Файл: Автоматизированная форма учета.pdf

Таким образом, всевозрастающее развитие систем автоматизации,

наглядно показывает растущие информационные потребности участников рыночных отношений. Стремление к управлению и контролю над результатами хозяйственной деятельности, с одной стороны, и потребность в ее развитии и расширении, с другой влечет за собой возрастание требований к информационным системам, их функциональному наполнению и ширине охвата бизнес-функций предприятий. В связи с этим процесс внедрения систем автоматизации ставит перед собой целый комплекс задач, которые необходимо анализировать.

2.6 Этапы и принципы внедрения автоматизированных систем

Как правило, на предприятии среднего или крупного масштаба любое внедрение имеет определенное количество обязательных этапов, представленных в приложении 1.

Основными принципами реализации проекта внедрения являются:

1. Эффективность внедрения необходимо оценивать, например, отдачей от инвестиций («возвратом стоимости вложений»). Тогда учитываются следующие показатели:

• общая стоимость владения, включающая ПО, аппаратные средства, стоимость внешнего обслуживания и расходов на зарплату;
• время внедрения, помимо которого надо учитывать и время, которое потребовалось, чтобы окупить внедрение;
• возврат инвестиций;
• чистая текущая стоимость внедрения КИС, в которую входят стоимости ПО, аппаратных средств, услуг, зарплаты, расходов после внедрения и

отдачи от инвестиций.

2. В ходе внедрения необходимо строго придерживаться утвержденных плана и графика. При этом следует не допускать возможность добавление в систему новых необязательных требований. В противном случае реализация проекта внедрения КИС затянется до бесконечности.

3. Бизнес-процессы предприятия-заказчика должны быть очень подробно описаны и скурпулезно проанализированы перед внедрением, а не в процессе выполнения проекта.

4. Внедрение должно выполняться помодульно и начинаться с модулей, которые способны достаточно быстро принести реальную отдачу.

5. Существующая программно-аппаратная платформа и определены пути ее интеграции с внедряемой КИС в процессе обследования предприятия должна быть внимательно проанализирована.

6. Только при тесной обратной связи с заказчиком и полной поддержке группы внедрения руководством предприятия успешное внедрение КИС возможно [7,10].

2.7 Оценка рисков и эффективности внедрения автоматизированных систем

Напрямую зависит от того, насколько своевременно и эффективно будут сняты основные риски проекта возможен успех внедрения автоматизированной системы. К ним можно отнести:

• Автоматизация не регламентированных бизнес-процессов;
• Необходимость в частичной или полной реорганизации

структуры предприятия, а иногда и в изменении технологии ведения бизнеса;

• Отсутствие активной поддержки процесса внедрения со стороны руководства предприятия;
• Сопротивление сотрудников предприятия;
• Временное увеличение нагрузки на сотрудников во время внедрения

системы;

• Необходимость в формировании квалифицированной группы внедрения, выбор влиятельного руководителя группы внедрения.

Увеличивают шанс на успешное завершение проекта внедрения и получение ожидаемых результатов учет перечисленных рисков и проблем, которые возникают при автоматизации бизнес-процессов предприятия.

Существуют различные способы оценки эффективности проектов. Но среди большого количества можно выделить два подхода к оценке:

• финансовый подход, оценивающий финансовую отдачу от проекта,
• смешанный подход, содержащий в себе как финансовую, так и нефинансовую составляющие.

Финансовый подход предполагает оценку только тех эффектов, которые можно оценить в денежном эквиваленте и только в первом приближении, в этом и состоит основное их отличие. Проще говоря, оценить непосредственный эффект. В связи с эти может быть такая ситуация, когда не возможности оценить в денежном выражении абсолютно все преимущества, которые дает автоматизация- с одной стороны. Вместе с тем, основной капитал большинства предприятий выражается в нематериальных активах, с другой стороны. В результате, смешанный подход становится все более популярным.

Для расчета эффективности компании могут применять такие всем известные финансовые коэффициенты, как:

• Показатель возврата инвестиций

• Совокупная стоимость владения

• Внутренняя норма доходности.

Показатели возврата инвестиций и эффективности затрат рассчитываются на основе совокупной стоимости владения системой и не являются независимыми. Не может дать представления о целесообразности использования системы при этом сам расчет совокупной стоимости владения без сравнения остальных параметров: чем больше пользователей работают в единой системе и сложнее бизнес процессы, которые лежат в основе системы, тем выше будет совокупная стоимость владения. Тогда и польза от такой системы, которая обеспечивает единое информационное пространство, будет выше. Типичными "средними" результатами внедрения АСУ на отечественном предприятии можно считать такие достижения:

• 15-25% увеличение производительности

• 10-20 % уменьшение складских запасов

• 20-50% сокращение сроков выполнения заказов [8,16].

Можно более эффективно управлять бизнесом, экономя такой ресурс, как время, что, в свою очередь, позволяет сэкономить другие ресурсы и повысить качество выполнения работ. Причем это можно сделать несмотря на все трудности и затраты, связанные с автоматизацией учета и управления, имея такой ресурс как качественная, управленческая информация.

Структуризация учетных данных для обеспечения возможности их обработки техническими средствами, наряду с организационными преобразованиями может происходить в ходе внедрения автоматизированных систем. В результате учет приобретает высокую практическую значимость для менеджмента компаний, оперативно предоставляя необходимую информацию в нужном формате.

Таблица 6

Средние показатели экономических выгод от внедрения ERP

системы

Таким образом, внедрение автоматизированных систем с целью ведения финансового и управленческого учета, а также управления ресурсами предприятия стало одной из приоритетных задач для многих организаций. В связи с этим возникла необходимость в определении методов и стандартов при реализации данных проектов, которые позволят снизить риск потери вложений в программное обеспечение и достигнуть поставленных целей, направленных на повышение эффективности деятельности предприятия.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Кардинальное изменение политических условий и стремительное развитие отечественной экономики оказали огромное влияние на российские компании. Возможность организовать частное предприятие и самостоятельно руководить им открыла новые возможности для отечественных  предпринимателей. Однако, наряду с этим, возникли и сложности, связанные с эффективным управлением, созданным предприятием и его деятельностью. В виду этого, а так же наметившихся тенденций дальнейшего развития рыночных отношений в сторону большей интеграции в мировое экономическое сообщество особое значение стали приобретать информационные ресурсы.

Бухгалтерский учет всегда служил информационным подспорьем для руководителей в процессе принятия решений. Изобретенные методы и стандарты учета послужили основой для нового вида учета - управленческого. Он был вызван необходимостью более глубокого и всестороннего анализа хозяйственной деятельности организации с целью оптимизации величины издержек и увеличения доходности производимой продукции или оказываемых услуг, работ. Другими словами, система учета, претерпевая определенные изменения, снова оказалась в центре внимания, как частных фирм, так и государства.

С одной стороны, компании должны следить за постоянно меняющимся законодательством и принимать соответствующие меры по его соблюдению. А с другой стороны, усиление конкурентной борьбы и постепенное насыщение рынка заставляют искать новые пути повышения эффективности своей деятельности путем снижения расходов и повышения качества своей продукции (работ, услуг). В этой ситуации автоматизированные системы учета и управления оказываются практически незаменимыми.

Автоматизация учета позволила поднять на новый уровень процесс

измерения, регистрации и обработки хозяйственных операций, а так же формирование бухгалтерской и управленческой отчетности. Это позволило говорить о создании новой формы бухгалтерского учета - автоматизированной.

В ходе внедрения автоматизированных систем происходит структуризация учетных данных с целью обеспечения возможности их обработки техническими средствами, наряду с организационными преобразованиями. Благодаря этому появляется возможность учитывать и анализировать результаты деятельности в разрезе различных аналитик, например, подразделений, конкретных сотрудников, выполняемых проектов и др. Вследствие этого учет приобретает практическую значимость для менеджмента компаний, оперативно предоставляя необходимую информацию в нужном формате.

Таким образом, внедрение автоматизированных систем с целью ведения финансового и управленческого учета, а также управления ресурсами предприятия стало одной из приоритетных задач для многих организаций. В связи с этим возникла необходимость в определении методов и стандартов при реализации данных проектов, которые позволят снизить риск потери вложений в программное обеспечение и достигнуть поставленных целей, направленных на повышение эффективности деятельности предприятия.

В ходе проведенного исследования были получены следующие основные результаты и выводы:

1. Развитие бухучета и повышение его роли как информационного источника в процессе управления хозяйствующим субъектом подтверждается выделением в его структуре финансового и управленческого учета, решающих свои задачи своими методами с целью удовлетворения информационных потребностей внешних и внутренних пользователей.

2. Информация, собираемая, учитываемая и предоставляемая пользователям в процессе ведения управленческого и финансового учета -сложный комплекс, который необходимо обрабатывать с помощью учетно-управленческого программного обеспечения.

3. Использование технико-технологической базы, а также организационных мероприятий позволяет вести бухучет в автоматизированной форме, характеризующейся рядом особенностей. Эта форма позволяет значительно ускорить учетные работы за счет замены многочисленных рутинных операций, обработкой их в рамках программных продуктов.

4. Систему учета необходимо подвергнуть организационно-техническому структурированию в процессе автоматизации. Его организационной основой является выделение бизнес-процессов предприятия и взаимосвязей между ними, анализ которых дает четкую картину о том, что и как должно быть учтено с целью получения достоверной и адекватной информации. Определенный подобным образом формат учетных данных служит основой для технической обработки в рамках современных программных продуктов.

5. Этапы внедрения автоматизированных систем управления - необходимы для успешного проведения процесса и соответствия полученного результата признанным стандартам качества. Обоснованием для выделения и проведения рассмотренных этапов в процессе создания единой информационной системы предприятия служат многочисленные теоретические и практические данные, полученные в результате исследований и анализа примеров внедрений.

6. Процесс внедрения характеризуется повышенным уровнем риска в связи со значительными объемами затрат времени, средств и труда. Таким образом, учет основных факторов риска и их своевременное нивелирование необходимы для успешной реализации процесса внедрения и получения положительных результатов.