Файл: Отчет по практике производственная практика (указать вид практики) пм. 01 Организация документационного обеспечения управления и функционирования организации (индекс и наименование профессионального модуля) пао Пролетарский завод.docx

4.Регистрация документов.

Для выполнения этого задания необходимо в отчете перечислить основные принципы регистрации документов в организации.

Регистрация документов - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения путем указания на нем даты и регистрационного Индекса с последующей записью в регистрационных формах необходимых сведений о документе.

Регистрация документов – важная составляющая организации работы с документами.

Основная цель регистрации – придание документу юридической силы. Помимо этого регистрация позволяет обеспечить учет, контроль и возможность поиска документов, используемых в управленческой деятельности учреждения. При соблюдении правил регистрации делопроизводственная служба быстро наводит справки о местонахождении документов на любой стадии работы с ними.

Значение регистрации документов заключается также в том, что присвоение документу регистрационного номера (индекса) фиксирует факт его создания, отправления или получения, а значит, как уже указывалось, придает документу юридическую силу, и организация, создавшая, получившая или отправившая документ, становится ответственной за него.

ГОСТ Р 7.08-2013. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 2013 С. 450

Регистрация документов преследует такие принципы, как однократность,

индексацию документов, разделение регистрации на группы, использование

справочных материалов, использование трех систем регистрации, представлен-

ный список обязательных и дополнительных реквизитов, а также список доку-

ментов, не подлежащих регистрации.

Общие правила регистрации документов.

1 Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполне-

ния, независимо от способа их создания или получения.

Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые

только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются.

Документы регистрируются в организации только один раз: поступаю-

---

щие — в день поступления, создаваемые — в день подписания или утверждения.

При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое

оно повторно не регистрируется1.

2 Документы, не подлежащие регистрации: письма информационно-спра-

вочного характера, присылаемые для сведения; все рекламные письма; поздра-

вительные письма и телеграммы; приглашения, программы семинаров, совеща-

ний и конференций; печатные издания (книги, брошюры, журналы); пакеты с

пометой «лично»; копии нормативных документов, постановлений и распоряже-

ний государственных органов; информационные материалы и т. д.

3 Обязательный состав реквизитов для регистрации документов: наимено-

вание организации (автора или корреспондента); наименование вида документа;

дата и регистрационный номер документа; дата и индекс поступления; заголовок

к тексту (краткое содержание документа); резолюция (исполнитель, содержание

поручения, автор, дата); срок исполнения документа; отметка об исполнении до-

кумента и направлении его в дело. В зависимости от характера документа и задач

использования информации состав основных реквизитов регистрации может до-

полняться другими реквизитами2.

4 Три системы регистрации документов:

– централизованная (все документы регистрируются в одном месте, подхо-

дит для небольших организаций);

– децентрализованная (документы регистрируются в структурных подраз-

делениях, подходит для больших и территориально распределенных организа-

– смешанная (часть операций выполняется централизовано, а часть –

децентрализовано).

В условиях использования автоматизированной системы ДОУ предпочте-

ние отдается централизованной регистрации, так как сокращается трудоемкость

обработки документов в структурных подразделениях и появляется возможность

формирования единой автоматизированной информационно-поисковой системы

по документам всего учреждения или предприятия.

1 Самыкина И. В. Практическое руководство для секретаря. М., 2005 С. 36

2 Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2005 П. 4 1 8

5 Однократность. При любой форме организации регистрации должен со-

блюдаться ее основной принцип – однократность. Он предполагает, что информация о документе фиксируется в избранной регистрационной форме лишь один раз. Однако однократный ввод информации должен обеспечить ее многократное использование в ходе учета документов, справочной работы, контроля за исполнением документов1.

---

6 Использование справочных материалов. При регистрации документов

широко используют различные справочные материалы, которые разрабатыва-

ются предприятием: список структурных подразделений с их условными обозначениями; перечень подведомственных организаций, перечень постоянных корреспондентов с аналогичными данными; классификатор вопросов деятельности организации и др. Использование таких справочников может значительно упростить регистрацию документов.

7 Регистрация документов по отдельным группам. Регистрация докумен-

тов производится в пределах групп в зависимости от их вида, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются приказы по основной деятельности и по личному составу, служебная переписка, акты, обращения граждан и т. д. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам отдельно в пределах каждой группы. Данные на входящие, исходящие и внутренние документы заносятся в раздельные регистрационные формы2.

8 Индексация документов. Регистрационный номер (индекс) документа -

цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации3.

Составные части индекса могут быть расположены в следующей последо-

вательности:

порядковый регистрационный номер;

индекс по номенклатуре дел;

индекс по используемому классификатору.

Таким образом, регистрация документов – это сложный, один из трудоем-

ких процессов делопроизводства. Все эти принципы помогают облегчить, систематизировать регистрацию документов, что очень важно для организации.

Иными словами, система регистрации влияет непосредственно на всю систему делопроизводства - технологию контроля за исполнением документов, организацию справочно-информационной работы, оперативное хранение документов, их систематизацию в период оперативного хранения в структурных подразделениях и в архиве.

---

5. Работа с документами конфиденциального характера, в том числе с документами по личному составу.

Для выполнения этого задания необходимо перечислить основные принципы организации работы с документами конфиденциального характера, в том числе по личному составу. При этом необходимо отразить следующие данные:

- виды конфиденциальных документов, в том числе по личному составу;

- реквизиты, которые проставляются на конфиденциальных документах;

- основные принципы работы с конфиденциальными документами.

Конфиденциальными называются документы, содержащие сведения, известные только определенному кругу лиц, не подлежащие огласке, доступ к которым ограничен.

К конфиденциальным относятся документы, имеющие гриф ограничения доступа: «Конфиденциально», «Коммерческая тайна», «Для служебного пользования». Сотрудники, допущенные к конфиденциальным документам, должны пройти инструктаж и ознакомиться с инструкцией по работе с конфиденциальными документами.

Организация делопроизводства, обеспечивающего сохранность и учет конфиденциальных документов, предусматривает:

• 
  • назначение должностного лица, ответственного за их учет, хранение и использование;
  
• 
  • порядок подготовки и размножения документов;
  
• 
  • отдельную регистрацию документов;
  
• 
  • формирование дел;
  
• 
  • организацию выдачи и хранения документов;
  
• 
  • проверку наличия документов;
  
• 
  • архивное хранение и порядок уничтожения.
  

Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учет. Черновики, варианты документа, файлы уничтожаются с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа.

Размножение конфиденциальных документов производится:

• 
  • с разрешения руководства предприятия;
  
• 
  • с ограниченным количеством копий;
  
• 
  • в специально выделенном помещении;
  
• 
  • в присутствии должностного лица, ответственного за документ;
  
• 
  • с немедленным уничтожением бракованных копий.
  

Конфиденциальные документы регистрируются отдельно от

---

остальной документации в Журнале регистрации конфиденциальных документов.

Все поступающие конфиденциальные документы принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом.

Конфиденциальные документы формируются в отдельное дело, которое должно иметь: гриф ограничения доступа; список сотрудников, имеющих право пользоваться этим делом; нумерацию листов; внутреннюю опись документов; заверительный лист.

Хранение дел с конфиденциальными документами производится в опечатываемом сейфе, в специально отведенном помещении, оснащенном средствами охраны.

Выдача и возврат конфиденциальных документов должны отражаться в Журнале учета выдачи конфиденциальных документов.

При выдаче документа сверяется номер документа с номером в журнале, количество листов, а также ставятся подпись получателя документа и дата.

При возврате документа сверяется номер документа с номером в журнале, количество листов; ставятся отметка о возврате, подпись получателя документа и дата возврата.

Запрещается:

• 
  • изъятие конфиденциальных документов из дел;
  
• 
  • перемещение их из одного дела в другое без разрешения руководства и отметок в Журнале учета выдачи конфиденциальных документов;
  
• 
  • несанкционированный вынос конфиденциальных документов из офиса.
  

Архивное хранение конфиденциальных документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.

Уничтожение конфиденциальных документов производится с составлением акта, утверждаемого руководителем предприятия; в присутствии комиссии; с помощью специальной машины (шредера) или иным способом, исключающим возможность восстановления

Указом определено шесть типов конфиденциальной информации, которые представлены следующим образом: 1. Сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях. 2. Сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства. 3. Служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом и федеральными законами (служебная тайна). 4. Сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайны, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и так далее). 5. Сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом и федеральными законами (коммерческая тайна). 6. Сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них. 1 Следует отметить, что служебная и профессиональная тайна не есть равнозначные понятия – доступ к первой могут иметь только отдельные категории государственных и муниципальных служащих, тогда как второй могут располагать лица, не состоящие на госслужбе.

---