Файл: Планирование и прогнозирование объема закупок и продаж товаров предприятиями в условиях рынка (Понятие, цели и задачи планирования и прогнозирования продаж).pdf

Перевыполнение плана возможно потому, что потенциал продукта (клиента, региона, продавца или маркетинговых мероприятий) был недооценен или планирование было сделано на основе прошлых периодов. А недовыполнение плана, скорее всего, следствие недостаточной активности менеджера. Потому что ждать, что все клиенты придут и купят сами возможно, только при «гарантированном спросе». Во всех других случаях, все ежемесячные планы отдела должны проецироваться в ежедневные планы работы менеджеров.

11. Мотивация персонала на выполнение плана продаж

Каждый менеджер и руководитель должны иметь хорошую мотивацию. Их зарплата должна напрямую зависеть как от выручки всей компании в целом, так и от выполнения своего индивидуального плана. Отдельно стоит премировать выполнение плана «в ассортиментных группах». Выполнение плана должно лежать в диапазоне, например от 90 до 105 %, а перевыполнение от 105 до 120 %^[21].

1.3 Организационно – технические аспекты планирования продаж

В современном деловом мире действует принцип: «Хочешь управлять товарными запасами, научись планировать продажи (отгрузки)».

В настоящее время в деловой практике существуют два похода к решению проблемы планирования запасов: «от склада» и «от продаж»^[22].

При подходе «от склада», при планировании используют статистические методы для прогнозирования спроса и времени пополнения товарных запасов. Такой подход основан на расчете нормативных характеристик запасов по каждому виду товарного ассортимента исходя из наблюдений за их фактической оборачиваемостью на протяжении достаточно представительного периода.

Статистические методы регулирования параметров заказа хорошо работают при наличии массивов накопленных данных и стабильности процесса на достаточно длительном интервале времени.

Однако, для компаний, действующих в условиях динамически меняющейся среды, почти не соблюдаются условия стабильности, и, неизменности товарного ассортимента, это существенно ограничивает применимость статистических методов контроля запасов^[23].

Кроме того, такой принцип предполагает не учитывать покупателя, а также отсутствие возможности активно выяснять намерения клиентов или даже влиять на их поведение.

Сам же процесс планирования, сводится к математическим обработкам статистических данных и непосредственно осуществляется отделом логистики компании.

При подходе «от продаж» действует уже другой принцип, согласно которому следует планировать не складские запасы, а продажи. При этом, если логистика все поставляет, а «продажники» все продают, то складских запасов вообще нет. В этом случае планируется минимально допустимый складской запас (минимум). При этом принципе планирования, более точные прогнозы объема сбыта, которые обобщают различные договоренности с клиентами и наблюдения за их поведением^[24].

Этот принцип позволяют существенно улучшить качество управления запасами за счет дополнения «статистических» («толкающих») моделей планирования заказов («от склада») так называемыми, «вытягивающими» («от продаж»).

Действительно, в чистом виде, только «тянущий» принцип в чистом виде возможны только для компании, работающей «на заказ» по всем ассортиментным позициям. Поэтому, для компании, исходя из особенностей ее торгово-закупочной деятельности, целесообразно строить именно эту индивидуальную систему планирования и управления запасами, совмещающую оба подхода^[25].

Таким образом, логистики компании планируют запасы, руководствуясь статистическим методом, а сбытовики, планируют продажи, тем самым, корректируя статистико-математическое планирование.

При этом обработку статистических данных можно производить с помощью компьютерных программ, а планирование продаж необходимо возложить на отдел сбыта компании, поскольку именно этот отдел компании может наиболее эффективно обобщать данные по договорам с клиентами, а также наблюдения за их поведением и договоренностям с клиентами о проведении акций, результатом которых является рост продаж, за счет стимулирования покупателя.

Если в процессе продаж, когда применяются такие технологии продаж, программы стимулирования, которые способны качественным образом внести коррективу в процесс продаж, то только эксперт должен это учесть и своевременно сделать коррекцию планов^[26].

Сложнее, с рекламной в частности, и в общем маркетинговой активностью локального характера, затрагивающей группу клиентов, одного клиента. Здесь ключевая роль в подстройке модели остается за экспертом. Тем более сложна ситуация, когда речь идет о не прямых каналах сбыта^[27].

Нельзя, предварительно не проговорив с оптовиком, судить о его планах на товар компании на определенный период, отметить и учесть его самостоятельную маркетинговую активность.

Таким образом, менеджер при планировании продаж не должен учитывать:

− рост и спад продаж в связи с сезоном;

− рост, или спад продаж, обусловленный общим ростом продаж по компании;

− маркетинговую активность в разрезе одного регионального подразделения компании и в целом компании по всей стране. За это отвечает отдел маркетинга;

− недопоставки продукции;

− брак всех видов.

Рассмотрим, что должен учитывать менеджер при планировании продаж. Для этого сгруппируем факторы, влияющие на рост/спад продаж – таблица 5.

В целом, роль менеджера в общем алгоритме планирования – экспертная, само планирование начинается с обработки статистических данных и заканчивается бюджетом, за который отвечают руководитель отдела продаж и директор компании^[28].

Таблица 5

Факторы, влияющие на рост/спад продаж

Планирование нужно начинать с четко сформулированной цели, – что именно и в какой срок хотите достичь. А разложив определенную цель на задачи, посмотреть – что и как необходимо делать для осуществления цели. Для более четкого выделения задач потребуется разбить ключевую цель компании на составляющие (на 3-5 целей второго уровня) и сформулировать задачи для достижения каждой из них.

По мере того, как бизнес растет и развивается, появляется необходимость постоянно осуществлять контроль над разницей между теми показателями, которые были запланированы, и теми, которые достигнуты фактически. Такое сравнение неразрывно связано с обработкой большого количества данных и информации. Кроме того, информация о доходах, расходах и иной финансовой деятельности компании должна постоянно накапливаться, следовательно, ее также необходимо анализировать и учитывать.

Если компания уже автоматизировала систему бухгалтерского учета, то в последующем она может приступить к созданию единой системы, которая будет накапливать и хранить информацию. Это не только будет способствовать ее достоверности, но и значительно уменьшит расходы на обработку данных, касающихся финансовой деятельности компании. Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что планировать продажи и осуществлять контроль за выполнением поставленных планов наиболее эффективно при помощи специальной системы автоматизации финансовых процессов.

Автоматизация финансового планирования - процесс не простой, но без такой возможности руководство компании не сможет принимать по-настоящему верные решения.

В случае если автоматизация финансового планирования осуществляется с помощью электронных таблиц, о которых говорилось ранее, то планирование нельзя будет вести как единую систему. Это объясняется тем, что и таблицы Excel, и базы Access разрабатывались без учета современных программных систем, а также предназначены для пользователей, не имеющих специальных навыков в программировании. Поэтому планирование потребует вмешательства человека. Оперативность анализа, таким образом, будет значительно снижена. Все это говорит о том, что такие программные инструменты не подходят для управления современными базами данных.

В настоящее время на рынке большой выбор программных продуктов для автоматизации планирования, в то числе и планирования продаж. Одним из лидеров в этой сфере является программное обеспечение на базе 1С «1C».

К основным преимуществам данного программного продукта следует отнести:

− возможность осуществлять финансовое планирование в разных валютах одновременно;

− автоматическое проведение операции дисконтирования;

− соответствие планам продаж таких планов как маркетинговый, производственный и инвестиционный;

− возможность формировать любые бюджеты;

− облегчение процесса оптимизации финансового плана благодаря функции «подбор финансирования»;

− возможность создавать отчетные документы в виде графиков, таблиц и диаграмм и т.д.

В отделе продаж информация постоянно поступает в таком количестве, что ни один среднестатистический специалист и ни один руководитель отдела продаж не в состоянии без использования программных средств обработать эту информацию в нужном объеме и при этом учесть каждую деталь, ничего не упустив.

В процессе работы отдела продаж возникает немало проблем, справиться с которыми без качественного структурирования задач и их последующего выполнения невозможно. Основные «проблемные зоны» – это:

− потеря клиентов;

− утечка важной информации;

− недостаточно четкое и рациональное распределение времени специалистов отдела продаж;

− отсутствие системы в работе отдела продаж.

Решить вышеперечисленные проблемы можно только одним способом – создать единую клиентскую базу. Причем такую, в которой будет содержаться вся информация обо всех ваших реальных и потенциальных покупателях в удобном для просмотра и поиска виде.

Конечно, как уже говорилось, создать такую базу можно и при помощи обычного Excel. Однако тогда компания не сможет эффективно организовать свою работу, а также защитить базу от потери важных данных по клиентам. Лучшим управленческим решением является автоматизация продаж.

При автоматизации работы отдела продаж, компания получает возможность создать уникальную базу клиентов или качественно модифицировать ту, с которой менеджеры компании привыкли работать ранее, выделить критерии, по которым клиенты компании должны быть сегментированы.

Преимущества такого подхода очевидны, поскольку компания:

− сможет обрабатывать большие объемы информации и не будет при этом ограничиваться возможностями бумаги и шариковой ручки;

− получать доступ к информации о клиентах смогут все сотрудники компании одновременно;

− самостоятельно администрировать доступ к информации для тех или иных работников.

До того момента, пока компания не пользуется инструментами, позволяющими ей вести единую клиентскую базу, рано или поздно она столкнется со второй, обозначенной выше проблемой, – потерей важной информации, поскольку даже высокий уровень ответственности сотрудников не смогут полностью защитить от этого отдел продаж.

Утрата важной информации в отделе продаж может происходить по следующим причинам:

1. Число клиентов по мере развития отдела продаж постоянно растет – заметно увеличивается нагрузка на каждого сотрудника отдела, возникает необходимость в приеме на работу новых менеджеров, увольнении тех, которые работают неэффективно.

2. Количество сделок, которыми в отделе продаж занимается один человек, также постепенно растет. Если менеджер занимается двумя-тремя заказами, он в состоянии помнить все детали по каждому из них. Когда же сделок становится все больше, удержать в голове все тонкости становится невозможно.

3. При отсутствии автоматизации отдела продаж у руководителя также нет никакой возможности оперативно контролировать работу каждого сотрудника. В свою очередь, менеджеры не могут оперативно предоставлять данные, необходимые для анализа работы отдела и оценки его эффективности.