Файл: Анализ программного обеспечения для автоматизации и управления продажами в гостиничном бизнесе (Теоретические основы автоматизации гостиничного предприятия).pdf

Таким образом, на рынке программного обеспечения автоматизации деятельности предприятий гостиничного типа, представлено достаточное количество программных продуктов, цена которых от 30 000 руб. и выше.

3. Разработка рекомендаций по совершенствованию программного обеспечения деятельности гостиничного предприятия «Армения»

3.1 Мероприятия по совершенствованию программного обеспечения гостиничного предприятия «Армения»

С развитием гостиничного бизнеса и появлением частных гостиниц появилось довольно много информационных систем, которые автоматизируют деятельность менеджера. Из Internet большинство их них можно установить на своё рабочее место совершенно бесплатно. Проблема таких программ состоит в обслуживании программы: нет гарантии того, что через неделю или месяц после установки этой программы она будет работать, а так как она приобретена через Internet, очень сложно будет найти её разработчика, который сможет устранить неполадки.

Проанализируем некоторые достоинства и недостатки программ:

1. «Мини-Отель» – бесплатная программа, проста, удобна в использовании. Обеспечивает информацией о состоянии номеров, бронировании, учете клиентов, а также об ограниченном количестве номеров (т.е. подходит для маленьких гостиниц/отелей). Минусом программы является то, что она не предоставляет менеджеру возможность автоматизировать составление отчетов, не имеет базы хранения информации о клиентах.

2. «WinHotel Pro» – платная программа. Плата зависит от количества рабочих мест. Эта программа обеспечивает возможность автоматизации бронирования, заселения клиентов, отчетности и расчета операций и предоставления стоимости.

3. «TravelLine: WebPMS» – платная программа. В данной АСУ только базовые функции, т.е. она не требует установки т.к. работает через интернет. Программа имеет функции быстрого бронирования.

Таблица 4 – Результаты сравнения программ

Перед тем, как начать проектирование АРМ менеджера гостиницы надо проанализировать его работу. Менеджер на своем рабочем месте принимает прибывшего клиента, регистрирует его, и оформляет заселение в выбранный номер. При этом он указывает дату заселения, дату выезда. А в дальнейшем, добавляет услуги, которыми клиент будет пользоваться. Кроме того он должен просматривать/изменять/добавлять/удалять информацию о клиентах уже живущих в гостинице, сотрудниках, номерах, услугах и заказах, делать всевозможные отчеты.

Описание контекстной диаграммы АРМ представляет собой описание движения документов с момента регистрации клиента до внесения данных о его выезде и выдачи выходных форм и отчетов. Кроме того оно включает в себя пакет входных и выходных документов, файлов, оперативной постоянной и итоговой информации. Контекстная диаграмма АРМ приведена на рисунке 11.

Рис. 11 .Контекстная диаграмма

После создания контекстной диаграммы вся система разбивается на подсистемы, и каждая подсистема описывается отдельно. Затем каждая подсистема разбивается на более мелкие и так далее до достижения нужной степени подробности. В результате каждый фрагмент системы отображает обязанности менеджера, перечисленные в программе АРМ.

При декомпозиции системы получилось 5 основных процессов: ведение БД клиентов и сотрудников, ведение учёта проживающих, фонда услуг и номерного фонда. На выходе идут отчеты о клиентах, сотрудниках, доходах и т.д. (рис. 12).

Рис. 12. Диаграмма декомпозиции

Интерфейс должен удовлетворять таким требованиям, как:

• Быть простым и понятным любому пользователю;
• Быть минимально загруженным;
• Быть психологически удобным и эстетически привлекательным.

В АРМ менеджера гостиницы база данных обладает следующими характеристиками:

• позволяет полностью автоматизировать получение подробной информации о гостиничном комплексе, его номерах, клиентах, сотрудниках, стоимости номеров и предоставляемых услуг;
• дает возможность в любое время просмотреть сформированную информацию о конкретных номерах в гостинице, легко ее откорректировать (изменить; добавить, удалить что-то);
• обеспечивает сохранение данных в БД и их вывод;
• позволяет просматривать список проживающих в номерах и переселять их;
• обеспечивает поиск и частичный поиск любой конкретной информации путем ввода интересующих данных;
• может выполнять функцию защиты информации посредством логина и пароля, и при необходимости восстанавливать пароль;
• дает возможность делать отчёты о многих параметрах работы гостиницы;
• позволяет получить инструкцию об использовании приложения;
• база данных облегчает работу служащих гостиницы, обеспечивая качественную и оперативную обработку документов и данных при минимальном участии персонала.

3.2 Оценка экономической эффективности мероприятий

Предлагается внедрить систему АйТи – Отель.

Решение АйТи-Отель специально разработано для гостиниц, пансионатов и домов отдыха. АйТи-Отель – недорогое комплексное решение для реализации безналичных платежей и системы доступа в различные помещения гостиницы, пансионата, отеля, которое дает возможность любому предприятию гостиничного бизнеса быстро и без больших затрат ощутить преимущества от использования собственных карт.

АйТи-Отель позволяет:

• осуществлять безналичные расчеты с помощью смарт-карт для клиентов и сотрудников в точках обслуживания гостиничного комплекса (ресторан, бар, кафе, автостоянка, прачечная, сауна, фитнес-центр, бассейн, магазины и т.п.). Это удобное средство расчетов за товары и услуги на территории гостиницы или пансионата, т.к. нет проблем с мелочью и сдачей, а привлеченная предоплата пополнит оборотные средства отеля, при этом исключены злоупотребления и ошибки при расчетах, а «цифровые наличные» нельзя потерять и они не могут быть похищены;
• выдавать части зарплаты сотрудникам на карты с последующей оплатой по ним питания, товаров и услуг на территории гостиничного комплекса;
• использовать карту как ключ, идентификатор, пропуск, элемент системы разграничения доступа в номера и служебные помещения, вести учет рабочего времени сотрудников;
• хранить на смарт-карте персональную информацию по клиентам, например, электронной санаторно-курортной книжки, медицинских рецептов и т.п.;
• использовать как инструмент реализации маркетинговых программ: вести учет осуществленных покупок и предоставленных услуг клиентам, начислять бонусы, обменивать призовые баллы на товары, услуги, специальные призы, проводить анализ демографических и других данных.

Решение включает в себя смарт-карты, программные и аппаратные средства для работы с ними. Она легко настраивается под требования конкретного предприятия и имеет широкие возможности по интеграции с другими системами, используемыми или планируемыми к использованию заказчиком. Ее эксплуатация может быть организована персоналом гостиницы, пансионата, комплекса отдыха без привлечения высококвалифицированных специалистов. Аппаратура системы не занимает значительного места и не требует специальных условий.

Преимущества системы АйТи-Отель:

• широкие возможности по интеграции с системами автоматизации деятельности отеля, бухгалтерскими и другими системами;
• невысокая стоимость решения;
• на оборудовании системы возможен прием карт различных международных платежных систем.

Расчет затрат на внедрение системы Айти-Отель для предприятия представлен в таблице 5.

Таблица 5 – Затраты на внедрение системы Айти-Отель

Таким образом затраты на внедрение системы составят 495 тыс руб.

Таблица 12 – Цели внедрения информационной системы Айти-Отель

Представленная матрица проекта позволит более четко определить ответственного за каждую работу в рамках проекта.

В таблице 6 представим экономический эффект от внедрения Системы Айти-Отель.

Таблица 6 – Экономический эффект от внедрения Системы Айти-Отель

В результате внедрения системы произойдет высвобождение рабочего времени сотрудников предприятия, что повлечет за собой условное высвобождение денежных средств (в виде прироста производительности труда работников). Следовательно, работники за тоже время смогут выполнять больший объём работы.

Исходя из представленных данных в таблице 6, условное высвобождение выручки составит 1112 тыс руб. в год или 277,95 тыс руб. в квартал.

Заключение

В развитии гостиничного хозяйства, чтобы добиться устойчивости, рентабельности, большой загрузки номерного фонда, без отдела бронирования не обойтись. Поэтому служба бронирования имеет большое значение в эффективной работе гостиничного комплекса. Чтобы бронирование стало быстрым, удобным и эффективным, нужно его совершенствовать.

В стране проводиться много мероприятий, которые интересно посмотреть, и посетить множество интересных мест. Эти мероприятия приезжают посмотреть много туристов.

За последнее время у гостей возросли требования к качеству услуг, к сервису. А для этого, Во-первых, необходимо улучшить программу по приёму и обслуживанию туристов, подготовить квалификационные кадры.

Этим обусловлено необходимость повышения качества систем обслуживания и бронирования. Во-вторых, большое влияние на сферу обслуживания гостиниц стали оказывать информационные технологии. Они стали более доступными и дешёвыми. Информационные технологии ускоряют процессы бронирования и обслуживания, оплаты гостей и окончательного расчёта по счетам.