Файл: Управление поведением в конфликтных ситуациях(Теоретико-методологические основы концепции конфликта и его сущность в деятельности организации).pdf

Обязанности менеджера по персоналу в области делопроизводства [15, с.40]:

- получать и просматривать входящие документы, регистрировать их, направлять исполнителям; выбирать документы, требующие немедленного рассмотрения, докладывать о них генеральному директору, предоставлять проекты резолюций.

- вести оперативный учёт прохождения документов и ежедневно контролировать сроки исполнения документов и устных поручений генерального директора руководителями структурных подразделений.

- готовить по поручению генерального директора проекты документов, обеспечивать согласование проектов с руководителями подразделений, готовить и оформлять управленческо-распорядительные документы.

- осуществлять и контролировать документооборот внутри организации, по поручению генерального директора осуществлять документооборот между предприятием и другими организациями, органами, учреждениями.

- вести делопроизводство, обеспечивать сохранность документации, формировать дела.

- вести учёт, выписывать доверенности, принимать отчёты доверенных лиц.

- ежедневно вести табель учёта рабочего времени сотрудников предприятия.

- оформлять командировочные документы.

- вести кадровый учёт, оформлять приём и увольнение, отпуска, больничные листы работников.

- обеспечивать ознакомление, учёт и хранение приказов и распоряжений.

На данный момент как мы уже отметили выше, менеджера по персоналу в ООО «Монтаж» нет. Данные функции, возложены на бухгалтера и выполняются они не в полном объеме, потому что данный сотрудник просто не успевает выполнять эту работу.

Всю работу менеджера по персоналу рекомендуется построить на 3 методах менеджмента, которые представлены в таблице 1.

Таблица 1 – методы менеджмента

Административный метод – способ осуществления управленческих воздействий на персонал. Они базируются на власти, дисциплине и взысканиях.

Материальная ответственность и взыскания.

Материальная ответственность работников выражается в их обязанности возместить ущерб, причиненный виновным действием или бездействием. Материальная ответственность возлагается на работников за ущерб, причиненный организации, с которой они состоят в трудовых отношениях, а также за ущерб, возникший в связи с возмещением им ущерба, причиненного его работниками третьим лицам, если этот ущерб возмещен предприятием.

Дисциплинарная ответственность и взыскания используются в случае нарушения трудового законодательства, когда возникает дисциплинарный проступок, под которым понимается противоправное неисполнение или ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей работником.

Невыполнение работником трудовых обязанностей существует в случае, когда доказана его личная вина, и он действовал умышленно и неосторожно. В случае если работник нарушил свои трудовые обязанности по причине от него не зависящей, то он не может быть привлечен к дисциплинарной ответственности.

Следующий метод менеджмента — это экономический метод, эти методы представляют собой способы (средства) достижения целей управления на основе реализации требований экономических законов. Иными словами, под экономическими методами менеджмента в современном значении понимают экономический расчет, основанный на сознательном использовании системы экономических законов и категорий рыночной экономики.

Среди многообразия экономических методов управления можно выделить, например, методы экономического стимулирования.

Социально-психологический метод, здесь отношения управления выступают как психологические взаимоотношения людей. Управление психологическими процессами предполагает учет психологии коллектива, менеджера, управления, взаимоотношений людей.

Также для благоприятной атмосферы в коллективе не стоит забывать о командообразовании. Успешная команда всегда имеет перспективы роста за счет потенциала ее участников. Успешная команда всегда ликвидна за счет снижения управленческих расходов и постоянной работы на результат. Успешная команда всегда защищена и быстро реагирует как на внутренние организационные изменения, так и на любые внешние факторы.

«Персонал-Консалтинг» имеет 9-летный опыт по всем трем основным направлениям командообразующей и групповой работы: формированию и развитию навыков командной работы (team skills), развитию командного духа (team spirit) и непосредственно формированию и сплочению команды или группы (teambuilding).

При этом в арсенале компании существует целый ряд уже разработанных и много раз проверенных заказчиками на эффективность отдельных специализированных тренингов и программ, которые можно «встроить» в любое корпоративное событие или мероприятие компании. Эти тренинги и программы могут проводиться и в наших оборудованных тренинг-залах, и на территории заказчика и на природе. Среди них можно выделить:

«День рождения компании» (teambuilding + team spirit + элементы team skills).

«Военизированный тренинг командообразования» (team skills + team spirit + элементы teambuilding).

«Тренинг на сплочение» (4 варианта тренинговых программ teambuilding)

«Тренинг на умение принять совместное решение»(teambuilding + team skills).

Однако для максимальной эффективности любые уже разработанные в технологии тренинги или программы требуют адаптации к конкретной компании и ее корпоративную культуре, а также к личностным особенностям каждого из участников команды или группы.

Глава 3. Пути и способы разрешения конфликтных ситуаций

Для предотвращения не конструктивных конфликтов, в организации ООО «Монтаж», постоянно должна проходить профилактика, под наставлением руководства. Разработкой мотивационно – организационной системой управления, и отвечающей, за формирование систем и методов организации труда, занимается отдел по управлению и развитию персоналом. Эти методы для профилактики конфликтов можно рассмотреть, как составляющие вызванные постоянно поддерживать и прорабатывать данные вопросы.

Такие методы, влияющие на различные аспекты системы взаимоотношений в организационной структуре, включают в себя:

- содействие интеграции целей между администрацией и персоналом организации;

- четкое определение видов коммуникации в организационной структуре управления;

- сбалансированность прав, при исполнении служебных обязанностей: реализация правил формирования и функционирования временных подразделений с целью эффективного использования двойного подчинения работников, возникающих в этих условиях;

- осуществление порядка разделения полномочий и ответственности между иерархическими рангами управления;

- использование различных видов продвижения.

Если в ООО «Монтаж» будет отсутствовать внимание в решении этих вопросов, то это может стать причиной возникновения конфликтных ситуаций у персонала, с высокой вероятностью перетекающую в конфликт. В это же время изучение этих вопросов создает в организации основу для надежных партнерских отношений как между сотрудниками одного уровня, так и между персоналом и начальством. Взаимные, дружеские, отношения являются ключом к преодолению конфликтных ситуаций на начальном этапе. Более того, такое решение будет более разумным, направленным на развитие системы управления организацией и не позволит конфликтной ситуации войти в дестабилизирующую, эмоциональную стадию конфликта. Одна из важных задач руководителя ООО «Монтаж» - обеспечить сбалансированность прав и ответственности каждого из сотрудников, а также вверенного подразделения как структурной единицы. Это достигается путем контроля над разработкой регламентирующих документов, а также через анализ работ исполнителей. Если сотрудник определен как ответственный за выполнение определенной обязанности, но ему не предоставлены права на обеспечение его ресурсного и организационного и технологического содержания, то он ем самым создает благоприятную почву для конфликтной ситуации между сотрудником и окружающими людьми. Одной из основных задач, решение которой позволяет существенно предотвратить возникновение конфликтной ситуации, является достижение согласия между участниками группы по фундаментальным вопросам организации труда (распределение обязанностей, развитие форм труда). Решение внутригрупповых вопросов должно находиться под контролем администрации ООО «Монтаж». В любой форме групповой организации труда должна быть чётко зафиксирована индивидуальная ответственность кого-либо из сотрудников за общее состояние дел и отчетность перед руководством. Между администрацией и участниками временных подразделений могут возникнуть разногласия, если не будут обеспечены организационные возможности для совместной работы. Эффективное управление мотивацией предполагает открытость информационной системы внутри организации.

Многообразие форм поощрения следует рассматривать как действенный фактор управления мотивацией трудовой деятельности. Вместе с тем продуманная и сбалансированная политика организации в области мотивации является мощным средством профилактики конфликтов. Использование различных форм поощрения предполагает разработку и применение монетарных и немонетарных побудительных систем.

Следующие системы стимулирования можно отнести к материальным:

- организация оплаты труда должна быть оценена в размере, адекватном трудовому вкладу работника;

- - премиальные выплаты, основанные на результатах работы сотрудников и на их профессиональном поведении;

- система специальных льгот и выплат, выделяемых из прибыли организации и не носящая обязательного характера, определенного законодательством (оплата обучения персонала, льготные или беспроцентные кредиты на целевые нужды персонала, выплата различных страховок, и т. д.);

Нематериальные системы стимулирования включают в себя:

- привлечение персонала для разработки маркетинговых решений, как внутри подразделения, так и в организации в целом;

- использование гибкой системой занятости работников, лояльного отдыха, и поддержание морального состояния персонала;

- использование систем управления, которые не предполагают строгого режима нахождения сотрудников на рабочем месте;

- использование стилей и методов управления, отвечающих интересам работников;

- проведение совместных мероприятий (спортивного характера, развлекательные вечера).

Существует множество способов и методов «управления стрессом», как индивидуального, так и повсеместного использования. Например, индивидуальные методы включают регулярный активный отдых и расслабление, оттачивание навыков самоконтроля в поведении, планирование собственного времени, достаточную продолжительность сна.

Отработанные за рубежом методы включают в себя: социальный пакет работника для оплаты занятий в тренажерном зале, или бассейне. Информирование сотрудников о простых приемах, которые могут помочь справиться с небольшой стрессовой ситуацией. Однако применения таких мер не всегда достаточно, поскольку проблема должна решаться в комплексе, и не только помогать сотрудникам справляться со стрессом или его последствиями, но а также предупреждать его.

Можно применить следующие меры по управлению стрессом, в организации ООО «Монтаж»:

- формирование психологически - социального климата;

- оптимизация организационной структуры с учетом способностей и возможностей конкретных сотрудников;

- по возможности исключение ситуаций ролевого конфликта;

- максимальное информирование сотрудника о предстоящих изменениях в организации, которые конкретно отразятся на нем, что эти изменения будут поощряться;

- соблюдение санитарно-гигиенических норм;

- предоставление сотрудникам права участвовать в принятии определенных решений, больше полномочий в организации собственного рабочего места, планирования своего рабочего времени и т.п.;

- обучение сотрудников высшего и среднего звена по управлению конфликтами, и навыкам партнерского общения;

Методы снятия стресса для использования в ООО «Монтаж» должны преследовать профилактические цели, создавать комфортные условия, адаптироваться к конкретным потребностям, интегрироваться в корпоративные системы, использовать несколько методов для восстановления работы, быть самостоятельными. Сотрудникам ООО «Монтаж» можно порекомендовать для снижения стресса:

- разработать систему приоритетов в работе, оценить работу следующим образом: "должен сделать сегодня", "сделать позднее на этой неделе" и "сделать, когда будет время";

- научиться доносить важность заданий до руководителя, описать конкретные приоритетные работы;

- наладить особенно эффективные и надежные отношения в коллективе, понять его проблемы, уважать приоритеты, давать обоснованные поручения;

- сообщать, когда ожидания или стандарты оценки не ясны (неопределенность ролей);

- находить каждый день время для отдыха.

Руководителю ООО «Монтаж» для того, чтобы управлять другими, я предлагаю следующее:

- оценить способности, потребности и склонности работников и попытаться выбрать объем и тип работы для них, соответствующие этим факторам, делегировать полномочия и ответственность;

- разрешать работникам отказываться от выполнения какого-либо задания, если у них есть для этого достаточные основания. Если необходимо, чтобы они выполнили это задание, объясните, почему это нужно, и установите приоритеты в их работе, чтобы дать им необходимое время и ресурсы для выполнения дополнительного задания;

- четко описывать конкретные зоны полномочий, ответственности и производственных ожиданий, использовать двустороннюю коммуникацию и информацию подчиненных;

- использовать стиль лидерства, соответствующий требованиям данной ситуации;

- обеспечить надлежащее вознаграждение за эффективную работу;