Файл: Автоматизированная форма учета.pdf

– «выбор вагона» – на терминал выводится список невыполненных заказов,  размещаемых в данном вагоне, 

– «выбор заказа» – на дисплее терминала отображается список неотгруженных позиций продукции из выбранного заказа,

– «выбор продукции» – на дисплее терминала вызывается меню выбора продукции,

– «конец отгрузки продукции» – команда устанавливает, что текущая продукция отгружена. Результатом команды будет вывод на дисплее терминала:

• меню выбора продукции,  если не все позиции продукции текущего заказа отгружены, 

• меню выбора заказа, если не все заказы для текущего вагона отгружены,

• меню выбора вагона.

Сканирование штрих-кода единиц отгружаемой позиции продукции производится переносным пультом-терминалом. Система контролирует отгрузку сравнением требуемого и фактического веса продукции,  перегруз вагонов. Все операции протоколируются в  базе  данных.

Возврат продукции с отгрузки на склад. Считывается штрих-код каждой этикетки продукции,  которую необходимо вернуть с отгрузки на склад. Система проверяет наличие данной этикетки в списке этикеток отгруженной продукции. Этикетка удаляется из списка,  продукция считается возвращенной на склад.

Взвешивание продукции на складе.  При последовательных

взвешиваниях на дисплее терминала отображается текущий и суммарный вес. Управление процессом взвешивания – команды «Тарирование», «Регистрация веса», «Обнуление веса». Режим не предполагает использование базы данных для учета продукции.

Информация о весе продукции из базы данных. Режим позволяет узнать местонахождение,  суммарный вес некоторого количества единиц продукции путем считывания штрих-кодов этикеток.

Инвентаризация склада. Считывание штрих-кода с каждой этикетки

продукции,  имеющейся на складе. 

Формирование трех отчетных документов: 

1. перечень единиц продукции, по которым еще не проведена инвентаризация; 

2. список сообщений об ошибках при проведении инвентаризации; 

3. список продукции по каждому номенклатурному номеру: остаток продукции и вес по складу и по базе данных [7].

Программный компонент АСУ и МП выполняет следующие задачи:

• Формирование и печать отчетных документов по движению продукции на складе готовой продукции: «Суточная ведомость» для каждой  сменной  бригады.

• Формирование заказов в базе данных в соответствии с заданием на отгрузку,  отображение списка сформированных заказов,  корректировка некоторых справочников  системы.

• Управление процессом учета движения продукции на складе готовой продукции. После идентификации оператора (текущая бригада,  смена и дата начала работы смены) учет продукции проводится  считыванием  терминалом  штрих-кода этикетки в режимах: прием продукции на склад,  отгрузка продукции со склада,  информация о весе продукции из  базы  данных,  возврат продукции со склада в цех,  возврат продукции с отгрузки на склад, взвешивание продукции на складе,  инвентаризация  склада. 
Общие команды для всех режимов: «Выход, смена пользователя», «Окончание сеанса работы», «Отмена транзакции».

•  Администрирование пользователей и настройка системы.

• Формирование этикеток в базе данных в соответствии с заданием,  отображение  списка сформированных этикеток, автоматическое удаление нераспечатанных этикеток из базы данных,  корректировка справочников.

После маркировки и идентификации продукции общая база данных,  содержащая всю информацию штрих-кодов,  позволяет обеспечить контроль материального потока в любое время и в любом месте.

Для правильного выбора и оптимального применения программного продукта, систематизирующего в автоматическом режиме информацию бухгалтерского учета, необходимо учитывать размер предприятия, сферу деятельности, специфику его работы, а также состав необходимых для выполнения функций. Рынок информационных систем для бизнеса предлагает сегодня разнообразный выбор решений, помогающих предприятию организовать бухгалтерский учет, обеспечить оперативное управление производством и сбытом, осуществлять эффективное взаимодействие с заказчиками и поставщиками. Для их внедрения необходимы способность менеджмента овладеть этими решениями и готовность инвестировать в развитие информационной инфраструктуры предприятия.

Таким образом, можно сказать, что автоматизация бухгалтерского учета – это процесс, при котором в результате перевода бухгалтерии на компьютер повышается эффективность и улучшается качество ведения бухучета на предприятии. Значит, перед тем как принимать решение об автоматизации бухучета следует выделить, что и как эта автоматизация должна в бухгалтерии улучшить, это и будет целью автоматизации.

2. Автоматизированные системы как инструмент для обработки учетной информации

2.1 Классификация систем автоматизации учета и управления

Роль информации как важнейшей составляющей предприятия, организации, региона, общества в целом была определена в период 1950-1960 годов. По созданию автоматизированных информационных систем разного рода началась активная работа в результате этого. Эволюция информационных систем и изменение подхода к их использованию отражены в таблице 1 [5].

Таблица 1

Изменение подхода к использованию информационных систем.

Надо сказать, что сейчас количество программ автоматизации на

российском рынке много, а их классификация и систематизация представляют собой не самую простую задачу.

Основана на стоимостных показателях и областях их применения укрупненная классификация автоматизированных систем. Именно такая классификация может помочь руководителю в первоначальной ориентации. В соответствии с ней системы, предназначенные для автоматизации различных видов хозяйственного учета и управления предприятием, можно разделить на три основных класса [11]:

• локальные системы;

• средние интегрированные системы;

• крупные интегрированные системы.

Основные характеристики выделенных классов систем представлены в таблице 2.

Таблица 2

Укрупненная классификация АСУ

2.2 Определение основных характеристик комплексной информационной системы

Система управления финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, обеспечивающая принятие обоснованных управленческих решений на основе качественной и достоверной информации, получаемой с помощью современных управленческих и информационных технологий – это комплексная система автоматизации. Причем строится на основе единого информационного пространства, охватывая и координируя всю совокупность управленческо-производственных процессов предприятия, а также обеспечивает ведение оперативного, финансового и управленческого учета.

В целом комплексная автоматизированная система управления предприятием должна обеспечивать:

1) информацией для стратегического планирования, финансово-экономического прогнозирования и анализа хозяйственной деятельности высшее руководство;

2) информацией для оперативного планирования и координации подконтрольных ему функций руководство среднего уровня;

3) эффективными инструментами для выполнения должностных функций, регистрации фактов хозяйственной деятельности и принятия оперативных решений рядовых сотрудников.

Проще говоря, представляет собой информационную систему, в которой оперативно накапливаются и обрабатываются данные о текущей финансово-хозяйственной деятельности предприятия комплексная автоматизированная система управления предприятием фактически.

Таким образом, можно выделить основные причины необходимости внедрения автоматизированных систем на предприятиях среднего и крупного масштабов:

1. Замена существующих систем, не удовлетворяющих требованиям современного бизнеса:

• не масштабирующихся под задачи развивающегося бизнеса предприятия
• фрагментированных и не позволяющих сформировать консолидированную картину деятельности предприятия
• обладающих неудовлетворительной скорость выполнения

основных бизнес-процессов и недостаточной оперативностью получения и обработки информации

• создающих серьезные трудности с логистикой и планированием деятельности предприятия и др.[8,9]

2. Необходимость расширения контактов (и их постоянной поддержки) с поставщиками и клиентами.

3. Достижение желаемого уровня конкурентного преимущества и др.

Внедрение информационных систем является пошаговым процессом, который направлен на структурирование учетных данных с целью их дальнейшей обработки в рамках разных программных продуктов, так как предметом автоматизации является учетно-хозяйственная деятельность организаций.

2.3 Анализ структурирования системы учета в процессе автоматизации

Как правило, предприятию следует пройти стадию формализации и структуризации своих бизнес-процессов для получения максимального количества выгод от выбранной системы автоматизации.

Это позволит учесть информационные потребности различных подразделений организации, а так же избежать двойного ввода информации в систему, т.е. более приоритетной по сравнению с разбросанной автоматизацией отдельных участков учета, комплексная автоматизация учета хозяйственной деятельности предприятия. Это видно из таблицы 3, которая иллюстрирует бизнес-процесс поступления заказанного товара на склад.

При таком раскладе информация отражается трижды в нужном разрезе в каждом подразделении для дальнейшего анализа и формирования отчетов.

В этой модели организационного процесса учета данные в систему вводится единожды, а аналитики отражают информацию в нужных