– номер доверенности;

– дата ее выдачи;

– срок действия доверенности;

– должность и фамилия лица, которому выдана доверенность;

– расписка в получении доверенности;

– наименование поставщика;

– номер и дата наряда (или заменяющего наряд документа) или извещения;

– номер и дата документа, подтверждающего выполнение поручения.

Корешки доверенности подшиваются в хронологическом порядке и хранятся в организации не менее пяти лет. Форма № М-2а применяется организациями, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер. Доверенность на получение товарно-материальных ценностей в порядке плановых платежей может быть выдана на календарный месяц  . Выдача этих доверенностей регистрируется в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей.

В ЗАО «Экодор» материалы поступают от поставщиков и от подотчетных лиц. Вместе с отгрузкой продукции поставщик высылает организации сопроводительные документы: товарно-транспортные накладные, счета-фактуры.

Материалы так же поступают и от подотчетных лиц. В ЗАО «Экодор» ответственный за поступление материалов- начальник отдела снабжения Козлов М.А. В случае необходимости приобретения материалов за наличный расчет Козлов М.А. пишет служебную записку о выдаче подотчетных сумм на приобретение материалов. Согласованная генеральным директором служебная записка поступает в бухгалтерию и на ее основании Козлову М.А. выплачивается аванс. В ЗАО «Экодор» подотчетные суммы выплачиваются на зарплатную карту сотрудника. После приобретения материалов в 3-х дневный срок М.А сдает в бухгалтерию авансовые отчеты со всеми оправдательными документами- товарные чеки, кассовые чеки, товарные накладные, счет-фактуры, квитанции к приходному кассовому ордеру. Работник бухгалтерии проверяет авансовый отчет и заносит его данные в программу 1С Бухгалтерия 8.2. Авансовый отчет заполняется по форме, утвержденной постановлением Госкомстата России от 01.08.2011 №55 (АО-1). В связи с вступлением ФЗ «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ от 06.12.2011 формы первичных документов организация может разрабатывать самостоятельно (кроме кассовых документов). Таким образом, организация может составлять авансовый отчет по унифицированной форме АО-1 «Авансовый отчет», либо доработать (переработать, разработать) ее с учетом требований ФЗ «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ о наличии обязательных реквизитов и утвердить свой вариант в учетной политике (письмо Минфина России от 08.07.2011 №03-03-06/1/414). ЗАО «Экодор» использует форму АО-1 без доработок ее самостоятельно. Приобретая мелкие материалы, например, краску, ведра, замки, веревки вместе с авансовым отчетом прилагается документ о списании материалов- требование-накладная, это говорит о том, что материалы могут быть сразу списаны в производство. Как правило, когда приобретается песок ,щебень, цемент, они приходуются на счет 10 «Материалы». В конце месяца работники, ответственные за работу на объекте (начальники участка) сдают в бухгалтерию материальный отчет. На основании материального отчета формируется документ о списании материалов с указанием объекта и номера договора. После проверки и занесения авансового отчета в программу 1С Бухгалтерия 8.2, производится окончательный расчет с Козловым М.А. Либо он вносит неизрасходованный аванс в кассу организации, либо организация выплачивает перерасход по авансовому отчету.

---

В ЗАО «Экодор» начальник отдела снабжения всегда вовремя сдает в бухгалтерию авансовые отчеты. Но в целом, в других компаниях бывают случаи, когда подотчетное лицо не предоставляет бухгалтерии авансовые отчеты и соответственно не возвращает подотчетные суммы.

В случае, если подотчетное лицо не возвращает подотчетные денежные средства и не отчитывается, либо не возвращает остаток подотчетных сумм, в организациях предусмотрены санкции на этих сотрудников.

Руководитель вправе принять решение о том, чтобы удержать из заработной платы работника эту сумму. В Трудовом  кодексе предусмотрено удержание из заработной платы работника для того, чтобы погасить неизрасходованный и своевременно не возвращенный аванс, выданного в связи со служебной командировкой и в других случаях. Но это должно произойти не позже 1 месяца со дня окончания срока, установленного для возврата аванса, и при том условии, если сам работник не оспаривает оснований и размера удержания. Но, так или иначе, общий размер удержаний при  каждой выплате заработной платы не может быть превышен 20%. (Исключения составляют удержания при взыскании алиментов на несовершеннолетних детей, возмещение вреда лицам, понесшим ущерб в связи со смертью кормильца, возмещении ущерба, причиненного преступлением, и ряд  других случаев,  указанных в Трудовом Кодексе. Размер удержаний из заработной платы в этих случаях не может превышать 70%). Если же работник  имеет возражения против суммы или срока возврата суммы, или имеет какие-либо другие претензии к самой фирме, тогда отношения придется выяснять в суде.

Предприятие, в свою очередь, может принять решение о том, чтобы простить долг сотруднику, и это право работодателя. Но тогда будет считаться, что работник получил доход, и с такого дохода нужно удержать налог на доходы физических лиц. (НДФЛ )

Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, своевременно не возвращенные работниками подотчетные суммы отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" и в дальнейшем при удержании из оплаты труда работника списываются в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда".

Суммы оплаты труда, причитающиеся работникам, отражаются по кредиту счета 70 в корреспонденции со счетами учета затрат на производство (расходов на продажу), а сумма начисленного НДФЛ - по дебету счета 70 в корреспонденции со счетом 68 "Расчеты по налогам и сборам".

Рассмотрим на условном примере ситуацию, когда сотрудник не возвращает в кассу организации подотчетные суммы.

Пример. Менеджер ООО «Ярило» Н.К. Иванов получил 16 мая 2014 года в подотчет 4000 руб. на оплату ремонта принтера в специализированной организации. Ремонт принтера обошелся лишь в 2500 руб.

---

В ООО «Ярило» наличные деньги под отчет на оплату мелкого ремонта оргтехники на основании приказа руководителя выдаются на срок 28 календарных дней со дня выдачи. Авансовый отчет в бухгалтерию и неизрасходованные подотчетные суммы в кассу ООО «Ярило» Иванов должен сдать до 15 июня 2014 года включительно.15 июня 2014 года Разин привез из специализированной организации отремонтированный принтер в ООО «Ярило». В этот же день он сдал в бухгалтерию организации авансовый отчет, к которому приложил кассовый чек и акт сдачи-приемки выполненных работ. При этом остаток неизрасходованной подотчетной суммы — 1500 руб. (4000 – 2500) — Иванов не вернул.

27 июня 2014 года Иванов дал письменное согласие на удержание 1500 руб. из его заработной платы. В этот же день руководитель ООО «Ярило» издал приказ об осуществлении соответствующих удержаний. Зарплата Н.К. Иванова за июнь 2014 года составила 24 000 руб. Значит, бухгалтер ООО «Ярило» вправе удержать из его зарплаты за указанный месяц 4176 руб. [(24 000 руб. – 24 000 руб. х 13%) х 20%]. Так как невозвращенный остаток неизрасходованной подотчетной суммы (1500 руб.) меньше этой величины, то бухгалтер удержал его полностью из зарплаты Иванова за июнь 2014 года.

В бухгалтерском учете были сделаны следующие записи:

Таблица 2

Журнал регистрации фактов хозяйственно деятельности

№ п/п	Содержание операции	Документ	Дебет	Кредит	Сумма
1	Выдано из кассы организации в под отчет Иванову Н.К. на ремонт принтера	РКО №25 от 16.05.2014	71	50	4000
2	Сдан в бухгалтерию авансовый отчет с оправдательными документами по ремонту принтера	Авансовый отчет №52 от 15.06.2014, кассовый чек б/н, акт сдачи -приемки выполненных работ от 20.05.2014	26	71	2500
3	Отражена не возвращенная в срок подотчетная сумма	Бухгалтерская справка-расчет №5	94	71	1500
№ п/п	Содержание операции	Документ	Дебет	Кредит	Сумма
4	Начислена заработная плата за июнь 2014 Иванову Н.К.	Бухгалтерская справка-№6	26	70	24000
5	Удержан НДФЛ с зарплаты Иванова Н.К.	Бухгалтерская справка-расчет №7	70	68	3120
6	Удержана не возвращенная в срок подотчетная сумма	Бухгалтерская справка-расчет №8	70	94	1500
7	Выплачена заработная плата Иванову Н.К.	Ведомость на выплату заработной платы	70	50	19380

Согласно Плана счетов бухгалтерского учета, учет расчетов с подотчетными лицами ведется на 71 счете «Расчеты с подотчетными лицами».

Аналитический учет по счету 71 ведется по каждому конкретному сотруднику- подотчетному лицу и каждому факту получения денежных средств.

---

Пример карточки аналитического учета 71 счета представлен в таблице 3.

Таблица 3

Карточка аналитического учета по 71 счету по сотруднику ЗАО «Экодор» Козлову М.А.

Период	Документ	Дебет		Кредит		Текущее сальдо
		счет	сумма	счет	сумма	дебет	кредит
С-до на начало						8263,45
01.06.2014	АО №99 от 01.06.2014	25		71	120,00
03.06.2014	АО №120 от 03.06.2014	25		71	1250,00
10.06.2014	АО №131 от 10.06.2014	10.09		71	5150,00
15.06.2014	АО №142 от 15.06.2014	25		71	3100,00
16.06.2014	П/п №2481 от 16062014	71	5000,00	51
29.06.2014	АО №158 от 29.06.2014	10.09		71	125,00
С-до на 01.07.2014			5000,00		9745,00	3 518,45

 

По данным карточки аналитического учета по сотруднику ЗАО «Экодор» сальдо на 01.07.2014 показывает, что Козлов М.А. имеет задолженность перед организацией по выплаченным ему подотчетным суммам в размере 3 518, 45 рублей.

Рассмотрим типовые бухгалтерские проводки по учету материалов, представленные в таблице 4

Таблица 4

Типовые бухгалтерские проводки по учету материалов

№ п/п	Содержание операции	Дебет	Кредит
1.	Учтены материалы по учетным ценам	10	15
2.	Отражен возврат материалов из основного производства	10	20
3.	Отражены в стоимости материалов общехозяйственные затраты, связанные с их приобретением	10	26
4.	Отражена готовая продукция для ее использования в качестве материалов	10	40
5.	Поступление материалов от поставщика	10	60
6.	Поступление материалов от подотчетного лица	10	71
7.	Поступление материалов в виде вклада в уставный капитал	10	75
8	Списаны материалы на строительство объекта ОС	08	10
9	Списаны материалы в себестоимость в основное производство	20	10
10	Списаны материалы в себестоимость во вспомогательное производство	23	10
№ п/п	Содержание операции	Дебет	Кредит
11	Списаны материалы в расходы на продажу	44	10
12	Списание неправильно учтенных материалов в результате ошибки	76	10
13	Материалы переданы филиалу (запись у головного подразделения)	79	10
14	Списание материалов на убытки в результате пожара на складе	99	10
15	Получены материалы по договору дарения	10	98

В ЗАО «Экодор» денежные средства выдаются (выплачиваются) на приобретение строительных материалов, цемента, пескоцемента. В примере 2 рассмотрим приобретение цемента подотчетным лицом Козловым М.А.

---

Пример 2. Подотчетному лицу Козлову М.А. с расчетного счета организации на зарплатную карту платежным поручением №75 от 15.08.2014 г. был выплачен аванс на приобретение цемента в размере 10 000,00 рублей. 17.08.2014 г. Козлов М.А. сдает в бухгалтерию ЗАО «Экодор» авансовый отчет с оправдательными документами (товарные чеки, кассовые чеки) на сумму 12 500,00 рублей, в т. НДС-1 906,78 рублей. После проверки авансового отчет был произведен окончательный расчет с подотчетным лицом Козловым М.А. В бухгалтерском учете были сделаны следующие записи:

Таблица 5

Журнал фактов хозяйственной деятельности

№ п/п	Содержание операции	Документ	Дебет	Кредит	Сумма
1.	С р/с перечислен Козлову М.А. на зарплатную карту аванс на приобретение цемента	Платежное поручение №75 от 15.08.2014	71	51	10000
2.	По авансовому отчету оприходован цемент на склад организации	Авансовый отчет №101 от 17.08.2014, товарный чек №1 от 16.08.2014, кассовый чек№ б/н от 16.08.2014	10	71	10 593,22
3	Выделен НДС по приобретенному цементу	Товарный чек №1 от 16.08.2014, кассовый чек №б/н от 16.08.2014	91.02	71	1906,78
4	Перерасход денежных средств по авансовому отчету возмещен Козлову М.А.	Платежное поручение №81 от 18.08.2014	71	51	2500

В данном примере в оправдательных документах по приобретенному цементу НДС выделен отдельной строкой. Но из-за отсутствия счета-фактуры, выставленной на компанию ЗАО «Экодор», мы не можем возместить сумму НДС в бюджет. Поэтому сумму НДС -1 906,78 рублей мы относим в состав прочих расходов на счет 91.02 как непринимаемую.

НДС по приобретенным товарно-материальных ценностей.

В ЗАО «Экодор» при наличии счета-фактуры при приобретении подотчетным лицом материалов, канцелярских товаров и др. соответствующие суммы НДС, выделенные в счете-фактуре, отражаются по дебету счета 19, а затем списываются с кредита счета 19 в дебет счета 68.

Многие арбитражные суды считают, что налоговые вычета по НДС по наличным расходам можно получить и без счета-фактуры- на основании чека ККТ или бланка строгой отчетности с выделенной в нем суммой НДС, т.к согласно п.7 ст.168 НК РФ он в этом случае заменяет счет-фактуру. Но Минфин и ФНС категорически против этого. Согласно п.1 ст.172 НК РФ вычеты сумм НДС производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при продаже товаров, работ, услуг, документов, подтверждающих фактическую уплату сумм налога при ввозе товаров на таможенную территорию РФ.

Указанными пунктами ст.171 НК РФ предусмотрены особенности вычета сумм НДС, уплаченных налогоплательщиком непосредственно в бюджет, а также сумм налога, уплаченных сотрудниками организациями в составе командировочных расходов.

3. Документальное оформление и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами по суммам, выданным на административно-хозяйственные расходы.

---

Смотрите также файлы

• Отчет по преддипломной практике.docx

• макро.билеты.docx

• тест 1.docx

• Введение.docx

• Великая рецессия.docx