Файл: Программа Информационный менеджмент.docx

Рис. 1.10. Функциональные возможности системы электронного документооборота 1С: Документооборот
К основным функциональным возможностям системы электронного документооборота 1С: Документооборот относятся:

• 
  организация корреспонденции документов внутри предприятия;
  
• 
  обеспечение хранения документов и файлов в единой системе;
  
• 
  обновление версий системы 1С: Документооборот в режиме реального времени;
  
• 
  ведение учета делопроизводства и бизнес-процессов предприятия;
  
• 
  ведение учета и контроля исполнения документов;
  
• 
  ускоренный полнотекстовый поиск по документам, размещенным в архиве;
  
• 
  учет рабочего времени.
  

Кроме перечисленных систем на рынке программного обеспечения свое распространение получила система электронного документооборота Docsvision, в которой поддерживается контроль перемещения электронных документов между структурными подразделениями [22].

Функциональные возможности системы электронного документооборота Docsvision приведены на рис.1.11.


Рис. 1.11. Функциональные возможности системы электронного документооборота Docsvision
Как видно из рис. 1.11 в состав системы электронного документооборота Docsvision входит модуль делопроизводства, который выступает журналом, позволяющим классифицировать документы по различным признакам, в разрезе времени и статусу выполнения.

Выполним сравнительный анализ рассмотренных систем электронного документооборота по различным характеристикам, используя данные таблицы 1.3.

Таблица 1.3 Сравнительный анализ систем электронного документооборота по различным

характеристикам

Функции	Система электронного документооборота Documentum	Система электронного документооборота 1С: Документооборот	Система электронного документооборота Docsvision
Регистрация документов	Да	Да	Да
Создание шаблонов документов	Да	Да	Да
Возможность распознавания документов	Нет	Нет	Да
Возможность работы с документами через web- интерфейс	Нет	Нет	Нет
Возможность получения удаленного доступа к документам	Нет	Нет	Нет
Осуществление поиска документов по реквизитам с учетам монографии	Да	Да	Да
Поддержка механизма маршрутизации и отслеживание текущего состояния документа	Да	Да	Да
Стоимость, руб.	300000	250000	450000
Система шифрования данных и поддержка механизма электронной подписи	Да	Да	Да

---

На основании сравнительного анализа можно сделать выводы, что достоинством внедрения приобретенного программного продукта является то, что он позволяет организовать совместную работу с документами в безопасном режиме и поддерживать механизмы электронной подписи. Недостатком внедрения приобретенной системы электронного документооборота является высокая стоимость и невозможность организации работы с документами на удаленном расстоянии.

2. 1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   ...   19

---

Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи

В качестве стратегии автоматизации системы управления документооборотом могут применяться стратегии хаотичной автоматизации, автоматизации по направлениям, автоматизации по участкам и полной автоматизации.

Стратегия хаотичной автоматизации для автоматизации системы управления документооборотом АО «Браир» является неэффективной, поскольку в данном случае при разработке программного обеспечения не применяется стратегический план. Как правило, при такой стратегии разработки программного обеспечения выделяются локальные задачи и не учитываются реальные потребности бизнеса и реализуемые бизнес-процессы.

Стратегия автоматизации по участкам представляет процесс разработки в виде отдельных функций, выполняемых основными подразделениями предприятия и аппаратом управления. Ее применяют для автоматизации определенного бизнес-процесса или функции, который влияет на производительность труда работников предприятия [1].

В основе стратегии автоматизации по направлениям находится выделение основных бизнес-процессов предприятия, а также обеспечивающих бизнес- процессов. Такая стратегия наиболее часто применяется для внедрения интегрированных ERP, MRP, SAP-систем, позволяющих обеспечить комплексную автоматизацию предприятия. При полной автоматизации производится внедрение автоматизированной системы, которая включает в свой состав несколько уровней, представленных программными и аппаратными средствами, инструментами, позволяющими регистрировать в динамике технологические процессы.

На основании выполненного анализа в качестве стратегии автоматизации для системы управления документооборотом АО «Браир» выбираем стратегию автоматизации по участкам, которая позволит снизить трудоемкость задач, решаемых специалистами АО «Браир» и повысить качество управленческих решений за счет автоматизации системы управления документооборотом.

3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи

В настоящее время существует несколько вариантов приобретения ИС для автоматизации системы управления документооборотом:

---

• 
  покупка программного продукта, представленного на рынке программного обеспечения, который позволит автоматизировать систему управления документооборотом;
  
• 
  аренда облачного решения и подключение его к IT-инфраструктуре;
  
• 
  заказ программного продукта с реализацией IT-проекта специализированной компанией;
  
• 
  самостоятельная разработка системы электронного документооборота. Покупка программного обеспечения на рынке имеет достоинства,
  

связанные с тем, что в данном случае исключается необходимость планирования этапов разработки, снижаются риски не квалифицированности IT-службы, гарантируется получение лицензионного программного обеспечения. Недостатком является то, что производитель может прекратить поддержку программного продукта с течением времени, а также сложность расширения его функций.

Аренда облачной системы электронного документооборота позволит снизить затраты на ее содержание в IT-инфраструктуре предприятия, но в то же время облачные провайдеры получают доступ к конфиденциальной информации, что может привести к потере персональных и конфиденциальных документов [4]. Привлечение к реализации IT-проекта по внедрению системы электронного документооборота специализированной компании позволит повысить вероятность успешной реализации IT-проекта и снизить трудоемкость решаемых задач собственной IT-службой. Недостатком являются высокие капитальные вложения и зависимость от специализированной компании в процессах

дальнейшего сопровождения программного продукта.

Самостоятельная разработка является наиболее бюджетным способом, поскольку в данном случае работы выполняются IT-специалистами предприятия, которые учитывают текущие бизнес-процессы и имеют опыт обработки

электронных документов. Также в этом случае снижаются риски потери конфиденциальной информации, которая достаточно важна для консультационной компании в правовой сфере. Собственная разработка позволяет в дальнейшем масштабировать программный продукт, использовать современные методы обеспечения безопасности.

---

На основании выполненных способов приобретения ИС выбираем способ самостоятельной разработки системы электронного документооборота, в которой будет храниться конфиденциальная информация, важная для осуществления деятельности АО «Браир».

4. 1   ...   4   5   6   7   8   9   10   11   ...   19

---