Файл: Макарова_Информатика_2000.doc

Манипулирование электронными документами. Основными функциями этой подсистемы являются: организация работы с электронными документами, контроль исполнения документов, их электронное распространение, распечатка и тиражирование.

Отечественная система "Дело 1" (АО "Электронные офисные системы" ) обеспечивает удобную организацию работы с документами и полный контроль за их перемещением и исполнением в любой организации, имеющей локальную вычислительную сеть. В частности, система предоставляет следующие возможности:

регистрацию электронных документов, на которые заводятся электронные карточки;
пересылку электронных документов и их электронных карточек на рабочие места исполнителей;
накопление документов в почтовых ящиках исполнителей;
контроль перемещения и исполнения документов с оперативным получением соответствующей информации;
ведение списков: пользователей, классификаторов документов, видов их доставки, файлов, используемых в документообороте.

Система поддерживает работу с текстовыми, рукописными, графическими документами, факсами, телефонограммами, телевизионными изображениями и др.

Существуют интегрированные программные системы (Water Mark Professional, Lotus 3 plus, Works 3.0 for Windows), позволяющие работать с документами различного формата.

Широко известна система Microsoft Office for Windows, включающая в себя СУБД Access 2.0, табличный процессор Excel 5.0, текстовый редактор Word 6.0, электронную почту Mail и ее расширение Form Designer, программы обслуживания факс-модемов At Work PC Fax и техники для презентаций Power Point и многое другое.

Используя программные средства Microsoft Office, можно обеспечить:

обработку входящей и исходящей информации;
создание и редактирование электронных документов;
сбор и анализ данных (например, отчетности) с наглядным представлением результатов в виде графиков, диаграмм и пр.;
хранение электронных документов в базах данных с удобным поиском и доступом; маршрутизацию и рассылку электронных документов по электронной почте и факсимильной связи;
функции диспетчеризации прохождения документов и электронного секретаря;
удобное форматирование и распечатку электронных документов и др.

Интегрированная система Team Office – полная офисная открытая информационная система, обеспечивающая пользователям доступ к электронным документам, оперативную связь между собой и удобную рабочую среду. Она поддерживает работу со многими актуальными текстовыми процессорами, системами деловой графики, табличными процессорами, системами управления базами данных; имеет программы, организующие свою обширную библиотеку (Team Library), электронную почту (Team Mail), систему телеконференций и доску объявлений (Team Forum), где можно тиражировать информацию, электронный еженедельник (Team Calendar) для планирования различных мероприятий, электронный координатор деловых процедур и маршрутизатор информации между пользователями (Team Flow) и многое другое.

Все эти программы входят в наиболее интенсивно развивающуюся область программного обеспечения, ориентированного на рабочие группы – так называемые groupware-продукты (groupware – программное обеспечение для реализации совместной работы с электронными документами многих пользователей).

КОМПЬЮТЕРНЫЕ СИСТЕМЫ АДМИНИСТРАТИВНО-УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ СВЯЗИ

Как следует из вышесказанного, компьютер из мощного вычислителя превращается в мощное средство управления электронными документами и мощное коммуникационное средство. Действительно, по разнообразным информационно-вычислительным сетям можно отправлять (и получать) сообщения в самые отдаленные пункты всего мира, обмениваться данными и программами с сотнями и тысячами абонентов, получать любую справочную информацию из систем оперативных услуг.

Компьютер может быть подключен к абонентской телефонной сети и получить доступ к другим абонентам этой сети, к электронной почте, к телетайпам и телефаксам, работающим с этой сетью (подобные сервисные сети уже имеются: сети "Роснет", REX 400 и др.).

Для подключения ко всем этим сетям необходим модем. Модем устанавливается в слот (разъем) материнской платы ПК или автономно подключается к ее последовательному порту. Компьютерный модем часто имеет два внешних разъема: один используется для включения в телефонную сеть, второй – для подключения параллельно модему телефонного аппарата. Для компьютеров следует использовать высокоскоростные модемы (14400, 28800 и 33600 бод), ибо они, кроме всего прочего, существенно сэкономят расходы на аренду каналов связи: передача 1 Мбайта данных со скоростью 300 бод занимает около 3 ч, а со скоростью 28800 бод – менее 2 мин.

Компьютер с факс-модемом работает намного надежнее (не "зажевывает" бумагу) и устойчивее телефакса, обеспечивает много дополнительных сервисных услуг: существенно более удобная и эффективная автоматизация подготовки текстов факса с использованием всего арсенала компьютерных средств, интеграция с электронной почтой, телексом и базой данных компьютера, наличие большеобъемной электронной справочной книги, содержащей самую разнообразную полезную информацию, разграничение права доступа сотрудников и внешних абонентов к факсу, контроль прохождения корреспонденции, подробная статистика работы с факсом и т. п. (так почему же не заменить факсимильный аппарат на персональный компьютер с модемом, сканером и принтером, тем более что ПК и так имеется на столе у секретаря любой уважающей себя фирмы?).

Уже выпускаются клавиатуры компьютеров, с которых можно непосредственно набирать номер телефона абонента (клавиатура Compu Phone 2000), уже появились компьютеры, оборудованные видеокамерой и микрофоном (фирмы AT&T), позволяющие не только обмениваться факсами с партнером, но и видеть его, и разговаривать с ним.

Ожидается появление многофункциональной консоли, объединяющей в себе миниатюрный компьютер, телефон, факс и видеофон и выполненной в виде наручных часов (сейчас имеется подобная конструкция в виде нарукавной повязки). Поистине уже нельзя будет рассчитывать на неосведомленного бизнесмена: все решения будут приниматься на основе электронной информации.

Ключевые понятия

Бод

Видеотелефонная связь

Гектограф

Гектографическая печать

Дейтефонная связь

Диазографическое копирование

Диктофонная техника

Достоверность передачи данных

Канал связи

Картотека

Ксерокс

Микрофильм

Модем

Надежность канала связи

Организационный автомат

Офисная АТС

Офисная оргтехника

Офсетная печать

Пейджер

Передатчик

Пишущие машинки

Полиграфия

Приемник

Пропускная способность канала связи

Радиопоисковая связь

Радиотелефонная связь

Репрография

Ризограф

Ротапринт

Ротатор

Средства обработки документов

Телеграфная связь

Телетайп

Телетайпная связь

Телефонная связь

Термографическое копирование

Транспортеры документов

Трафаретная печать

Факс-сервис

Факсимильная связь

Факсимильный аппарат

Фотографическое копирование

Электрографическое копирование

Электронно-графическое копирование

Электронно-трафаретная печать

Вопросы для самопроверки

Что такое оргтехника в широком и узком смысле слова?
Какие технические средства относятся к офисной оргтехнике?
Какова роль оргтехники в современном офисе?
Назовите основные средства составления и изготовления документов.
Назовите основные средства копирования и размножения документов.
Какие виды картотек вы знаете?
Каковы виды транспортеров документов?
Назовите основные средства обработки документов.
Назовите основные средства административно-управленческой связи.
Что такое организационный автомат?
Какие виды пишущих машинок вы знаете?
Основные достоинства микрофильмирования документов.
Каковы основные достоинства ризографов?
Что входит в состав системы передачи информации?
Что такое модем и какова его роль в системе передачи информации?
Какие виды каналов связи вы знаете?
Что такое пейджерная связь, факсимильная связь, офисная АТС и их сервисные возможности?
Что такое система управления электронными документами?
Что такое компьютерная система административно-управленческой связи?

Литература

1. Алферов А.В., Матлин Е.М. Средства составления и размножения документации. - М: Связь, 1979.

2. Вычислительные машины, системы и сети: Учебник / Под ред. А.П. Пятибратова. - М.: Финансы и статистика, 1991.

3. Куликовский Л.Ф., Морозов В.К. Основы информационной техники: Учебник. - М.: Высшая школа, 1977.

4. Ложе И. Информационные системы. Методы и средства. - М.: Мир, 1979.

5. Саямов Э.А. Средства воспроизведения и отображения информации: Учебное пособие. - М.: Высшая школа, 1982.

6. Харрисон Дж. Организация работы секретаря учреждения: Пер. с англ. - М.: Экономика, 1995.

Глава 8. Состояние и тенденции развития программного обеспечения

8.1. Программные продукты и их основные характеристики

8.2. Классификация программных продуктов

Программное обеспечение является очень широким понятием, которое охватывает:

системное программное обеспечение работоспособности компьютеров;
прикладное программное обеспечение для решения задач любой предметной области в виде пакетов прикладных программ;
инструментарий технологии программирования (программное обеспечение сферы производства программ).

В главе рассматриваются понятие программного продукта, его характерные свойства и жизненный цикл существования.

Приводятся классификация программного обеспечения, типовые представители различных классов программных продуктов и тенденции развития программных продуктов.

Цель главы – сформировать представление о назначении и видах программного обеспечения информационных систем и технологий.