Таблица 1

Связи информационных объектов

2. Создание базы данных «Поставка товаров»

2.1. Создание файла базы данных Access

Цель работы: создание файла базы данных Access на основании заданных параметров.

Задание 1. Создать файл новой базы данных, сохранить его в своей папке.

Порядок работы:

1. По команде Пуск / Программы – Microsoft Access или по ярлыку на «Рабочем столе», запустить приложение. В открывшемся окне «Создание файла» выбрать «Новая база данных».

2. В открывшемся диалоговом окне «Файл новой базы данных» указать путь C:\Documents and Settings\All Users\Документы, в поле «Имя базы» ввести название вашей базы данных «Продажа товаров – Фамилия И.», где Фамилия И. – Ваши фамилия и имя.

3. Нажать на кнопку «Создать». Откроется окно новой базы данных (рис. 6).

Рис. 6. Окно базы данных Access

2.2. Создание таблиц

Цель работы: создание базы данных Access на основании заданной структуры таблиц и связей между ними.

Создание таблиц базы данных состоит из двух этапов:

1. Определяется структура базы данных: состав полей, имена полей, последовательность размещения полей в таблице, тип данных каждого поля, размер поля, ключи, индексы таблицы и другие свойства.

2. Заполняются таблицы данными.

2.2.1. Имена полей и типы данных

Каждое поле таблицы должно иметь уникальное имя, удовлетворяющее соглашениям об именах объектов Access. Оно является комбинацией букв, цифр, пробелов и специальных символов, за исключением: точки «.», восклицательного знака «!», надстрочного знака «'» и квадратных скобок «[]». Максимальная длина имени – 64 символа.

Для каждого поля таблицы базы данных необходимо указывать тип данных. Тип данных определяет вид и диапазон допустимых значений, которые могут быть введены в поле, а также объем памяти, выделяющийся для этого поля. Перечень типов данных полей:

1. Текстовый – текст и числа, например, имена и адреса, номера телефонов и почтовые индексы. Текстовое поле может содержать до 255 символов.

2. Поле Memo – используется при необходимости хранения большого количества текста (например, комментарии и пояснения). Поле Memo может содержать от 256 до 64 000 символов.

3. Числовой – числовые данные, допускающие проведение математических расчетов, за исключением денежных. Свойство «Размер поля» позволяет указывать различные типы числовых данных.

4. Дата/время – значения даты и времени. Пользователь имеет возможность выбора одного из многочисленных стандартных форматов или создания специального формата.

5. Денежный – используется для денежных значений и предотвращения округления во время вычислений.

6. Счетчик – автоматическая вставка уникальных последовательных (увеличивающихся на 1) или случайных чисел при добавлении записи. Нумерация начинается с единицы.

7. Логический – данные, принимающие только одно из двух возможных значений, таких как «Да/Нет», «Истина/Ложь», «Вкл/Выкл». Значения Null (Null. Значение, которое можно ввести в поле или использовать в выражениях и запросах для указания отсутствующих или неизвестных данных. В Visual Basic ключевое слово Null указывает значение Null. Некоторые поля, такие как поля первичного ключа, не могут содержать значения Null.) (значение, которое можно ввести в поле или использовать в выражениях и запросах для указания отсутствующих или неизвестных данных) не допускаются.

8. Поле объекта OLE – объекты, такие как документы Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, рисунки, звукозапись или другие данные в двоичном формате, созданные в других программах, использующих протокол OLE (технология связи программ, позволяющая приложениям совместно использовать данные).

2.2.2. Свойства поля

В разделе «Свойства полей» задаются общие свойства – на закладке «Общие» и тип элемента управления – на закладке «Подстановка».

Наиболее важные свойства полей:

1. Размер поля – задает максимальный размер данных, сохраняемых в поле. Для поля с типом «Текстовый» задается размер от 1 до 255 знаков. Для поля типа «Числовой» задаются следующие значения:

• Байт – целые числа от 0 до 255, длина поля 1 байт.

• Целое – целые числа от -32 768 до 32 767, занимает 2 байта.

• Одинарное с плавающей точкой – числа от -3,4х10³⁸ до 3,4х10³⁸ с точностью до 7 знаков, занимает 4 байта.

2. Формат поля – формат отображения заданного типа данных при выводе их на экран или при печати в режиме таблицы, формы или отчета.

3. Число десятичных знаков – задает для числового и денежного типов данных число знаков после запятой. Можно задать значение от 0 до 15.

4. Подпись – задает текст, который выводится в таблицах, формах, отчетах в надписи поля.

5. Значение по умолчанию – определяет текст или выражение, которые автоматически выводятся в поле при создании новой записи.

6. Условие на значение – позволяет осуществить контроль ввода, задавая ограничения на вводимые значения, и при нарушении условий запрещает ввод и выдает текст, заданный свойством «Сообщение об ошибке».

7. Сообщение об ошибке – задает текст сообщения, которое выводится на экран при нарушении ограничений, заданных свойством «Условие на значение»

Тип элемента управления – задается в окне конструктора таблиц на вкладке «Подстановка». Это свойство определяет, будет ли отображаться поле в таблице и в элементе управления форм в виде «Список» или «Поле со списком».

2.2.3. Определение ключа

Каждая таблица в реляционной базе данных должна иметь уникальный (первичный) ключ, однозначно определяющий каждую запись в таблице. Это позволяет быстро найти нужную запись, а также связать данные из разных таблиц в запросах, формах и отчетах.

Ключевое поле:

• должно быть уникальным;

• не должно быть пустым;

• может быть простым или составным, включающим несколько полей (до 10).

Задание 2. Создать таблицу «Покупатель», задать ее поля, имена полей, ключевые поля, тип данных.

Порядок работы:

1. Для создания новой таблицы необходимо выбрать в окне базы данных (рис.6.) объект «Таблицы» и нажать кнопку «Создание таблицы в режиме конструктора».

2. Определить свойства полей таблицы, указав значения из табл. 2.

Таблица 2

Свойства полей таблицы «Покупатель»

3. Установить ключевое поле, по команде меню Правка / Ключевое поле или нажав на кнопку на панели инструментов «Конструктор таблиц».

4. Сохранить таблицу под именем «Покупатель».

Задание 3. Аналогично таблице «Покупатель» самостоятельно создать таблицы «Товар», «Склад», «Накладная», «Договор», «Поставка_план», «Отгрузка», согласно данным таблиц 3-8.

Таблица 3

Свойства полей таблицы «Склад»

Таблица 4

Свойства полей таблицы «Договор»

Таблица 5

Свойства полей таблицы «Товар»

Таблица 6

Свойства полей таблицы «Поставка_план»

Таблица 7

Свойства полей таблицы «Отгрузка»