Файл: Яровой_Информатика.doc

2.2 Создание электронных таблиц пакетом Microsoft Excel

Таблицы являются удобным видом представления данных. Excel является пакетом программ, предназначенных для работы с электронными таблицами, являющимися автоматизированным эквивалентом обычных таблиц. Особенность электронных таблиц заключается в применении формул для описания связи между значениями различных ячеек. Расчет по заданным формулам выполняется автоматически. Изменение содержимого какой-либо ячейки приводит к пересчету значений всех ячеек, которые с ней связаны формулами и, тем самым, к обновлению всей таблицы в соответствии с изменившимися данными. При формировании таблицы выполняют ввод, редактирование и форматирование текстовых и числовых данных, а также формул.

Документ Excel называется книгой. Книга – это набор рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру и может содержать одну или несколько таблиц. В окне рабочей книги отображается только текущий рабочий лист, с которым ведется работа. Каждый рабочий лист имеет название, которое отображается на ярлыке листа. С помощью ярлыков можно переключиться к другим рабочим листам. Чтобы переименовать рабочий лист, надо 2ЩЛК на его ярлыке.

Ячейки и их адресация

На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Они являются минимальными элементами для хранения данных. Обозначение отдельной ячейки сочетает в себе номер столбца и строки, на пересечении которых она расположена. Этот номер ячейки называется адресом (например, A7, Е13). Адреса ячеек используются при записи формул, определяющих взаимосвязь между значениями, расположенными в разных ячейках.

Одна из ячеек всегда является активной и выделяется рамкой активной ячейки, играющей роль курсора. Операции ввода и редактирования данных производятся в активной ячейке. Переместить рамку активной ячейке можно с помощью курсорных клавиш или указателя мыши.

На данные, расположенные в соседних ячейках, в формулах можно ссылаться как на единое целое. Такую группу ячеек называют диапазоном. Диапазон ячеек обозначают, указывая через двоеточие номера ячеек например, (A3:А13). Выделение прямоугольного диапазона ячеек осуществляется протягиванием указателя мыши от одной угловой ячейки до противоположной по диагонали (например, С2:D10). Рамка активной ячейки при этом расширяется, охватывая весь выбранный диапазон. Чтобы выделить столбец или строку целиком следует ЩЛК на заголовке столбца или строки. Протягиванием по заголовкам можно выделить несколько идущих подряд столбцов или строк.

Ввод, редактирование и форматирование данных

Отдельная ячейка может содержать один из трех типов данных: текст, число, формулу. Пакет Excel при сохранении рабочей книги в файле типа .xlsx записывает только прямоугольную область рабочих листов, примыкающую к левому верхнему углу (ячейка с адресом А1) и содержащую все заполненные ячейки.

Ввод текста и чисел осуществляется непосредственно в ячейку (предварительно 2 ЩЛК на ячейке) или в строку формул (предварительно подведя курсор в строку) и заканчивается нажатием клавиш Enter. По умолчанию текст выравнивается по левому краю ячейки, а числа – по правому.

Для наглядного отображения введенных данных можно изменять ширину столбцов и высоту строк таблицы. Автоматический подбор ширины столбцов и высоты строк производится следующим образом:

- выделяется столбец (строка);

- ЩЛК на <Главная>→<Ячейки>→<Формат>→<Автоподбор ширины столбца>, или <Главная>→<Ячейки>→<Формат>→< Автоподбор высоты строки>.

Удалить содержимое ячеек можно несколькими способами:

- выделить ячейку или диапазон ячеек и нажать клавишу Delete;

- выделить ячейку или диапазон ячеек и ЩЛК на:

<Главная>→<Редактирование>→<ЩЛК на кнопке, раскрывающий список Очистить>→<Очистить содержимое>.

Для объединения ячеек необходимо:

- выделить смежные ячейки строки (столбца);

- <Главная>→<В группе Выравнивание ЩЛК на кнопке Объединить и поместить в центре >.

Вычисления в электронных таблицах

Вычисления в таблицах пакета Excel осуществляются при помощи формул. Ввод формул всегда начинается с символа =. Формула может содержать числа, адреса ячеек (ссылки на ячейки) и функции, разделенные знаками математических операций: ^ (возведение в степень), *, /, +, -. Круглыми скобками изменяется вышеприведенный порядок выполнения операций. Если ячейка содержит формулу и ее сделать активной, то на рабочем листе в этой ячейке отображается результат вычисления по этой формуле, а сама формула отображается в строке формул.

Запись функции состоит из имени функции, после которого в скобках записывается список параметров. Например, при известном х, вычисление sin(x) производится записью в строке формул функции =SIN(Х). Если значение Х введено в ячейку с номером В4, то для вычисления синуса этого значения в строку формул следует ввести: =SIN(В4).

Ячейка, содержащая формулу с адресами (ссылками), является зависимой. При вводе или редактировании формулы, ячейки, от которых зависит значение формулы, выделяются цветными рамками.

Адреса могут быть относительными и абсолютными. По умолчанию адреса ячеек рассматриваются как относительные. Это означает, что при копировании формулы, адреса автоматически изменяются в соответствии с относительным расположением исходной ячейки и создаваемой копии.

Абсолютный адрес определяется записью символа $ перед каждым элементом номера ячейки, например $A$12, $B$2:$B$10. Символ $ может вводиться в строку формулы с клавиатуры. Иногда при редактировании формулы, для изменения относительного адреса на абсолютный, в строке формул выделяют элементы относительного адреса и нажимают клавишу F4.

Копирование содержимого ячеек

Перемещение активной ячейки (или выделенного диапазона) вместе с содержимым производится так: указатель мыши наводится на рамку активной ячейки (он примет вид четырех стрелок), а затем протягиванием указателя ячейка перетаскивается в любое место рабочего листа.

При работе с большими диапазонами ячеек, копирование их содержимого осуществляется через буфер обмена. В начале выделяется копируемый (вырезаемый) диапазон и дается команда Копировать на его помещении в буфер обмена:

<Главная>→<Копировать>.

Затем активизируется ячейка, соответствующая верхнему левому углу диапазона, помещенного в буфер обмена и ЩЛК на кнопке Вставить:

<Главная>→<Вставить>.

Автоматизация ввода

Для ввода повторяющихся или однотипных данных в Excel имеются средства автоматизации ввода: автозавершение, автозаполнение числами и автозаполнение формулами.

Автозавершение применяют при вводе в ячейки одного столбца повторяющегося текста. В ходе ввода текста в очередную ячейку пакет Excel проверяет соответствие введенных символов тексту, имеющемуся в этом столбце выше. Если обнаружено однозначное совпадение, введенный текст автоматически дополняется. Нажатие клавиши Enter подтверждает операцию автозавершения.

Автозаполнение числами. При работе с числами используется метод автозаполнения. В правом нижнем углу активной ячейки имеется черный квадратик – маркер заполнения. При наведении на него, указатель мыши (он обычно имеет вид толстого белого креста) приобретает форму тонкого черного креста. Перетаскивание маркера заполнения рассматривается как операция ‘размножения’ содержимого ячейки в горизонтальном или вертикальном направлении.

Автозаполнение формулами. Эта операция выполняется так же, как автозаполнение числами.

Использование стандартных функций

Стандартные функции используются в пакете Excel только в формулах. Вызов функции состоит в указании в формуле имени функции, после которого в скобках указывается список параметров. Отдельные параметры разделяются в списке точкой с запятой. В качестве параметра может использоваться число, адрес ячейки или произвольные выражения.

На вкладке Формулы в группе Библиотека функций содержится перечень категорий функций: Финансовые, Логические,…, Другие функции. Выделена отдельно категория Автосумма, в которую включены часто встречающиеся функции, реализующие вычисления суммы, среднего арифметического и др. Выбор конкретной функции производится в раскрывающемся списке, который появляется после ЩЛК на кнопке с черным треугольником, расположенной справа от названия категории функций. После выбора функции в активную ячейку вносится имя функции, за которым следует открывающая и закрывающая круглые скобки (например, COS()) и появляется окно Аргументы функции. В этом окне ЩЛК на Справка по этой функции можно получить краткую информацию об этой функции, её параметрах и пример. Введя нужные параметры и ЩЛК на кнопке Ok , функция заносится в строку формул вместе с аргументами.

Правила вычисления формул, содержащих функции, не отличаются от правил вычисления более простых формул.

Построение диаграмм и графиков

Термин диаграмма используется для обозначения всех видов графического представления числовых данных. Построение диаграммы производится на основе ряда данных. Так называют группу ячеек с данными в пределах отдельной строки или столбца. На одной диаграмме можно изображать несколько рядов данных.

Диаграмма является вставным объектом, внедряемым на один из листов рабочей книги. Она сохраняет связь с данными, на основе которых она построена, и при обновлении этих данных изменяет свой вид.

При построении диаграмм можно выделить следующие этапы:

1. Выбор данных, по которым будет строится диаграмма. Диапазон данных определяется протягиванием указателя мыши.

2. Выбор типа и редактирование диаграмм производится при ЩЛК на вкладке Вставка в группе Диаграммы, где перечислены типы диаграмм: Гистограмма, График,…, Другие диаграммы. Выбор вида (шаблона) диаграмм производится в окне шаблонов, появляющемся после ЩЛК на кнопке с черным треугольником. При ЩЛК на выбранном шаблоне, созданная диаграмма отображается на рабочем листе и появляется контекстная вставка Работа с диаграммами, которая имеет три вкладки.