Файл: Макарова_Информатика_2000.doc

Электронная таблица - самая распространенная и мощная информационная технология для профессиональной работы с данными. Для управления электронной таблицей созданы специальные программные продукты – табличные процессоры.

Данная глава носит теоретический характер и направлена на формирование представления о возможностях электронной таблицы и ее использовании. Основные функциональные возможности и технологические операции электронной таблицы рассматриваются без привязки к конкретному типу табличного процессора. Полученные знания являются базовыми при практическом знакомстве с любым новым видом табличного процессора.

Рекомендации по практическому освоению табличного процессора вы найдете в главе 5 практикума для среды Excel 5.0 for Windows, которая с большим успехом применяется на любом рабочем месте. Предложенная авторами методика позволит самостоятельно освоить несколько видов табличных процессоров.

Обе главы связаны общей идеей и построены так, чтобы постепенно знакомить с разнообразным инструментарием технологии электронной таблицы – от типовых процедур до сложных режимов, применяемых при профессиональной работе с данными.

Цель главы - познакомить с функциональными возможностями табличного процессора и общей методологией использования электронной таблицы в профессиональной работе с данными.

После изучения главы вы должны знать:

Назначение электронной таблицы

Особенности типового интерфейса табличных процессоров

Типы данных, которые могут содержаться в ячейках

Форматы представления числовых и символьных данных

Понятие об относительных и абсолютных адресах

Понятие о формулах и функциях в арифметических выражениях

Правила автоматического изменения относительных адресов, действующие при копировании и перемещении формул

Назначение основных типовых команд табличного процессора

Способы объединения данных нескольких электронных таблиц в одну

Графические возможности табличных процессоров для представления данных

Основные технологические этапы работы с данными в среде любого табличного процессора

14.1. Основные понятия

История появления и развития электронной таблицы

Интерфейс табличного процессора

Данные, хранимые в ячейках электронной таблицы

Автоматическое изменение относительных ссылок при копировании и перемещении формул

ИСТОРИЯ ПОЯВЛЕНИЯ И РАЗВИТИЯ ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЫ

Идея создания электронной таблицы возникла у студента Гарвардского университета (США) Дэна Бриклина (Dan Bricklin) в 1979 г. Выполняя скучные вычисления экономического характера с помощью бухгалтерской книги, он и его друг Боб Франкстон (Bob Frankston), который разбирался в программировании, разработали первую программу электронной таблицы, названную ими VisiCalc.

VisiCalc скоро стала одной из наиболее успешных программ. Первоначально она предназначалась для компьютеров типа Apple II, но потом была трансформирована для всех типов компьютеров. Многие считают, что резкое повышение продаж компьютеров типа Apple в то время и было связано с возможностью использования на них табличного процессора VisiCalc. В скоропоявившихся электронных таблицах-аналогах (например, SuperCalc) основные идеи VisiCalc были многократно усовершенствованы.

Новый существенный шаг в развитии электронных таблиц – появление в 1982 г. на рынке программных средств Lotus 1-2-3. Lotus был первым табличным процессором, интегрировавшим в своем составе, помимо обычных инструментов, графику и возможность работы с системами управления базами данных. Поскольку Lotus был разработан для компьютеров типа IBM, он сделал для этой фирмы то же, что VisiCalc в свое время сделал для фирмы Apple. После разработки Lotus 1-2-3 компания Lotus в первый же год повышает свой объем продаж до 50 млн. дол. и становится самой большой независимой компанией – производителем программных средств. Успех компании Lotus привел к ужесточению конкуренции, вызванной появлением на рынке новых электронных таблиц, таких, как VP Planner компании Paperback Software и Quattro Pro компании Borland International, которые предложили пользователю практически тот же набор инструментария, но по значительно более низким ценам.

Следующий шаг – появление в 1987 г. табличного процессора Excel фирмы Microsoft. Эта программа предложила более простой графический интерфейс в комбинации с ниспадающими меню, значительно расширив при этом функциональные возможности пакета и повысив качество выходной информации. Расширение спектра функциональных возможностей электронной таблицы, как правило, ведет к усложнению работы с программой.

Разработчикам Excel удалось найти золотую середину, максимально облегчив пользователю освоение программы и работу с ней. Благодаря этому Excel быстро завоевала популярность среди широкого круга пользователей. В настоящее время, несмотря на выпуск компанией Lotus новой версии электронной таблицы, в которой использована трехмерная таблица с улучшенными возможностями, Excel занимает ведущее место на рынке табличных процессоров.

Имеющиеся сегодня на рынке табличные процессоры способны работать в широком круге экономических приложений и могут удовлетворить практически любого пользователя.

ИНТЕРФЕЙС ТАБЛИЧНОГО ПРОЦЕССОРА

Что такое электронная таблица

Электронная таблица – компьютерный эквивалент обычной таблицы, в клетках (ячейках) которой записаны данные различных типов: тексты, даты, формулы, числа.

Результат вычисления формулы в клетке является изображением этой клетки. Числовые данные и даты могут рассматриваться как частный случай формул. Для управления электронной таблицей используется специальный комплекс программ – табличный процессор.

Главное достоинство электронной таблицы – это возможность мгновенного пересчета всех данных, связанных формульными зависимостями при изменении значения любого операнда.

Строки, столбцы, ячейки и их адреса

Рабочая область электронной таблицы состоит из строк и столбцов, имеющих свои имена. Имена строк – это их номера. Нумерация строк начинается с 1 и заканчивается максимальным числом, установленным для данной программы. Имена столбцов – это буквы латинского алфавита сначала от А до Z , затем от АА до AZ , ВА до BZ и т. д.

Максимальное количество строк и столбцов определяется особенностями используемой программы и объемом памяти компьютера. Современные программы дают возможность создавать электронные таблицы, содержащие более 1 млн. ячеек, хотя для практических целей в большинстве случаев этого не требуется.

Пересечение строки и столбца образует ячейку таблицы, имеющую свой уникальный адрес. Для указания адресов ячеек в формулах используются ссылки (например, А2 или С4).

Ячейка – область, определяемая пересечением столбца и строки электронной таблицы.

Адрес ячейки определяется названием (номером) столбца и номером строки.