Файл: К. лек ДІЛОВОД 2 курс Дс-2.doc

ЛЕКЦІЯ 3. Долучення документів до документаційної системи. Реєстрація документів

План:

1. Організація долучення документів до систем.

2. Технологічні аспекти долучення документів.

А. Приймання документів.

Б. Реєстрування документів.

1. Організація долучення документів до систем

Долучення документів до документаційної системи — це виз­начення необхідності того, що створені або надіслані до устано­ви документи треба включити до документаційної системи цієї установи, зареєструвати в ній, використовувати, опрацьовувати, і зберігати.

Метою долучення службових документів до документаційних систем є:

• встановлення взаємозв'язків між службовим документом, автором та службовою потребою, що зумовила його ство­рення;

• розміщення службового документа з його взаємозв'язками в документаційній системі;

• встановлення зв'язків з іншими службовими документами.

Долучення службового документа до документаційної системи дає змогу визначити місцезнаходження службового документа відповідно до контексту дії, яку здійснюють після його одержан­ня, та є підтвердженням того, що він буде брати участь у робочій операції.

Рішення про те, які службові документи треба долучати до доку­ментаційної системи, а які ні, мусить базуватися на аналізі діяль­ності та звітності установи. Для цього слугують типова номенклату­ра справ та відповідні інструкцій з діловодства, що визначають, які службові документи й де потрібно зберігати і термін їх зберігання.

2. Технологічні аспекти долучення документів

А. Приймання документів

Усі документи незалежно від виду носія, що надходять до уста­нови: поштою, факсом, доставляються кур'єром чи електронною поштою, приймаються керівником служби діловодства (началь­ником канцелярії) й попередньо розглядаються ним. Прийманню підлягає також і доплатна ко­респонденція.

У разі надходження до служби діловодства документів із папе­ровими носіями розкриваються всі конверти, за винятком іменних листів, та тих, що мають напис «особисто» чи адресованих гро­мадським організаціям установи (профком, жіноча рада тощо), які передаються за призначенням.

У разі надходження в електронну документаційну систему від­носно великого обсягу документів з паперовими носіями в системі передбачена спеціальна підсистема розпізнавання.

Попередній розгляд документів

Перед долученням службового документа до документаційної системи необхідно з'ясувати необхідність здійснення цього проце­су. Метою попереднього розгляду надісланих документів є розпо­діл їх на такі, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом (власником) установи або безпосередньо виконавцями відповідно до їх функціональних обов'язків, визначення необхідності їх реєс­трації, а також встановлення строку виконання.

---

Попередній розгляд документів з паперовим носієм проводить­ся у день їх надходження або в перший робочий день у разі їх над­ходження в неробочий час. Доручення вищих органів правління, телеграми і телефонограми розглядаються негайно.

Керівництву або власникові установи насамперед мусять пе­редаватися документи урядових та інших вищих органів, а також найважливіші документи, що містять інформацію з принципових питань діяльності установи і потребують їх вирішення. Інші до­кументи передаються структурним підрозділам і виконавцям за призначенням.

Наслідки розгляду документів керівництвом або власником установи фіксуються в резолюції.

Б. Реєстрування документів

Реєстрування, як уже зазначалось, — це спосіб формалізації долучення службового документа до документаційної системи. Основна мета реєстрування — засвідчити, що службовий доку­мент було створено або долучено до документаційної системи, а додатковою перевагою є те, що реєстрування полегшує пошук необхідних службових документів.

Реєстраційні індекси складаються з порядкових номерів у ме­жах типу документів, що реєструються, і доповнюються індекса­ми за номенклатурою справ щодо питань діяльності, кореспон­дентів тощо. Реєструються документи для їх обліку, контролю ви­конання і оперативного використання наявної в них інформації.

Проводиться реєстрація документів у межах груп залежно від найменування, виду, автора і змісту. Окремо, наприклад, реєстру­ються закони України, акти та кореспонденція Верховної Ради, Президента України, Кабінету Міністрів України, а також орга­нів місцевої влади.

Реєструються також окремо накази керівника з основної діяль­ності, накази щодо особового складу та про відрядження, рішення колегії, акти ревізій фінансово-господарської діяльності, бухгал­терські зведення, звернення громадян, заявки на матеріально-тех­нічне постачання тощо.

Для реєстрації вхідних і створюваних документів з паперови­ми носіями може застосовуватися реєстраційно-контрольна картка, придатна для обробки засобами обчислювальної техніки.

У невеликих установах з обсягом документообігу щорічно до 500-600 документів на рік допускається застосовувати журнальну форму реєстрації.

За карткової форми реєстрації вид і визначення кількості кар­тотек залежать від конкретних потреб роботи установи. Так, в ус­тановах, де довідкові картотеки ведуться в структурних підрозді­лах, реєстраційні картки складаються у двох примірниках (для служби діловодства і структурного підрозділу, якому картка пере­дається разом із документом).

У разі взяття документа на контроль виготовляються три при­мірники картки. Для зручності реєстраційні картки групуються в обліково-довідкові картотеки, які заводяться окремо на кожний календарний рік. Такі картотеки, зазвичай, складаються з двох частин: виконаних і невиконаних документів.

---

Обов'язкові реквізити реєстрації документів з паперовими но­сіями:

• назва або характер документа;

• вид службового документа

• автор(кореспондент);

• дата документа;

• індекс документа;

• заголовок документа або його короткий зміст;

• резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата);

• відповідальний виконавець;

• строк виконання;

• позначка про виконання (короткий запис про вирішення питання;

• дата виконання та реєстраційний індекс документа-відповіді);

• певні вимоги до опрацювання службових документів і да­них; способи користуванням службовим документом.

На паперових документах, що реєструються службою діло­водства або секретарем-референтом, на нижньому березі першо­го аркуша документа з правого боку штемпелем ставиться реєс­траційний штамп, яким визначається, чи підлягає документ по­верненню секретареві-референтові.

Обов'язковому поверненню підлягають нормативні докумен­ти та кореспонденція, одержана від Адміністрації Президента Ук­раїни, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, мі­ністерств, відомств, органів місцевих держадміністрацій, а також зареєстровані доручення.

Системами електронного діловодства та документообігу (СЕДД) підтримуються, як і в традиційному діловодстві, базові групи документів: вхідні, вихідні (внутрішні) документи, а також листи і звернення громадян.

У процесі реєстрування електронного службового документа до його унікального умовного позначення (метаданих), залежно від характеру діяльності, яку документують, вимог до установи та ха­рактеристик основних технологічних процесів у ній, може вклю­чатися також додаткова інформація.

Питання для самоперевірки

1. Що означає долучення документів до документацій них систем?

2. Охарактеризуйте технологічні аспекти долучення документів.

Література

1. Палеха Ю.І. Організація загального діловодства. – К.: 2009. – С. 33-39.

2. Скібіцька Л.І. Діловодство. – К.: 2006. – С. 164-175.

3. Діденко А.Н. Сучасне діловодство.- К.: Либідь, 2001.- 379 с.

4. Беспянська Г.В. Діловодство. - К.: Університет «Україна», 2007. – С. 30.

5. Погребна Л. Діловодство, яким воно повинно бути. – 2-ге вид. – Х.: Фактор, 2008. – С. 210-216.

---

ЛЕКЦІЯ 4. Організація контролю за ходом виконання документів

План:

1. Завдання і порядок контролю.

2. Строки виконання документів.

3. Здійснення контролю за виконанням документів.

4. Автоматизована форма контролю.

1. Завдання і порядок контролю

Контроль виконання документів забезпечує своєчасне та якіс­не їх виконання. Контроль не є функцією, що виконується са­мостійно. Це одна зі складових управлінської діяльності, а його реалізація — невід'ємний елемент менеджменту. Контролю під­лягає виконання всіх зареєстрованих в установі документів.

Чим вищий рівень звітності, тим більшою є потреба точного та швидкого визначення місцезнаходження окремих службових документів. Чим більше ризиків у діловій діяльності, наприклад, безпека суспільства від впливу небезпечних хімічних речовин, тим більшою є необхідність точності та контролю у разі пошуку.

Працівник, якому доручено здійснювати контроль і перевірку виконання доручень, зобов'язаний:

• встановити контакт із керівниками секретаріату і конкрет­ним виконавцем;

• мати оперативну інформацію про хід виконання доручень, вживати, в разі необхідності, відповідних заходів щодо забез­печення своєчасного подання підрозділами та відповідаль­ними особами матеріалів для доповіді керівництву;

• за неможливості виконання доручення до встановленого терміну затребувати подання від підрозділу-виконавця мо­тивованого рапорту про продовження строку не пізніше як за три дні до закінчення терміну його виконання.

2. Строки виконання документів

Обов'язковими засобами ефективної організації роботи в уп­равлінському апараті є досконале налагодження контролю за ви­конанням розпорядчих документів та використанням у роботі наявної інформації.

Строки виконання документів вираховуються у календарних днях від дати підписання або затвердження для створюваних ус­тановою документів чи від дати надходження (для вхідних). Ці строки можуть бути типовими та індивідуальними.

3. Здійснення контролю за виконанням документів

Контроль за виконанням документів включає:

• постановку документа (доручення) на контроль, формуван­ня картотеки контрольованих документів;

• перевірку своєчасного доведення документа до виконавця;

• попередню перевірку і регулювання ходу виконання;

• облік і узагальнення результатів контролю виконання доку­ментів (доручень);

• інформування керівника про хід і підсумки виконання доку­ментів (доручень);

• повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних зборах, засіданнях колегіальних органів;

• зняття документів з контролю;

• формування картотеки виконаних документів.

Контроль за виконанням документів з паперовим носієм може ві­дображатись у реєстраційно-контрольних картках, додаткові примірники яких роздруковуються на ПК при взятті документів на контроль.

---

Одночасно на лівому березі першого аркуша документа, що підлягає контролю, проставляється літера «К» або штамп

КОНТРОЛЬ

після чого документ передається виконавцеві; додатковий примір­ник реєстраційної картки зберігається в контрольній картотеці.

4. Автоматизована форма контролю

У сучасних установах організація документообігу та контроль за виконанням документів провадяться за допомогою комп'ю­терної техніки. Підсумком автоматизованого пошуку є виведен­ня шуканої інформації або повідомлення про її відсутність.

Нагадування виконавцям про строки виконання, відомості про стан виконання, про перенесення строків, завершення виконання тощо , в разі необхідності виводяться на друкуючий пристрій.

Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішені й кореспондентові дана повна відповідь.

Після виконання документи знімаються з контролю. Зняти документ з контролю може тільки та відповідальна особа, яка поставила його на контроль; при цьому на документі і картці ро­биться позначка про зняття з контролю. Дані про виконання до­кумента і зняття з контролю вносяться у контрольну картку та відповідний файл в ПК.

Відомості про наслідки виконання взятих на контроль доку­ментів періодично узагальнюються і доповідаються керівництву установи на оперативних нарадах, засіданнях колегіальних орга­нів з пропозиціями щодо поліпшення усієї роботи.

Основним механізмом контролю за документами є резолюція керівника, де визначено, хто та у який строк має виконати певні дії над документом. СЕДД дає можливість формувати підзвітні резолюції, при цьому користувач може бачити всі резолюції або тільки резолюцію безпосереднього керівника залежно від того, як вона налаштована. Усі користувачі автоматично одержують документи на виконання відповідно до резолюції керівника.

Користувачі можуть працювати з електронними образами до­кументів або ж безпосередньо з документами, але при цьому може зберігатися паралельний рух паперових документів. Факт прий­няття документа користувачем на виконання та зняття з контро­лю фіксується за допомогою технології штрих-кодової ідентифі­кації документів.

Питання для самоперевірки.

1. Які завдання і порядок контролю?

2. Як визначаються строки виконання документів?

3. Опишіть здійснення контролю за виконанням документів?

Література.

1. Палеха Ю.І. Організація загального діловодства. – К.: 2009. – С. 33-39.

2. Скібіцька Л.І. Діловодство. – К.: 2006. – С. 164-175.

3. Діденко А.Н. Сучасне діловодство.- К.: Либідь, 2001.- 379 с.

4. Беспянська Г.В. Діловодство. - К.: Університет «Україна», 2007. – С. 30.

5. Погребна Л. Діловодство, яким воно повинно бути. – 2-ге вид. – Х.: Фактор, 2008. – С. 210-216.

---