ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 08.11.2023
Просмотров: 115
Скачиваний: 2
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Мұндай қабылдау карточкалары екі қабатталған парақшада болады. Бір жазба екі параққа түседі және сол парақтың біреуі тауарды есепке алатын есепшіге, ал екіншісі қойма ішіндегі архив құжатына тігіледі.
Қабылдаушының жасаған қабылдау парағындағы тауарлар ақпаратын арнайы бағдарлама немесе электронды қойма арқылы осы тауарларды есепке алу үшін қолданады. Ең алдымен, тауарларды есепке алу кезінде қойма саны мен тауарлар, шикізат не материалдардың катергорияларын енгізген жөн. Мысалы, бір кәсіпкерде бірнеше қоймасы болса, әрбір қойма ішіндегі тауарларды қабылдау мен сату үрдістері жеке-жеке болады. Келесі қадам ол тауардың категориясын анықтау және енгізу. Қойма ішінде бір немесе бірнеше категориядағы тауарлар болуы мүмкін. Мысалы, шәй-кофе катергориясында пиала, джамбо, нескофе, джакопс, тесс, ахмад, карте ноир, гринфельд, чемпион және т.б. шәй-кофелерінің түрлері жатады. Ал бірнеше категориялы қоймада арақ-шарап, нан-тоқаш, шәй-кофе, бакалея, кондитерлік өнімдер болуы мүмкін. Әрбір катергорияның ішіндегі өнім атауы мен сипаттамасы және салмағы көрсетілуі міндет. Сонымен, тауарларды электронды қоймаға енгізген уақытта сол товар, шикізат не материалдың нешінші нөмерлі қоймаға, қай категорияға жататынын анықтап, сол категорияның ішіндегі тауардың атауы мен сипаттамасын, салмағын енгізу шарт. Мысалы, екінші қойманы таңдап, шоколад катергоиясын енгізіп, alpen gold жаңғақпен мүйіз қосылған сүтті шоколад, 100 гр. осындай түрде электронды қоймаға жазылады. Әрі қарай қабылдау күнімен уақыты, жеткізуші туралы ақпарат, өнімнің арктикулді нөмері, штрих-коды, қабылдау бағасы мен саны және сатылым бағасы жазылады. Осындай қабылдау ақпараттардан үлкен көлемдегі деректор қоры жинақтала береді. Маңызды шарттардың бірі – қойма ішіндегі фактілі өнімдердің саны мен жарамдылық мерзімі электронды қойма ішіндегісімен бірдей болуы. Яғни, қойма ішіндегі тауарларды есепке алмас бұрын, арнайы аудит тауарларды фактілі түгендеу жұмыстарын жүгізіп, сұрыптап барып арнайы бағдарламаға енгізген жөн. Егер әрбір қабылдау карточкаларын уақытылы электронды қоймаға енгізіп отыратын болсақ, онда қойма қорын кез-келген уақытта бақылауда ұстауға болады. Сонымен қатар, жарамдылық мерзімі жақындап қалған тауарларды аз уақытта үлкен жеңілдікпен сату мүмкіндігі де болады. Әрбір категория тауарларының қойма ішінде орналасу орны болуы маңызды, себебі аудиттік түгендеу барысында және тапсырыстарды жинау барысында жұмыс үрдістерін жеңілдетеді. Бұл арнайы бағдарламада тауарларды есепке алудағы пайдалылығы қандайда бір жетіспеушілік пен артықшылықтарды қысқартады және тауарлар қорын үнемі бақылауды жүзеге асырады және жарамдылық мерзімінің өтіп кету шығындарының алдын алады. Бұл кәсіпкердің қоймадағы әрбір үрдісті автоматтандыруына, сенімді бақылауына, бағалауына, талдауына болады деген мағынаны білдіреді. Электронды қойма бағдарламасында қабылданған тауардың бағасына қосатын пайданың үстемақы пайызын көрсетіліп, сатылым бағасы автоматты түрде есептеліп, бағдарламада бейнеленеді. Тағы бір ыңғайлылығы сұрыптау фильтрлерінің болуы, яғни қажет уақыт, арктикульді нөмерімен, жарамдылық мерзімдері бойынша өсу не кему ретінде деректер қорын қоюға болады. Сонымен қатар іздеу жолақтары да бар, қолданыста өте қолайлы. Негізгі тауар айналымының жоғарыдағы толтырылған деректер қорымен тез әрі нақты тұтынушының сұраныстарына жауап беруге болады [13].
Сатылымдарды есепке алу. Жалпы сатылым барысында тұтынушы ұқсас тауарларды шатастырмауы үшін арнайы штрих-коды немесе арктикуль номері бойынша тапысырыс береді. Белгілі бір қойма кәсібінің сатылымдарын сауда өкілдері жүргізеді. Сауда өкілдері сатылымдағы тауар, шикізат не материал өнімдерін қала бойынша ірі-шағын дүкендерге барып, арнайы бағасы мен ассортименті бар журналымен сатуға ұсыну жұмыстарын бастайды. Дүкенші немесе дүкен иесі сұраныстағы, дүкенде тауысылғалы тұрған өнімдерді немесе жаңа тауар түрін сатып алуға тапсырыс бере алады. Әрі қарай, сауда өкілдері тауардың арнайы арктикуль номерін және санын тапсырыс бланктеріне толтырып жазып алады. Мұндай тапсырыс бланктерінде тапсырыс беруші дүкендердің мекен-жайы, тапсырыс беруі күні мен уақыты және тапсырыс иесінің аты-жөні белгіленеді. Сауда өкілдері қаланың әр түрлі дүкендерінен тапсырыстарды жинап, қоймадағы есепшіге табыстайды. Сауда өкілдері неғұрлым тапсырыстардың суммасы жоғары болса, соғұрлым жоғарырақ жалақыға ие болады. Сонымен, сауда өкілдерінің жалақысының көп бөлігі сатылымдағы пайыз мөлшерімен есептеліп, төленеді. Есепші сауда өкілдерінен жиналған тапсырыстарды орындауы үшін электронды қоймада сол тауардың түрі мен саны жеткілікті болса ғана электронды тапсырысты енгізеді. Нәтижесінде, арнайы шот-фактура қағазы шығарылады. Бұл қағазда тауардың арктикуль нөмері мен саны және сатылымдағы сомасы бейнеленеді. Жиналған шот-фактура қағаздары қойма қызметкерлеріне тапсырылады. Қойма қызметкерлері әрбір тапсырысты ұқыпты жинап, саны мен түрін қайта тексеріп арнайы паллетке орайды. Осы оралған бірнеше палеттерді жүргізушілер шағын жүк көліктеріне тиеп, әрбір дүкеннің мекен-жайы бойынша тасымалдау жұмыстарын жүргізеді. Және де осы дүкендерге тапысырыстарын табыстап, шот-фактурадағы сомасын дүкеншіден санап алады. Бірнеше тапсырыстан жиналған қаражатты қойма есепшісіне табыстап есеп береді. Егер, тапсырыстағы тауар саны мен түрі электронды қоймада жеткіліксіз болса, онда тапсырысты тек жартылай енгізіп немесе толық қабылдамайды. Осылайша қала ішіндегі, жақын ауыл аймақтардағы тұрғындардың сұраныстарын барынша қанағаттандырады. Сатылымдарды электронды есепке алу арқылы тауарайналым жылдамдығы мен пайдасын бақылап, жоспарлауға болады[14].
Тұтынушы дүкендердің тауарды қоймаға қайтару үрдісін жасай алады. Ол үшін ең алдымен, тауарды қайтару себебін анықтауы керек. Оның бірден бір себебі тауарлардың дүкен сөрелерінде шаң басып, өтпей тұруы. Тауардың ақауы болған жағдайда, тауарды толық бағасымен қайтаруға болады.
Тауарайналымда маңызды факторлардың бірі – ол тауардың құны. Тауардың құны – қабылданған бағасына үстемақы пайызын қосып саналады. Бұндай санауларда қателіктер болмауы үшін, арнайы бағдарламада тауардың жаңа сатылымдағы құнын есептеген жөн. Сатылым бағасынан қабылданған бағаны шегерген жағдайда кәсіпкер таза пайданы анықтайды. Сауда өкілдері тауардың сатып алу санына қарай екі түрлі бағаны ұсынуы мүмкін. Бірінші жағдайда аз көлемде тапсырыс берген тұтынушы дүкеніне каталог бағасымен сатылады. Екіншісі ірі көлемде тапсырыс берген тұтынушы дүкендеріне арнайы каталог бағасынан белгілі бір пайыздық жеңілдіктермен ұсына алады. Сонымен қатар, сауда өкілдері арнайы бәсекелестік тауарларының бағаларымен жеңілдік пайызын міндетті түрде арнайы парақтарға жазып, өз тауарымен салыстырмалы талдау жұмыстарын жүргізіп отырады. Егер бәсекелес тауарлар жақсы сатылып, өз тауарлары тұрып қалу жағдайында болса, міндетті түрде арзанырақ бағада сату үрдістерін ұйымдастырады. Бұдан бөлек дүкен сөрелерінде жарамдылық мерзімінің өтуіне 1,5 ай қалған кезде, арнайы 30%-дан жоғары жеңілдіктер жасайды. Бұнымен, тауардың шығындарын шамалы болса да толтыруға септігін тигізеді. Ал егер жарамдылық мерзімі өтіп кеткен жағдайда, қоймаға осы тауарлар қайта келіп жойылу жұмыстары жасалады. Сондай-ақ бұл тауарлар электронды қоймадан есептен шығарылып отырады.
Арнайы электронды қойма ішіндегі қызметкерлер атқаратын қызметіне қарай арнайы логин-кілттік сөздеріне ие болады. Әр қызметкер өз жұмысына ғана тиесілі ақпараттарды көре алады және енгізе алады. Арнайы рөлдер беру арқылы әрбір қызметкердің жұмыс үрдістерін жеке-жеке бағалауға болады.
Сатылымдарды талдау арқылы материалды құндылықтарды жоспарлауға болады. Автоматтандырылған қойма бағдарламасында арнайы талдау жүргізуге болады. Мысалы, қоймада қанша тауардың барын, қаншасы сатылғанын, алдын ала қандай көлемде тапсырыс беру керектігін көруге әбден болады. Бұл электронды қоймада неше түрлі сүзгілерді қолдана отырып, қажет деректер қорын жинақтап алуға болады. Бұл тауарларды есепке алуды жеңілдетеді. Бұл ақпараттар көпөлшемді ақпараттық жүйелермен олап кубтарымен жұмыс жасауға мүмкіндік береді. Қазіргі режим уақытында сауда жасау арқылы қоймада қалған тауар санын, белгілі бір уақыт аралығында келген кіріс пен шығысты үнемі бақылауда және талдап отыруға мүмкіндік береді. Тауар арнайы шот-фактураға өткен сайын, бағдарламадан тауар штрих-кодының түрімен саны қоймадағы барлық тауар санынан алынып есептеліп отырады. Тауар сату барысында арнайы бағдарламада мерзімі өтуге жақын тауарды автоматты түрде бірінші сатудағы шот-фактураға салып отырады. Бағдарламада талдау нәтижелерінен арнайы график, диаграмма түріндегі мультимедиялық кестелік файлдар тұрғызады. Қажетті құжаттарды басып шығаруға, оларды мұрағатқа немесе электрондық поштаға жіберуге, келісімшарттар мен басқа да күрделі нысандар үшін жеке шаблондар жасауға болады.
Қайталанатын әрекеттерді автоматтандыруға болады: күнделікті бухгалтерлік есеп, қойманы басқару, тапсырыстарды өңдеу, өндірістік үрдістер жатады. Қойманы басқару жүйесі оларды өзі орындайды: сценарийді бір рет қою жеткілікті. Автоматты сатып алу режимін орнатып – жеткізушілерге тапсырыстар қорлар азайған сайын автоматты түрде қалыптасады. Қоймада болып жатқан барлық жағдайлар туралы хабарлама алуға болады. Бухгалтерлік есепті жүргізіп және клиенттік базамен жұмыс жасау мүмкіншілігі бар. Құжаттарға сенімді болуға болады. Себебі, қоймадағы тауар алмасу автоматтандырылса, шот-фактураларға, актілерге және бірыңғай формаларға арналған шаблондары арқылы құжаттар мен қаражаттарды басқаруға болады. Бұл тауарларды есепке алуды жеңілдетеді. Қажетті құжаттарды басып шығарып, оларды мұрағатқа немесе электрондық поштаға жіберуге болады, келісімшарттар мен басқа да күрделі нысандар үшін жеке шаблондары бар [15].
Қаржыны бақылау үшін серіктестермен және клиенттермен күрделі есеп айырысуларда да кәсіпорынды басқару жүйесі тәртіп орнатады: бірде-бір төлем жоғалмайды. Кез келген уақытта ақша қозғалысын бақылайды және қарыз туралы ақпаратты – пошта немесе телефон арқылы ескерту арқылы еске салып отыру мүмкіндігі бар.
Кәсіпорын үшін мінсіз жүйе осының бәрін қамтиды: басқару есебі, қойма, сатылым және қаржы, тауар, тапсырысты өңдеу, логистика. Арнайы бағдарламада осы қызметтер біріктірілген және автоматтандырылған. Мұндай тәсіл бизнес-процестерді жаңа деңгейге шығаруға көмектеседі: шығындар мен адам факторының әсерін азайту, сатудың жаңа арналарын тез іске қосу, сыртқы және ішкі нарықтарда жаңа перспективаларды ашады. Тауарларды өндіретін немесе сататын кез-келген ұйым пайданың өсуіне ұмтылады. Мақсатқа жету үшін кім шешім қабылдайтыны маңызды емес: компания басшылығы немесе жеке кәсіпкер. Қалай болғанда да, клиенттермен және серіктестермен жұмысты дұрыс құру, бухгалтерлік есепті ретке келтіру, ресурстар мен қызметкерлерді ұтымды басқару, заманауи жабдықтарды пайдалану және өз тауарларын жылжыту үшін арналардың көп бөлігін пайдалану маңызды.
Шағын және орта бизнестегі тауар айналымды жоғарылату мен қойманы автоматтандырудың пайдасы көп. Оған еңбек пен уақыттың өнімсіз шығындарын қысқарту жатады. Жалпы барлық операцияларды жүргізу кезінде тәуекелдер мен қателерді азайтады. Автоматтандарылған қойма сату процесіндегі активтерді немесе кірістерді бірнеше есе көбейтуге мүмкіншілік жасайды. Қоймадағы бизнес-процесті офисте отырып "бұлтты" режимде басқаруға, өңдеуге, резервті көшірме жасауға, бағдарламада белгісіз себептермен ақаулар пайда болса, оны кез-келген уақытта барлық деректерді қайта қалпына келтіруге болады. Және тауар бағасы автоматты түрде өзі қойылып отырады, бұл кіріс пен активтерді басқарады, яғни салыққа төленетін шығыстарға дейін автоматты түрде есептеліп отырады [16].
Сауда саласындағы қойманы автоматтандыру өте маңызды, әрі активтердің 2-3 есе өсуіне алып келеді. Қойма бағдарламасының құралдарымен шот-фактураны немесе орындалған жұмыс актілерін басып шығару оңай. Сонымен қатар-нақты уақыттағы сату статистикасын бақылауға болады. Әрбір қызметкерге өзіне тиесілі жұмысты ғана басқаруға және қол жетімділік деңгейі әр түрлі, соның нәтижесінде еңбек пен уақыттың өнімсіздігін қысқартып қана қоймай, белгіленген нәтижеге қол жеткізуге барлық жұмыс күшінің жұмсалуына көмектеседі. Арнайы бағдарлама арқылы көптеген тауар айналымына байланысты шығындардың болмауына керісінше кірістің кіруіне алып келеді.
Шағын және орта қоймадағы бизнес-процестерді басқарудың шешімінің бірден бір жолы – қоймадағы тауар айналымды автоматтандыру болып табылады. Кәсіпкерлікте активтерді және тауар айналымды басқару үшін қойманы есепке алуды автоматтандыру арқылы шешуге болады. Сауда саласындағы шағын және орта бизнес әрімен қарай биікке өрлеуі үшін тауарларды есепке алатын арнайы бағдарламаны қажет етеді. Арнайы бағдарлама – барлық процестерді басқаруға болатын бірыңғай орта – бұл бәсекелестерден тезірек өсуге, жаңа нарықтарды игеруге және қызмет көрсету сапасын жақсартуға ұмтылатын кез-келген кәсіпорын үшін әмбебап құрал.