Файл: Макарова_Информатика_2000.doc

В данной главе осуществляется знакомство с инструментальными средствами создания программных продуктов и автоматизации работы пользователя применительно к среде Microsoft Office. Инструментарий обеспечивает конфигурирование и оперативную настройку ППП Microsoft Office.

Рутинные и массовые процессы обработки наиболее целесообразно оформить как макрокоманды, обеспечив их вызов на выполнение с помощью команд меню, панелей инструментов или "горячих" клавиш.

Сложные алгоритмы обработки выполняются с помощью программ, разработанных на языке Visual Basic и его диалектах:

Visual Basic for Applications – для электронных таблиц;

Word Basic – для текстового редактора;

Visual Basic – для баз данных.

Для создания эффективных запросов к базе данных используются также реляционные языки, в частности QBE (Query By Example), SQL (Structured Query Language).

Цель главы – сформировать представление о возможностях инструментальных средств ППП Microsoft Office, ориентированных на конечного пользователя.

После изучения главы вы должны знать:

Возможности автоматизации работы пользователя

Параметры настройки среды работы пользователя

Назначение и технологию работы по созданию макрокоманд (макросов)

Виды макрокоманд

Назначение и возможности использования шаблонов документов

Создание пользовательских меню

Основы программирования на языке Visual Basic for Applications

Классификацию реляционных языков

Операции обработки данных реляционных моделей

Создание запросов на языке SQL

19.1. Автоматизация работы пользователя в средеmicrosoftoffice

Среда работы пользователя и ее настройка

Настройка главного меню

Настройка панелей инструментов

Использование "горячих" клавиш

Макропрограммирование

Шаблоны документов

СРЕДА РАБОТЫ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ И ЕЕ НАСТРОЙКА

Основные понятия

Работа пользователя с программными продуктами должна по возможности быть комфортной и осуществляться в соответствующей программно-технической среде (тип процессора, объем оперативной и внешней памяти, платформа сетевой и локальной операционной системы и др.).

Для работы пользователя большое значение имеет пользовательский интерфейс (вид, размер и местоположение основного экрана, функции обработки, доступные через систему меню, панели инструментов и т.п.). Как правило, интерфейс прикладных программных продуктов строится по типу графического, ориентированного на среду Windows (или Macintosh) интерфейса с развитыми элементами управления: командные кнопки, выпадающие меню, переключатели и т.п.

Программные продукты должны гарантировать надежную и безопасную работу как для компьютера, так и для информационной системы пользователя (сохранность устройств компьютера, программного обеспечения, хранимых данных). В значительной степени это достигается наличием в составе программного продукта контекстно-зависимой помощи и обучающих систем, демоверсий, раскрывающих функциональные возможности и технологию работы программного продукта, специальных программных решений по обеспечению сохранности программ и данных, антивирусной защиты и др.

Прикладные программные продукты автоматизируют деятельность специалистов (экономистов, менеджеров, бухгалтеров, агентов и т.д.) предметных областей. Сформировалась тенденция на создание автоматизированных рабочих мест – АРМ, полностью поддерживающих всю профессиональную деятельность конечного пользователя в компьютерной среде.

Многие АРМ, наряду с основными функциями обработки данных, включают и вспомогательные, так называемый сервис. Сервис обеспечивает функции по обслуживанию базы данных – копирование, восстановление, архивирование, экспорт/импорт данных; выполнение работ, связанных с профессиональной деятельностью, таких, как подготовка корреспонденции с помощью текстового редактора, организация вычислений средствами электронной таблицы, использование электронной почты для рассылки корреспонденции и др.

В состав АРМ входят и средства конфигурирования программно-технического комплекса, которые перенастраивают АРМ с учетом технических характеристик средств вычислительной техники, состава основных и вспомогательных функций обработки. Современные программные продукты включают специальный программный модуль или команды в составе главного меню для настройки среды и оптимизации работы программных продуктов.

При установке программного продукта – инсталляции – делается глобальное конфигурирование, которое означает:

задание места для размещения программного продукта на магнитном диске;

выбор функциональных возможностей (программных компонентов, модулей) для установки на компьютере;

настройку структуры базы данных (состава файлов, структуры записей);

настройку операционной и технической среды функционирования программного продукта.

Такая настройка выполняется, как правило, квалифицированным программистом, и изменение условий установки потребует реинсталляции программного продукта.

Для повышения эффективности работы конечного пользователя предусматриваются средства оперативного конфигурирования, включающие:

изменение пароля доступа к программному продукту;

активизацию/деактивизацию функций обработки (изменение функций главного меню);

параметрическую настройку команд меню;

настройку экранных форм;

настройку выходных форм печати;

задание форматов базы данных (длина и тип полей);

определение места хранения базы данных на магнитном диске;

изменение параметров печати (тип принтера, параметры печатной страницы) и др.

Возможности средств настройки среды определяют гибкость программного продукта.

Тенденция развития прикладных программных продуктов состоит также в создании инструментальных средств конечного пользователя. Инструментальные средства подобного типа предназначены для совершенствования функций обработки, создания новых приложений силами конечного пользователя.

Так, для пакетов бухгалтерского учета предлагается набор инструментальных средств следующего вида:

генератор экранных форм, позволяющий создавать новые и изменять существующие экранные формы (расположение на экране реквизитов, соответствующих полям базы данных, использование текста подсказок, запуск процедур обработки, цветовое оформление и др.);

язык запросов как средство поиска и фильтрации записей базы данных, выборки машинных документов, вычислений над данными базы данных;

макропрограммирование – клавишные и языковые макрокоманды (макросы), предназначенные для автоматизации рутинных операций обработки;

генератор отчетов, обеспечивающий вывод запросной информации, формирование итогов различных уровней и др.

Определилась тенденция массового использования конечными пользователями интегрированных пакетов, ориентированных в первую очередь на возможности стандартных программных средств (текстовый редактор, электронная таблица, база данных). В составе интегрированных пакетов имеется мощный арсенал инструментальных средств (макропрограммирование, языки программирования, программы-дополнения и т.п.), предназначенных для создания как конечными пользователями, так и профессиональными программистами прикладных программных продуктов. Таким образом, среда интегрированного пакета – это в определенном смысле АРМ, обеспечивающий мощными и гибкими средствами работу конечного пользователя.

ППП Microsoft Office можно с полным основанием считать интегрированным, так как его характеризуют:

стандартизация выполнения основных операций обработки (общность пунктов главного меню, приемов и технологий выполнения операций создания, сохранения, печати, поиска документов, файлов);

единство принципов конфигурирования и настройки программ;

конвертирование форматов хранимых данных;

замена главного меню на меню приложения объектов при их редактировании.

Среда настройки Microsoft Office

Интегрированный пакет Microsoft Office содержит средства конфигурирования и настройки на условия конкретного применения, возможности автоматизации работы конечных пользователей.

Инсталляция программных продуктов пакета Microsoft Office связана с выбором функциональных компонентов продуктов. При установке программных продуктов Microsoft Office предлагается минимальная пользовательская и полная конфигурация программ, учитывающая возможности компьютеров и потребности пользователей пакета.

Выбранная конфигурация программных продуктов записывается в файлах с расширением .INI, например:

Excel5.INI – конфигурационный файл инсталляции Excel 5.0;

WinWord6.INI – конфигурационный файл инсталляции Word 6.0 и т.д.