∙ процедура уничтожения документов, сроки хранения которых истекли, осуществляется под контролем и при участии экспертной комиссии суда;

∙ уничтожение документов, сроки хранения которых истекли, должно иметь под собой нормативные основания;

∙ непосредственные действия по уничтожению документов должны осуществляться таким образом, чтобы обеспечить конфиденциальность любой содержащейся в них информации;

∙ документальное отражение уничтожения документов, сроки хранения которых истекли, имеет строго унифицированные формы.
2. Выпускник колледжа при Московской государственной юридической академии Бутусов обратился в Бабушкинский районный суд с заявлением с просьбой принять его на федеральную государственную службу в архив суда.

1. Вопрос 1. Какое должностное лицо принимает решение по указанному вопросу?

Ответ:

Приказом председателя суда назначаются работники, ответственные за работу архива суда.

Пункт.1.4. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19.03.2019 N 56 "Об утверждении Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции"
2. Вопрос 2. Какое решение должно быть принято (при ответе сделайте ссылку на законодательство).

Ответ:

В отношении Бутусова, претендующего на принятие его на федеральную государственную службу в архив суда, может быть принято решение о допущении к участию в конкурсе или об отказе.

Поступление гражданина на гражданскую службу для замещения должности гражданской осуществляется по результатам конкурса.

Ст. 22 Федеральный закон О государственной гражданской службе Российской Федерации.

I:35

S: Билет № 35

1. 
   Мероприятия по сохранности документов в архиве суда.
   

Система мер по обеспечению их сохранности включает в себя следующие мероприятия: комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здания и помещения хранилищ, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных материалов и др.), а также комплекс мер по созданию и соблюдению режима хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный).

Требования к зданиям и помещениям архива:

· архив должен размещаться в специально построенном или приспособленном для хранения документов здании или помещении;

---

· не допускается прием в эксплуатацию ветхих, сырых, не отапливаемых, без вентиляции помещений;

· архив должен быть предоставлен несколькими помещениями так называемого основного назначения: хранилище документов; помещения для приема, временного размещения, акклиматизации документов; помещение для использования документов; рабочие комнаты сотрудников архива;

· помещения архива должны быть безопасны в пожарном отношении, гарантированны от затопления и иметь запасной выход;

· в помещении архива не должно быть газовых и водонесущих труб;

· в помещениях архива электропроводка должна быть скрытой, а рубильники - располагаться вне помещений хранилищ.

Световой режим:

· постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте;

· естественное освещение должно быть рассеянно специальными светорассеивателями;

· для искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра;

· документы хранят в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа и т.п.;

Температурно-влажностный режим:

· бумажные документы должны хранится при температуре 17-19 ^oС и относительной влажности воздуха 50 - 55%;

· черно-белые пленочные материалы должны хранится при температуре 15 °С и влажности 40-55%;

· документы на магнитных лентах и дисковых носителях должны хранится при температуре 15 - 20 °С и влажности воздуха 50-65%;

· в помещениях не должно быть резкого колебания температуры и влажности;

· температурно-влажностный режим в хранилищах необходимо регулярно измерять, а параметры записывать в регистрационном журнале. Измерения проводятся при помощи специальных контрольно-измерительных приборов: термометров, психрометров, гигрометров, которые размещают в главном проходе, вдали от отопительных и вентиляционных систем.

Санитарно-гигиенический режим:

· архивохранилища должны содержаться в чистоте и образцовом порядке, исключающем появление насекомых, грызунов, плесени, пыли;

· обязательно проведение влажных уборок, обеспыливания, обработки водными растворами антисептиков;

· при проведении уборок и санитарных обработок антисептиками растворы не должны попадать на документы.

Охранный режим:

---

· Хранилище в рабочее время должно быть закрыто на ключ, право доступа к нему должно быть ограничено и т.д;

· вынос документов из архива осуществляется только по пропускам в установленном порядке;

· обязательно должны быть технические средства защиты (решетки на окнах, сигнализация и т.д.).

Размещение документов в хранилище.

· хранилища оборудуются стационарными металлическими стеллажами, в качестве дополнительных средств хранения могут использоваться сейфы, металлические шкафы и др;

· расстояние между рядами стеллажей должно составлять в главном проходе - 120 см, проход между стеллажами - 75 см, такое же расстояние должно быть между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене;

· расстояние между полом и нижней полкой стеллажа - не менее 15 см, а в цокольных этажах - 30 см.

· документы в зависимости от вида размещаются в соответствующих первичных защитных средствах: коробках, специальных футлярах, пакетах и т.д.
2. Перед сдачей нарядов по личному составу в архив, начальник архива Тульского областного суда, в соответствии с требованиями действующего законодательства поручила проверить выполнение всех требований Инструкции по ведению архивного делопроизводства сотрудникам канцелярии суда. Сотрудник отдела обнаружила отсутствие нескольких приказ по личному составу в наряде. После проведения административного расследования выяснилось, что данные документы были утрачены одним из сотрудников отдела кадров.

1. Вопрос 1. Какие должностные лица и как, должны реагировать на данное происшествие. Дайте правовую оценку случившемуся.

Необходимо составить Акт об утрате документов, которые подписываются приемщиком и сдатчиком и утверждаются председателем суда и Отчет о служебном расследовании утраты документов.

В конце описи лицом, ответственным за сдачу документов, делается новая итоговая запись, в которой указываются номера отсутствующих в делах документы (листы) и другие особенности. Новая итоговая запись скрепляется печатью.

Против недостающих дел (листов) в описи делается отметка о причине отсутствия их, проставляется номер и дата акта об утрате документов.

Необходимо восстановить приказы по личному составу, по исходным данным, которые содержатся в личных карточках и трудовых книжках сотрудников, ведомостей на выдачу зарплат. премий и прочих бухгалтерских документов, трудовых договоров и т.п.

Создать документ можно на основании имеющейся копии или совокупности данных. По форме и названию восстановленный приказ значится как утерянный. Издать восстановленный документ необходимо текущей датой. Отсутствие подписи и других сведений, которые не смогли найти необходимо указать в Акте об отсутствии подписи или данных.

---

I:36

S: Билет № 36

1. 
   Условия и особенности хранения в суде общей юрисдикции электронных документов.
   

Электронные документы временных сроков хранения до 10 лет включительно хранятся в течение установленного срока в информационной системе (хранилище электронных документов) в формате, в котором они были созданы или включены в информационную систему.

При работе с электронными документами в архиве суда выполняются следующие основные процедуры:

– формирование в информационной системе суда электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа, содержащим контент и метаданные 190 электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A;

– формирование описи электронных дел, документов судебного состава, судебной коллегии, структурного подразделения суда;

– проверка архивом суда электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;

– проверка воспроизводимости электронных документов; – проверка физического и технического состояния носителей (при передаче электронных документов в архив суда на физически обособленных материальных носителях)

Хранение электронных документов в суде может осуществляться в специальной информационной системе. Таких систем огромное количество: ГАС «Правосудие»: «Судебное делопроизводство и статистика», «Банк судебных решений», «Судебная экспертиза», «Организационное обеспечения», «Ведомственная статистика», «Материально-технические ресурсы», «Интернет портал ГАС «Правосудие», «Право», «Документооборот и обращения граждан» и другие.

---

Порядок хранения электронных архивных дел, согласно инструкции (Инструкция о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции; Утверждена приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 19 марта 2019 г. N 56):

1. Передача электронных документов в архив производится на основании описей электронных дел судебного состава, судебной коллегии, структурного подразделения суда по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве суда информационной системы) или на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в двух идентичных экземплярах. Техническое сопровождение по обеспечению передачи электронных документов в архив, связанное с настройкой программных комплексов и их функционированием, а также удостоверение качества передаваемых единиц хранения электронных документов обеспечивается работниками, отвечающими за функционирование информационных технологий в суде, а также работниками филиалов ФГБУ ИАЦ Судебного департамента.

2. При передаче электронных документов в архив суда выполняются следующие основные процедуры работы с документами:

• 
  формирование в информационной системе суда электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа, содержащим контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A;.
  
• 
  формирование описи электронных дел, документов судебного состава, судебной коллегии, структурного подразделения суда;
  
• 
  проверка архивом суда электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;
  
• 
  проверка воспроизводимости электронных документов;
  
• 
  проверка физического и технического состояния носителей (при передаче электронных документов в архив суда на физически обособленных материальных носителях).
  

3. Прием электронных документов в архив суда по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве суда информационной системы) или на физически обособленных носителях оформляется составлением итоговой записи в конце описи электронных дел, в которой цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив электронных дел и электронных документов. Итоговая запись подтверждается подписями работника, ответственного за работу архива суда, и работника, передавшего электронные дела и документы. При приеме на архивное хранение электронные дела заверяются электронной подписью председателя суда или уполномоченного им лица.

---

Смотрите также файлы

• Начальные этапы древнерусской историографии.docx

• Тема Современное учебное занятие в условиях введения обновленных фгос ооо, фгос соо.docx

• Приобретение осужденными к лишению свободы продуктов питания и предметов первой необходимости в установленном законом порядке.doc

• Теоретические положения документирования основной деятельности организации.docx

• Лекция для проведения дополнительного учебного занятия с сотрудниками.docx