Файл: Программа Информационный менеджмент.docx

квалификации.

Бизнес-процесс управления документооборотом непосредственно связан с бизнес-процессом оказания консультативной поддержки юридическим и физическим лицам и от него зависит снижение рисков потери клиента за счет не успешности совершения сделки.

На основании рассмотренной характеристики существующих бизнес- процессов для автоматизации выбираем бизнес-процесс управления документооборотом, который взаимосвязан с основными и вспомогательными бизнес-процессами АО «Браир».

2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание

Выполним детализацию задачи управления документооборотом АО

«Браир» в нотации IDEF0.

Контекстная диаграмма модели «AS-IS» в нотации IDEF0 приведена на рис.

1.4.

Рис. 1.4. Контекстная диаграмма модели «AS-IS» в нотации IDEF0

Как видно из рис. 1.4, в системе управления документооборотом АО

«Браир» в качестве исходных данных выступает входящий поток документов, представленный заявками, локальными документами, правовой базой.

В результате обработки документооборота в деятельности АО «Браир» формируются отчетные документы, издаются приказы и распоряжения, формируются ответы на заявки, подбираются документы по рассмотрению дел юридических и физических лиц, ведется архив исполненных и не исполненных дел.

В данном процессе участвует отдел делопроизводства АО «Браир», руководство предприятия и эксперты по поддержке юридических и физических лиц, которые в своей работе используют программу MS Word, а также руководствуются правилами работы с документами, правовой базой и инструкциями по контролю документов.

Декомпозиция модели «AS-IS» управления документооборотом АО

«Браир» приведена на рис. 1.5.


Рис. 1.5. Диаграмма декомпозиции модели «AS-IS» в нотации IDEF0

Как видно из рис. 1.5, в результате декомпозиции выделены следующие подзадачи:

• 
  регистрация входящих документов с формированием журнала входящих документов;
  
• 
  распределение документов внутри организации с получением приказов и распоряжений, списка распределенных документов;
  
• 
  ведение журналов документов с созданием архивов дел и отчетных документов;
  
• 
  подготовка и отправка исходящих документов представленных ответами на заявки.
  

---

На основании выполненного анализа бизнес-процессов можно сделать выводы, что система управления документооборотом занимает одно из центральных задач в деятельности АО «Браир» и в настоящее время не автоматизирована.

3. 1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   19

---

Обоснование необходимости использования вычислительной техники для решения задачи

Анализ показал, что в АО «Браир» для ведения документооборота в настоящее время не применяются системы автоматизации. Большая часть документов создается и обрабатывается с помощью программы Microsoft Word, а для хранения используется файловое хранилище в пределах каждого рабочего места.


Основные функции отдела делопроизводства АО «Браир» приведены на рис. 1.6.

Рис.1.6. Основные функции отдела делопроизводства АО «Браир»

Как видно из рис. 1.6, к основным функциям отдела делопроизводства АО

«Браир» относятся:

• 
  обработка поступающих документов;
  
• 
  регистрация документов в журналах с последующим распределением по специалистам;
  
• 
  ведение архивов документов по поддержке бизнеса и частных клиентов;
  
• 
  поиск документов для защиты интересов клиентов в судах и органах власти.
  

В настоящее время сотрудники АО «Браир» сталкиваются с проблемами быстрого поиска необходимых документов для работы с клиентами. Многие проекты по поддержке бизнеса проводятся несколькими сотрудниками, однако отсутствие единой среды для хранения документов приводит к сбоям, потерям важной информации и задержкам времени обслуживания клиентов.

Схема документооборота АО «Браир» приведена на рис. 1.7.





Рис. 1.7. Схема документооборота АО «Браир»

Как видно из рис. 1.7, при поступлении документа в организацию, отделом делопроизводства АО «Браир» производится регистрация входящего документа в журнале и отправка его специалисту в зависимости от содержимого.

После рассмотрения документа экспертом для отправки ответа клиенту специалистом подготавливается исходящий документ, который также регистрируется сотрудником отдела делопроизводства в журнале исходящих документов и отправляется клиенту.

Как видно из схемы документооборота, процесс работы с документами в организации не автоматизирован, что увеличивает нагрузку на отдел делопроизводства АО «Браир» и приводит к задержкам времени в работе экспертов.

Сравнительный анализ временных показателей по обработке электронных документов АО «Браир» с помощью табл. 1.2.

---

Таблица 1.2 Сравнительный анализ временных показателей по обработке электронных

документов АО «Браир»

Функция	Затраты времени, мин.	Частота появления за полгода, заявок	Количество привлеченных специалистов
Регистрация заявок на оказание консультационных услуг	от 30 до 40	500-1000	3
Регистрация входящих документов	35	3000	от 1 до 3
Регистрация в журнале исходящих документов	30	3000	2
Регистрация и распределение внутренних локальных документов в организации	30	5000	2
Ведение архива и осуществление поиска документов в архиве	30	700	1
Ведение журнала документов	20	1000	3
Визирование документов у руководящего персонала	30	от 500 до 1000	1

Как видно из табл. 1.2, работа с документами занимает достаточно много времени и в данном процессе в настоящее время участвуют три специалиста отдела делопроизводства. Поскольку все документы создаются в программе

Microsoft Word, то их целостность и безопасность при передаче данных не обеспечивается.

Поэтому в деятельности АО «Браир» существует необходимость внедрения системы электронного документооборота, которая позволит сократить время на поиск и оформление документов и повысить безопасность работы с документами в целом.

Внедрение системы электронного документооборота в АО «Браир» позволит повысить контроль корреспонденции документов внутри организации, увеличить скорость обработки электронных документов в процессе их рассмотрения, согласования и утверждения, улучшить поиск документов за счет хранения всех документов в единой среде,

---

снизить риски информационной безопасности, поскольку в системе электронного документооборота поддерживаются механизмы защиты данных.

4. 1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   19

---