14. Открыть таблицу «Поставка_план» в режиме конструктора . Для полей НОМ_ДОГ и КОД_ТОВ тип элемента управления заменить на «Поле со списком». Сделать подстановку для полей НОМ_ДОГ из таблицы «Договор», для поля КОД_ТОВ из таблицы «Товар».

15. Заполнить таблицу «Поставка_план» согласно данным табл. 15.

Таблица 15

Данные таблицы «Поставка_план»

16. Открыть таблицу «Отгрузка» в режиме конструктора . Для полей НОМ_НАКЛ, КОД_СК и КОД_ТОВ тип элемента управления заменить на «Поле со списком». Сделать подстановку для полей НОМ_НАКЛ из таблицы «Накладная», КОД_СК из таблицы «Накладная», поле КОД_ТОВ из таблицы «Товар».

17. Заполнить таблицу «Отгрузка» согласно данным табл. 16.

Таблица 16

Данные таблицы «Отгрузка»

3. запросЫ

Запрос – осуществляет выборку, обработку, добавление, удаление, данных, хранящихся в таблицах.

Типы запросов, которые могут быть созданы с по­мощью Microsoft Access:

1. Запрос-выборка – осуществляет выборку данных по заданным условиям.

2. Запрос-изменение – изменяет или перемещает данные. К этому типу относятся:

2.1 запрос на добавление записей,

2.2 запрос на удаление записей,

2.3 запрос на обновление.

3. Запрос на создание таблицы – создает таблицу.

3. Перекрестные запросы – предназначены для группирования данных и представления их в компактном виде.

4. Запрос с параметрами – позволяет вводить одно или не­сколько условий отбора во время выполнения запроса.

5. Запросы SQL – могут быть созданы только с помощью инструкций SQL в режиме SQL: запрос-объединение, запрос к серверу и управляющий запрос. Язык SQL (Structured Query Language) – это язык запросов, который часто используется при анализе, обновлении и обработке реляционных баз данных (на­пример, Microsoft Access).

Рис. 11. Панель инструментов конструктора запросов

Для создания запроса в окне базы данных необходимо:

1. Выбрать закладку «Запрос», нажать кнопку «Создать».

2. В окне «Новый запрос» выбрать «Конструктор».

3. В окне «Добавление таблиц» на вкладке «Таблицы» выбрать нужную таблицу, двойным щелчком добавить ее в схему данных запроса. Нажать кнопку «Закрыть».

Для того, чтобы изменить тип запроса, необходимо по команде меню Запрос, выбрать необходимый вид запроса либо нажать на кнопку на панели инструментов «Конструктор запросов» (рис. 11).

3.1. Основы конструирования запросов

В окне запроса отображаются выбранные таблицы и связи между ними (рис.12), имеющиеся в логической схеме (схема данных на рис. 10).

Бланк запроса по образцу представлен в нижней части окна запроса в виде таблицы, которая имеет для заполнения следующие строки:

• Поле – включает имена полей, используемых в запросе.

• Имя таблицы – задается автоматически имя таблицы, откуда было взято поле.

• Сортировка – выбирается порядок сортировки записей результата.

• Вывод на экран – отмечает поля, которые должны быть включены в результирующую таблицу.

• Условия отбора – задаются условия отбора запроса.

• или – задаются дополнительные условия отбора.

Для добавления поля в бланк запроса необходимо перетащить поле с помощью мыши из таблицы в схеме данных в нужное место бланка, либо двойным щелчком левой кнопкой мыши по полю.

Для удаления поля в бланке запроса необходимо выделить удаляемый столбец, щелкнув кнопкой мыши в области маркировки столбца, и нажать кнопку «Delete» либо выполнить команду меню Правка / Удалить столбец.

Рис. 12. Окно конструктора запросов

Для перемещения поля в бланке запроса необходимо выделить соответствующий столбец, перетащить его с помощью мыши в новую позицию.

3.1.1. Логические операции в условиях отбора

Условием отбора является выражение, которое состоит из операторов сравнений и сравниваемых операторов. В качестве операторов сравнения и логических операторов могут использоваться следующие:

• =

• <

• >

• <>

• Between – оператор позволяет задавать интервал.

• In – оператор позволяет выполнить проверку на равенство любого значения из списка, заданного в скобках.

• Like – оператор позволяет работать с образцами, использующими символы шаблона при поиске в текстовых полях.

• And – логическая операция И.

• Or – логическая операция ИЛИ.

• Not – логическая операция НЕ.

Для того, чтобы задать условие отбора необходимо, на пересечении строки «Условие отбора» и столбца, для которого задается условие, записать значение условия. Между условиями, записанными в одной строке, выполняется логическая операция AND. Между условиями, записанными в разных сроках, выполняется логическая операция OR.

Примеры выражений, используемых в качестве условий отбора, приведены в табл.17.

Таблица 17

Примеры выражений, используемых в качестве условий отбора

3.1.2. Вычисляемые поля

В запросе для каждой записи могут производиться вычисления с использованием данных из одного или нескольких полей. Результат вычисления образует в таблице запроса новое вычисляемое поле. При каждом выполнении запроса производится вычисление с использованием текущих значений полей.

Для того, чтобы создать вычисляемое поле, необходимо:

1. В бланке запроса установить курсор на постое поле.

2. Нажать на кнопку «Построить» , на панели инструментов «Конструктор запросов».

3. Откроется окно «Построитель выражений» (рис. 13), в «Поле выражения» которого необходимо ввести выражение.

Рис. 13. Диалоговое окно «Построитель выражений»

Окно построителя выражений состоит из трех разделов, располагающихся сверху вниз:

1. «Поле выражения». В верхней части окна построителя расположено поле, в котором создается выражение.

2. Кнопки операторов. В средней части окна построителя находятся кнопки с часто используемыми операторами. При нажатии на одну из этих кнопок построитель вставит соответствующий оператор в текущую позицию поля выражения.

3. Элементы выражения. В нижней части окна построителя находятся три поля.

3.1. В левом поле выводятся папки, содержащие таблицы, запросы, формы, объекты базы данных, встроенные и определенные пользователем функции, константы, операторы и общие выражения.

3.2. В среднем поле задаются определенные элементы или типы элементов для папки, заданной в левом поле. Например, если выбрать в левом поле «Встроенные функции», то в среднем поле появится список всех типов функций Microsoft Access.

3.3. В правом поле выводится список значений (если они существуют) для элементов, заданных в левом и среднем полях. Например, если выбрать в левом поле «Встроенные функции» и «Тип функции» в среднем, то в правом поле будет выведен список всех встроенных функций выбранного типа.

Таблица 18

Примеры выражений, используемых в вычисляемых полях

В вычисляемых полях и условиях отбора можно использовать встроенные функции.

По умолчанию первому вычисляемому полю присваивается имя «Выражение1». Пользователь имеет возможность присвоить новое имя и подпись вычисляемому полю. Для того, чтобы изменить подпись поля в свойствах, необходимо:

1. Установить курсор мыши на вычисляемое поле в бланке запроса.

2. Щелчком правой кнопки мыши вызвать окно «Свойства поля», либо нажав а кнопку на панели инструментов «Конструктор запросов».

3. На вкладке «Общие» в поле «Подпись», ввести текст подписи поля. Закрыть окно.

3.1.3. Параметры запроса

При формировании запросов значительно удобнее вводить значение в диалоге с пользователем в процессе выполнения запроса. Для того, чтобы выводилось диалоговое окно, обеспечивающее ввод конкретного значения в условия отбора, нужно определить параметр запроса.

Имя параметра запроса может задаваться непосредственно в строке «Условия отбора» в квадратных скобках. При выполнении запроса это имя появится в диалоговом окне «Введите значение параметра» (рис. 14).

Например, если в условие отбора ввести [Введите код покупателя], то при выполнении запроса будет выводиться окно, позволяющее задать значение параметра запроса – код покупателя.

Рис. 14.Диалоговое окно «Введите значение параметра»

3.2. Запрос на выборку

Запрос на выборку позволяет выбрать данные из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц. Результаты запроса отображаются в виде таблицы.

3.2.1. Логические операции в условиях отбора

Цель: Создание однотабличных и многотабличных запросов на выборку с заданными условиями отбора записей.

Задание 6: Вывести данные по покупателю с ИНН – 165909090000.

Порядок работы:

1. Создать запрос на выборку, добавив в схему данных запроса таблицу покупатель.

2. Из окна «Запрос на выборку» в бланк запроса перетащить поля КОД_ПОК, ИНН, НАИМ_ПОК, АДРЕС_ПОК, ТЕЛ, НОМ_РАСЧ и БАНК.

3. На пересечении строки «Условие отбора» и столбца ИНН записать – 165909090000 (рис. 15).

4. Запустить запрос, нажав на кнопку «Запуск» на панели инструментов «Конструктор запросов».

5. При запуске запроса на экране появится диалоговое окно с предложением ввести покупателя. Ввести наименование покупателя, после чего нажмите кнопку ОК для выполнения запроса.

6. Сохранить запрос под именем «Данные по заданному покупателю».

Рис. 15. Бланк запроса

Задание 7: Вывести данные по двум заданным покупателям.

Порядок работы:

1. Создать запрос на выборку, добавив в схему данных запроса таблицу покупатель.

2. Из окна «Запрос на выборку» в бланк запроса перетащить поля КОД_ПОК, ИНН, НАИМ_ПОК, АДРЕС_ПОК, ТЕЛ, НОМ_РАСЧ и БАНК.

3. На пересечении строки «Условие отбора» и столбца НАИМ_ПОК ввести [Введите фамилию 1-го покупателя], на пересечении строки ИЛИ и столбца НАИМ_ПОК ввести [Введите фамилию 2-го покупателя].