Файл: К. лек ДІЛОВОД 2 курс Дс-2.doc

Питання для самоперевірки.

1. Установіть співвідношення понять: «службовий лист», «офіційний лист», «офіційно-особовий лист».

2. З’ясуйте функціональне призначення службового листування.

3. Проаналізуйте типологію службових листів за функціональною ознакою.

4. Дайте характеристику відступам від межі лівого берега, які прийнято застосовувати під час оформлення службових листів.

5. Укажіть на специфіку вживання мовних зворотів у службових листах.

6. Дайте характеристику бланка для службового листа.

7. Назвіть склад обов’язкових реквізитів службового листа.

8. Укажіть на особливості адресувань службових листів.

9. Охарактеризуйте структуру текстової частини службових листів.

---

РОЗДІЛ 2. Оформлення машиночитаємих документів і машинограм

ЛЕКЦІЯ 1. Машиночитані документи

План:

1. Машиночитані документи. Класифікація.

2. Електронний документ та його специфічні характеристики.

3. Документи на перфорованих носіях.

4. Документи на магнітних носіях інформації. Документи на оптичних носіях.

5. Голографічні до­кументи.

6. Документи на флеш-накопичувачах пам'яті.

1. Машиночитані документи. Класифікація.

Носій інформації — матеріальний об'єкт, призначений для зберігання й передачі інформації.

Форма носія інформації — це спеціальна конструкція матеріального носія, яка забезпечує виконання докумен­том його першочергової функції, роблячи його при цьому зручним для зберігання й використання.

На сьогодні використовуються практично як синоніми поняття «електронний документ», «Машиночитаний доку­мент» та «технотронний документ».

Машиночитаний документ — це «документ, придатний для автоматичного зчитування інформації, що знаходиться в ньому» .

Усі види машиночитаних документів, до яких відно­сяться перфострічки, перфокарти, мікрофільми, мікрокарти, документи з магнітною матрицею й електронні, можна розділити на два класи:

А. Матриця документа існує в тій же знаковій системі (системі кодування), що і його відтворення. Прикладом служать кінофільми, микрофіші, фотографії й т.д.

Б. Матриця документа існує в системах кодувань, недо­ступних для безпосереднього людського сприйняття. До цих документів відносяться деякі види перфокарт, електронні документи, магнітні записи тощо.

Саме до другої групи слід застосувати поняття «техно­тронний документ», виділивши тим самим його головну відмінність від інших видів документів - матрицю, яка не сприймається людиною безпосередньо, внаслідок чого при «прочитанні» виникає необхідність перекодування реально існуючого документа (з погляду знакової форми) в його модифікацію.

Цей підхід дає можливість ще раз конкретизувати два класи машиночитаних документів. У репродукованих (ана­логових) текст сприймається людиною в такому ж виді (у тій же знаковій системі), у якому воно було записано на носії, хоча й із використанням технічних засобів. Прикла­дом аналогових документів є фотографії й кінофільми.

Під технотронними будемо розуміти документи, у яких знакова система матриці може бути переведена в знакову систему, яка безпосередньо сприймається людиною тільки за допомогою технічних засобів.

Види технотронних (технікокодованих) документів зве­дені в таблицю

Види технікокодованих документів

№	Назва виду	Приклади
	Документи на перфорованих носіях	Спеціальні види перфострічок, перфокарт і ін.
	Документи на магнітних носіях	Магнітні карти, магнітні стрічки, дискети і жорсткі диски, відеодиски
	Документи на оптичних носіях	Мікрографічні документи (мікро­фільми, мікродиски, мікрокарти) і оптичні диски, інформація, з яких прочитується за допомогою лазерного променя (CD-ROM, аудіокомпакт-диски, відеодиски, магнітооптичні диски); голограми
	Документи на напівпровідникових носіях	Мікросхеми, картки флеш-пам'яті

---

Машинограма – паперова стрічка із записом одержаних на ЕОМ даних.

До машиночитаних документів належать перфострічки, перфокарти, магнітні стрічки, картки та диски. Ці носії призначені для кодування інформації і управління роботою оргавтоматів, вони є засобами введення інформації до комп'ютерів. Перфострічки і перфокарти – носії для механічного запису кодів. Перфострічки виготовляють із цупкого паперу товщиною близько 0,1 мм і шириною 17,5; 20,5; 22,5; 25,4 мм. Машинні перфокарти – прямокутники (187,4 х 82,5) мм із тонкого цупкого картону. Для запису програми роботи друкарських автоматів застосовують спеціальні стрічкові перфокарти. Інформацію на перфострічках і стрічкових перфокартах записують у вигляді отворів із кроком перфорації 2,5 мм і діаметром 1,8 мм.

Особливості машиночитаних документів

Машиночитаний документ, за логікою самого слова, оз­начає, що для користування ним необхідні спеціальні технічні засоби. Це документ, призначений для автоматич­ного зчитування інформації, що міститься в ньому.

Перший вид машиночитаних документів називають ще репродуктивними, оскільки їх зміст можна безпосередньо споглядати — видно кадри фотоплівки, негативні копії то­що. Перші засоби розмноження документів саме й функціонували на репродуктивному відтворенні оригінал-макету й називалися також аналоговими.

Зупинимося більш детально на технотронних, а саме на електронних документах та визначенні їх місця в ієрархії документних форм.

Електронний документ, як найбільш наочний приклад технотронного документа, існує від свого зародження в бінарному (двійковому) виді й призначений для «прочитан­ня» тільки за допомогою технічних засобів. При цьому в ци­фровій формі можуть фіксуватись усі різновиди інфор­маційного повідомлення (текстові, звукові, візуальні), тобто всі електронні документи, поза залежністю від знакової си­стеми відтворення, мають однознакову «матрицю».

Таке уточнення дає можливість визначити місце елек­тронних документів у загальній системі документів.

Документи

Машиночитані

Рукописні, друковані, мальовані, нотні тощо

Технотронні

Аналогові

Електронні

Неелектронні (платівкові, перфокарти тощо)

Електронні

До особливостей електронних документів відносяться: — існування матриці у формі, що безпосередньо не сприймається людиною (у вигляді цифрових кадрів) і яка є відмінною від її відтворення на екрані монітора;

• можливість зосередження в одному документі кількох форм подання повідомлень (текст, звук, зображення, включаючи динамічне);

• можливість «міграції» повідомлення з одного носія на інший без будь-яких змін, а також можливість існування одного й того ж тексту в різних форматах;

• можливість багаторазового перекодування вихідного тексту, застосування різних способів його фіксації та відтворення;

• уніфікація носія для всіх видів інформації;

• динамічний характер деяких видів електронних доку­ментів, що надає можливість його створювачам (а іноді й користувачам) вносити в них зміни;

• можливість багатоканального та одночасного доступу до одного й того ж примірника документа;

• відсутність індивідуального носія для масивів доку­ментів, записаних на жорсткому диску комп'ютера.

---

Візуальною формою подання електронного документа є відображення інформації, яку він містить, технічними за­собами (комп'ютерне оснащення, програмне забезпечення тощо) або на папері (у спосіб переведення його в друкова­ну форму за допомогою сучасних технічних пристроїв) у формі, придатній для сприймання його змісту людиною.

2. Електронний документ та його основні специфічні характеристики

Деякі науковці вважають, що електронний документ, відомий своїми метаданими, тобто інформацією, яка зу­мовлює його соціальну визначеність та розуміння (зміст, контекст, структура).

Інші, електронні документи або комбінація електрон­них документів, створювані фізичними або юридичними особами, є доказом дій або взаємодії та містить інфор­мацію про зміст дій та певні взаємодії.

Основними елементами, що виділяються в структурі електронного документа є його зміст, реквізити і носій.

Зміст електронного документа — це документована інформація (відомості про осіб, предмети, факти, події, явища і процеси незалежно від форми їх подачі).

Реквізити електронного документа повинні розміщува­тись відповідно до чинних нормативних документів та стандартів.

Носій електронного документа — це матеріальний об'єкт, на якому інформація може бути записана і відтво­рена в електронно-цифровому вигляді. Носієм електрон­ного документа може бути перфокарта, перфострічка, магнітні та оптичні носії, а також накопичувачі інформації на енергонезалежній флеш-пам'яті.

3. Документи на перфорованих носіях інформації

Перфораційна карта (перфокарта) являє собою прямо­кутник стандартних розмірів з тонкого еластичного карто­ну, призначений для запису інформації шляхом пробиван­ня отворів.

На лицьовій стороні перфокарти нанесена ци­фрова сітка, яка розділяє її на вертикальні колонки і гори­зонтальні ряди — рядки, що визначають положення про­бивань (отворів).

Перфораційні карти використовувались при форму­ванні масивів інформації у лічильно-аналітичних маши­нах, у системах керування потоковими лініями, верстата­ми та іншим обладнанням.

Запис інформації на перфокарту здійснювався операто­ром за допомогою електромеханічного пристрою - перфо­ратора. Наявність отворів означало код 1, а його відсутність — код 0.

Уважається, що перша лічильно-аналітична машина з уведенням інформації на перфокартах була створена в США в п'ятдесятих роках XX ст.

Перфострічка — стрічка з певною структу­рою — пробитими отворами (нагадує перфо­карту), на яку нанесена певна інформація у ви­гляді математичних чи логічних значень. На сьогоднішній день практично не використо­вується, хіба що на телетайпах у віддалених по­штових відділеннях чи в програмних верстатах.

Питання для самоперевірки.

1. Охарактеризуйте машиночитаний документ.

2. Визначте різницю в трактуванні поняття «електронний документ» за різними джерелами.

3. Дайте аналіз специфічним характеристикам електронного документа.

4. Назвіть загальні та специфічні властивості електронних документів.

---

Література.

1. Палеха Ю.І. Організація загального діловодства. – К.: 2009. – С. 66-77.

2. Палеха Ю.І., Леміш Н.О. Загальне документознавство. – К.: 2009. – С. 211-231.

---