Файл: «Управление документооборотом».pdf

В каждом здании филиала ООО «Делис Альянс» стоят ксероксы XeroxPhaser 3150. Технические характеристики:

• скорость печати: до 20 стр./мин для формата A4 (22 стр./мин для формата Letter);
• разрешение: фактическое разрешение до 1200 x 1200 dpi;
• ежемесячная нагрузка: до 30000 страниц;
• оперативное запоминающее устройство (ОЗУ): 32 МБ;
• совместимость с ОС: Windows 98/Me/NT 4.0/2000/XP/Vista/7, семейство ОС Linux, включая RedHat, Caldera, Debian, Mandrake, Slackware, SuSE и TurboLinux.

1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации

В качестве задачи автоматизации была выбрана автоматизация управления проектами архивного отдела ООО «Делис Альянс».

Основные процессы управления в ООО «Делис Альянс» представлены на рис. 1.4.

Рис. 1.4 Основные бизнес-процессы ООО «Делис Альянс»

Таким образом, к бизнес-процессам управления в ООО «Делис Альянс» относятся:

1) стратегическое управление:

• планирование стратегии;
• организация выполнения стратегических планов;
• координация действий по реализации стратегических задач;
• мотивация на достижение стратегических результатов;
• контроль за процессом выполнения стратегии.

На входе – документы, договора организации; на выходе: стратегический план организации на краткий и долгий периоды;

2) управление финансами - деятельность по эффективному привлечению и использованию денежных средств. На входе – информация о доходах и расходах организации; на выходе: финансовая отчетность, информация о результатах финансовой деятельности организации;

3) управление маркетингом - это управление всей деятельностью, имеющей отношение к взаимодействию с рынком. На входе – результаты деятельности организации; на выходе: план маркетинга;

4) управление качеством – деятельность по непрерывному повышению качества всех организационных процессов. На входе – отзывы клиентов, заказчиков компании; на выходе: результат оценки качество товаров, услуг организации;

5) управление персоналом - практическая деятельность, направленная на обеспечение организации «качественным» персоналом (способным выполнять возложенные на него трудовые функции) и оптимальное его использование.

6) управление проектами - координированное и контролируемое управление множеством проектов для достижения набора бизнес-целей. На входе – документы, договора организации; на выходе: оценка портфеля проектов, результаты реализации проектов.

Основные функции начальника хранилища:

• регистрация поступающих предложений по хранению документов;
• подбор услуг по требованиям клиентов;
• информирование клиентов о подходящих предложениях, консультирование по вопросам, касающимся хранения документов;
• анализ правоустанавливающих и прочих документов;
• оказание помощи клиентам в сборе необходимых документов и оформлении сделок; консультация клиента по вопросам оформления документов;
• взаимодействие с клиентами на всех этапах сделки; составление всех видов договоров; составление договора на обслуживание;
• расчет стоимости оказываемых услуг;
• составление установленной отчетности о выполненной работе;
• размещение рекламы в различных СМИ, Интернете и пр.;
• ведение базы данных.

Работа начинается с обсуждения начальником хранилища с клиентом вида услуги, сроков выполнения работ, стоимости. Далее осуществляется заключение договора и внесение всех данных в базу. На рис. 1.5 представлены функции, которые должен выполнять начальник хранилища.

Рис. 1.5 Функции начальника хранилища

База данных – несомненно, важный ресурс архивного отдела, от доступности и целостности которого во многом зависит успешность бизнеса. Ведение клиентской базы в MS Excel или на бумаге – не только малоэффективно, но и грозит потерей ценных сведений. Модель AS-IS (как есть) — это модель текущей организации бизнес-процессов компании. Схема бизнес-процессов в варианте AS-IS в нотации IDEF0 (методология функционального моделирования) до внедрения ИС «Документооборот» представлена на рис. 1.6.

Рис. 1.6 Контекстная диаграмма бизнес-процесса (IDEF0)

Учет операций документооборота архивного отдела состоит из шести основных функциональных блоков: прием заявок; расчет стоимости оказываемых услуг, внесение данных в базу; составление договора оказания услуг; учет документов, учет выполненных услуг. Функциональные блоки, а также входящие, исходящие и управляющие интерфейсные дуги представлены на рис. 1.7.

Главным недостатком существующего процесса учета предоставления услуг является большое количество разрозненных механизмов, обеспечивающих его выполнение. Процесс «Учет документов» включает в себя два функциональных блока: контроль оплаты и учет принятых документов. Детализация данного процесса представлена на рис. 1.8.

Рис. 1.7 Декомпозиция контекстной диаграмма (IDEF0)

Рис. 1.8 Детализация процесса «Учет документов»

В процессе учета принятых документов регистрируются полученные от клиентов документы, и их перечень включается в договор на оказании услуг. В процессе контроля оплаты регистрируется факт оплаты клиентом услуг.

Автоматизации позволит исключить появление возможных ошибок во внутренней БД компании при редактировании ее начальником хранилища.

1.3 Анализ существующих разработок

Основные задачи, которые должны решать автоматизированные системы документооборота:

• учет и анализ введенных договоров;
• обеспечение предоставления клиенту возможности выбора количества услуг;
• оперативный и адекватный анализ заключенных договоров;
• ввод, хранение и предоставление необходимой информации;
• формирование необходимой отчетности.

Автоматизация документооборота приводит к более быстрому и качественному заключению договоров, что улучшает управление маркетингом компании.

Информационное обеспечение системы документооборота обычно включает:

• информационный фонд (базу данных);
• источники формирования информационного фонда, потоки и способы поступления данных;
• методы накопления, хранения, обновления и поиска данных, образующих информационный фонд;
• методы, принципы и правила циркуляции данных в системе;
• методы обеспечения достоверности данных на всех этапах их сбора и обработки;
• методы информационного анализа и синтеза;
• способы однозначного формализованного описания экономических данных.

Технологический процесс обработки информации с использованием ЭВМ включает в себя следующие операции:

• прием и комплектовку первичных документов (проверка полноты и качества их заполнения, комплектовки и т.д.);
• подготовка и контроль;
• ввод данных в ЭВМ;
• контроль, результаты которого выдаются на дисплей. Различают визуальный и программный контроль, позволяющий отслеживать информацию на полноту ввода, нарушение структуры исходных данных, ошибки кодирования. При обнаружении ошибки производится исправление вводимых данных, корректировка и их повторный ввод;
• запись входной информации в исходные массивы;
• сортировка (если в этом есть необходимость);
• обработка данных;
• контроль и выдача результатной информации.

Для проведения анализа существующих разработок автоматизации задачи документооборота были выбраны 2 программных продукта:

«М.Е.DosIS».

Компьютерная программа «M.E.Doc IS» (MyElectronicDocumentInternationalStandard) - это помощник в работе со всеми типами документов в электронном виде: налоговые накладные, акты, счета и отчеты. Это новейший программный продукт для предприятий различных сфер деятельности, независимо от системы налогообложения, созданный на основе зарекомендовавшей себя на рынке системы «M.E.Doc» (рис. 1.9).

Рис. 1.9 Интерфейс программы «M.E.Doc IS»

Основные преимущества программы «M.E.Doc IS»:

• максимальная автоматизация отчетности и других процессов документооборота в рамках одной программы;
• защищенность информации благодаря шифрованию электронной цифровой подписи;
• контроль процессов документооборота на всех этапах;
• удобство и простота в использовании благодаря современному понятному интерфейсу;
• экономия личного времени и сокращение расходов предприятия;
• уверенность в соответствии бланков всем требованиям действующего законодательства и контролирующих органов за счет своевременных обновлений программы;
• надежность работы, обеспечиваемая командой профессиональных разработчиков и технической поддержки;
• возможность постоянного повышения квалификации благодаря обучающим программам и презентациям в офисе;
• гибкая система скидок и поощрений для постоянных пользователей.

Аппаратные требования.

Локальный вариант:

• Процессор Intel с минимальной тактовой частотой 2 ГГц;
• Оперативная память - не менее 2 ГБ;
• Свободное место на жестком диске - не менее 1,5 (3) ГБ;
• Цветной графический дисплей (разрешение 1024 х 768);
• Манипулятор типа мышь и клавиатура;
• Доступ к почтовому серверу;
• Доступ к интернету;

Опционально:

• Устройство для чтения USB-накопителей;
• Устройство для чтения CD-дисков;
• Устройство для чтения гибких дисков (дискет);
• Лазерный или струйный принтер;

Сетевой вариант.

Сервер:

• Процессор Intel с минимальной тактовой частотой от 2 ГГц (минимум 4 ядра);
• Оперативная память - не менее 4 ГБ;
• Свободное место на жестком диске - не менее 1,5 (3) ГБ;
• Сеть от 100 Мбит/с;
• Наличие доступа к порту (по умолчанию 9996) для подключения к серверу.
• Доступ к почтовому серверу;
• Доступ к интернету.

Терминальный сервер:

• Процессор Intel с минимальной тактовой частотой от 2 ГГц (минимум 4 ядра);
• Оперативная память - не менее 4 ГБ + от 30 МБ на пользователя;
• Свободное место на жестком диске - менее 1,5 (3) ГБ + не менее 400 МБ на пользователя;
• Сеть от 100 Мбит/с;
• Наличие доступа к порту (по умолчанию 9996) для подключения к серверу;
• Доступ к почтовому серверу;
• Доступ к интернету.

Станция:

• Процессор Intel с минимальной тактовой частотой 1,8-2 ГГц;
• Оперативная память - от 2 ГБ (зависит объема отчетов);
• Свободное место на жестком диске - не менее 400 МБ;
• Цветной графический дисплей (разрешение 1024 х 768);
• Манипулятор типа мышь и клавиатура;
• Наличие доступа к порту (по умолчанию 9996) для подключения к серверу.

Опционально:

• Устройство для чтения USB-накопителей;
• Устройство для чтения CD-дисков;
• Устройство для чтения гибких дисков (дискет);
• Лазерный или струйный принтер.

«4К-Документооборот».

Система электронного документооборота «4К-Документооборот» позволяет работать с:

• документами разных типов;
• реестрами документов;
• входящей и выходящей корреспонденцией;
• внутренней почтой;
• электронной почтой;
• внутренним форумом;

1.4 Обоснование проектных решений

Исходными данными для создания информационного обеспечения ИС служат материалы предпроектного исследования, содержащие сведения о существующей системе управления, системе документооборота, действующих классификаторах, технико-экономической информации, систем документации, а также определяемые задачами управления требования, предъявляемые к системе кодирования, классификации и информационной базе.

Информационное обеспечение включает в себя организацию информационной базы. Разработчики определяют связи между информационными потоками, формируют пакет входной документации в электронном виде, определяют использование нормативно-справочной документации и уровни доступа к информации пользователей различных категорий в зависимости от сущности решаемых ими задач.

Пользователи разделяются по служебному положению, по специальностям, по уровню подготовленности и частоте работы с вычислительной техникой, по уровню доступа к данным.

По служебному положению пользователи разделяются на:

• руководителей высшего звена (руководитель);
• руководителей среднего звена (начальник отдела);
• исполнителей работ (менеджеры, бухгалтеры);
• обслуживающий персонал (техники).

По степени подготовленности к работе с ИС выделяются следующие категории работников:

• системные, программисты, проектировщики;
• программисты, создающие прикладные программы;
• пользователи высокого класса, имеющие подготовку к работе с ИС;
• операторы - это пользователи, имеющие навыки работы с несколькими операциями: загрузка, ввод и т.д.