Файл: Учет наличных денежных средств в кассе предприятия (Организация учета денежных средств на предприятии «Advanserv»).pdf

Основными этапами управления денежными средствами современного предприятия являются:

– исследование и мониторинг денежных потоков предприятия и суммы денежных средств по данным предыдущего периода;

– определение основных платежей, сроков по ним и особенностей;

– поиск путей оптимизации остатков наличности;

– выбор наиболее эффективного регулирования остатка денежных средств на счетах предприятия;

– поиск способов размещения имеющихся денежных средств предприятия с целью получения прибыли [17, c. 11].

Таким образом, в соответствии с выполняемыми функциями денежные средства современного предприятия выступают в качестве важнейшего источника исполнения обязательств, оплаты товаров и услуг поставщиков и подрядчиков. Одновременно денежные средства предприятия характеризуют его финансовое состояние, финансовую устойчивость и стабильность предприятия. В соответствии с этим организация методически и методологически верного и рационального учета основных видов поступлений и расходования денежных средств. Одним из таких направлений выступает организация учета денежных средств в кассе предприятия [17, c. 11].

1.2. Организация учета денежных средств в кассе предприятия

Организация бухгалтерского учета денежных средств предприятия требует четкой нормативно-правовой базы. В этой связи регулирование порядка учета операций по расчетам определяется на основании множества нормативных документов [21, c. 193]. В соответствии с принятой в России системой регулирования бухгалтерского учета, что касается, в том числе, и учета денежных средств, система соответствующих нормативно-правовых актов может быть представлена следующим образом:

1. Прежде всего, основу формирования учета денежных средств в кассе предприятия составляют федеральные законы, кодексы. На основании особенностей проведения расчетов в дебиторами и кредиторами к документам данного уровня относятся: Гражданский Кодекс Российской Федерации от 26.01.96 №14-ФЗ [2], на основании которого регулируется порядок договорных отношений как с дебиторами, так и с кредиторами предприятия, порядок исполнения ими обязательств, форм соответствующих расчетов, порядок и принципы купли-продажи, поставки товаров, определение сроков исполнения договоров и исковой давности. регулирует договорные отношения с дебиторами и кредиторами, исполнение обязательств, формы расчетов по взаимным обязательствам, порядок купли-продажи, порядок определения срока и исковой давности, особенностей и форм наличных и безналичных расчетов [2].

Не менее важным для организации учета денежных средств выступает Налоговый Кодекс Российской Федерации от 05.08.00 №117-ФЗ [3], в соответствии с которыми определяются особенности и порядок уплаты налогов и сборов, важных с точки зрения определения размеров и оптимальных сроков формирования денежных средств (в данном случае ФНС) [3].

Не менее важны для организации бухгалтерского учета денежных средств нормы Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», определяющего основы и принципы ведения бухгалтерского учета на предприятии – как в целом, так и относительно отдельных статей и направлений [4].

Следующей разновидностью документов, положения которых важны для правильной организации учета денежных средств предприятия, являются распоряжения Президента, постановления Правительства РФ, указания Банка России. Эти постановления могут касаться порядка заключения договоров, расчетов по ним, особенностей начисления налогов во взаиморасчетах. В этой связи с точки зрения обеспечения порядка наличных и безналичных расчетов важны инструкции ЦБ. Порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации юридическими лицами, а также упрощенный порядок ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства, порядок расчета лимита денежных средств определяется на основании Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» [10].

Следующим элементом системы нормативного регулирования учета денежных средств являются: Положение о ведении бухгалтерского учета [9], План счетов, ПБУ. Их основное назначение: установление норм и правил учета конкретного направления расчетов организации. Особенности, правила и принципы ведения учета денежных средств и принципы формирования соответствующей отчетности регулируются Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации от 29.07.1998 № 34н [9]. Ведение бухгалтерских записей, необходимых для регистрации фактов хозяйственных операций, подтверждающих факты совершения расчетов и поступления или расходования денежных средств, организуется на соответствующих счетах бухгалтерского учета в финансово-хозяйственной деятельности предприятия и на основании Инструкции по его применению от 31.10.2000 г. №94н (ред. от 08.11.2010).

Особенности и принципы отражения движения денежных средств на счетах организации регулируется в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» – ПБУ 4/99 от 06.07.99 г. №43н [5]. Для соблюдения правил формирования в учете информации доходов и расходов необходимо использовать положения по бухгалтерскому учету «Доходы организации» [6] и «Расходы организации [7]. Совокупность принципов и способов организации бухгалтерского учета, в том числе, расчетов с дебиторами и кредиторами определяются на основании Положения по бухгалтерскому учету «Учётная политика организации» – ПБУ 1/08 от 09.12.98 № 60н. Порядок формирования в учете и раскрытия необходимой информации о налоге на прибыль установлен в Положении по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль» - ПБУ 18/02 от 19.11.02 г. №114н. Порядок организации инвентаризации расчетов с различными кредиторами и дебиторами устанавливается в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств от 13.06.95 г. №49.

Не менее важными в процессе организации учета денежных средств являются документы, необходимые для реализации ПБУ на уровне предприятия как хозяйствующего субъекта. Этот уровень включает в себя набор документов, в соответствии с которыми организуется учет денежных средств: в том числе, учетная политика предприятия, совокупность первичных документов и регистров по начислению и учету наличности [21, c. 194].

В соответствии с этим основными задачами организации бухгалтерского учета денежных средств выступают:

– обеспечение точного, полного и своевременного учета денежных средств и основных хозяйственных операций, связанных с их получением или расходованием;

– осуществление контроля за остатками денежных средств, соответствием между собой платежных документов;

– обеспечение сохранности денежных средств и их целевого использования;

– обеспечение контроля за соблюдением кассовой и расчетной дисциплины;

– формирование рациональной системы контроля за правильностью составления договоров и проведения расчетов с поставщиками и покупателями;

– соответствие сроков и принципов расчетов с бюджетом нормам законодательства РФ;

– проявление контроля над ведением расчетных операций;

– снижение сумм дебиторской и кредиторской задолженности;

– определение перспективных направления использования денежных средств в целях получения прибыли [19, c. 102].

Организация учета денежных средств в кассе предприятия предполагает соблюдение определенных принципов кассовой дисциплины. Совокупность наличных денежных средств и денежных документов предприятия учитываются в кассе – то есть подразделении предприятия, которое выполняет основные кассовые операции, связанные с использование наличных денежных средств и иных денежных ценностей [19, c. 103].

Указанием Банка Российской Федерации от 11 марта 2014 года № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» [10] определен порядок хранения и использования наличных денежных средств предприятия. В частности, установлена обязанность юридических лиц по хранению имеющихся денежных средств в кассе предприятия, а наличных денежных средств, превышающих установленный лимит остатка наличности – на расчётных счетах в банках. Имеющиеся в кассе наличные денежные средства, в соответствии с потребностями предприятия, могут быть использованы как расчетов с собственными сотрудниками, так и оплаты внешних обязательств.

Любое движение денежных средств в кассе, т.е. изменение суммы наличных денег предприятия, называют кассовыми операциями [24, c. 231].

К кассовым операциям относятся:

– прием наличной выручки от продажи товаров (выполнения работ, оказания услуг);

– возврат авансов, выданных работникам;

– взнос денег в кассу с целью возмещения ущерба;

– оплата коммунальных услуг, предоставляемых предприятием;

– благотворительные пожертвования;

– выдача наличных денег на заработную плату;

– выдача наличных денег под отчет на командировочные и хозяйственные расходы;

– расчеты с другими организациями за товары, работы и услуги [24, c. 233].

Для отражения кассовых операций используются следующие виды обязательных к использованию всеми предприятиями документов, в которых формируется информация о кассовых операциях:

– кассовая книга;

– приходный кассовый ордер;

– расходный кассовый ордер;

– платежная ведомость;

– расчетно-платежная ведомость;

– книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств [24, c. 236].

Наличные денежные средства, поступающие в кассу предприятия, равно как и денежные средства, выдаваемые из кассы, должны быть отражены в кассовой книге на основании каждой отдельной операции, отраженной в приходном или расходном кассовом ордере. Сумма кассовой операции отражается в приходном или расходном кассовом ордере цифрами и прописью.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда (и другие приравненные к ним платежи), регистрируются после их выдачи [13, c. 205].

Выдача заработной платы и выплата социальных пособий осуществляется на основании платежных и платежно-расчетных ведомостей. Они подписываются главным бухгалтером и руководителем предприятия. При получении денег работники расписываются в платежной ведомости [13, c. 208].

В завершение каждого рабочего дня кассир сверяет сведения, которые содержатся в кассовой книге, с данными прочих кассовых документов и суммой наличных денежных средств, оставшихся в кассе предприятия, и проставляет свою подпись. Если на протяжении рабочего дня кассовые операции отсутствовали, никаких записей в кассовой книге не делается. Достоверность записей, сделанных в кассовой книге, и их соответствие с данными имеющихся кассовых документов и остатком наличных денежных средств проверяется бухгалтером или главным бухгалтером предприятия (при их отсутствии – непосредственно руководителем). Соответственно, и контроль за соблюдением порядка ведения кассовой книги предприятия осуществляется главным бухгалтером (при его отсутствии руководителем предприятия на основании п.4.6 Указаний Банка «О порядке ведения кассовых операций» [10].

Та сумма наличных денежных средств, которая может оставаться в кассе на конец каждого рабочего дня, определяется в соответствии с установленным лимитом остатка денежных средств в кассе. Величина лимита наличных денежных средств определяется предприятием самостоятельно в соответствии с результатами специального расчета согласно обороту денежных средств в кассе предприятия в течение предшествующих периодов. Величина лимита может быть округлена математически до целых рублей в соответствии с правилами математики. При этом разрешает хранить в кассе наличные денежные средства, которые предназначены для выплаты заработной платы и социальных пособий работникам [17, c. 12].

Однако и для этих случаев установлен ограниченный срок хранения наличных денег – не более пяти дней с учетом того дня, когда наличные денежные средства поступили в кассу предприятия с банковского счета для осуществления обозначенных выплат. Превышение лимита денежных средств допускается также в нерабочие праздничные и выходные дни, которые в силу особенностей работы предприятия являются рабочими для него (часто это происходит в торговых предприятиях). В случае если предприятие не установило на основании соответствующих документов сумму лимита денежных средств, она считается равной нулю. В этом случае предприятие обязано сдавать в банк всю имеющуюся денежную наличность. При хранении в кассе предприятия денежных средств, превышающих сумму установленного лимита, организация может быть оштрафована контролирующими органами [16, c. 319].