Файл: К. лек ДІЛОВОД 2 курс Дс-2.doc

ЛЕКЦІЯ 2. Документи на магнітних, оптичних носіях. Голографічні документи.

План:

1. Документи на магнітних носіях інформації

2. Документи на оптичних носіях

3. Голографічні документи

4. Документа на флеш-накопичувачах пам'яті

5. Документи на магнітних носіях інформації

1. Документи на магнітних носіях інформації

До магнітних носіїв інформації відносять магнітну стрічку, магнітний диск (жорсткий та гнучкий), магнітну карту.

Магнітна стрічка — носій інформації у вигляді прозо­рої плівки з феромагнітним покриттям. Якість запису на магнітній стрічці залежить від швидкості руху стрічки (в аудіотехніці) та відносної швидкості переміщення стрічки та магнітної голівки (у відеотехніці): чим швидкість руху магнітної стрічки більша, тим вища якість та менше вик­ривлень (перекручень).

Магнітна карта — носій інформації у вигляді гнучкої пластини з феромагнітним покриттям. Швидкість запису на магнітній карті (2x10 біт/сек.) в 30—40 разів перевищує швидкість найдієвіших перфокарткових засобів. Наявність захисної плівки запобігає пошкодженням.

Магнітний диск — носій інформації у вигляді диска з феромагнітним покриттям.

Жорсткі диски-вінчестери значно перевищують гнучкі диски. Вони більш надійні та забезпечують швидкий доступ до інформації.

2. Документи на оптичних носіях

Документ на оптичному носії (оптичний документ) — це інтегрований вид документа, який може ввібрати в себе всі переваги та можливості книги, мікро-, діа-, відеофільмів чи аудіозапису одночасно.

Оптичні документи належать до новітніх матричних носіїв інформації, засновані на оптичних засобах запису, зчитування та відтворення за допомогою сфокусованого лазерного променя.

Переваги оптичного документа:

• має можливості запису та зберігання в єдиній цифровій формі інформації будь-якого виду - звукової, текстової, графічної, відео- тощо

• має можливості організації та зберігання інформації у вигляді баз даних на єдиному оптичному носії

• забезпечує можливості створення інтегрованих інформаційних мереж, які надають доступ до їх баз даних

Основні особливості

• безконтактне зчитування інформації, що забезпечує доступ до зчитування документа без порушення оригіналу й надає можливість довготривалого зберігання інформації

• висока щільність запису цифрової інформації

• використання фізичних методів захисту записаної інформації від механічних пошкоджень

• реалізація зворотної сумісності на нових типах пристроїв відтворення інформації

• використання режиму однократного записування та багаторазового зчитування, при якому зроблений на такому диску запис не може бути стертий чи записаний на новий

• можливість застосування високо стабільних матеріалів для виготовлення оптичних дисків

• застосування універсальних захисних контейнерів для всіх типів оптичних дисків

---

Оптичний диск — це носій інформації діаметром 8—12 см, та завтовшки 1,2 мм. У залежності від можливостей вико­ристання для запису та зчитування оптичні диски діляться на два види:

1. накопичувальні, призначені для запису інформації безпосередньо користувачем та її подальшого зберігання;

2. накопичувальні, розраховані тільки на зчитування інформації.

До оптичних документів належать оптичні компакт-дис­ки, відеодиски та голографічні документи.

3. Голографічні документи

Голографія (метод точного запису, відтворення та зміни хвильових полів), дозволяє забезпечити дуже високу щільність запису при збереженні максимальної швидкості доступу до даних.

Голографічний образ (голограма: грецьке hob- весь, повний; graph — запис; gramma — лінія) кодується в один великий блок даних, що записується усього за одне обер­тання. Для зчитування чи запису блоків голографічно збе­режених на світлочутливому матеріалі (за основний ма­теріал прийнятий ніобат літію, LiNb3) даних («сторінок») використовуються лазери.

Поява у недалекому майбутньому задач, що вимагати­муть швидкого і якісного збереження та передачі інфор­мації, змушує вже зараз звертатися до пошуку нових технічних рішень.

Голограма — це надскладна мікроструктура, що створює візуальне відчуття об'ємності зображення. Запис голо­графічної інформації відбувається у процесі лазерної інтер­ференційної зйомки. Ця технологія дозволяє отримувати елементи з надзвичайно яскравим і чітким зображенням.

Голографічний документ — це оптичний об'єкт, який змінює кольори по всьому райдужному спектру видимого діапазону світла. При зміні кута зору спостерігача, змінюється форма й видимі розміри зображень (анімація) об'єктів голограми, які стають об'ємними.

Однією з головних переваг голографічного документа є висока якість збереження записаної інформації. У той час як дефект на поверхні магнітного диска чи магнітної стрічки руйнує важливі дані, дефект у голографічному се­редовищу не приводить до втрати інформації, а викликає «потускніння» голограми.

4. Документа на флеш-накопичувачах пам'яті

Флеш-пам'ять винайдена в 1984 р. доктором Фуджіо Масуока з компанії Toshiba. Перші чипи флеш-пам'яті з'явились в 1988 році.

Еволюційно флеш-пам'ять являє собою різновид енергонезалежного напівпровідникового запам'ятовуючого пристрою з електронним стиранням.

Реалізується флеш-пам'ять завдяки логічним елементам (чипам), згрупованим в багаторівневі соти, що можуть зберігати ту чи іншу інформацію.

Первинними сотами таких чипів є польові транзистори з двома ізольованими затворами: керуючим і плаваючим. Під впливом керуючого сигналу створюється канал для ру­ху заряджених частин від джерела. При цьому електрони, які мають значну енергію, переборюють опір ізолятора й попадають на плаваючий затвір. Цей процес називається інжекцією.

---

На плаваючому затворі формується «схоронений» заряд, котрий може зберігатись протягом багатьох років.

На відміну від жорсткого диска флеш-пам'ять витримує обмежену кількість циклів стертя та запису. Основними користувачами мікросхем флеш-пам'яті є виробники мініатюрних «карток».

Перевагою флеш-пам'яті над звичайною — є її енергозалежність, при включенні енергії зміст пам'яті зберігається. Перевагою над жорст­кими дисками, CD-ROM та DVD є відсутність рухомих частин, що дозволяє зробити записану інформацію більш ком­пактною й доступною для користувача.

Питання для самоперевірки.

1. Охарактеризуйте документи на магнітних носіях інформації

2. Охарактеризуйте документи на оптичних носіях

3. Які ознаки голографічних документів?

Література.

1. Палеха Ю.І., Леміш Н.О. Загальне документознавство. – К.: 2009. – С. 211-231.

---

РОЗДІЛ 3. Оформлення і видача копій документів

ЛЕКЦІЯ 1. Оформлення і видача копій документів

План:

1. Засвідчення копії документів

2. Засоби копіювання й оперативного розмноження документів.

3. Порядок розмноження документів

1. Засвідчення копії документів

Копія документа виготовляється й видається працівникам чи взагалі громадянам з дозволу керівника установи або керівника її структурного підрозділу. Звичайно установа може робити копії лише своїх документів (це не стосується архівних установ і нота­ріатів).

Копія документа відтворюється, як правило, на бланку уста­нови й засвідчується підписом посадової особи. В разі виготов­лення копії на звичайному аркуші паперу повністю відтворюєть­ся текст бланка оригіналу і всі його реквізити. На першому арку­ші копії робиться позначка «Копія» (праворуч угорі над реквізи­том «адресат»).

Копії документів засвідчують проставлянням нижче реквізи­ту «підпис».

Відповідно до ДСТУ відмітка про засвідчення копії складається з запису «Згідно з оригіналом», посади (звання) особи, яка завірила копію, особистого підпису, його розшифрування та дати завірення.

Дозволяється засвідчення копій документа відбитком печатки в разі видачі на руки окремим особам та направлення до інших установ.

Політика та процедури керування документаційними проце­сами в організації мають визначити, які доповнення та примітки можна зробити до службового документа після його створення, за яких умов доповнення та примітки є санкціонованими та хто уповноважений їх робити.

Будь-яке санкціоноване доповнення, примітка або знищення службового документа мають бути точно задокументовані та про­контрольовані.

Придатний для користування документ — це той документ, місцезнаходження якого можна визначити, який можна знайти, представити та інтерпретувати.

Він має бути придатним до наступного представлення як пря­мо пов'язаний із діловою діяльністю чи певними діями, які зумо­вили його створення.

Метадані, що описують контекст документів, повинні нести інформацію, необхідну для розуміння дій, у результаті яких доку­менти створюються або в процесі яких використовуються.

Має бути можливість ідентифікувати документ у контексті функцій та напрямів ділової діяльності, складовою яких є ці дії.

2. Засоби копіювання й оперативного розмноження документів.

Для одержання й розмноження документів використовують дві групи засобів копіювання й розмноження:

• засобу репрографії, тобто факсимільного копіювання документів;

• засобу оперативного малотиражного розмноження.

Копіювальні засоби розрізняють за способом одержання копій:

• світлокопіювання;

• термокопіювання;

• фотокопіювання;

• мікрофільмування;

• електрокопіювання.

Загальним для цих способів є те, що копіювання виробляється на світлочутливому чи іншому реактивному матеріалі.

---

3. Порядок розмноження документів

Порядок розмноження документів засобами розмножувальної техніки виз­начається керівником установи, а необхідність розмноження окремих документів - ке­рівниками структурних підрозділів.

Розмноження невеликих за обсягом документів може здійснюватись безпо­середньо секретарем за допомогою засобів оргтехніки, існуючих на його робочому місці.

Розмноження великих за обсягом документів повинно здійснюватися спеціа­лізованим підрозділом (розмножувальним цехом) за такими правилами:

• для виконання розмножувальних робіт виконавець заповнює замовлення, яке підписує керівник структурного підрозділу;

• документи на розмноження, передаються у розмножувальний цех разом із за­мовленням. При цьому замовленню надається номер, зазначається дата його передачі, встановлюється термін виконання замовлення;

• замовлення реєструється у спеціальному журналі обліку роботи розмножуваль­ного цеху. Під час одержання розмноженого документа особа, яка його одержує, розписується на замовленні із зазначенням дати одержання;

• оригінали документів після виготовлення з них копії повертаються за належністю.

Питання для самоперевірки.

1. Як відбувається засвідчення копії документа?

2. Охарактеризуйте засоби копіювання й оперативного розмноження документів.

3. Проаналізуйте порядок розмноження документів.

Література.

1. Палеха Ю.І. Організація загального діловодства. – К.: 2009. – С. 134-135.

---