Файл: Организация и развитие коммерческой деятельности предприятий на рынке товаров и услуг (Понятие коммерческой деятельности и ее составляющие).pdf

1.2. Организация закупки на розничных торговых предприятиях

Закупки - традиционно основная функция отделов снабжения. Их главная стратегическая маркетинговая задача- разработка стратегии и формирование ассортимента закупок с учетом актуальной тематики и перспективных направлений развития маркетинга товаров-для производственной фирмы, маркетинга оптовых и розничных продаж - для торговых организаций. Главная оперативная задача — закупка конкретных товаров на оптимальных условиях.

• организация процесса закупок имеет определенные этапы: определение потребности в материальных ресурсах;
• определение нужных характеристик и количества товаров и услуг;
• анализ и определение возможных источников снабжения;
• определение цены и условий закупок;
• подготовка и размещение заказа на закупку:
• контроль выполнения заказа и(или) экспедирование;
• получение и проверка товаров;
• обработка счета и оплата;
• учет поступлений материальных ресурсов.

Любая закупка начинается с определения общей потребности компании и индивидуальных потребностей каждого ее подразделения. Имея такую информацию, можно получить материальные ресурсы со склада либо путем перемещения избытка товаров из другого подразделения, либо покупая новые товары. Кроме того, необходимо иметь точное описание потребности, артикула товара или услуги, которые запрашиваются. Для этого в отделе закупок ведется список (каталог) постоянно закупаемых предметов, что способствует ведению правильного бухгалтерского учета и процедуре хранения их на складе.

Процесс принятия решения о закупках состоит из этапов:

• осознание потребности;
• формирование закупочного центра;
• разработка спецификаций товаров;
• поиск поставщиков;
• запрос предложений от поставщиков;
• оценка предложений;
• выбор поставщиков;
• заключение контракта;
• оценка работы поставщиков.

Информация полученная руководителями службы закупок (снабжения) из внешней и внутренней среды организации, формирует в сознании (а может быть и с учетом подсознания) из побудительных методов и стимулов через механизмы так называемого «черного ящика» в решения приобрести именно те товары, которые необходимы. (рис 1.) Значение и содержание закупочной работы. Работа по оптовым закупкам товаров включает комплекс следующих взаимосвязанных коммерческих операции.

1. Изучение и прогнозирование бюджета закупок. Изучение бюджета важнейший момент в деятельности оптовой организации. Он представляет собой платежеспособную потребность, т.е. такую форму рыночного проявления потребностей, которая имеет денежное обеспечение. В свою очередь, потребность как таковая является качественной и количественной определенностью конкретного товара.

Рис 1. модель принятия решения о закупке момента процесса потребления.

Для расчета потребности в товарах используются различные методы:

• нормативный метод определения потребности в товарах;
• балансовый метод определения потребности:
• выявление и изучение источников закупки, выбор поставщиков и каналов продвижения товаров.

С этой целью коммерческие работники должны постоянно анализировать рекламу в СМИ, информацию о производстве и оптовой продаже товаров. Анализ полученной информации позволяет торговой организации составить необходимое представление об источниках поступления закупаемых товаров. Поставщиков товаров можно разделить на две группы: поставщики-изготовители и поставщики-посредники. Такое подразделение зависит от канала сбыта (продвижения), те. путей, по которым товар движется от производителя к потребителю. Этот путь характеризуется числом составляющих его звеньев, на каждом из которых выполняются различные операции по приближению товаров к конечному потребителю. Минимальное число звеньев -два. В так называемом канале нулевого уровня или прямом канале «ЧЕРНЫЙ ЯЩИК» стимулы ВХОД Побудительные факторы Информация Решение приобрести товар определенного производителя по определенной цене в определенном месте и т.д. Внешние и внутренние ВЫХОД Решения товародвижения товары производителя продаются напрямую потребителю (звено: завод — потребитель), При нулевом канале товародвижения используются три основных способа продажи:

• развозная (разносная) торговля;
• посылочная торговля;
• торговля через принадлежащие производителю лекарств (фирменные аптеки).

При одноуровневом канале посредником на рынке потребительских товаров становится оптовый или розничный торговец. Многоуровневый канал продвижения товаров устанавливается, когда между изготовителем и потребителем действуют два оптовых торговца (посредника) и более. 4. Установление хозяйственных связей с поставщиками. Это один из важнейших этапов закупочной работы. Хозяйственные связи с поставщиками включают экономические, организационные, коммерческие, административно-правовые, финансовые и другие отношения, складывающиеся между покупателями и поставщиками товаров в процессе их поставки. Все хозяйственные связи осуществляются посредством договоров поставки товаров, которые включают график поставки и протокол согласования цены. 5. Контроль, исполнение договоров и хода поставки товаров. Исполнение договоров поставки товаров контролируется по общему объему развернутому ассортименту, срокам поставки, качеству и комплектности поставляемых товаров, соблюдению условий транспортирования, расчетной дисциплины.

Обслуживание продвижения товаров осуществляют различные звенья — производственные (сертификат, счет-фактура), транспортные (товаротранспортная накладная), посреднические (договор поставки), торговые организации (заказы и заявки). Важную роль играют документы, удостоверяющие качество товаров (сертификат соответствия). Для осуществления оптимальной закупки продукции требуется провести ряд исследований информационного характера. Они базируются на тщательном изучении и протезировании рынков. Для этого используется сегментация рынка. При сегментации рынка закупок объектом изучения выступает производитель (продавец), осуществляет ее потребитель, и эта работа не столь кропотлива, так как число производителей (поставщиков) значительно уступает числу потребителей, а собственные требования к товару известны покупателю изначально. Различна и позиция этих исследований в воспроизнодственном процессе. Если исследование рынка закупок направлено на изучение источников получения факторов производства, то исследование рынков сбыта ставит целью выявление возможностей реализации результата данного производства. Схема исследования, этого рода может быть такой, как она изображена на рис. 2.

Со структурной точки зрения ключевыми проблемами стратегии закупок являются:

• стабильность и конкурентоспособность общего состава поставщиков;
• оптимальный уровень вертикальной интеграции;
• распределение закупок между подходящими поставщиками.

Основные факторы, учитываемые в процессе закупки товаров и услуг организациями потребителями, можно представить в виде рейтинга значимости:

• технические характеристики товара;
• предел цены;
• время и условия поставки;
• условия технического обслуживания;
• условия платежа;
• размер заказа;
• приемлемые поставщики;
• комплексность закупки.

Кроме того, для оценки поставщиков используются рекомендации, репутация, надежность, программы обслуживания и заботы о покупателях, профессионализм. Конкурентоспособность товаров и услуг, соответствие товаров/услуг потребностям покупателя, гибкость сотрудничества, соотношение стоимость/цена. уровень обслуживания. Применение информационных технологий (ИТ) в менеджменте торговой организации (МТО) во многом предопределяет успешность ее развития. ИТ-продукты нацелены на корректировку и оптимизацию внутренних и внешних бизнес-процессов. Наиболее важными являются технологии автоматизации отношений с покупателями и налаживания непосредственно торговой деятельности во всех ее проявлениях. Развитые организации используют различные специализированные информационные решения (1С, SAP 2.0, МS Axapta, Navision, Галактика, CRM (Customer Relationships Management )и др.) для управления отношениями с заказчиками, отслеживания истории развития взаимоотношений, координирования многосторонних связей, централизованного управления продажами и клиенто-ориентированного маркетинга. Приведенные информационные продукты призваны:

• упрощать и совершенствовать систему контроля оперативной деятельности бизнес—процессов организации (финансы и затраты, запасы и склад, закупки и продажи, дебиторская задолженность и ценовая политика);
• управлять взаимоотношениями с заказчиками и поставщиками - контролировать процесс закупок - обобщать данные.

Управление закупкой и поставкой товаров - это деятельность по поддержанию важных характеристик этих процессов на уровне, соответствующем заданным величинам, обеспечивающем достижение цели организации. Управление закупками предусматривает их нормирование, оперативный учет и контроль, регулирование. Управление закупками товаров на предприятиях - один из самых сложных процессов, который осуществляет коммерческая служба. В нем очень тесно взаимосвязаны информационное обеспечение и определение потребности в товарах, выбор партнеров для установления хозяйственных связей и каналов продвижения закупок и установление хозяйственных связей между партнерами, организация оптовых закупок и организация распределения товаров, рекламно-информационная работа, оказание услуг и управление запасами товаров. Поэтому процесс управления закупками является центральным звеном в сложной и многоуровневой цепочке деятельности самого предприятия. От его результатов зависит, какой товар и в каком объеме будет предложен потребителю в самой организации. Изучение процесса управления необходимо рассматривать по аналогии с понятием «управление». В широком смысле слова под управлением следует понимать процесс, состоящий из определенных функций, состав которых может изменяться в зависимости от целей и задач. которые ставит перед собой управляющая система. В результате управление закупками следует понимать, как комплекс функций управления, к которым в самой организации относятся:

• планирование (стратегическая политика организации по соответствию спросу и экономической эффективности, видовой состав, объемы и пропорции закупок);
• организация (формирование объема и его реализация, ассортиментный перечень);
• контроль, направленный на изучение эффективности планирования и организации мероприятий в рамках стратегической политики предприятия. Помочь фирме в формулировании стратегии закупочной деятельности может анализ рыночной власти поставщиков в сочетании с обратным приложением принципов отбора покупателей.

Одна из важных задач любой организаций или предприятий — поддержание оптимальной пропорции между величиной закупок и размерами наличных запасов. Для поддержания соотношения на оптимальном уровне необходима четко налаженная система управления закупками. Управление товарными закупками обозначает установление и поддержание такой их величины и структуры, которая отвечала бы поставленным перед этим предприятием задачам. Управление закупками предполагает:

• их нормирование - т.е. разработку и установление их необходимых размеров для каждого вида товарных запасов;
• их оперативный учет и контроль - ведется на основании действующих форм учета и отчетности (карточки учета, статистические отчеты), в которых отражаются остатки товаров на начало месяца, а также данные о поступлении и продаже;
• их регулирование - поддержание их на определенном уровне, маневрирование ими.

Процесс обеспечения (снабжения) закупаемыми товарами выполняет следующие фазы:

• планирование снабжения;
• закупка товаров;
• распределение;
• использование;
• хранение.

Следовательно, закупка товаров выступает началом всего процесса торговой деятельности. В свою очередь, процесс закупочной работы оптовой организации складывается из трех групп операций: предварительных, непосредственно-закупочных, последующих. К предварительным операциям относятся:

• изучение спроса закупок;
• изучение источников товаров;
• определение потребности (П) в товарах по балансовой формуле П = 3н + Р — Зк , где 3н и 3к — соответственно запасы товаров на начало и конец периода, Р- реализация (оборот) товаров;
• разработка преддоговорных (предзакупочных) требований к поставщикам.

Непосредственно - закупочные операции включают:

• заключение договоров и разовых сделок;
• согласование с поставщиками ассортимента и количества товаров, подлежащих поставке в отдельные периоды (квартал, месяц) по заключенным договорам;
• составление и предоставление поставщику разнарядок на отгрузку или централизованную доставку закупленных товаров товарополучателям;
• получение товаров, их приемку и оплату.

Последующими операциями являются:

• учет выполнения поставщиками договоров и применение санкций за нарушение договорных обязательств;
• контроль за ходом закупочных операций в целом.

При стабильных отношениях поставщиков товаров со своими клиентами наиболее удобной формой организации хозяйственных отношений является договор оптовой купли-продажи товаров. Учитывая, что ГК РФ не содержит специального правового регулирования договоров оптовой купли-продажи, применяются общие правила регулирующие договоры купли-продажи. Поставщики для организаций - это источник всех видов закупок необходимых для осуществления бизнеса. Предприятие является для поставщика покупателем. и в отношении него поставщики проводят активную политику продвижения. Другой стороной проблемы является то, что организация покупатель, будучи субъектом рынка, также может и должно проводить активную политику и формировать поставщиков так, чтобы эти связи наилучшим образом способствовали достижению рыночных целей предприятия. Взаимоотношения с поставщиками - объект активной маркетинговой политики и Значение этой работы возрастает с обострением проблемы ограниченности: ресурсов, требований к качеству товаров со стороны конечных потребителей. Активная маркетинговая политика при планировании, в частности, наиболее выгодного поставщика при закупках может проявляться в проведении аукционов.