Файл: Учебное пособие по дисциплине итинфраструктура предприятия (курс лекций) Направление подготовки 38. 03. 05 Бизнесинформатика.pdf

77

78 ного подходов, принципиально различных, по мнению авторов, и взаимно несовместимых. При этом результатом такого противопоставления обыч- но является констатация того факта, что процессный подход - это новое, передовое, эффективное, тогда как функциональный - устаревшее, реак- ционное, неоправданно высокозатратное. Подобная, категоричная позиция не в полной мере соответствует реальности. Постараемся разобраться в этом принципиальном вопросе. Для начала рассмотрим определения ос- новных понятий - функции и бизнес-процесса.
Функция - это задача, которую решает компания для собственного выживания и для достижения поставленных целей. Функция отвечает на вопрос что делать. Разумеется, в рамках компании можно выделить мно- жество функций. Так почти любая организация должна обладать такими функциями, как управление финансами, управление персоналом, осуще- ствление делопроизводства, учет и планирование и т.д.
В современной литературе можно найти сотни разных определений понятия процесса. Но четкого определения этого понятия не существует.
В работах различных авторов, которых принято причислять к категории
«гуру» (Кросби, Деминг, Хаммер и Чампи, Харрингтон, Шеер, Конти, Ан- дерсен и т.п.) даже сам термин «процесс» или «бизнес-процесс» определя- ется и интерпретируется различным образом.
Можно рассмотреть от наиболее общего, которое дается в ГОСТ Р
ИСО 9000-2001: «Процесс - совокупность взаимосвязанных и взаимодей- ствующих видов деятельности, преобразующая входы в выходы», до наи- более полного определения:
«Процесс - это цикличный и воспроизводимый набор логически свя- занных деятельностей, направленных на достижение общих целей, опи- санных процедурами и исполняемых менеджером процесса и другими ро- лями (агентами) с использованием выделенных ресурсов, управляемый владельцем для оптимизации по затратам с использованием измеряемых характеристик (метрик), который преобразует определенные входы в кон- тролируемые по качеству выходы».
Из определений очевидна взаимосвязь между понятиями процесс и функция. Бизнес-процесс - это реализация функции во времени, способ решения определенной задачи. Бизнес-процесс описывает то, как функция выполняется, в какой последовательности и в каких вариантах, а также то, как функции взаимодействуют между собой в работе компании. Бизнес- процесс отвечает на вопрос как делать.
Из приведенных рассуждений следует, что функции и процессы не являются противоположностями, а представляют лишь различные уровни абстракции. Такой подход поддерживается рядом методик моделирования деятельности компании и организационного дизайна. Скажем, широко

79 распространенная методика ARIS или семейство IDEF придерживается именно такого понимания процессов и функций.
Обычно бизнес-процесс описывают как путь, который проходит ма- териальный объект или информация - путь, который проходит заказ кли- ента по отделам или идея в процессе разработки нового продукта. В ИТ- службе это обеспечение функционала информационной системы, удовле- творение заявок в службу поддержки от пользователей, выполнение изме- нения конфигурации, устранение отказов и неисправностей.
Таким образом, бизнес-процесс можно рассматривать, как набор ра- бот и процедур, преобразующий входы в выходы, или, что одно и тоже, потребляет ресурсы и производит полезный результат. Необходимо отме- тить, что функция занимается тем же самым. Под это определение попа- дает и функция снабжения в компании, преобразуя заявки в доставленное оборудование и материалы, и производство, и любая другая функция в компании. Таким сложным системам, как предприятие, свойственна опре- деленная многовариантность - одну функцию можно реализовать множе- ством бизнес-процессов, одну задачу можно решить множеством спосо- бов.
Таким образом, выделение и противопоставление функционального и процессного подходов представляется едва ли конструктивным для управленческой практики.
В конечном итоге, плохое управление и хорошее, эффективное и не- эффективное зависит от конкретной компании, конкретной рыночной си- туации, суммы всех значимых внутренних и внешних факторов, а также, от стратегии компании.
И все же чем отличается процесс от функции? Традиции и практика российских предприятий заключаются в том, что понятие «функция» чаще всего используется для описания функционального назначения структур- ных подразделений и закрепления за ними ответственности в контексте деятельности компании в целом. В документах (положениях о подразде- лениях, должностных инструкциях) часто приводят соответствующие функции, выделенные субъективным образом по разным правилам и кри- териям, без указания того, что является входом, и что является результа- том выполнения данных функций.
Одна из серьезных проблем, с которой сталкиваются руководители высшего уровня в подобной ситуации, заключается в том, что интегриро- вать разнородные и не согласованные между собой функции отдельных подразделений в единую модель деятельности компании оказывается крайне затруднительно. За осуществление деятельности подразделений и налаживание взаимодействия между ними отвечают руководители. В ус- ловиях очень низкой степени документированности деятельности (по на- шим оценкам – от 5 до 25%), руководители высшего уровня вынуждены

80 организовывать деятельность, лишь в незначительной степени основыва- ясь на описаниях функций подразделений и на отдельных нормативных документах процедурного/процессного характера. Большая часть инфор- мации о том, как выполняются и как управляются бизнес-процессы, нахо- дится в головах руководителей и сотрудников, участвующих в этих про- цессах. Таким образом, функции подразделений определяются руководи- телями по формальным признакам, а процессы часто выстраиваются без какой-либо спецификации (документирования).
Следует отметить, что руководителей компаний не интересует абст- рактное понятие процесса, каким-то там образом «протекающего» в орга- низации. Процесс интересен, прежде всего, как объект для управления, создающий ценность для клиента (внешнего и внутреннего) и расходую- щий ресурсы.
Из чего же состоит бизнес-процесс? На следующем рисунке 1. пред- ставлена концептуальная схема процесса, которую мы используем при внедрении процессного подхода.
Рисунок 1. Концептуальная схема бизнес-процесса
Определить бизнес-процесс, как объект для управления, означает:
- назначить владельца процесса (руководителя, имеющего в своем распоряжении ресурсы, управляющего ходом процесса и отвечающего за его результативность и эффективность);
- определить поставщиков и входы;
- определить клиентов и выходы (результаты);
- выделить владельцу процесса ресурсы, необходимые для выполне- ния процесса и управления процессом (инфраструктура, оборудование, персонал, информация и т.д.);
- специфицировать технологию выполнения процесса (разработать регламенты выполнения процесса);
- разработать систему управления процессом (цели для управления процессом, систему отчетности по показателям процесса и проч.).

81
Функциональный подход к организации управления существует дав- но и его реализация даже в наше время вполне возможна без применения современных ИТ.
В отличие от этого подхода реализация процессно- ориентированного управления практически невозможна без современных
ИТ и, прежде всего, без применения систем класса workflow.
Информационная среда, создаваемая на основе системы класса workflow, оптимизирована для автоматизации управления бизнес- процессами. Основная задача при этом — обеспечить учет, контроль, ана- лиз и планирование бизнес-процессов. Для этого она формулирует зада- ния конкретным исполнителям, предоставляет необходимые инструменты и информацию для выполнения задания, обрабатывает полученный ре- зультат, контролирует срок исполнения задания.
Идеологи workflow из Workflow Management Coalition полагают, что без workflow процессно-ориентированная структура управления на практике не жизнеспособна.
Для перехода к процессно-ориентированному управлению организа- ция должна описать бизнес-процессы «как есть» и «как должно быть». За- тем, чтобы эти описания не остались стопкой документов, а послужили основой реорганизации управления предприятием, необходимы механиз- мы, побуждающие сотрудников и подразделения принять и провести ре- организацию. Одним из таких механизмов (со стороны ИТ) и является система класса workflow.
В результате перехода на процессно-ориентированное управление должно быть повышено качество бизнес процессов и управления ими.
А для ИТ-инфраструктуры организации основными результатами внедре- ния технологии workflow будут:

отделение логики функциональных приложений от правил для бизнес-процессов;

увязка функциональных приложений со стадиями бизнес про- цессов;

улучшение взаимодействия между технологом
ИТ и постановщиком задачи (управленицем).
Итак, для успешного перехода на процессно-ориентированное управление после этапа описания бизнес-процессов необходим этап работ по внедрению среды workflow. Для начала же на уровне пилотного проек- та надо внедрить в жизнь несколько формализованных (по технологии workflow) бизнес-процессов «как есть», доказав тем самым, что эта среда жизнеспособна и готова поддерживать процессно-ориентированное управление для организации в целом.
Управления бизнес процессами