Файл: Организ.и методика учета.doc

Приймання бухгалтерських документів бухгалтерією та обчислювальним центром від матеріально відповідальних осіб підтверджується підписом про приймання у супровідному документі — ярлику або записом у спеціальних книгах. Організація приймання документів на бухгалтерську обробку залежить від форми обліку і розподілу праці, ступеня автоматизації тощо. При оперативно-виробничому поділі праці в бухгалтерії приймання документів здійснює відповідний сектор: обліку матеріалів, обліку основних засобів та ін. У разі функціонального поділу праці всі документи надходять у спеціальний функціональний сектор — приймання документів на обробку. У цьому секторі документи перевіряють за всіма ознаками: за змістом, законністю, правильністю оформлення тощо. Далі документи передають за графіком на обробку.

Наступною операцією поточного обліку є складання бухгалтерського проведення, тобто визначення майбутньої системи записів (реєстрації) даних документа у системі рахунків. Це практично визначає весь рух документа.

У подальшому рух документа залежить від формування показників в аналітичному і синтетичному розрізах. Це значною мірою визначається тією системою і формою обліку, яка застосовується у господарстві (журнально-ордерна, меморіально-ордерна, автоматизована). Крім того, великий вплив на цю послідовність мають типи ПК, функціонування АРМ бухгалтера тощо.

Раціональна організація руху документів потребує встановлення мінімальних відрізків часу на обробку та переміщення документів. Час на обробку документів залежить від трудомісткості окремих операцій. Строки обробки документів мають забезпечити одержання даних і показників для прийняття відповідних управлінських рішень.

В умовах обробки документів на машинолічильних установках в обчислювальних центрах документи спочатку надходять до бухгалтерії, де їх відповідно перевіряють. Потім їх реєструють і передають на машинолічильну установку. Після обробки документи повертають разом з відповідними машинограмами до бухгалтерії.

Рух документів у процесі поточного обліку організовують в основному за графіками. У графіку фіксують тільки основні його характеристики, які зумовлюють плановість у роботі облікового апарату з документами. Такий графік являє собою таблицю, у підметі якої зазначено назву всіх (або більшості) первинних документів, а у присудку — служби, структурні підрозділи та осіб, які мають працювати з документами, строки обробки, передавання, вид обробки тощо.

Форма графіка документообороту, порядок його складання та обсяг показників не регламентуються. Усі ці питання розв’язують залежно від конкретних умов відповідного господарства та вимог головного бухгалтера щодо ведення бухгалтерського обліку.

Для обґрунтування графіка, а також прискорення документообороту та облікового процесу з найважливіших документів, спочатку складають індивідуальні схеми руху (оперограми) документів. У цих графіках за технологічною послідовністю вказують усі роботи від початку складання до здавання в архів.

Важливим елементом організації документообороту на етапі поточного обліку є зберігання документів після обробки та здавання в архів.

Документи до складання місячного балансу мають перебувати у розпорядженні і у підзвіті осіб, які їх використовували в обліку. Після цього їх зшивають у пакунки-папки і зберігають у поточному архіві бухгалтерії. По закінченні поточного року всі документи здають в архів господарства відповідно до загального положення про формування архівних матеріалів. Для цього у кожному секторі обліку виділяють відповідальну особу для оформлення цих операцій.

3. Підсумковий облік

Для одержання зведених підсумкових показників під час складання звітних форм потрібна заздалегідь продумана система руху носіїв у часі та просторі на завершальному етапі облікового процесу.

За характером і змістом окремі види робіт у процесі руху носіїв облікової інформації на цьому етапі не відрізняються від двох попередніх етапів — первинного і поточного обліку. Проте підсумковий облік як етап облікового процесу значно відрізняється, якщо йдеться про звіти за місяць або за рік.

Організація підсумкових робіт за місяць має свої особливості. Насамперед визначають споживачів підсумкової інформації, для чого спочатку складають перелік адресатів і форм звітності, використовуючи табель-календар звітності. Оскільки звітність поділяється на зовнішню і внутрішню, то й табель-календар звітності має дві форми (таблиці 3.16, 3.17).

Таблиця 3.16

ТАБЕЛЬ-КАЛЕНДАР ЗОВНІШНЬОЇ МІСЯЧНОЇ ЗВІТНОСТІ

Назва	Форма	Строк подання	Відповідальна особа	Спосіб відправлення	Адреса, куди подати	Примітки

Таблиця 3.І7

ТАБЕЛЬ-КАЛЕНДАР ВНУТРІШНЬОЇ ПОТОЧНОЇ ЗВІТНОСТІ

Назва	Форма	Строк подання	Відповідальна особа	Спосіб відправлення	Від кого надходить	Примітки

Табель-календар періодичної звітності, затверджений керівником господарства, доводиться до всіх виконавців (під розписку) і осіб, які беруть участь у цих роботах. При організації руху носіїв облікової інформації підсумкового етапу необхідно визначити:

 перелік робіт, які треба виконати при заповненні окремих форм звітності;

 взаємозв’язок окремих форм;

 склад осіб, що відповідають за підготовку даних для заповнення тієї або іншої форми;

 строки підготовки даних (дні, години);

 спосіб передавання даних виконавцю;

 технічні засоби, які використовуються для підготовки зведених даних, показників тощо.

До формування того або іншого показника іноді залучають інші служби — планові, матеріально-технічного забезпечення, фінансові, праці тощо. Це потребує заздалегідь продуманої системи взаємозв’язку з цими службами. Організація руху носіїв облікової інформації підсумкового обліку тісно пов’язана зі строками подання зовнішньої звітності. У зв’язку з цим у графіках ці строки, порядок, та інші характеристики слід висвітлювати докладніше. Для формування показників звітної форми складають відповідні оперограми (документограми). В усіх документограмах чітко визначають, коли той або інший підсумковий документ передають головному бухгалтеру для аналізу.

При організації підсумкового обліку доцільно застосовувати сітьові графіки. Особливо це стосується складних звітних форм, у розробці яких беруть участь інші служби — планові, матеріально-технічного забезпечення тощо. Крім індивідуальних графіків (оперограм) для організації підсум­кового обліку використовують також зведені графіки комплексу робіт за місяць, квартал, півріччя, дев’ять місяців, рік. Потреба у цих графіках зумовлена тим, що зведені звіти за кількістю форм та їх показниками відрізняються один від одного.

3.7. Особливості організації технології річного узагальнення даних бухгалтерського обліку

Бухгалтерський баланс року складається у відповідності до загальних принципів та вимог. Враховуючи тривалість (два-три місяці) складання бухгалтерського балансу та фінансового річного звіту, весь комплекс робіт доцільно розчленувати на окремі етапи. Розглядають такі етапи робіт: організаційну підготовку — жовтень; інвентаризацію річну — листопад — грудень; уточнення поточних даних за 11 місяців поточного року — грудень; складання річного бухгалтерського пробного балансу, фінансових звітних форм, пояснювальної записки тощо — січень; заключні роботи — лютий.

Кожний етап складається з окремих видів робіт. Наприклад, на етапі інвентаризації виконують такі роботи: інвентаризацію основних засобів, матеріалів, товарів на складах, у магазинах тощо. Склад видів робіт визначає головний бухгалтер, виходячи з конкретних умов господарства.

Важливим елементом організації робіт із складання річного звіту є метод організації. Найбільш придатним є графічний метод. Проте застосовують також і сітьовий. Ці два методи разом дають змогу чітко організувати роботу. Крім того, використовують табличні форми, такі як таблично-стрічкові графіки.

В разі застосування таблично-стрічкового графіка мінімальними відрізками робіт вважають, наприклад, у жовтні та листопаді, грудні та січні — день, лютому — п’ятиденку.

При складанні графіків потрібно продумати найбільш оптимальну послідовність виконання робіт з урахуванням встановлених строків подання звітності, досвіду роботи, рекомендацій.

Після того як складено графік, його ретельно обговорюють з усіма, хто братиме участь у складанні річного звіту, і затверджують. Для контролю ходу робіт у графіку роблять позначення про фактичне виконання.

Початок робіт із складання річного звіту оголошують наказом або розпорядженням керівника. Такий наказ готує головний бухгалтер або його заступник. До наказу додають усі графіки робіт.

Організація складання пробного річного балансу вимагає поділу робіт на два етапи: попередній баланс та уточнений на основі інвентаризації кінцевий баланс.

У період підготовки до складання річного звіту перевіряють і уточнюють накопичені звітні дані за 11 місяців поточного року. Цю роботу доцільно планувати на середину грудня і доручати її заступнику головного бухгалтера і особам, які готуватимуть аналітичні висновки.

Складання форм фінансової звітності — дуже важливий етап організації річного звіту. Для організації цих робіт спочатку вибирають форми, які необхідно скласти відповідно до законодавчих актів, рекомендацій і потреб.

Складання кожної форми фінансового звіту доцільно доручати конкретній особі, яка ознайомлена з інструктивно-методичними документами, таблицями форм та змістом показників у цих формах. Форми складають у різні строки. Для організації робіт з підготовки даних і складання форм використовують графік, який подано у табл. 3.19.

Таблиця 3.19

ГРАФІК СКЛАДАННЯ ФОРМ (АБО ЇХ ЧАСТИН) РІЧНОГО ЗВІТУ

Форми	Відповідальна за виконання роботи особа	Строк виконання	Фактичне виконання
Назва розділу
Баланс	Головний бухгалтер	21.01
Звіт про фінансові результати та їх використання
фінансовий результат використання прибутку платежі до бюджету витрати та видатки	Заступник головного бухгалтера	22.01 24.01 23.01 20.01
Та ін.	»

Форми заповнюють спочатку простим олівцем, а потім вивіряють взаємозв’язки між формами.

Складання пояснювальної записки потребує розробки спеціального графіка із зазначенням виконавців окремих робіт та строків їх виконання (табл. 3.20).

Таблиця 3.20

ГРАФІК СКЛАДАННЯ ПОЯСНЮВАЛЬНОЇ ЗАПИСКИ ДО РІЧНОГО ЗВІТУ

Назва розділу	Строк подання головному бухгалтеру	Посадова особа (прізвище)	Позначення про виконання

Пояснювальну записку складають довільно. Технологія заключних робіт з річного звіту включає такі види: організацію здавання звіту, обговорення звіту на засіданні колективу, участь у роботі фінансових органів і органів управління тощо.

3.8. Форми організації бухгалтерського облікового процесу

Сутність форми організації облікового процесу

Форма організації бухгалтерського обліку — це певна система взаємопов’язаних облікових реєстрів (хронологічних та системних) певної форми і змісту для здійснення обліку наявності та руху майна (засобів) правовласників та зміни правових відносин, а також процесів господарської діяльності. Ознаки форм бухгалтерського обліку такі:

- наявність певної системи реєстрів хронологічного та систематич­ного (аналітичного та синтетичного) обліку,

- форма і зміст облікових реєстрів (окремі аркуші, книги, машинограми з відповідними реквізитами) та їх розміщення,

- взаємозв’язок окремих реєстрів,

- способи та технічні засоби запису господарських операцій у відповідні реєстри (уручну, за допомогою технічних засобів тощо).

З часу виникнення бухгалтерського обліку існувало багато його форм. Розвиток їх зумовлений розвитком суспільства: матеріального виробництва, продуктивних сил та виробничих відносин.

Форма бухгалтерського обліку має забезпечити:

- щоденний облік у хронологічному та систематичному порядку всіх здійснюваних господарських операцій;

- максимальну економність витрат на проведення бухгалтерського обліку;

- найбільш раціональний розподіл між обліковими працівниками комплексу облікових робіт;

оперативний контроль за рухом та наявністю майна, розрахунків, затрат, фінансових результатів тощо;

- оперативне одержання відомостей про діяльність підприємства, його підрозділів та їх результативність;

- широке використання технічних засобів;

- забезпечення функцій інформаційної системи.

За технічними ознаками існують дві форми бухгалтерського обліку: ручний та машинний.

До ручної форми бухгалтерського обліку належать спрощена, меморіально-ордерна, журнально-ордерна (повна, спрощена), книжково-журнальна та ін.

До машинної форми бухгалтерського обліку належать: таблично-перфокарткова, таблично-автоматизована, діалогово-автома­тизована.

Меморіально-ордерна форма організації обліку

А) Базова форма

Сутність організації бухгалтерського обліку за меморіально-ордерною формою полягає в тому, що на основі первинних документів складаються меморіальні ордери, де проставляється кореспонденція рахунка. Меморіальні ордери складаються на кожний первинний, один документ — доказ.

Меморіальні ордери фіксуються в реєстраційному журналі та використовуються для запису на синтетичних рахунках в Головній книзі. Аналітичний облік ведеться паралельно синтетичному, використовуються первинні документи, картки, відомості, книги. На рис. 3.4 наведено схему меморіально-ордерної форми обліку.

Рис. 3.4. Схема меморіально-ордерної форми обліку

Перевагами меморіально-ордерної форми обліку є: простота і гнучкість, що дає змогу пристосовувати її до різних типів підприємств; використання меморіальних ордерів, що сприяє упорядковуванню синтетичного обліку; посилення контрольних функцій обліку, звіряння даних синтетичного і аналітичного обліку. Водночас меморіально-ордерна форма обліку має істотні недоліки, а саме: необхідність формування великої кількості меморіальних ордерів; незначний ступінь відповідності обліку потребам аналізу і аудиту; не надає можливості на основі облікової інформації приймати управ­лінські рішення.