Файл: Анализ программного обеспечения для автоматизации и управления продажами в гостиничном бизнесе (Теоретические основы автоматизации гостиничного предприятия).pdf

Введение

Гостиничные услуги, представляют собой одну из технологичных сфер экономики, являются высоко насыщенной информационной отраслью. Очевидно, что успешный бизнес зависит от быстроты передачи/обмена информации, от ее своевременности приобретения. Успешное развитие гостиничных услуг представляет собой: свободное применение инновационных технологий, как в районе введения новейших гостиничных услуг, так и в их продвижении на указанный рынок. Очевидно, что применение инновационных технологий является неотъемлемым условием увеличения конкурентоспособности гостиничного предприятия, а также способствует совершенствованию качества сервиса, одновременно при сокращении персонала.

В настоящее время информационные технологии помогают образовывать работу предприятия с максимальной эффективностью.

Вопрос распределенной автоматизации процессов бронирования, расчетов с гостями, агентами, туроператорами и хозяйственной деятельности становится все более актуальным для отечественных гостиниц.

В настоящее время в гостиничной индустрии применяется достаточное количество свежих, инновационных компьютерных технологий: глобальные компьютерные системы резервирования, интегрированные коммуникационные сети, системы мультимедиа, информационные системы менеджмента и др.

Цель работы – провести анализ программного обеспечения для автоматизации и управления продажами гостиничного предприятия на примере гостиничного комплекса «Армения».

Для достижения цели необходимо решить следующие задачи:

• рассмотреть информационные системы и технологии в организации управленческой деятельности предприятия;
• дать общую характеристику гостиничного предприятия «Армения»;
• рассмотреть информационное обеспечение управления развитием организаций сферы гостеприимства на примере гостиницы «Армения»;
• провести исследование современных информационных систем резервирования и бронирования и их роль в гостиничном бизнесе;
• разработать рекомендации по совершенствованию информационного обеспечения гостиничного предприятия «Армения».

Предметом работы является комплекс информационного обеспечения гостиницы.

Объектом исследования является гостиничное предприятие «Армения».

Так же, для теоретической базой работы послужили следующие источники информации: специализированные туристские, и компьютерные издания – журналы «Туризм. Проблемы, практика, перспективы», журнал «ТУТ Туристские технологии» разнообразная информация справочного, рекламного и статистического характера, а также сведения приобретённые в результате посещения Интернет-ресурсов наиболее известных компаний.

Результаты изучения могут применяться в работе гостиниц с целью увеличения экономической эффективности. Кроме того, предложенные советы позволят выбрать линии применения, предлагаемых на рынке информационных систем.

1. Теоретические основы автоматизации гостиничного предприятия

1.1 Программное обеспечение для автоматизации деятельности гостиницы

Гостиничное хозяйство – многоплановая структура, состоящая не только из СУНД, но и из подразделения оказывающие как профильные (например, питание), так и дополнительные услуги. Обработка информации по эксплуатации здания, рабочей деятельности персонала, договорных отношениях с поставщиками и бухгалтерскому учёту в принципе не отличается от аналогичных задач, применимых к фирмам из других отраслей. А вот задачи реализации гостиничных услуг имеют целый ряд иных свойств к примеру: предварительное бронирование, учёт сезонных цен, мониторинг состояния номерного фонда и пр.

Любая современная гостиница, даже без учета вышеуказанных услуг представляет собой сложный комплекс функциональных составляющих, начиная от слаженности работы, от которой зависит успешность существования фирмы на рынке услуг. При росте объема реализации услуги с одной стороны и усиливающейся конкуренции с другой, повышается критерий оперативности в работе персонала гостиницы. Решение этой задачи достигается применением [33, c. 45]:

Автоматизированных Систем Управления (далее – АСУ) гостиницей.

Основной функцией АСУ является контроль состояния СУНД, информация о свободе/занятости каждого отдельного номера, что позволяет осуществлять планирование продаж номеров на будущее, или бронирование, и текущий контроль за деятельностью средства размещения. Помимо прочего АСУ позволяют избавиться от лишней бумажной работы и исключить, либо максимально уменьшить возможность ошибок, так называемого человеческого фактора, являющегося причиной дополнительных неудобств и материальных затрат.

Организовать работу гостиницы с максимальной отдачей и в соответствии с современными международными требованиями можно только с использованием современных информационных систем. Вопрос комплексной автоматизации процесса бронирования, регистрации и размещения гостей, расчетов с клиентами, тур. операторами является весьма актуальным для гостиниц России. Автоматизацией управления гостиниц занимались еще в 90-х годах 20 века, в эпоху создания первых АСУ. В то время преимущественно осуществлялась разработка индивидуальных информационных систем на заказ для конкретной гостиницы.

Данный подход находит практическое применение в настоящее время, но к сожаленью не является перспективным, в связи с тем, что создавать заказные системы стало финансово невыгодно. Так же, на данный момент разработано относительно много АСУ как за рубежом, так и в России, среди которых можно выбрать наиболее актуальную. В случае необходимости всегда можно применить дополнительные варианты с учетом особенностей функционирования конкретной гостиницы.

Итак, гостиница – это имущественный комплекс (помещение, оборудование и иное имущество), предназначенное для предоставления услуг размещения. Стандартная организационная структура средства размещения (рис. 1) в ее каноническом понимании состоит комплекса отделов (служб, департаментов) которые можно разделить на 2-е группы. Функция первой состоит в непосредственном общении с гостями и их быстром обслуживании. На английский лад эту группу удачно называют «front-office». Поскольку первое впечатление очень важно, а исправить их шанса возможно не представится, координация здесь чрезвычайно важна. О приезде клиента необходимо знать предварительно, иметь свободный и полностью готовый и рабочий жилой номер. Процедура идентификации и регистрации клиента должна проходить оперативно и без накладо [32, c. 57].

Иная ситуация существует в группе отделов, работа которых посвящена функционированию внутренних механизмов фирмы: отделе маркетинга, бухгалтерии, администрации. Именно сюда поступает весомая часть информации, где она проходит процесс систематизации и анализа. В английской версии – это back-office средства размещения.

Первичный уровень профессиональных систем в гостиницах, по сути, сводится к организации учёта движения СУНД:

• наглядному отражению состояния номеров в режиме реального времени;
• учету использования номеров с фиксацией дат заезда и выезда, паспортных данных туристов, стоимости размещения;
• учету платежей;
• учету дополнительных услуг, предоставляемых туристам.

Рассматривая потоки информации, можно выделить следующие звенья:

1. Представление запроса с информацией о бронировании;
2. Поиск номера (в соответствии с запросом), его резервирование;
3. Приезд гостя, его идентификация и регистрация;
4. Контроль регулярного обслуживания;
5. Информация об оплате проживания, услуг, внесенных депозитов; баланс счета клиента;
6. Процедура выселения и оплаты, либо продление срока представления услуг размещения.

Данный список является далеко не полным и не охватывает задачи статистической обработки информации, прогнозирования, планирования и ряда других стратегических задач.

Сегодняшний системный анализ определяет термин «СИСТЕМА» как совокупность объектов и связей промеж ними выделенных из единого большинства объектов на несомненный момент и с несомненной целью. При данном событии допускается выделение разного неэлементарного объекта в качестве подсистемы при обстоятельстве высчитывания взаимодействия его комплектующих и формулировании их именных функций.

К суммарным качествам систем, как правило, относят [35, c. 115]:

• приоритет интересов системы над интересами её ингредиентов;
• особенность умножения (а не простого сложения) как хороших, так и плохих эффектов функционирования ингредиентов системы;
• принципиальную несводимость целостной системы к сумме свойств её ингредиентов.

То тогда в правилах конкуренции выйдет победителем конкретно та система, какая владела высокой сложностью и располагалась на более не низкой формации развития.

Принципиальное различие профессиональной системы заключается в её неприменимости для целей и задач альтернативной отрасли, даже ежели есть кое-какое сходство технологий.

На нынешнем уровне развития в туристическом бизнесе к количеству профессиональных систем вытекает отнести всяческие, базированные на передовых специальных технологиях, системы разработки и реализации туристического продукта, а также связанные с ними подсистемы организационного и финансового характера.

Существенным моментом при применении программных комплексов надо считать необходимость обеспечения профессионально правильных настроек программного продукта, сначала – справочников и главных баз сведений, и их последующее эффективное администрирование.

1.2 Выбор системы для автоматизации гостиницы

В сегодняшних условиях развития туристического бизнеса ход выбора системы управления для гостиницы прекращает быть обычным сравнением вариантов.

Гостиница способна не только понизить свойства личного сервиса, но и почувствовать существенный спад рентабельности личного бизнеса.

Сначала отель выполняет первичное исследование рынка похожих систем и составляет вполне несомненный список фирм.

В связи с этим, включаясь в ход выбора и запрашивая сообщение от потенциальных снабженцев, нужно определить, то, что конкретно, гостиница пытается получить от фирмы снабженца и от самой системы управления. Тотчас образуют две главные проблемы.

Во-первых, собственник не все время знает, какие новинки приемлемы в сегодняшних системах и не в силах ориентироваться в выборе, потому что все системы, как и разные IT технологии все время, совершенствуются и обновляются.

Вторая проблема складывается из, того что если определить ряд стандартных задач и ясно вероятному снабженцу, ответ и предложение всех без исключений конкурентных фирм будут аналогичны единое на другое.

Надо осмысливать, то что ни 1 система не годится гостинице на все 100%. Главное определить самые нужные функции, дефицит которых выполняет приобретение системы бесполезной.

Определить, в каких случаях вероятно изменить спец технологию работы без ущерба свойству. Неоднократно совершается и возвратная ситуация, когда превращение технологического процесса может дать ощутимый позитивный исход.

При выборе системы для управления, отель выбирает модель изготовления личных бизнес-процессов, не на целый год. Если думать лишь принципом: «Я куплю то, что мне необходимо сейчас», система будет бесполезна спустя несколько месяцев. Хотелось бы определить перспективы следующего развития гостиницы и его информационных систем [21, c. 104].

Главная задача пробной стадии выбрать систему – определить более четко и искренно снабженец позволил сообщение по прошению и какое отличие от главных задач в системе от того, что ожидается видеть у себя в гостиницы. Необходимо осмысливать, то что всякий снабженец стремится показывать достоинства системы, в связи с этим нужно организовать демонстрацию для собственника отеля.

Для демонстрации необходимо подготовить план, в соответствии с которым заказчик будет задавать вопросы. Аналогичный документ как список где будут отражены все необходимые задачи, какие ставятся перед системой.

Главные обязанности и поведение сотрудников гостиницы, которые они исполняют каждодневно. Разумеется, любая система бронирует номер, заселяет гостей при этом образует блоки групп. Вопрос состоит из того, насколько мимолетно и интуитивно для пользователя это совершается и сколько по времени, возможно, сэкономит на этом гостиница.