.

Рис. 4.2. Укрупнена модель бази знань

База знань складається з кількох блоків, призначених для подання й обробки знань різного типу.

Блок база фактів призначений для дослідження й формалізації знань за окремими фактами, які мають конкретний характер. У блоці база правил залежно від використання моделей для формалізації знань формується правило висновку дослідженої інформації. У базі процедур формуються системи програм­ного забезпечення, за допомогою яких здійснюють розрахунки, перетворення та інші необхідні процедури. До бази знань про себе входять опис зазначених баз знань та правила стосунків між відповідним суб’єктом і базою даних бухгалтерського обліку, контролю та аналізу. База закономірностей містить різні відомості щодо бухгалтерського обліку, контролю та аналізу, необхідних для формування управлінських рішень, а також знання, використовувані для встановлення правил діагнозу за процедурами, що досліджуються обліком, контролем і аналізом. Ця база може прислужитися для самоосвіти бухгалтерів, контролерів, аналітиків та інших працівників, котрі цікавляться питаннями обліку, контролю та аналізу. База мети містить сценарій, який дає змогу організувати процес отримання результату на основі входження до системи запитань. Блок база роз’яснень містить правила, нормативи та пояснення, з якими інформаційна система дійшла того чи іншого висновку щодо об’єкта обліку, контролю та аналізу. Монітор бази знань є керуючим органом і призначений для організації взаємодії між блоками бази знань, а також з інформаційною системою обліку, контролю та аналізу. Основним напрямком інтерфейсу взаємодії є забезпечення інформацією бухгалтера для виконання покладених на нього функцій, видача відомостей про виконання інформаційною системою потрібних функцій і підтримання динамічної взаємодії між інформаційною системою та бухгалтером.

4. Організація первинного обліку в умовах автоматизованої обробки інформації

Первинний облік — це початкова стадія облікового процесу. Під час формування первинних документів в автоматизованій системі обліку слід додержувати таких умов: відображення первинної інформації на машиночитаному носії; надання машиночитаному носію юридичної сили первинного документа; забезпечення можливості подальшого використання (обробки і зберігання) первинної інформації; забезпечення вірогідності первинної інформації та надійності роботи системи; використання сучасних засобів формування первинних даних.