Файл: «Управление документооборотом».pdf

Введение

Актуальность исследования обусловлена необходимостью решения задачи повышения эффективности документооборота организации путем внедрения системы электронного архива для последующего их систематизированного хранения в электронном виде.Необходимым условием такого внедрения является создание соответствующей ИС, основанных на однозначно определенных и неизменяемых требованиях к форматам создания, передачи, обеспечения архивного хранения и возможности использования электронных документов, образовавшихся в процессе такого взаимодействия и законченных делопроизводством.

Таким образом, целью работы является определение функциональных требований к ИСАЭД, как к системе, являющейся логическим продолжением СЭД, способной обеспечить централизованный прием, обработку, временное хранение электронных документов, образовавшихся в процессе деятельности организации, отбор и подготовку электронных документов, подлежащих постоянному хранению, к передаче в государственный архив с обеспечением свойств целостности, аутентичности, достоверности и пригодности для воспроизведения электронных документов на протяжении срока их хранения.

Объектом исследования является система электронного документооборота организации (СЭД).

Предметом исследования – бизнес-процессы организации по подготовке и хранению документов организации в информационной системе архива электронных документов (ИСАЭД).

В ходе проведения исследования необходимо выполнить следующие задачи:

• рассмотреть основные принципы подготовки и хранения документов организации в электронном архиве;
• ввести понятие электронного архива документов и рассмотреть его преимущества;
• выполнить проектирование и разработку системы электронного архива документов организации;
• выполнить тестирование разработанной системы электронного архива документов;
• выполнить расчет экономической эффективности проекта.

В ходе работы над курсовой работой были использованы следующие методы: анализ литературы по проблеме, мониторинг лучших программных продуктов для выявления креативной концепции, маркетинговое исследование методом: фокус-группы для определения конкурентов и тестирования новой концепции учета материально-технического оборудования; экспертного интервью для выделения достоинств и недостатков новой концепции учета материально-технического оборудования.

При подготовке курсовойработы использован широкий круг современной литературы и публикаций по соответствующим отраслям. Материалы курсовой работы опираются на научные статьи, написанные практикующими профессионалами в данных областях такими как О.В. Дьяченко, К.О. Комарова, А.И. Костромицкий, А.А. Смирнов, А.Н. Якименко и др.

Новизна данной работы заключается в том, что ввиду быстро развивающегося в информационной среде общества, разработанные проектные рекомендации по учету документооборота представляют собой один из первых шагов увеличить прибыль предприятия. Учитывая перспективность использования данных рекомендаций, работа приобретает практическую значимость.

Глава 1 Аналитическая часть

1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия

«Делис Альянс» – одна из крупнейших российских архивных компаний полного цикла. Существует на рынке более 17 лет, помогая клиентам сокращать затраты и внедрять эффективные подходы к управлению документами.

Данное предприятие оказывает все виды архивных услуг. Помимо традиционных услуг по архивной обработке и переплету документов, разработке номенклатуры, хранению и уничтожению документов с истекшими сроками хранения «Делис Альянс» занимается разработкой и внедрением технологичных решений по оцифровке документов и созданию электронных архивов:

1. Хранение документов. Компания «Делис Альянс» оказывает услуги по хранению документов коммерческих и государственных организаций, а также физических лиц. Передача документов на ответственное хранение позволит:

• сократить затраты на хранение и обслуживание документов;
• высвободить офисное пространство под решение ключевых бизнес-задач;
• предотвратить риски разглашения конфиденциальной информации, порчи и утраты документов;
• повысить эффективность собственных сотрудников и снизить непрофильную нагрузку;
• обеспечить преемственность процессов при управлении документами.

2. Архивная обработка. Архивная обработка – это решение, обеспечивающее удобную и прозрачную работу с документами любого предприятия, которое позволит:

• обеспечить сохранность особо ценных документов;
• систематизировать архив и осуществлять быстрый поиск нужной информации;
• оптимизировать передачу дел между должностными лицами;
• вести учет документов в соответствии с требованиями государственных архивов;
• своевременно уничтожать документы;
• подготовить дела к передаче на государственное хранение.

3. Уничтожение документов. Наличие собственной материально-технической базы позволяет уничтожать даже самые внушительные объемы документов в сжатые сроки. Уничтожение документов в «Делис Альянс» решает такие задачи как:

• освобождение офисных площадей;
• снижение рисков штрафных санкций со стороны проверяющих органов;
• обеспечение противопожарной безопасности;
• гарантированная ликвидация конфиденциальной информации.

4. Переплет документов. Переплет документов в жесткую обложку является самым доступным методом защиты ценных документов от утраты или повреждения во время работы с ними. Он обеспечивает:

• снижение затрат на содержание архива, т.к. переплетённые дела на 30% занимают меньше места на полке, по сравнению с документами, упакованными в папки или файлы;
• аккуратное и быстрое формирование дел, оформленных в жёсткую обложку с корешком, удобным для оформления описи;
• повышение уровня сохранности документов – документы, подшитые в дело, хранятся в надлежащем виде, их невозможно потерять;
• соответствие переплёта требованиям Госархивов.

5. Оптимизация документооборота. Разработка эффективных методик по управлению документами позволит:

• от 2 до 6 раз сократить затраты на обеспечение жизненного цикла документа;
• повысить уровень ответственности сотрудников и сократить число участников процесса;
• организовать преемственность и масштабируемость внутренних процессов;
• сократить время на поиск необходимого документа в бумажном виде до 5 минут, а его электронного образа до 1 минуты;
• связать с системой KPI качество работы сотрудников с документами.

6. Обслуживание документов. Передача процесса обслуживания документов на аутсорс позволит:

• эффективно использовать персонал и инфраструктуру;
• сократить время на поиск необходимых документов. Нужный документ будет доступен в течение 1 минуты с рабочего места;
• организовать обмен данными, между различными информационными системами клиента;
• организовать преемственность и масштабируемость внутренних процессов;
• сократить затраты на обеспечение жизненного цикла документа;
• повысить уровень ответственности сотрудников и сократить число участников процесса;
• предотвратить риск утраты документов.

7. Электронный архив. 95% запросов на предоставление документов могут быть исполнены без привлечения бумажного оригинала (при наличии их электронной копии). Наличие системы электронный архив позволит:

• оптимизировать время на поиск, как отдельного документа, так и их групп, связанных общими поисковыми параметрами (контрагент, тема, услуга, поставщик и т.д.);
• обеспечить своевременное поступление информации из региональных офисов или точек продаж;
• предотвратить риск утраты документов;
• сократить затраты на хранение и обслуживание документов;
• обеспечить контроль доступа сотрудников к информации с учетом установленных прав;
• более чем на 90 % сократить необходимость использования бумажных оригиналов документов;
• организовать обмен данными между различными информационными системами клиента.

8. Сканирование документов. Кадровые и технические ресурсы компании «Делис Альянс» позволяют собственными силами осуществлять широкоформатное, планетарное и поточное сканирование в кратчайшие сроки:

• сканирование архивов документов позволяет сократить внутренние трудозатраты персонала компании;
• оцифрованный документ, помещенный в электронный архив, может быть получен только тем сотрудником, который имеет для этого авторизованный доступ, что повышает уровень конфиденциальности;
• оцифрованный документ, помещенный в электронный архив, позволяет освободить офис от хранения бумажных документов;
• работа со скан-образами документов обеспечивает удобный доступ к информации в любой момент, позволяя эффективнее организовывать работу с документами.

Применяемый в «Делис Альянс» регламент оказания услуг позволяет обеспечить безопасность и конфиденциальность документов на всех этапах работы с ними. Компания хранит и обслуживает документы с грифом «для служебного пользования», содержащие медицинскую, банковскую и нотариальную тайны, а также персональные данные (регистрационный номер в реестре операторов персональных данных РоскомнадзораNo 10-0092971).

Архитектура программной системы определяет ее структуру, точнее - несколько структур, каждая из которых включает в себя элементы и взаимосвязи между ними. Элементы могут быть вычислительными объектами, связанными потоком управления или бизнес-объектами, связанными семантическими ограничениями.

Программная архитектура ООО «Делис Альянс» представлена на рис. 1.2.

Рис. 1.2 Программная архитектура ООО «Делис Альянс»

В ООО «Делис Альянс» с целью автоматизации управления и электронного документооборота функционирует система DocsVision.

Система автоматизации управления и электронного документооборота DocsVision полностью основана на современной платформе Microsoft. Она построена по трехуровневой архитектуре - клиент с полнофункциональным пользовательским Windows-интерфейсом, .NET сервер приложений, сервер БД на базе Microsoft SQL Server.

В основу платформы положены наиболее современные технологии, обеспечивающие возможность реализации масштабируемых и удобных в использовании решений:

• многоуровневая модель приложений;
• полная WEB-интеграция решений на базе DocsVision;
• возможность доступа ко всем функциям системы с помощью сети Internet;
• использование технологий Microsoft.NET;
• использование WEB-сервисов и технологии SOAP в качестве основы построения системы;
• полная XML совместимость всех компонентов системы.

Доступ к серверу приложений осуществляется как из внутренней сети предприятия, так и из сети Интернет.

В состав базовых компонентов системы входят необходимые элементы, обеспечивающие инфраструктуру решения:

• универсальный клиент DocsVision навигатор;
• средства администрирования системы;
• подсистема обеспечения защиты информации;
• сервер маршрутизации документов и заданий;
• стандартный удаленный клиент, интегрированный в MicrosoftOutlook;
• базовый набор бизнес объектов, позволяющих разворачивать в организации архив документов, создавать системы управления делопроизводством и маршрутизации документов.

Техническая архитектура ООО «Делис Альянс» показана на рис. 1.3.

Рис. 1.3 Техническая архитектура ООО «Делис Альянс»

Характеристики персональных компьютеров ООО «Делис Альянс»:

1. Центральный процессор: Intel(R) Core(TM) 2 Duo CPU E7300 2,66 GHz:

• 2-ядерный процессор, Socket LGA775;
• частота 2667 МГц;
• объем кэша L2: 3072 Кб;
• ядро Wolfdale;
• техпроцесс 45 нм.

2. Оперативная память: 3,00 ГБ.

3. Видеокарта: RadeonHD 6570, 512 Мб.

4. ОС: Windows 7 Professional - операционная система семейства Windows NT, следующая за WindowsVista. В линейке Windows NT система носит номер версии 6.1 (Windows 2000 - 5.0, WindowsXP -5.1, WindowsServer 2003 - 5.2, WindowsVista и WindowsServer 2008 - 6.0).

Также в каждом отделе ООО «Делис Альянс» стоят принтеры Epson STYLUS Photo 900. Технические характеристики:

• технология печати - струйная (пьезоэлектрическая);
• толщина бумаги, мм. - до 2.5 мм;
• чернила - EPSON QuickDryInk;
• плотность бумаги - до 1190 г/м²;
• типы печатных носителей: карточки, конверты, рулонная бумага (100 мм х 8 м и 210 мм х 10 м), CD-диски 8 и 12 см;
• скорость: черный текст A4, EconomyMode: 9 стр./мин.; цветной текст A4, EconomyMode: 8.8 стр./мин.; текст и фото A4, NormalMode: 2.1 стр./мин.; фото 10 x 15 см, FineMode: 50 секунд; фото A4, PhotoMode: 269 секунд; CD 12 см, BestPhoto: 229 секунд;
• податчик бумаги - 100 листов;
• область печати - 210 x 297 мм;
• разрешение - 5760 dpi;
• уровень шума - 45 дБ;
• память - 32К;
• интерфейс - USB 1.1, LPT;
• формат А4;
• поддержка ОС: Windows 2000, 95, 98, Me, XP; Mac OS 8.1-9.x, OS 10.1 и выше.