Файл: «Управление документооборотом».pdf

Риски на этапе принятия решения о внедрении и выбора системы:

• отсутствие у руководства целостной долгосрочной стратегии в области информационных технологий, одним из компонентов которой и должно стать внедрение ERP-системы;
• функциональные возможности системы превосходят масштаб бизнеса предприятия;
• заниженная оценка руководством компании-заказчика масштабов организационных преобразований в компании, обусловленных внедрением системы;
• система не поддерживает отраслевую специфику бизнеса заказчика.

На этапе планирования заказчик – самостоятельно или вместе с консультантом – формирует проектную команду и продумывает способы контроля результатов ее деятельности, составляет расписание внедрения функциональных компонентов, планирует сроки и бюджет проекта, а также оценивает окупаемость учетно-управленческой системы.

Риски на этапе планирования:

• сроков внедрения;
• направлений окупаемости системы;
• общей стоимости проекта.

Наиболее убыточными являются последствия следующих рисков планирования:

• неэффективный организационный план внедрения системы;
• ошибочное планирование общей стоимости проекта;
• ошибочное планирование сроков внедрения.

Риски на этапе внедрения:

• отсутствие формализованных бизнес-процессов;
• увеличение нагрузки на персонал в процессе внедрения;
• отсутствие у предприятия единой нормативно-методической базы, корпоративных баз данных поставщиков, материалов и т.д.;
• неучастие в проекте руководителей высшего звена;
• отсутствие поддержки внедрения со стороны ключевых участников (топ-менеджеров).

Наиболее эффективные способы снижения рисков:

• разумное использование поэтапного подхода к организации внедрения;
• четко сформулированные цели и критерии успеха внедренческого проекта;
• обеспечение стабильности границ проекта, определенных на начальном этапе, вплоть до окончания проекта;
• своевременная идентификация проектных рисков;
• обеспечение проекта необходимыми материальными и людскими ресурсами;
• организация рабочих мест и процедур взаимодействия таким образом, чтобы члены проектной команды могли постоянно и беспрепятственно общаться друг с другом.

2.2 Информационное обеспечение задачи

Модель - это искусственно создаваемый объект, заменяющий некоторый объект реального мира (объект моделирования) и воспроизводящий ограниченное число его свойств. Понятие модели относится к фундаментальным общенаучным понятиям, а моделирование — это метод познания действительности, используемый различными науками.

В экспериментальных научных исследованиях используются натурные модели, которые позволяют изучать закономерности исследуемого явления или процесса. Например, в аэродинамической трубе моделируется процесс полета самолета путем обдувания макета самолета воздушным потоком. При этом определяются, например, нагрузки на корпус самолета, которые будут иметь место в реальном полете.

Информационные модели используются при теоретических исследованиях объектов моделирования. В наше время основным инструментом информационного моделирования является компьютерная техника и информационные технологии.

Компьютерное моделирование включает в себя прогресс реализмом информационной модели на компьютере и исследование с помощью этой модели объекта моделирования — проведение вычислительного эксперимента.

Формализация.

К предметной области информатики относятся средства и методы компьютерного моделирования. Компьютерная модель может быть создана только на основе хорошо формализованной информационной модели.

Этапы информационного моделирования.

Построение информационной модели начинается с системного анализа объекта моделирования.

Первое, что необходимо сделать на этом пути, - провести системный анализ деятельности фирмы. Системный аналитик, приглашенный в фирму, должен изучить ее деятельность, выделить участников процесса управления и их деловые взаимоотношения, т.е. объект моделирования анализируется как система. Результаты такого анализа формализуются: представляются в виде таблиц, графов, формул, уравнений, неравенств и пр. Совокупность таких описаний есть теоретическая модель системы.

Рис. 2.2 Этапы построения информационной модели

Следующий этап формализации - теоретическая модель переводится в формат компьютерных данных и программ. Для этого используется либо готовое программное обеспечение, либо привлекаются программисты для его разработки. В конечном итоге получается компьютерная информационная модель, которая будет использоваться по своему назначению.

Для примера с фирмой с помощью компьютерной модели может быть найден оптимальный вариант управления, при котором будет достигнута наивысшая эффективность работы фирмы согласно заложенному в модель критерию (например, получение максимума прибыли на единицу вложенных средств).

Информационная модель электронного архива организации показана на рис. 2.3.

Рис. 2.3 Информационная модель

В соответствии с представленной информационной моделью при получении корреспонденции от заказчика сотрудник фирмы вносит ее в базу данных, где указывает необходимые параметры договора. При этом вносятся изменения в два справочника – Журнал договоров и Заказы.

Информационная модель автоматизированной системы документооборота в ООО «Делис Архив». представлена на рис. 2.4.

Рис. 2.4 Информационная модель автоматизированной системы документооборота

Входными данными в системе являются:

1. Паспорт менеджера.
2. Реквизиты фирмы-заказчика.
3. Реквизиты контрагента.
4. Договор о предоставлении услуг.

В системе учитываются следующие данные:

Таблица 2.3

Учитываемые реквизиты паспорта сотрудника

Таблица 2.4

Учитываемые реквизиты фирмы-заказчика

Таблица 2.5

Учитываемые реквизиты контрагента

Таблица 2.6

Учитываемые реквизиты договора

Главной результатной информацией автоматизированной системы документооборота ООО «Делис Альянс» являются: отчет о выполненной работе.

Перечень отчетов автоматизированной системы документооборота ООО «Делис Альянс» представлен в Таблице 2.7.

Таблица 2.7

Перечень отчетов

2.3 Программное обеспечение задачи

Согласно дереву функций (Рисунок 2.5) автоматизированной системы документооборота ООО «Делис Альянс» основными функциями системы являются:

• ведение справочников;
• ввод данных;
• редактирование данных;
• навигация и поиск документов;
• отчетность по документообороту.

Дополнительные функции системы:

• проверка имени пользователя и пароля;
• управление окнами;
• помощь;
• настройки;
• работа с данными.

Взаимодействие пользователя с программой можно представить в виде схемы диалога (Рисунок 2.6).

Рис. 2.5 Дерево функций автоматизированной системы документооборота ООО «Делис Альянс»

Рис. 2.6 Сценарий диалога автоматизированной системы документооборота ООО «Делис Альянс»

В системе используется СУБД MSSQLServer 2014. База данных состоит из 13 таблиц, 81 поля и 14 реляционных связей. База находится в третьей нормальной форме. Логическая структура БД изображена на Рисунке 2.7.

Рис. 2.7 Логическая модель базы данных (ER-диаграмма)

Описание таблиц документооборота:

tblUsers - пользователи

ttlFirms - фирмы-заказчики

tblWorks - сотрудники

tblAccounts - счета

tblRole - роли

tblInterface - интерфейсы

tblContracts - договора

tblSalary - заработная плата

tblAccountServices - движение на счетах

tblPartner - контрагенты

tblJobs - задания

tblContractPhoto - фотографии договора

tblContractFile - файлы Office договора

Таблицы связанны между собой реляционными связями один к одному и один ко многим посредством ключевых полей.

Дерево вызова программных модулей автоматизированной системы документооборота ООО «Делис Альянс» показано на Рисунке 2.8.

Рис. 2.8 Дерево вызова программных модулей автоматизированной системы документооборота ООО «Делис Альянс»

Автоматизированная система документооборота ООО «Делис Альянс» включает в себя 3 модуля.

Разработанная система написана для максимально автономной работы, т.е. так, чтобы по возможности исключать вмешательство человека. Только в тех случаях, где необходимо решение человека, выдаются соответствующие сообщения.

На Рисунке 2.9. представлена главная форма автоматизированной системы документооборота ООО «Делис Альянс».

Главная форма содержит меню навигации по программе, блок отображения состояний.

Рис. 2.9 Главная форма автоматизированной системы

Взаимодействие модулей автоматизированной системы отображает обобщенная схема алгоритма, которая представлена на рис. 2.10.

Рис. 2.10 Обобщенная схема алгоритма взаимодействия модулей автоматизированной системы

2.4 Контрольный пример реализации проекта и его описание

Рассмотрим пример реализации разработанной системы, для этого нам необходимо запустить на выполнение файл Documents.exe. В случае удачного запуска приложения на экране отобразится форма авторизации (рисунок 2.11).

Рис. 2.11 Форма Авторизации

Далее, при совпадении логина и пароля, запускается главная форма программы (рисунок 2.12).

Рис. 2.12 Главная форма программы

На этой форме имеется доступ ко всем функциям системы: управление пользователями, регистрация договоров, фирмы-заказчики, контрагенты, выполнение работ, печать основных документов, начисление заработной платы. Навигация по программе реализована при помощи меню программы.

Меню:

«Журнал договоров» - открывает форму данных о всех заключенных и завершенных договорах.

Рис. 2.13 Журнал договоров

Кнопка «Добавить» позволяет добавить новый договор в систему (рисунок 2.14).

Красным цветом подсвечиваются договора у которых заканчивается срок на выполнение (по умолчанию 30 дней с даты заключения).