Файл: Управление закупками в ресторанах различных форматов (Основные проблемы закупочной деятельности сетевых ресторанов).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Затронутая мной в курсовой работе тема очень актуальна в сфере общественного питания. Планирование поставок сырья (товаров) в ресторанном бизнесе имеет свои сложности и специфику. Во-первых, продукты питания имеют ограниченный срок годности, следовательно, задача шеф-повара и финансового специалиста — обеспечить минимально необходимые остатки запасов и их высокую оборачиваемость.

Во-вторых, финансовые ресурсы ограничены, а надо платить зарплату и налоги, оплачивать счета поставщиков, погашать кредитные обязательства перед банками. В этих условиях особенно важно спланировать поставки продуктов на перспективу.

Любой ресторан имеет свои специфические особенности работы с поставщиками. Организация взаимодействия с поставщиками в сетевом бизнесе является одним из важных факторов, определяющих успех предприятия. Если владельцы одиночных ресторанов зачастую игнорируют неполадки в работе с поставщиками, то в сети подобная позиция топ-менеджмента может поставить под угрозу финансовое состояние и репутацию всей компании в целом.

Цель моей работы заключается в рассмотрении основных проблем, возникающих в процессе закупок в ресторанах различных форматов, причин и условий, влияющих на связи с поставщиками продукции, а также взаимосвязи контроля закупочной деятельности и рентабельности ресторана.

Для достижения цели поставлены задачи:

1. изучить основные проблемы закупочной деятельности ресторанов;
2. определить влияние различных факторов на взаимоотношения с поставщиками продукции;
3. установить наличие взаимосвязи контроля за закупками и рентабельности ресторанов;

В качестве объекта исследования в работе рассматривается пищевой поток на стадии его движения от поставщика к потребителю.

Предметом исследования является организация рационального процесса физического продвижения пищевой продукции к потребителю.

Методы исследования, применяемы при написании работы: системный анализ, метод анализа и синтеза.

Актуальность мой работы заключается в том, что планирование потребности в продуктах, совершенствование системы поставок, ориентация на маркетинг способны привести к изменению концепции работы ресторана, создавая наилучшие условия для повышения рентабельности предприятия.

Практическая значимость работы заключается в возможности использования результатов исследования в работе ресторана.

Работа состоит из двух глав, заключения, списка используемой литературы.

---

В первой главе (теоретической части), мною рассмотрены основные типы закупок, особенности и недостатки существующих принципов управления закупочной деятельностью, а также проблемы закупок, характерные для сетевых ресторанов.

Вторая (практическая) глава посвящена анализу проблем взаимодействия с поставщиками, предпосылок их возникновения, методам учета и контроля продукции, позволяющих оптимизировать закупочную деятельность для повышения уровня рентабельности ресторана.

Информация, которая использовалась при написании дипломной работы, взята из нескольких источников: нормативные документы, специальная литература по ресторанному делу и менеджменту, интернет – ресурсы (всего 29 источников).

ГЛАВА 1. УПРАВЛЕНИЕ ЗАКУПКАМИ СЕТЕВОГО РЕСТОРАНА

• 1. Типы закупок, их особенности, преимущества и недостатки

Закупки продуктов питания определяют чуть ли не половину ежемесячных расходов ресторанного бизнеса. Это сложный комплекс, от свода технических характеристик продуктов под закупку, нормирования и логистики, до внедрения современных программных сервисов. На практике все разнообразие разных вариантов построения менеджмента в компании в конечном итоге сводится к двум диаметрально противоположным подходам:

-жестко централизованному - сосредоточение всех функций снабжения в одних руках, что создает широкие возможности логистической оптимизации материального потока на стадии закупок ;

-децентрализованному – когда директора ресторанов будут самостоятельно осуществлять закупки, каждый для своего ресторана.

Схема работы обоих принципов представлена на рисунках 1.1. и 1.2. соответственно.

Рисунок 1

Централизованное управление закупками

Рисунок 2

Децентрализованное управление закупками

При централизованном управления сетевыми структурами в ресторанном деле заключаются контракты с поставщиками на поставку продуктов для всей сети ресторанов. Продукция поставляется, либо напрямую в рестораны, кафе и т. п., либо на склад-распределитель, а уже оттуда - по заведениям сети, а информация по поставкам - в главный офис, где делаются все необходимые расчеты с поставщиками и заключаются новые договоры. Централизованная схема безукоризненно подходит только для сетей, у которых филиалы расположены относительно недалеко. Элемент децентрализации (самостоятельная работа филиалов сети непосредственно с поставщиками) вводится, когда речь идет о скоропортящихся продуктах, но и тогда все документы по таким операциям обязательно отправляются в центр. В любом случае, все договоры на поставку заключаются непосредственно из центрального офиса^[1], в котором также консолидируются все данные по ресторанам и формируются разнообразные отчеты: об остатках, о продажах и пр.

---

При централизованных закупках получают следующие выгоды: 1) единый учет и управление из центрального офиса; 2) налаженная система интенсивного обмена данными между центром и локальными ресторанами;

3) управляющий сетью может оперативно контролировать работу всех подразделений; 4) объединение всех закупок дает возможность получить скидки за большой заказ; 5) координация связанных между собой видов деятельности для сокращения затрат на транспортировку, хранение и обслуживание; 6) устранение дублирования операций; 7) наличие единой точки контактов с поставщиками; 8) концентрация ответственности за снабжение, что облегчает осуществление управленческого контроля.^[2]

Недостатками централизованного управления закупками можно считать такие: 1) передача всех полномочий центру может привести к существенным злоупотреблениям в ресторанах и потере управляемости сети в целом; 2) подходит только для сетей, у которых филиалы расположены относительно недалеко; 3) мнение, что при централизации управления рестораны могут рассматриваться лишь как точка продаж: им не нужны управление и учет (т. е. бэк-офисная система); 4) возможное сокращение персонала в отдельных ресторанах сети и увеличение его в рамках центрального офиса; 5) возможность пренебречь товарно-материальным учетом на местах, что благоприятствует неосознанным, а подчас и осознанным потерям и другим недостачам^[3].

Децентрализация, подразумевает работу филиалов сети с поставщиками на местах самостоятельно что позволяет минимизировать возможность возникновения перебоев с поставками, закупить специфический товар по разумным ценам. В таком случае, центральный офис теряет возможность контроля закупок в удаленном филиале и неизвестно, будет ли обеспечиваться необходимое качество ингредиентов и будут ли деньги компании потрачены эффективно. Поэтому система контроля деятельности региональных подразделений и схема закупок в ресторанах одной сети должны быть особенно тщательно структурированы и отлажены^[4].

Преимущества децентрализованного управления закупками: 1) директор ресторана лучше знает потребность в продуктах; 2) возможность более быстрого удовлетворения потребности в продуктах и товарах

Недостатки децентрализованных закупок: 1) решая оперативные вопросы, служащие могут не заметить тенденции изменений планирования организации в целом; 2) недостаточный профессионализм и проблемы определения потребностей и возможностей снабжения продуктами; 3) нет возможности проводить функциональный анализ работы с таможней, транспортных услуг, складирования, управления запасами, анализом закупок и т.п.

---

Теперь рассмотрим процедуры закупочного процесса, которые можно привести к трем укрупненным бизнес-процедурам^[5]. Отличительные особенности процедур представлены в таблице 1, стр.8.

«Тендерный вариант» - исследование рынка и поиск оптимального варианта среди множества поставщиков путем размещения своего запроса (оферты на закупку) с перечнем стандартных требований к качеству и по цене «не выше, чем». Практикуется крупными ресторанными сетями, выигрыш - значительное снижение стоимости закупки. «Поисковый вариант» - поиск поставщика ведется среди ограниченного круга поставщиков путем изучения их прайс-листов, практикуется независимыми единичными ресторанами. Третий вариант, получивший названия «бездумный» отличается тем, что руководители ресторанного бизнеса пускают процесс закупок на самотек, и оптимизации закупки продуктов по критерию цена/качество вообще не производится. Применяется теми, кто несерьезно относится к своему ресторанному бизнесу, и скорее всего вскоре станет кандидатом на закрытие и ухода с рынка.

Таблица 1

Процедуры закупочного процесса, применяемые в российских ресторанах

Тендерный	Поисковый	Бездумный
Составление заказа	Составление заказа	Составление заказа
Определение предельной цены «не дороже, чем…»	Запрос прайс-листов у поставщиков	-
Рассылка запросов на закупку	-	-
Анализ полученных от поставщиков предложений	-	-
Подписание договора на поставку и отправление заказа	Выбор поставщика и направление ему заказа	Поставщик всегда один и тот же («бессменный»)
Получение, складирование и регистрация	Получение, складирование и регистрация	Получение, складирование и регистрация
Оценка и контроль	Оценка и контроль	-
Выдача в работу	Выдача в работу	Выдача в работу

1.2.Основные проблемы закупочной деятельности сетевых ресторанов

Развитие сетевого ресторанного бизнеса в России ставит перед владельцами ресторанов проблему в нахождении и использовании новой формы управления и, прежде всего, это касается работы с поставщиками. Сетевая форма организации бизнеса предполагает полную самостоятельность и юридическую независимость предприятий сети, работу на основании договоров, а единая информационная сеть и ресурсная база позволяют им обладать равными знаниями и использовать их для принятия как управленческих, так и превентивных решений, угадывающих тенденции в развитии спроса ^[6].

---

Сети - это гибкие горизонтальные управленческие структуры, функционирующие за счет общей ресурсной базы, в которой ключевым является информационный ресурс, наиболее удачно сочетающие формальные и неформальные процедуры для координации и согласования деятельности фирм-участников сети^[7].

Преимущества работы в сетевом формате очевидны. В отличие от одиночных заведений, обычными условиями работы ресторанных сетей являются: большие объемы закупок и продаж; территориальная удаленность ресторанов от управляющего центра; единые корпоративные стандарты производственных процессов, уровня сервиса. В отличие от «одиночек», ресторанные сети могут существенно минимизировать затраты за счет корпоративных цен поставки, скидок и длительных партнерских отношений с поставщиками. Выделение центрального управленческого офиса снижает издержки на содержание административного аппарата, бухгалтерии. Единые стандарты организации большинства технологических процессов, включая требования к качеству кухни и обслуживания, способствуют повышению лояльности клиентов. Как следствие, сетевой бизнес отличает: бơльшая доходность, конкурентоспособность на рынке.

В России в настоящее время насчитывается 26 международных сетей, представляющих профиль общественного питания в 36 крупнейших городах^[8]. Однако сетевые амбиции требуют совершенно иных подходов к организации работ всех подразделений предприятия.

Особенности управления ресторанными сетями приведены в таблице 2.стр.10.^[9]

Таблица 2

Отличительные особенности управления ресторанными сетями

Отличительные особенности управления ресторанными сетями	Преимущества
Мониторинг территориально разделенных подразделений	Персонал специально выделенного управляющего офиса контролирует деятельность ресторанов на местах
Централизованная работа с поставщиками.	Работа с поставщиками осуществляется в рамках единого договора, что позволяет добиться выгодных цен и избежать «откатов» на местах. В случае проведения децентрализованных закупок центр берет на себя функции контроля закупочных цен на местах.
Анализ эффективности меню	Вследствие того, что каждая позиция меню требует наличия на складе определенных ингредиентов, в сети объем потерь от наличия в меню невостребованных позиций возрастает с открытием каждого нового ресторана. Кроме этого, в разных подразделениях сети может существовать различный спрос на одно и то же блюдо. Для того, чтобы избежать значительных издержек, очень важно просчитывать эффективность меню и востребованность отдельных позиций в нем
Дисконтные и бонусные схемы	Грамотное составление дисконтных схем позволяет существенно повысить узнаваемость сети, лояльность к ней посетителей
Открытие новых ресторанов по отлаженной схеме в короткие сроки	Неоспоримый плюс централизованного управления – возможность создания оптимизированной технологии открытия новых точек сети

---