Файл: Анализ программного обеспечения для автоматизации и управления продажами в гостиничном бизнесе (Теоретические основы автоматизации гостиничного предприятия).pdf

Примеры неоднократно возникающих ситуаций, с которыми на текущий момент не справляется существующая система либо которые пробуждают трудности.

Аналогичным примером возможно продолжение пребывания проживающего гостя по альтернативному тарифу в другом варианте комнаты, при смене сезонов, либо подселение в номер дополнительного места без завтрака на срок, отличающийся от проживания пробного первого гостя.

Во-первых, система будет проверена на соответствие условиям гостиницы, а также, есть шанс, что возможно будет предложен противоположный путь решения какой, либо проблемы на основе опыта снабженца системы. Ведь много поставщиков обладают достаточно огромным опытом в работе с разными гостиницами и могут внести существенный вклад в продвижение конкретного предприятия;

Необходимо просмотреть материалы, показанные снабженцем и включить в софт демонстрации и вопросы, ответы на которые не удовлетворили, либо которые требуют к себе детального рассмотрения на презентации.

Одна из наиболее популярных ошибок при выборе системы – демонстрация для всех без исключения служб отеля одновременно.

Похожую демонстрацию реально принять как норму на первом этапе общения со снабженцем. Когда же этап выбора системы приходит к разграничению и просмотру отдельных функций, то каждый отдел гостиницы обязать не оставить без внимания свою часть работы с системой.

Иначе, демонстрация будет безынтересна для 90 % слушателей, так как поставщик будет рассказывать поочередно нюансы работы любого из отделов. Как окончательный результат – необъективная оценка и дефицит осознания данной ситуации.

Также не рекомендуется обсуждать стоимость предложения в присутствии работников, не касающихся распределения денег. Если Вы даете портье возможность высказать личное мнение, то их оценка обязана касаться удобства и функциональности. Оценивать по стоимости – работа административного состава отеля.

Как уже сообщалось, ни одна система не в силах целиком соответствовать требованиям отеля. Требуется дать оценку, каждой из предлагаемых систем, отвечает именному стилю и методам управления, возможно, она принесет что-то новейшее, или наоборот, изготовлена на старых принципах работы.

Задача всех без исключений потенциальных снабженцев – предоставить наиболее выгодное и полное решение для автоматизации отеля.

При данной ситуации многие (как снабженцы) забывают, то что главная проблема при выборе системы – сделать лучшим качество работы внутренних служб отеля и повысить его привлекательность на рынке.

Придется в первую очередь ставить вопрос, каким образом система способна помочь в этих 2 проблемах. Как правило, уже после детальной демонстрации всех без исключения программ, которые вышли на финишную прямую, уже возможно выполнить выбор и перейти к сделке юридических и коммерческих аспектов потенциального сотрудничества.

Одним из ведущих вопросов остается понимание, кому будут делегированы полномочия по выбору системы управления. Сначала система призвана решать проблемы по управлению гостиницей. Во-вторых, система обязана улучшить работу всех без исключения служб, обновлять и строить бизнес-процессы.

Система позволяет видеть четкую аналитическую структуру доходов, а также получать коммерческую и маркетинговую информацию. Соответственно и выбирать ее обязаны те работники, которым интересен рост доходов гостиницы, её режим работы и высокий уровень обслуживания.

2. Анализ деятельности гостиничного предприятия «Армения»

2.1 Краткая характеристика гостиничного предприятия «Армения»

Гостиничный комплекс «Армения» включает:

- 111 изыскано оформленны номеров, включая 8 фешемебельных номеров категории люкс, а так же 2 многокомнатных номеров категории люкс с индивидуаьной сауной.

- Сауна, хамам, бассейн

- Высокоскоростной WI-FI

- Услуги прачечной и глажка вещей (по запросу)

- Гладильная комната

- Бесплатная парковка для гостей

- Индивидуальная регистрация заезда/отъезда

- Конференц-зал/Банкетный зал

- Специальные диетические меню (по запросу)

Также к услугам проживающих в гостинице «Армения» – ресторан (на посещение ресторана «Армения» – скидка 10 %, оплата за наличный и безналичный расчет), SPA комплекс – сауна, турецкий хамам, бассейны

Во главе линейной системы управления гостиницы «Армения» генеральный директор, который координирует работу различных подразделений и осуществляет контроль за их работой (рис. 1).

Рис. 1. Система управления гостиницы «Армения»

Генеральному директору подчиняется директор по размещению и директор по общим вопросам.

Директор по размещению занимается бронированием номеров, представляет гостиницу на различных выставках и семинарах.

В служебные обязанности входит:

• контроль за работой отделов;
• обязан продавать рыночные услуги;
• выбирает цели и осуществляет связь с общественностью.

Он работает в тесном сотрудничестве с административной службой. Директору по размещению подчинены следующие службы:

• служба приёма и размещения;
• служба бронирования;
• финансовая служба;
• административная служба;
• маркетинговый отдел.

Директор по общим вопросам занимается:

• службой номерного фонда;
• несёт ответственность за чистоту отдела и всей гостинице;
• контролирует работу службы питания и службы безопасности;
• выбирает виды рекламы.

Директору по общим вопросам подчинены следующие службы:

• служба номерного фонда;
• прачечная;
• служба главного инженера;
• служба питания;
• служба безопасности.

Главными задачами в деятельности гостиницы являются:

• приём и обслуживание гостей с требованием гостиницы;
• разработка спецпредложений для гостей;
• контроль за качеством услуг;
• обучение персонала;
• повышение квалификации персонала;
• расширение дополнительных услуг;
• развитие делового туризма как главного направления повышения доходов гостиницы;
• введение новой автоматизированной системы управления и бронирования.

Эти мероприятия нужны для того, чтобы усилить позиции на рынке гостиничных услуг.

У гостиницы есть возможности для развития, так как статус гостиницы даёт ей преимущество:

• рост туристов во время проведений мероприятий в стране;
• деловые встречи с использованием конференц-зала.

Основные технико-экономические показатели деятельности гостиницы «Армения» за 2015-2017 гг. рассчитаны в табл. 1.

Таблица 1 - Технико-экономические показатели деятельности гостиницы «Армения» в 2015-2017 гг.

тыс. руб.

Как видно из приведенных данных, объем оказанных услуг гостиницей «Армения» в 2017 г. составил 221894 тыс. руб. По сравнению с прошлым годом показатель увеличился на 117076 тыс. руб. (более чем в два раза), по сравнению с 2015 г. – на 77972 тыс. руб. (на 54,18 %).

Полная себестоимость гостиничных услуг гостиницы в 2017 г. составила 166037 тыс. руб. Это больше прошлогоднего значения на 78223 тыс. руб. (на 89,08 %) и больше аналогичного показателя 2015 г. (на 48792 тыс. руб., или на 41,62 %). Затраты на 1 руб. услуг в 2015 г. составили 0,81, в 2016 г. показатель увеличился до 0,84, а в 2017 г. сократился до 0,75. Снижение показателя свидетельствует о сокращении себестоимости единицы услуг гостиницы и оценивается положительно.

Рис. 2. Динамика основных экономических показателей деятельности гостиницы «Армения»

Прибыль гостиницы от продаж в 2015 г. составила 26677 тыс. руб., в 2016 г. сократилась до 17004 г. В 2017 г. данный показатель составил 55857 тыс. руб., что больше прошлогоднего значения на 38853 тыс. руб. (более чем в 3 раза). Чистая прибыль гостиницы также имеет тенденцию к росту. В 2017 г. ее объем составил 55918 тыс. руб., это больше прошлогоднего значения на 33966 тыс. руб. (в 2,5 раза).

В течение исследуемого периода на предприятии происходит сокращение персонала. В 2017 г. среднесписочная численность персонала гостиницы «Армения» составила 147 чел. По сравнению с прошлым годом численность сократилась на 3 чел., по сравнению с 2016 г. – на 26 чел. Увеличение объемов услуг достигается за счет двух факторов – увеличения фондовооруженности персонала (об этом свидетельствует значительное увеличение стоимости основных производственных фондов) и увеличения производительности труда.

Как видно из приведенных данных, существенной проблемой для гостиницы «Армения» в 2017 г. стало замедление оборачиваемости оборотного капитала. В 2017 г. период оборачиваемости составил 462 дня, увеличившись по сравнению с прошлым годом на 38 дней.

2.2 Информационное обеспечение управления развитием организаций сферы гостеприимства на примере гостиницы «Армения»

Информационная система содержит единый модуль с возможностью реализации десктопным приложением и веб-приложением.

При проектировании необходимо составить диаграмму деятельности, функциональную диаграмму, диаграмму развертывания.

Данная диаграмма используется для показа изменений состояния конкретного объекта, изменения могут состоять в модификации атрибутов объекта или ожидании откликов над действием объекта.

При создании экземпляра класса объект zakaz обращается к системе развертывания и ожидает результат обработки запроса. При получении подтверждения информация сохраняется, в противном случае объект класса zakaz отправляет сообщение системе, а затем удаляется.

Диаграмма состояний для класса zakaz представлена на рисунке 3.

Рис. 3. Диаграмма состояний

В данной диаграмме показан интерфейс для узла системы резервирования места. В данной системе представлен перечень открытых методов, которые можно использовать для взаимодействия с этой системой. Диаграмма компонентов и развертывания показана на рисунке 4.

Рис. 4. Диаграмма компонентов и развертывания

Представлено web – приложение, поддерживающие работу в любом браузере с помощью которого осуществляется операция бронирования, просмотра номерного фонда, уведомление клиентов.

Стартовая страница содержит:

• расположение гостиницы;
• описание гостиницы;
• модуль онлайн – бронирования;
• предлагаемые номера с фотографиями и ценой.

В модуле бронирования показана:

• категория номера;
• цена номера;
• наличие свободных номеров.

Система поддерживает работу двух групп пользователей: администратора и клиента. В обязанности администратора входит: принять заказ на бронь, оформить бронь (закрепив заказ за одним из свободных номеров), сообщить клиенту о бронировании или отказе от бронирования. Необработанные заказы отображаются в виде цифр (равных количеству заказов) в строке категории номера в ячейке на конкретный день. Перейти к обработке таких заказов можно нажатием мышки на соответствующей ячейке, (Рис. 5).

Система позволяет осуществлять бронирование двумя способами:

• подтверждением заказов, поступивших с сайта в режиме online;
• ручным оформлением брони.

Рис. 5. Заказ на бронирование

В группе клиента доступна главная страница с модулем бронирования (Рис. 6).