Файл: Автоматизированная форма учета.pdf

Российские бухгалтеры и предприниматели предпочитают отечественные пакеты, более подходящие для условий переходной экономики и быстрой смены законодательных актов, регулирующих порядок бухгалтерского учета независимо от того, что в мире существует более тысячи бухгалтерских пакетов различной мощности и стоимости.

В условиях неопределенности и риска руководителям российских предприятий приходится принимать решения. Это заставляет их постоянно держать под контролем различные аспекты финансово – хозяйственной деятельности. Грамотно обработанная и систематизированная информация является в определенной степени гарантией эффективного управления производством. Может привести к неправильному управленческому решению и, как следствие, к серьезным убыткам отсутствие достоверных данных. 

Должны обеспечивать качественное ведение учета, быть надежными и удобными в эксплуатации бухгалтерские системы вне зависимости от их масштаба, программно – аппаратной платформы и стоимости.

Должны, по крайней мере, обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов произвольной формы; безошибочно производить арифметические расчеты; осуществлять безошибочный перенос данных из одной печатной формы в другую; обеспечивать обращение к данным и отчетам за прошлые периоды; производить накопление итогов и исчисление процентов произвольной

степени сложности бухгалтерские системы. [12]

В этом случае система должна иметь единую базу данных по текущему состоянию бухгалтерского учета на предприятии и архивным материалам, любые сведения из которой могут быть легко получены по запросу пользователя для того, чтобы обеспечить возможность бесперебойной работы системы. Причем базы данных могут иметь различную структуру. Но при этом должны соответствовать структуре принятого плана счетов, задающего основные параметры настройки системы на конкретную учетную деятельность. А также должны использовать расчетные нормативы, которые приняты в текущее время модули системы, которые обеспечивают проведение расчетов, суммирование итогов и начисление процентов.

Защищенность системы от случайных сбоев и в некоторых случаях от умышленной порчи данных означает надежность системы в компьютерном плане. Необходимо обратить внимание на тот факт, что при сбое системы необходимо восстановить базу данных в кратчайший срок. Безусловно, качественные бухгалтерские системы отвечают этим требованиям. 

Сегодня анализируется уже третье поколение российских автоматизированных бухгалтерских систем.

Когда следствием внедрения является повышение эффективности и улучшение качества ведения бухгалтерского учета на предприятии, только тогда внедрение бухгалтерской программы считается эффективным.

Это может выражаться в следующем:

1. Упорядочение бухгалтерского учета. Если при бумажной бухгалтерии для получения какой-либо информации, например специфической выборки оборотов по субсчету счета, требовалось несколько часов работы, то на компьютере – нажал клавишу и выборка распечаталась.
2. Увеличение количества информации, получаемой из бухгалтерского учета. К примеру, раньше можно было увидеть аналитику по 41 счету только в каком-нибудь одном разрезе, сейчас, на компьютере – в нескольких.
3. Снижение числа бухгалтерских ошибок. Очень важный фактор, если учитывать величину штрафов и пеней за сокрытие налогооблагаемых величин, причиной которого, как правило, являются именно бухгалтерские ошибки.
4. Повышение оперативности бухгалтерского учета. Если раньше, при бумажном учете, бухгалтера не поспевали за первичной документацией и делали проводки с опозданием, а квартальный и годовой отчет сдавался в последний момент, то сейчас это прекратилось.
5. Повышение экономичности бухгалтерского учета. Практика показывает, что во многих случаях, изменив применяющиеся на предприятии план и типовую корреспонденцию счетов, формы первичных документов и другие параметры можно без использования различных рискованных схем уменьшить налогооблагаемые величины или, по крайней мере, передвинуть сроки и снизить частоту налоговых платежей.

Не с покупки программы и введении данных в программу начинается автоматизация бухгалтерского учета, а начинать надо с подготовки, которую условно можно разбить на пять этапов:

Этап I. Оптимизация бухгалтерского учета

Очень гибкие системы, которые позволяют настраивать на нужды конкретного предприятия буквально все, начиная от плана счетов и кончая формами отчетности в налоговую инспекцию - это современные программы по автоматизации бухгалтерского учета.

Например, проводится анализ имеющейся на предприятии системы бухгалтерского учета, а именно:

1. Применяемый план счетов и использование конкретных счетов.
2. Применяемая аналитика по различным счетам.
3. Использующиеся типовые проводки для отражения хозяйственных операций.
4. Формы и содержание первичной документации.
5. Формы учетных регистров.

Анализ необходим для того, чтобы можно было бы определить какие провести мероприятия для улучшения бухгалтерского учета. При этом не надо забывать, что для проведения оптимизации требуется высококвалифицированный и опытный специалист по бухгалтерскому учету и налогообложению, каким является, например, аудитор или опытный главный бухгалтер. Можно определенно сказать, что многие фирм, имея высококвалифицированных специалистов по компьютерным программам, не думают о том, что они должны разбираться в бухгалтерском учете. А самое интересное, специалисты автоматизируют бухгалтерию в том виде, какой она была раньше и разумеется со всеми старыми ошибками.

Этап II.Выбор масштабов автоматизации

При выборе масштабов автоматизации необходимо определиться в каком объеме будет автоматизироваться бухгалтерия и в каком порядке будут переведены на компьютер разделы учета. Чем крупнее автоматизируемая организация, тем эта проблема будет более актуальной. Причем, если фирма небольшая, то там бухгалтерский учет ведет один-два бухгалтера, то проблема не стоит вообще. Просто учет надо автоматизировать полностью и сразу весь, потому, что объем работ по автоматизации в малых организациях невелик. А если говорить о крупных фирмах где бухгалтерский учет ведется четырьмя и более бухгалтерами, большой документооборот, то начинать автоматизировать надо поэтапно.

Для крупной организации следует решить:

1. Какие разделы автоматизировать, а какие - нет. Например, если в отделе сбыта есть своя программа, при помощи которой отслеживаются расчеты с заказчиками, то делать то же самое в рамках бухгалтерского учета, наверное, не надо, бухгалтерия может ограничиться просто отражением проводок по счетам реализации, товаров отгруженных, авансов и пр. Очень часто создается ситуация когда на всех бухгалтеров не хватает компьютеров, а средств на их покупку нет, значит, какие-то разделы неизбежно будут вестись на бумаге.
2. В каком порядке автоматизировать разделы. Практика показывает, что при большом объеме работ по автоматизации лучше переводить на компьютер отдельный раздел, осваиваться с ним, получать результат, затем переходить к другому разделу и так далее, а не стараться сделать все сразу. Очень важно спланировать порядок автоматизации разделов, чтобы не получалось так, что какой-то раздел автоматизируется, а потом его опять приходится донастраивать, чтобы он совмещался с другими. В большинстве случаев начинать надо с ведения главной книги, журнала хозяйственных операций, расчета налогов и составления отчетности - то есть работы главного бухгалтера [10]. 

Информация, получаемая из бухгалтерского учета, требуется и в других структурных подразделениях предприятия. Хорошо автоматизированный бухгалтерский учет в состоянии дать любую информацию с учетом всех специфических требований. Когда учет ведется коллективом бухгалтеров, то, очевидно, что программа по автоматизации  будет работать в сети, где несколько бухгалтеров работают каждый на своем компьютере. Поэтому важно заранее распределить разделы между бухгалтерами и каждый четко знал с чем ему предстоит работать.

Этап III. Постановка задачи

Когда определено, что будет изменяться в бухгалтерском учете, какие разделы в каком порядке будут автоматизироваться, следует четко определить, что автоматизированный учет будет давать на выходе.

На выходе бухгалтерский учет дает:

1. Первичные документы.
2. Учетные регистры для бухгалтерии.
3. Регистры и информацию для внутренних нужд предприятия (см. предыдущий этап).
4. Бухгалтерскую отчетность и расчеты по налогам и другим платежам.

Постановка задачи состоит в том, что фиксируется конкретный

перечень всех документов и регистров, необходимых на предприятии, которые должен выдавать автоматизированный бухгалтерский учет, требования к ним. Например: в накладных на отпуск товаров в одной фирме требуется наличие долларового эквивалента цены, в другой фирме - величина торговой наценки, а в третьей то и другое. Отделу сбыта может потребоваться ведомость отгруженных товаров с указанием продажной цены товара и датой отгрузки. 

Если четко не определить задачу, то программа будет настроена таким образом, что требуемые регистры и первичные документы вообще получаться не будут.

Этап IV. Выбор программного средства

Только тогда когда спланирована оптимизация бухгалтерского учета, определен масштаб и порядок автоматизации и завершена постановка задачи можно переходить к выбору программы. 

Те программные продукты, которые продаются и рекламируются сейчас в России - хорошие продукты, они доказали это тем, что их знают, покупают и используют на протяжении уже нескольких лет множество предприятий. Отличаются они друг от друга тем, что одни из них лучше подходят для одних предприятий, другие - для других, третьи - для третьих. Таким образом, задача состоит в том, чтобы выбрать оптимально подходящий для конкретного предприятия программный продукт. 

1.3 Автоматизированная система учета и маркировки продукции

Автоматизированная система учета и маркировки продукции (АСУ и МП) предназначена для автоматизации весового и количественного учета продукции на производственных складах подразделений предприятия.

Автоматизированная система учета и маркировки продукции [4]:

– подсистема весового учета,

– подсистема штрихового кодирования,

– программный компонент – количественный учет и база данных.

Подсистема весового учета обеспечивает весовой контроль поступающего сырья или готовой продукции производственного подразделения (цех, участок и т.п.).

Подсистема может быть реализована на сертифицированных Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии (до 09.03.04 Госстандарт РФ) цифровых крановых весах:

• «ЕНР» серии KGW, LK, LD;

• «Скоба-Т», «Траверса-Т»;

• на весоизмерительных комплексах «Сталевоз», «Скраповоз» и т.д.

Весоизмерительная система подбирается (для нестандартных случаев проектируется) индивидуально исходя из технических требований заказчика.

Подсистема штрихового кодирования обеспечивает маркировку, идентификацию и учет материалов, как поступающих, так и отгружаемых из подразделения.

Программный компонент обеспечивает обработку поступающей информации и связь с базой данных предприятия.

Основные функции АСУ и МП на примере учета на складе готовой продукции.

Производство и ОТК

Поштучный учет: взвешивание,  идентификация продукции этикеткой с уникальным штрих-кодом, занесение информации в базу данных. Передача аттестованной ОТК и идентифицированной продукции на склад готовой продукции по приемосдаточной накладной.

Склад готовой продукции

Прием продукции на склад: сканирование этикеток для проверки соответствия фактического веса и веса по накладной,  регистрация в базе  данных.

Отгрузка продукции со склада производится по фактуре,  выданной

отделом реализации,  и в соответствии с заданием на отгрузку,  выданным производственным отделом. 

При начале работы проверяется,  есть ли неотгруженные единицы продукции. На терминале появляется или сообщение «нет заказов на отгрузку»,  или список вагонов под отгрузку. Оператор использует следующие команды [15]: