Файл: Учёт наличных денежных средств в кассе предприятия ( УЧЕТ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ В КАССЕ ).pdf

Признаками отсутствия или недостаточности внутреннего контроля за движением денег в кассе предприятия являются:

• отсутствие на предприятии налаженной системы внезапных ревизий кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей;
• отсутствие на предприятии приказа руководителя, устанавливающего периодичность проверок;
• наличие формального проведения ревизии кассы – постоянное назначение в комиссию одних и тех же лиц, отсутствие прилагаемых к акту рабочих записей ревизионной комиссии, свидетельствующих о полистном пересчете банкнот, проведения проверок кассы на отчетные даты, когда кассир знает о них и заранее готовится и др.;
• предоставление права подписи приходных и расходных документов другим лицам, помимо главного бухгалтера и руководителя предприятия, не отраженное в распоряжении первого руководителя;
• формальное проведение ревизии кассы при смене (увольнении) кассиров;
• отсутствие в штате кассира, когда эти функции возложены на счетного работника без письменного распоряжения руководителя предприятия;
• отсутствие договора с кассиром о полной материальной ответственности;
• отсутствие у кассира навыков подготовки к ревизии кассы, свидетельствующих о том, что такая процедура является для него обычной.

Аудит кассы и кассовых операций проходит, в основном, по трем направлениям: инвентаризация наличных денег; проверка полноты и своевременности их оприходования; исследования правильности списания денег на расходы.

Инвентаризация кассы проводится немедленно по прибытии аудитора на место проверки. До ее начала аудитор должен установить: имеется ли на предприятии приказ руководителя о постоянно действующей комиссии для систематического проведения внезапных проверок наличия денег в кассе предприятия, выполняется ли он, есть ли акты внезапных проверок кассы и каково их содержание; обслуживается ли проверяемое предприятие одним кассиром или несколькими кассирами (или уполномоченными на то лицами); работает ли кассир только на проверяемом предприятии или совмещает свои обязанности с обслуживанием других организаций; имеется ли приказ о назначении кассира и договор об индивидуальной материальной ответственности, между ним и администрацией предприятия, ознакомлен ли кассир с правилами ведения кассовых операций.

Аудитор обязан соблюдать следующие условия: проверка производится в присутствии членов постоянно действующей комиссии, назначенной руководителем предприятия, в состав которой обязательно должны входить кассир и главный бухгалтер предприятия; во время проверки доступ других лиц в кассу не разрешается и все кассовые операции прекращаются.

При невозможности проверки кассы или при наличии нескольких касс все они опечатываются аудитором, ключи остаются у кассира, а печать – у аудитора. Это делается в целях предотвращения возможности покрытия недостачи денег в одной кассе за счет денежной наличности из других.

Кассир, в присутствии членов инвентаризационной комиссии, составляет отчет о кассовых операциях за последний день, выводит остаток денег по кассовой книге и дает расписку в том, что все приходные и расходные документы включены им в кассовый отчет и к моменту инвентаризации неоприходованных и несписанных денежных сумм не имеется. Эта расписка включается в заголовочную часть формы акта инвентаризации.

Кассовый отчет подписывается главным бухгалтером и передается в бухгалтерию для отражения операций о движении денег соответствующих счетов и бухгалтерских регистрах. После этого производится полный пересчет денег независимо от того, находятся ли они в разрозненном виде или в банковской упаковке.

Такая обязательная процедура проводится и по другим ценностям и денежным документам, хранящимся в кассе (почтовые и вексельные марки, марки государственной пошлины, проездные билеты, оплаченные авиабилеты, оплаченные, но не выданные путевки в дома отдыха, в санатории и др.).

Деньги и ценности перечисляются дважды: сначала это делает кассир, затем – другой член комиссии. Сам же аудитор должен осуществлять контроль за правильностью проведения этой процедуры. Денежные документы учитываются по номинальной стоимости.

При аудите денежных документов необходимо проверить их фактическое наличие, кому предназначены и за счет каких средств оплачены билеты и путевки, правильность учета денежных документов в соответствующей книге. Поступления и списание денежных документов должны быть оформлены кассовыми приходными и расходными кассовыми документами. Таким же образом, как и по деньгам, кассир составляет отчет по движению денежных документов и сдает его главному бухгалтеру.

В период проведения инвентаризации в кассе могут находиться частично оплаченные платежные ведомости. Аудитор должен предложить главному бухгалтеру и кассиру закрыть их в установленном порядке, оформить на них расходный ордер и включить его в отчет кассира. Если же проверка кассы совпадает с периодом выдачи заработной платы, которая по ведомостям не выплачена многим лицам, эти ведомости могут записываться в акте как частично оплаченные расходные документы (платежные документы), не включенные в кассовый отчет. В этом случае в каждой платежной ведомости указывается, под каким порядковым номером выплачена заработная плата и ее общая сумма. Указанная запись подтверждается подписями кассира, главного бухгалтера и аудитора.

Не включаются в остаток наличия кассы и не применяются к зачету в качестве оправдательных документов неоформленные надлежащим образом кассовые расходные ордера и ведомости, а также расписки разных лиц. При обнаружении таких документов, аудитор отмечает это нарушение в акте проверки кассы с указанием того, кому, по чьему распоряжению, когда, на какие цели и в какой сумме выданы деньги. Все хранящиеся в кассе данного предприятия наличные деньги и другие ценности считаются принадлежащими ему, так хранение в кассе денег или иных ценностей других субъектов запрещается.

По окончании пересчета, полученная сумма сопоставляется с данными об остатках, зафиксированных в бухгалтерском учете.

Осуществляя проверку денежных средств, аудитор одновременно проверяет, соответствует ли помещение кассы рекомендациям по обеспечению сохранности денег, по технической укрепленности и оснащенности средствами охранно-пожарной сигнализации. Выявленные при этом нарушения указываются в акте инвентаризации.

Этим же актом оформляются результаты проверки фактического наличия денег и их эквивалентов в кассе. И он подписывается всеми членами комиссии в трех экземплярах: один передается в бухгалтерию предприятия, второй остается у кассира, третий хранится у аудитора. В конце приводится расписка кассира о том, что все денежные средства, перечислены в акте, находятся на его ответственном хранении.

В случае обнаружения недостачи аудитор просит кассира предоставить письменное объяснение причин ее возникновения. При обнаружении значительных недостач или злоупотреблений аудитор извещает об этом руководителя предприятия и предлагает немедленно отстранить кассира от должности до окончания проверки и передать дело следственным органам.

Прямое хищение денег без подлогов выявляется при проверки кассовой наличности путем инвентаризации. Иногда оно маскируется расписками должностных лиц, покрывающими, по существу, растраты, совершенные кассиром либо другими должностными лицами. Возможно также незамаскированное хищение средств, которое является наиболее простой формой преступления. Недостача денег может быть не только следствием растраты и хищения посторонними лицами со взломом кассы, но также связано с временным незаконным заимствованием денег для других незаконных операций. Такие нарушения и злоупотребления являются следствием неправильного подбора кассиров, нерегулярных проверок кассы и слабого внутреннего контроля.

Неоприходование денег по кассе связано со списанием полученных сумм непосредственно на расходы или сокрытием приходных операций. Наиболее часто встречаются случаи, когда не оприходуются деньги, полученные с расчетного счета. Поэтому аудитор должен проверить полноту и своевременность данной операции по каждому чеку из банка. Некоторые проверяющие допускают ошибку, когда полноту оприходования наличных денег, полученных из банка, проверяет только по корешкам чеков. Это необходимо делать также по выпискам банка (по коду, соответствующему получения наличных денег). Если на них имеются следы подчисток, исправлений, а также при расхождении остатков, следует получить в банке выписку из текущего или расчетного счета и сверить записи в бухгалтерии проверяемого предприятия. Этот документ является строго учитываемым и требует тщательного контроля. Поэтому нельзя доверять получение выписок кассирам и другим лицам, отчет которых зависит от их содержания. В соответствии с порядком ведения кассовых операций, прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером и лицом, уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя предприятия.

Неоприходование денег, полученных по приходным ордерам в порядке оплаты услуг, погашение задолженности, оплаты материалов, квартирной платы и т.п., скрывается посредством анализа и проверки непогашенной задолженности сотрудников и других лиц. В результате присваивания уплаченных денег, на расчетных счетах могут оставаться суммы непогашенной задолженности за лицами, которые их за собой не признали. Систематическая сверка расчетов с ними и их опрос могут дать ценные результаты. Действительным методом контроля расчетов является также проверка регистрации приходных, сверка зарегистрированных документов с оплаченными. С точки зрения условий, облегчающих присвоение денег, полученных по приходным ордерам, важно отметить отсутствие или неполноту регистрации кассовых ордеров до их оплаты плательщиком, несвоевременную сверку и взысканием задолженности. Правильная регистрация приходных и расходных ордеров в журнале регистрации, где им присваивается определенный номер, контроль за возвратом в бухгалтерию неоплаченных приходных ордеров повышает достоверность записи и исключает злоупотребления.

Не допустить присваивание денег, полученных от других предприятий, можно, в первую очередь, осуществлением безналичных расчетов во всех возможных случаях. Как свидетельствует практика, нарушение этого правила приводит к злоупотреблениям.

В случае нарушения кассовой дисциплины должны подвергаться проверке. При этом следует сверять расчеты с предприятиями, внесшими или получившими значительные суммы наличных денег.

Проверка регистраций доверенности на получение денежных сумм от других предприятий и фактического использования доверенности также является средством обнаружения злоупотребления.

Операции по списанию денег и расход проверяются по документам, приложенных к кассовым отчетам, по возможности за весь период, подлежащий проверке. При этом используются следующие формы учетной документации по кассовым операциям: формы КО-1 «Приходный ордер», КО-2 «Расходный кассовый ордер», КО-3 и КО-3а «Журнал регистрации приходных и расходных документов», документы без ордерного оформления приема и выдачи денег, форма КО-4 «Кассовая книга», КО-5 «Книга принятых и выданных кассиром денег», учетные регистры (журнал-ордер 1, ведомость 1), Главная книга, балансы на соответствующие даты и другие документы.

При этом необходимо обратить внимание на оформление кассовых документов: имеются ли на каждом из них расписки получателей, погашаются ли приходные – штампом «Получено», расходные – «Оплачено» с указанием даты, нет ли на них следов подчисток и исправлений. Практика проверок показывает, что на многих предприятиях кассовые документы составляются некачественно, часто отсутствуют подписи ответственных лиц, вносивших деньги в кассу или получивших их из нее, и другие обязательные реквизиты. Такие документы считаются недействительными, а проведенные по ним операции – необоснованными. Если такое установлено, то аудитор должен сообщить об этом руководителю и главному бухгалтеру предприятия в целях принятия оперативных мер.

На следующем этапе проверки следует узнать: ведется ли в данной организации журнал регистрации приходных и расходных ордеров в установленной форме, все ли кассовые документы зарегистрированы, нет ли пропущенных номеров кассовых ордеров, все ли операции по поступлению и расходованию денежных средств записаны в кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована, опечатана сургучной печатью, а количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера. В конце рабочего дня кассир должен подсчитать в кассовой книге итог операций за день и вывести остаток денег на следующий день. Записи он должен вести через копировальную бумагу одновременно на двух листах. Один лист книги отрывной, его кассир должен сдать в конце дня вместе со всеми приходными и расходными документами в качестве отчета по кассовым операциям.