Файл: Основные функции в системе менеджмента (Системы менеджмента).pdf

Содержание функций и действий, которые осуществляются в процессе управления, зависит от типа организации (общественная, административная), сферы ее деятельности (производство, торговля, образование и бытовые услуги) и размеров, уровня руководства в управленческой иерархии (средний или ниже, высший), роли его внутри организации (маркетинг, кадры, производство и финансы) и другие факторы^[21].

При изменениях типа или размера производства функции управления не подлежат изменениям, изменяется только объем работ по их выполнению. Так, независимо от размера предприятия на каждом из них выполняется функция планирования. На крупном предприятии для ее выполнения может быть создан плановый отдел, на небольшом с этой функцией может справиться и один экономист, а в малых организациях эти обязанности возлагаются на специалиста по совместительству. По мере продвижения вверх от одного управленческого уровня к другому объем работ по функции увеличивается, в связи, с чем увеличивается и численность работников, которые ее выполняют^[22]. Таким образом, создается общая система органов по выполнению каждой функции менеджмента.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что систематизация функций менеджмента нужна для каждого предприятия как средство дифференциации задач управления, закрепления их за отдельным исполнителем и специализации органов управления на предприятии.

При всем многообразии задач, которые решают менеджеры, управление можно рассматривать как непрерывный процесс реализации нескольких взаимосвязанных функций^[23]. Такие функции называются базовыми (основными) функциями менеджмента, так как их выполняют менеджеры всех уровней, независимо от специфики управленческой деятельности. Также функции могут быть специфические или конкретные – данная классификация зависит от направления воздействия на объекты управления.

Основные функции считаются основополагающими всего процесса менеджмента, а специфические функции проявляют особенности конкретной управленческой деятельности сотрудников предприятия.

На схеме 1.1. представлена взаимосвязь основных функций менеджмента^[24]:

- планирование;

- организация;

- мотивация;

- контроль;

- координация.

Рис.1.1. Взаимосвязь основных функций менеджмента^[25]

Таким образом, можно сделать вывод, что процесс менеджмента начинается с предоставления полезной информации по результатам конкретных процедур для принятия управленческих решений и завершается фазой контроля, которая определяет успех реализации принятого решения, результат от которой часто приводит к принятию новых решений, то есть является информационной базой нового управленческого цикла.

Глава 2. Основные функции менеджмента

2.1. Планирование и организация, как функции менеджмента

Планирование является определением системы целей развития и функционирования предприятия, а также средств и путей их достижения^[26]. Любое предприятие не может существовать без планирования, так как необходимо принимать управленческие решения относительно^[27]:

- координации деятельности между разными подразделениями;

- распределения ресурсов;

- контроля за деятельностью;

- координации с рынком (внешней средой);

- создания эффективной внутренней структуры;

- развития организации в будущем.

Планирование обеспечивает своевременность решений, устанавливает четкую цель и метод ее реализации, позволяет избегать поспешности в принятии решений, дает возможность контролировать ситуацию^[28].

Первым и одним из главных решений при планировании является выбор целей предприятия.

Основной общей целью предприятия является четко выраженная причина ее существования и обозначается как ее миссия. Цели формируются для осуществления данной миссии.

Миссия уточняет статус предприятия и обеспечивает направление и ее ориентиры для определения стратегий и целей на различных уровнях организации. Формулировка миссии предприятия должна содержать составляющие, представленные в таблице 2.1.

Таблица 2.1.

Составляющие формулировки миссии предприятия^[29]

Чтобы выбрать соответствующую миссию, руководству следует ответить на такие вопросы как: «какие потребности клиентов нужно удовлетворить?» и «кто является клиентами?». Клиентами в таком контексте является любой, кто использует результаты деятельности предприятия. Клиентами некоммерческого предприятия будут те, кто использует ее услуги и ресурсы^[30].

Общефирменные цели формулируются и устанавливаются на основе общей миссии предприятия и определенных целей и ценностей, на которые ориентируется высшее руководство.

Во-первых, следует учитывать, что цели должны быть измеримыми и конкретными. Выражая свои цели в конкретных измеримых формах, руководство создает четкую базу отсчета для последующих решений и оценки хода работы.

Цель должна быть достижимой, чтобы она могла служить повышению эффективности предприятия. Чтобы быть эффективными, множество целей предприятия должны взаимно поддерживаться, то есть решения и действия, которые необходимы для достижения одной цели, не должны мешать достижению других целей. В результате формируется дерево целей, которое лежит в основе всего процесса планирования^[31].

Наличие цели не означает, что она будет достигнута, необходимо наличие соответствующих финансовых, материальных и человеческих ресурсов. При этом количество ресурсов влияет на достижение цели.

В таком случае, можно утверждать, что цели станут значимой частью процесса стратегического управления только тогда, когда высшее руководство правильно их сформулирует, проинформирует сотрудников и простимулирует их осуществление.

Таким образом, можно говорить о том, что процесс планирования должен иметь налаженную организационную систему. Работа предприятия направлена на достижения планового показателя и от того, как построена и скоординирована работа, во многом зависит ее результат. Даже самые идеальные планы не будут воплощены без соответствующей организации.

Организовать означает создавать некую структуру. Организация является процессом создания структуры предприятия, дающая возможность людям эффективно работать вместе для достижения его целей.

Чтобы планы были реализованы руководство должно найти эффективный способ сочетания планов, то есть с оптимальным результатом.

Организация как процесс представляет собой функцию по координации многих задач: существует два основных аспекта организационного процесса:

- Делегирование полномочий;

- деление предприятия на подразделения соответственно стратегиям и целям.

Делегирование как термин, который используется в теории управления, означает передачу полномочий лицу и задач, данное лицо принимает на себя ответственность за их выполнение.

Организационной структурой называются логически построенные взаимоотношения функциональных подразделений и уровней управления.

Под структурой управления понимается упорядоченная совокупность взаимосвязанных элементов, которые находятся между собой в устойчивых отношениях, которые обеспечивают их функционирование и развитие как единого целого^[32].

В рамках структуры протекает управленческий процесс, между участниками которого распределены задачи и функции управления. С такой позиции организационная структура является формой кооперации и разделения управленческой деятельности, в рамках которого происходит процесс управления, который направлен на достижение целей организации. Таким образом, можно утверждать, что структура управления включает в себя все цели, которые распределены между различными звеньями, связи между которыми обеспечивают координацию по их выполнению. Структура управления оказывает большое влияние на все стороны управления, так как связаны с ключевыми понятиями менеджмента – функциями, целями, механизмом функционирования, процессом, а также полномочиями людей. В связи с этим менеджеры всех уровней уделяют большое внимание принципам и методам формирования структур, выбору комбинаций типов или типа структур, изучению тенденций их построения, оценке их соответствия решаемым задачам и целям.

Иерархия управления является инструментом для реализации целей фирмы и гарантия сохранения системы^[33]. В таком случае, чем выше иерархический уровень, тем больше ответственность, объем и комплексность выполняемых функций, доступ к информации и доля стратегических решений^[34]. В связи с этим растут требования к квалификации и личная свобода в управлении. Если уровень низкий, то тогда больше простота решений и доля оперативных видов деятельности.

2.2. Мотивация, как функция менеджмента

Одна из основных задач менеджера — создать побуждающие стимулы для человека, при которых у него возникает желание работать так, чтобы способствовать достижению целей организации. Принцип менеджмента: управлять — значит приводить к успеху других.

Управленцев всегда интересовало, при каких условиях человек имеет мотивы к работе по чужому заданию, что им движет, что заставляет приносить большие жертвы и напрягать все силы, делая свое дело, и что даже при благоприятных условиях приводит к упрямству, скуке и равнодушию.

Эффективность производственно-хозяйственных процессов определяется не только такими факторами, как реальные и понятные цели, тщательно составленные планы, качественно разработанные решения и совершенная организационная структура, а зависит и от людей, которые претворяют в жизнь эти планы. Если фактическую работу в организации никто не выполняет, то все предварительные усилия ничего не стоят.

Обеспечить выполнение работы персоналом в соответствии с планами и делегированными полномочиями – задача функции «мотивация»^[35]. Мотивация как функция менеджмента чаще всего обозначает два психических явления^[36]:

- совокупность внутренних и внешних движущих сил, которые побуждают человека к деятельности, определяют ее границы и формы и придают этой деятельности направленность, ориентированы на достижение определенных целей;

- процесс влияния на человека с целью побуждения его к определенным действиям путем пробуждения в нем соответствующих мотивов.

Мотивировать сотрудников — значит нарушить их важные интересы, дать им шанс реализоваться в процессе труда^[37].

Мотивация — это процесс побуждения человека или группы людей к достижению целей организации и включает в себя мотивы, интересы, потребности, увлечения, мотивационные установки или диспозиции и т.д^[38].

Стимул в управлении персоналом — это воздействие на работника извне с целью побуждения его к деятельности.

Мотив — это побуждение человека к деятельности, вызванное изнутри его собственными потребностями, эмоциями^[39].

К мотивам относится комплекс побуждений, действующих с полной силой в течение длительного времени, а также обязанности, стремление выполнить порученное задание, помочь сотруднику и тому подобное. В зависимости от сферы, в которой они используются, мотивы могут быть материального и морального порядка.

Стимул также рассматривается как принуждение к действию, но в отличие от мотива, он вызывается внешними факторами, которые делятся на материальные (вознаграждения за труд) и моральные стимулы (признание заслуг индивида, справедливое отношение к нему, создание у человека чувства собственной причастности к успехам организации и др.).