Файл: Автоматизированная форма учета.pdf

ВВЕДЕНИЕ

Как частные, так и государственные интересы и организации, представляет собой система учета важнейший элемент инфраструктуры экономики, который связывает воедино. Как со стороны руководства компаний, так и со стороны государства уделяется большое внимание реформированию и модернизации системы учета. Причем они направлены на формирование эффективной системы учета, которая отвечает требованиям заинтересованных пользователей бухгалтерской информации.

Как известно, независимо от форм собственности формируют учетную политику все организации. В соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008) в настоящий момент учетная политика разрабатывается, которая была утверждена приказом Минфина России от 6 октября 2008 г. № 106н. (ред. от 08.11.2010). [2].

Устанавливает основы формирования (выбора и обоснования), раскрытия (придания гласности) и изменения учетной политики организаций данное положение. Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 23.05.2016) "О бухгалтерском учете", а также Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утвержденным приказом Минфина РФ от 29.07.98 №34н) кроме того, учетную политику регулируют. [1, 3].

Не только в оперативном контроле финансов, товаров и других активов с пассивами, но и в области их аналитики таит в себе безграничные возможности автоматизация учетной деятельности предприятия. Инструмент имитационного моделирования, который позволяет прогнозировать последствия тех или иных управленческих шагов появляется на основе получаемых данных у руководства предприятия. К снижению степени неопределенности в процессе анализа, а также оперативного и стратегического планирования деятельности предприятия в свою очередь это приводит. Снижение трудозатрат, а также времени на обработку учетной информации с целью получения управленческой и финансовой отчетности немаловажным фактором является. Значимость внедрения новых информационных технологий, основанных на современных программных продуктах, таким образом, трудно преувеличить.

Чтобы информация вносилась в программу единожды и содержала всю необходимую аналитику для дальнейшей обработки и предоставления заинтересованным пользователям для их эффективного использования систему учета необходимо структурировать. Позволяют эффективно использовать технико-технологические достижения на практике исследование и оптимизация существующих бизнес-процессов, т.е. организационного устройства процесса возникновения и учета информации о деятельности предприятия.

Можно сказать, что сложный комплекс мероприятий, который может затрагивать как отдельные области учета, так и работу организации в целом - это процесс внедрения автоматизированных систем. Ускорению производственных и управленческих процессов, увеличению прибыли, уменьшению затрат, а также служить одним из факторов дальнейшего стабильного развития предприятия может только грамотное внедрение информационных технологий.

Цель работы – определить критерии отнесения формы ведения бухгалтерского учета к автоматизированной.

Исходя из выбранной цели, в работе поставлены и решены следующие задачи:

− охарактеризовать автоматизированную форму ведения бухгалтерского учета;

− сформулировать и обосновать основные требования к организационной структуре системы учета, которые необходимы для получения наибольшего эффекта от автоматизации;

− проанализировать существующие концепции построения и внедрения автоматизированных систем;

− обосновать необходимость проведения организационно-технических мероприятий для успешного внедрения автоматизированных систем учета и управления на современных предприятиях

− рассмотреть основные риски, связанные с процессом внедрения автоматизированных систем;

− доказать эффективность использования автоматизированной формы ведения учета.

1. Автоматизированная форма

1.1 Теоретические основы автоматизированной формы учета

На малых предприятиях превратилась в определяющий фактор организации учета в последнее время вычислительная техника. Ускорить обработку учетной информации и передаче ее по всем направлениям применение автоматизированной формы бухгалтерского учета позволяет. Учитывая государственные требования к представлению отчетности по электронной почте, довольно сложно представить современного бухгалтера, который ведет учет только вручную. по несколько человек, а на больших предприятиях – по 10 и даже больше в прошлом в бухгалтерии работало. Однако, для ведения бухгалтерского учета сегодня достаточно и одного бухгалтера, который ведет  расчет зарплаты налогов и т.п.

Так, компьютеризация является одним из решающих составляющих материально-технического обеспечения бухгалтерского учета. Для того, чтобы на примере показать, то, что было сказано, остановимся на вопросах программного обеспечения учета малых предприятий. Причем пока не регулируются и относятся к компетенции предприятия на законодательном уровне способы автоматизации бухгалтерского учета субъектов предпринимательской деятельности.

К выбору удобной компьютерной программы, отвечающей задачам учета, налогообложения и отчетности и может быть использована для ведения практически любых разделов бухгалтерского учета на малом предприятии, выбор автоматизированной формы бухгалтерского учета на предприятии сводится:

- Учет основных средств и нематериальных активов;

- Учет операций по банку и кассе;

- Учет товаров, услуг и производства продукции;

- Учет взаиморасчетов с организациями, дебиторами, кредиторами,

подотчетными лицами;

- Учет материалов;

- Учет расчетов по заработной плате;

- Учет валютных операций;

- Другие разделы учета;

- Учет расчетов с бюджетом;

- Составление отчетности.

Большое количество систем автоматизации учета финансово-хозяйственной деятельности сегодня на рынке программных продуктов для малого и среднего бизнеса предлагается. Должен соответствовать следующим критериям выбор рациональной системы автоматизации бухгалтерского учета:

1) согласно специфике конкретной организации налаживание системы, так и на изменения в законодательстве.

2) такими как системы "клиент-банк" для безналичных расчетов и регистраторами расчетных операций для обеспечения наличного товарооборота в розничной торговле возможность работы не только в локальных вычислительных сетях, а также с другими источниками бухгалтерской информации;

3) со стороны разработчиков программного обеспечения наличие постоянной поддержки: обучение и консультативное сопровождение не только на случай поломок, но и внесения изменений.

По всем разделам учета начиная от сбора первичных учетных данных до получения бухгалтерской отчетности основывается на едином взаимосвязанном технологическом процессе обработки документации, автоматизация бухгалтерского учета. Вместе с тем, создает возможность автоматизации процессов сбора, регистрации первичной информации и передачи ее по каналам связи в персональный компьютер современная вычислительная техника, которая обеспечивает автоматизацию полного комплекса учетных задач. К созданию автоматизированных рабочих мест бухгалтеров в итоге это ведет,

включая использование персональных компьютеров и другой техники (ска

неры, принтеры и др.).

На основе различных пакетов прикладных программ (ППП) по бухгалтерскому учету ведет учет с использованием вычислительной техники в настоящее время основная часть коммерческих предприятий. Достаточно большое количество ППП по бухгалтерскому учету выпущено на рынок разработчиками программных средств: «1С: Бухгалтерия», «Инфобухгалтер», «Турбо-бухгалтер», «БЭСТ», «Галактика», «Парус» и др. Если учесть высокий уровень подготовки специалистов на предприятии, то неудивительно, что на многих предприятиях создаются собственные программы, которые соответствуют специфике конкретного производства.

Для организации комплексной системы обработки информации по всем разделам и счетам бухгалтерского учета при автоматизированной форме учета [8]:

— используются универсальная документация и машиночитаемые носители информации;

— используются персональные компьютеры и другие технические средства;

— сохраняется принцип двойной записи;

— автоматизируются логические операции по ведению учета;

— применяется система классификаторов;

— хранение первичной информации и регистров применяется с использованием возможности запросного режима;

— применяются системы регистров, определенной последовательности их изготовления и способов записи.

Таким операциям, как вычислительная обработка, сортировка информации, печать регистров необходима полная автоматизация. Не только сокращает трудоемкость заполнения первичной документации и снижает затраты на подготовку бумажных носителей информации вычислительная техника, но и создает условия для выполнения работы, ранее производимой вручную.

Причем, в начале работы информация справочного характера вводится в

персональный компьютер. С первичных документов или со специальных регистраторов учетных данных по специальным программам текущая учетная информация вводится, в соответствии с которыми полученная учетная информация может храниться, поступать в обработку, выдаваться на экран или печать по запросу.

Данные синтетического и аналитического учета формируются в базах данных используемого ППП и ежемесячно выводятся на бумажные носители в условиях комплексной автоматизации бухгалтерского учета: выходные формы документов. Любой документ, содержащий систематическую или хронологическую запись, может быть учетным регистром, получаемым с ПК. Определенным требованиям, предусмотренным законодательством для регистров бухгалтерского учета должно соответствовать содержание показателей в выходных формах документов.

Максимальная автоматизация расчетных процедур, решающих возникающие проблемы вместе с выпуском полного комплекта бухгалтерской и налоговой отчетности является одной из важнейших задач автоматизированной системы бухгалтерского учета.

Автоматизация бухгалтерского учета — объективная необходимость. Работа бухгалтера все больше становится творческой, и внедрение компьютерных технологий повышает эффективность, выполняя при этом всю рутинную работу. Вместе с тем автоматизация вызывает необходимость построения технологии решения бухгалтерских задач с учетом ряда следующих требований:

— ограничение допуска к первичной и систематизированной информации введение паролей (ключей секретности) при этом перекрывая несанкционированный доступ;

— сохранности учетной информации на неопределенный срок;

— диалогового (запросного) режима работы пользователей с вычислительными техническими средствами;

— возможности выдачи информации в любом сочетании, удобном для

пользователя;

— для оперативного управления и обеспечения при этом автоматического контроля за выполнением управленческих решений возможности принудительного ввода данных [6].

Из всего сказанного можно сделать вывод о том, что путем сплошного, непрерывного, документального и взаимосвязанного их отражения все предприятия обязаны вести бухгалтерский учет своего имущества и хозяйственных процессов в обобщенном денежном выражении. Предприятию при организации и осуществлении бухгалтерского учета разрешается:

— при соблюдении общих методологических принципов вносить в рекомендуемые Минфином России регистры бухгалтерского учета и методы его ведения изменения, исходя из конкретных условий хозяйствования;

— разрабатывать систему внутрипроизводственного учета и контроля;

— вводить отчетность, необходимую предприятию;

— устанавливать формы организации бухгалтерской работы.

1.2 Эффективная автоматизация бухгалтерского учета

От правильности ведения бухгалтерского учета зависит финансовое благополучие компании, т.к. он является одним из ключевых звеньев бизнеса.

Множество рутинных операций, многократное повторение одних и тех же вычислительных действий, а также подготовку платежных документов и отчетов проводит традиционное ведение бухгалтерского учета, заменяя при этом сложный кропотливый труд бухгалтеров. Вести бухгалтерию удобно, оперативно и практически без ошибок помогает применение информационных технологий. Хотя компьютерная программа не заменит главного бухгалтера, но поможет сэкономить его время и силы, найти и устранить арифметические ошибки в учете, оценить текущее финансовое положение предприятия и его перспективы. 

Все ошибки бухгалтерского учета совершаются, либо по небрежности

(например, арифметические ошибки), либо из-за незнания особенностей ведения бухгалтерского учета в России. При использовании устаревших версий программных комплексов такие ошибки практически неизбежны при ручном учете.