Файл: Автоматизированная форма учета.pdf

вариантах для соответствующих подразделений и пользователей.

Таблица 3

Отражение информации о поступлении товаров при неавтоматизированном учете

Следовательно, на основе организационных требований система учета и приобретает структуру, характерную для данной компании. Таким образом, процесс выделения бизнес-процессов, порождающих изменения в системе учета, с целью их дальнейшей автоматизации в рамках современного программного обеспечения - это организационно - техническое структурирование системы.

В целях получения наибольшей отдачи от автоматизации с учетом индивидуальных особенностей каждого предприятия и, следовательно, системы учета, можно выделить следующие основные требования к ее структуре [5,13]:

• С целью их единообразного учета и возможности использования в дальнейших операциях, а также при составлении отчетности выделение бизнес-процессов, составляющих основные блоки хозяйственной деятельности предприятия.

• В соответствии с выбранной учетной политикой и требованиями менеджмента компании учет информации, порождаемой бизнес-процессом.

• Выделение и учет различных видов аналитик, которые сопровождают

бизнес-процессы и крайне необходимы для управленческого анализа (например, отделы компании).

• Во избежание двойного ввода данных регистрация учетной

информации по месту ее возникновения в виде, удобном для других групп

пользователей.

В итоге, приводит к соответствию нормам и стандартам, которые определенны законодательством структуризация бухучет - с одной стороны, а, приводит к повышению эффективности управления компанией за счет получения оперативной, достоверной и аналитической информации - с другой стороны. При этом, является эффективным и удобным инструментом для обработки учетных данных и предоставления их в нужном виде разным группам пользователей система автоматизации. В результате влияет на всю организацию ведения бухучета структурированная на основе данных требований система учета.

2.4 Организация ведения бухгалтерского учета

Система построения учетного процесса, при которой возможно получение достоверной и своевременной информации о хозяйственной деятельности организации и осуществления контроля по рациональному использованию различных ресурсов - организация бухгалтерского учета.

В связи с этим, особый интерес представляет влияние на организацию системы учета, выбор формы ведения бухучета, и конечно разработка плана ее внедрения.

Известны следующие основные формы ведения учета: мемориально-ордерная, журнально-ордерная и автоматизированная. Основные достоинства и недостатки данных форм ведения учета представлены в таблицах 4 и 5.

Из таблиц видно, что автоматизированная форма в наибольшей степени отвечает задачам современных хозяйствующих субъектов.

Таблица 4

Недостатки существующих форм ведения бухгалтерского учета

Таблица 5

Достоинства существующих форм ведения бухгалтерского учета

Существенное влияние на организационную структуру фирмы, а также на процедуры и методы внутреннего контроля, как мне кажется, оказывает способ обработки хозяйственных операций при ведении бухгалтерского учета.

Чтобы отнести форму ведения бухгалтерского учета к автоматизированной необходимо перечислить основные характеристики и элементы [9,14]:

1. Определение количества, структуры и внешнего вида учетных

регистров и первичных документов функциональным наполнением конкретной системы автоматизации.

2. Использование для регистрации, обработки и хранения учетных данных аппаратных и программных средств.

3. Возможность автоматического выполнения типовых учетных операций (например, начисление амортизации), подсчета итогов и оборотов, исчисления налогов и др. Известен тот факт, автоматизированная система способна выполнять некоторые операции без вмешательства пользователя. Причем их санкционирование не обязательно документируется, как это делается при неавтоматизированных формах ведения бухгалтерского учета.

4.Производится автоматически на основе данных, введенных вручную и/или с помощью технических средств запись в учетные регистры и формирование отчетности.

5. Одинаковое выполнение операций. Использование систем

автоматизации предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета. И конечно практически исключает появление случайных ошибок, которые характерны ручной обработке. К неправильной обработке всех одних и тех же операций при прочих равных условиях приводят программные ошибки.

6. Разделение функций и доступа к учетной информации на программном уровне. Система автоматизации может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах учета выполняют специалисты разного профиля и уровня. Путем введения дополнительных мер осуществлять контроль просмотра, ввода, изменения и удаления учетных данных на определенном уровне компьютерные системы позволяют. Разделением функций исключительно на организационном уровне в неавтоматизированных системах это достигается.

7. Оптимизация ведения бухгалтерского учета. Когда следствием внедрения является повышение эффективности и улучшение качества ведения бухучета и управления только тогда внедрение программы автоматизации учета эффективно.

Для пояснения можно рассмотреть следующие показатели:

• Повышение оперативности бухучета. Из практики известно, что требуется несколько часов работы с бумажными носителями если нет компьютерной системы для получения какой-либо информации. При этом позволяет сформировать нужный отчет в течение нескольких минут Тогда использование автоматизированных систем.

• Увеличение количества и качества бухгалтерской и управленческой информации. Можно сказать, что возможно только при автоматизированной форме ведения учета оперативное получение информации с указанием необходимых аналитик или вариантов их группировок.

• Снижение числа бухгалтерских ошибок. Если учитывать величину штрафов и пеней за сокрытие налогооблагаемых величин, а также риск принятия неверного управленческого решения, вызванного некорректной учетной информацией, то можно с полным правом сказать, что это очень важный фактор.

• Повышение экономичности бухгалтерского учета. Можно без использования различных рискованных схем уменьшить налогооблагаемые величины или просто передвинуть сроки и снизить частоту налоговых платежей, если изменить план и типовую корреспонденцию счетов, формы первичных документов и другие параметры.

• Другие факторы, зависящие от специфики каждого конкретного предприятия.

Автоматизация может быть бессмысленной в том случае, если она не принесла конечного ожидаемого результата, т.е. улучшений не произошло. И вообще, является только заменой, а не улучшением переход с заполнения бумажных журналов-ордеров на ввод данных в компьютер. Такую ситуацию принято называть "псевдоавтоматизацией".

Таким образом, процесс перехода на автоматизированную форму, при которой повышается эффективность и улучшается качество ведения учета на предприятии, называется автоматизацией бухучета. Следовательно, перед тем как принимать решение об автоматизации бухгалтерского учета следует выделить, что и как она должна улучшить в системе учета хозяйствующего субъекта, это и будет ее целью.

2.5 Концепции и стандарты создания и внедрения автоматизированных систем учета

Были сформулированы зарубежными экспертами и исследователями на основе накопленного практического и теоретического опыта современные концепции создания, развития и внедрения автоматизированных систем учета, а в дальнейшем и управления всеми бизнес-процессами компании. Наиболее популярными стали стандарты MRP-ERP. С целью оптимального управления производством в середине 60-х годов APICS - American Production and Inventory Control Society, Американское общество по управлению производственными запасами - сформулировало принципы управления материальными запасами предприятия.

Методика MRP (Material Requirement Planning - планирования материальных потребностей) указывает на то, какие процессы учета и управления должны быть реализованы на предприятии, в какой последовательности они должны выполняться. Также методика содержит рекомендации о том, как они должны выполняться. Затем появилась концепция MRPII (планирование производственных ресурсов - Manufacturing Resource Planning). Эта методика представляет собой методологию, которая направлена на эффективное управление всеми ресурсами производственного предприятия. Проще говоря, она обеспечивает решение задач планирования деятельности предприятия в натуральных единицах и финансовое планирование в денежном выражении. Дальнейшее развитие систем MRPII связано с их перерастанием в системы нового класса - "Планирование ресурсов предприятия" (Enterprise Resource Planning - ERP). А для управления финансовой и хозяйственной деятельностью предприятий можно применить систему ERP. Это «верхний уровень» в перечне систем управления предприятием. Причем он охватывает производственную и коммерческую деятельности, например такие как: производство, планирование, материально-техническое снабжение и управление кадрами, финансы и бухгалтерия, ведение заказов на изготовление (поставку) продукции и предоставление услуг, сбыт и управление запасами и др. Причем с целью предоставления руководству информации для принятия управленческих решений, а также для создания инфраструктуры электронного обмена данными предприятия с поставщиками и потребителями используются, именно, такие системы. Стандарты MRPII/ERP постоянно эволюционируют и совершенствуются. В этих концепциях можно выделить, условно, три слоя [11,12].

Методы и средства, которые проверены практикой и закреплены в виде

стандартов в I слое находятся. Достаточно устойчивые, часто применяемые методы и приёмы, которые вообще не носят обязательного характера, II слой составляют. Эти методы и приёмы можно обнаружить при более глубоком анализе функциональных структур. Этот слой, жёстко не регламентируемый, но при этом, представляет собой довольно стройную систему взаимосвязанных идей и методов. То новое, что вносят в свои базовые системы фирмы-производители программных продуктов можно отнести к III слою идей и методов MRPII/ERP. Представляют собой "know-how" фирм-разработчиков опробованные на их основе новые информационные технологии. Особенные отличия в продуктах различных фирм в этом слое можно обнаружить. Серьёзное влияние на эффективность построения крупных информационных систем могут оказывать несколько из новых технологий. Это касается в первую очередь, специально разработанным методикам внедрения систем. На Западе имеют представление о том, в какой последовательности и какими методами желательно внедрять системы типа MRPII/ERP, что и показывает анализ литературы.