Файл: Конспект лекций по Информационным системам в экономике.pdf
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 22.11.2023
Просмотров: 268
Скачиваний: 1
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
и целевым эффектом;
г) он позволит подойти к исследуемому объекту как к системе, выявить его структурные элементы и информационные связи.
2.
Установите соответствие между целями и уровнями управления.
12.
Дайте правильное решение путем вычисления его ранга в таблице
«стоимость—эффективность».
В
ариант
Об
щие
О
бщие
Отношен
ие доходов
Ра
нг
р
ешения
из
держки
д
оходы
к
издержкам
ва
рианта
В
1 10 0
2 00 1
1
I
1
В
2 40 0
5 00 1
1
- и
В
З
30 0
7 00 1 1 1
1
В
4 60 0
8 00 1 1 1
1 1 Цели долгосрочные
А Оперативный уровень управления
2 Цели краткосрочные
Б Средний уровень управления
3 Цели среднесрочные
В Высший уровень управления
12
. Укажите содержание работ, выполняемых на каждом из этапов принятия решений.
1 1
-й этап
А Сопоставление вариантов и выбор решения
2 2
-й этап
Б Анализ проблемы, формирование целей, определение критериев
3 3
-й этап
В Поиск возможных вариантов
г) он позволит подойти к исследуемому объекту как к системе, выявить его структурные элементы и информационные связи.
2.
Установите соответствие между целями и уровнями управления.
12.
Дайте правильное решение путем вычисления его ранга в таблице
«стоимость—эффективность».
В
ариант
Об
щие
О
бщие
Отношен
ие доходов
Ра
нг
р
ешения
из
держки
д
оходы
к
издержкам
ва
рианта
В
1 10 0
2 00 1
1
I
1
В
2 40 0
5 00 1
1
- и
В
З
30 0
7 00 1 1 1
1
В
4 60 0
8 00 1 1 1
1 1 Цели долгосрочные
А Оперативный уровень управления
2 Цели краткосрочные
Б Средний уровень управления
3 Цели среднесрочные
В Высший уровень управления
12
. Укажите содержание работ, выполняемых на каждом из этапов принятия решений.
1 1
-й этап
А Сопоставление вариантов и выбор решения
2 2
-й этап
Б Анализ проблемы, формирование целей, определение критериев
3 3
-й этап
В Поиск возможных вариантов
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Тема 3. Технология организации информационных ресурсов
управленческой деятельности
•
Характеристика управленческой информации как ресурса
•
Организация информационного обеспечения менеджмента и его состав
•
Особенности системы показателей менеджмента
•
Источники информации для принятия управленческих решений
•
Системы классификации и кодирования, используемые при обработке управленческой информации
•
Характеристика унифицированной системы документации (УСД) и ее особенности для выполнения функций управления
Варианты организации внутримашинного информационного обеспечения
•
Характеристика моделей данных баз данных
•
Области применения хранилищ данных и баз знаний
•
Информационное обеспечение АРМ менеджера
3.1.
Понятие организации информационного обеспечения, его структура
В управлении предприятием используются различные виды ресурсов: материальные, трудовые, финансовые, информационные и т.д. Информационные ресурсы играют одну из главных ролей в управлении предприятием, где под информационными ресурсами понимаются сведения различного характера, выраженные посредством различных документов в бумажном или электронном виде, организации базы данных и баз знаний, организации данных, а также интернет-ресурсы, архивы, библиотеки.
В управлении предприятием, как правило, используется совокупность двух видов информационных ресурсов: собственных и внешних, представленных на бумажном носителе и в электронном виде. Собственные генерируются внутри предприятия, внешние поступают извне. Ко внешним информационным ресурсам относятся данные других организаций, интернет-ресурсы, а также различные государственные ресурсы (научно- техническая информация, финансовая, банковская, таможенная, статистическая и др.).
Информационные ресурсы предприятия служат основой для создания информационного обеспечения, являющегося важной составной частью информационной системы и информационных технологий.
Информационное обеспечение (ИО) — важнейший элемент ИС и ИТ — предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого
объекта. Является основой для принятия управленческих решений менеджерами различных уровней.
Информационное обеспечение включает совокупность единой системы показателей, потоков информации — вариантов организации документооборота; систем классификации и кодирования экономической информации, унифицированную систему документации и различные информационные массивы (файлы), хранящиеся в машине и на машинных носителях. В ходе разработки ИО ИС определяется состав показателей, необходимых для решения экономических задач различных функций управления, их объемновременные характеристики и информационные связи. Составляются различные классификаторы и коды; определяется состав входных и выходных документов по каждой задаче; ведется организация информационного фонда; определяется состав базы данных, хранилища данных и базы знаний.
Цель разработки ИО ИС — повышение качества управления организацией на основе повышения достоверности и своевременности данных, необходимых для принятия управленческих решений.
Внемашинное ИО включает информационные ресурсы в виде системы экономических показателей, потоков информации, системы классификации и кодирования, бумажные документы управленческого и организационно- распорядительного характера.
Внутримашинное ИО — система специальным образом организованных информационных ресурсов, подлежащих автоматизированной обработке, накоплению, хранению, поиску, передаче в виде, удобном для восприятия техническими средствами.
Это файлы (массивы), базы и хранилища данных, базы знаний, а также их системы.
3.2.
Внемашинная организация информационных ресурсов и ее состав
3.2.1
Состав показателей
Информационные ресурсы являются предметом труда и одновременно средством и продуктом труда в управленческой деятельности. При рассмотрении структуры информации выделяются отдельные ее элементы, которые могут быть простыми и сложными. Простые элементы не поддаются дальнейшему расчленению; сложные образуются как сочетание различных элементов и представляются информационными совокупностями. Структурные элементы называются информационными единицами.
Выделяют следующие структурные единицы: реквизит, показатель, информационные со- общения, информационный массив, информационный поток, информационная система.
Информационной единицей низшего уровня являются реквизиты, из которых
Информационное обеспечение включает совокупность единой системы показателей, потоков информации — вариантов организации документооборота; систем классификации и кодирования экономической информации, унифицированную систему документации и различные информационные массивы (файлы), хранящиеся в машине и на машинных носителях. В ходе разработки ИО ИС определяется состав показателей, необходимых для решения экономических задач различных функций управления, их объемновременные характеристики и информационные связи. Составляются различные классификаторы и коды; определяется состав входных и выходных документов по каждой задаче; ведется организация информационного фонда; определяется состав базы данных, хранилища данных и базы знаний.
Цель разработки ИО ИС — повышение качества управления организацией на основе повышения достоверности и своевременности данных, необходимых для принятия управленческих решений.
Внемашинное ИО включает информационные ресурсы в виде системы экономических показателей, потоков информации, системы классификации и кодирования, бумажные документы управленческого и организационно- распорядительного характера.
Внутримашинное ИО — система специальным образом организованных информационных ресурсов, подлежащих автоматизированной обработке, накоплению, хранению, поиску, передаче в виде, удобном для восприятия техническими средствами.
Это файлы (массивы), базы и хранилища данных, базы знаний, а также их системы.
3.2.
Внемашинная организация информационных ресурсов и ее состав
3.2.1
Состав показателей
Информационные ресурсы являются предметом труда и одновременно средством и продуктом труда в управленческой деятельности. При рассмотрении структуры информации выделяются отдельные ее элементы, которые могут быть простыми и сложными. Простые элементы не поддаются дальнейшему расчленению; сложные образуются как сочетание различных элементов и представляются информационными совокупностями. Структурные элементы называются информационными единицами.
Выделяют следующие структурные единицы: реквизит, показатель, информационные со- общения, информационный массив, информационный поток, информационная система.
Информационной единицей низшего уровня являются реквизиты, из которых
формируются более сложные структуры информации. Реквизиты отражают отдельные свойства объекта, включают в себя сочетание цифр или букв, имеющих смысловое содержание и не поддающихся дальнейшему делению. При машинной обработке синонимами понятию «реквизит» являются «поле», «элемент», «атрибут». Реквизиты неоднозначны по своему содержанию и подразделяются на реквизиты-признаки и реквизиты-основания.
Показатель — это логическое высказывание, содержащее качественную и количественную характеристики отображаемого явления. Приведем пример построения показателя «Заработная плата сотрудника Иванова А.Я. с табельным номером 824, составила в мае месяце с.г. 20 ООО рублей». Структура показателя может быть представлена так:
Менеджмент обеспечивается огромным объемом информационных ресурсов, который постоянно увеличивается. Например, в сфере управления крупным предприятием обращается несколько десятков тысяч разных по содержанию показателей, отражают n-е число хозяйственных процессов, материальные и трудовые нормативы, характеризующие показатели состояния производства, над которыми выполняются различные информационно-технологические операции. В условиях отдельной организации показатели образуют систему показателей.
Система показателей служит основой для построения элементов внемашинного и внутримашинного информационного обеспечения и представляет собой совокупность взаимосвязанных социальных, экономических и технико-экономических показателей, ис- пользуемых для решения задач ИС. Она определяет содержание управленческих документов и массивов. Например, система экономических показателей, представленных в балансе предприятия, в наряде на сдельную оплату труда и пр.
Система показателей менеджмента предназначена для отражения различных функций управления, связанных с прогнозированием, планированием, организацией оперативного управления, учетом и анализом, контролем и регулированием, принятием управленческих решений.
Показатель — это логическое высказывание, содержащее качественную и количественную характеристики отображаемого явления. Приведем пример построения показателя «Заработная плата сотрудника Иванова А.Я. с табельным номером 824, составила в мае месяце с.г. 20 ООО рублей». Структура показателя может быть представлена так:
Менеджмент обеспечивается огромным объемом информационных ресурсов, который постоянно увеличивается. Например, в сфере управления крупным предприятием обращается несколько десятков тысяч разных по содержанию показателей, отражают n-е число хозяйственных процессов, материальные и трудовые нормативы, характеризующие показатели состояния производства, над которыми выполняются различные информационно-технологические операции. В условиях отдельной организации показатели образуют систему показателей.
Система показателей служит основой для построения элементов внемашинного и внутримашинного информационного обеспечения и представляет собой совокупность взаимосвязанных социальных, экономических и технико-экономических показателей, ис- пользуемых для решения задач ИС. Она определяет содержание управленческих документов и массивов. Например, система экономических показателей, представленных в балансе предприятия, в наряде на сдельную оплату труда и пр.
Система показателей менеджмента предназначена для отражения различных функций управления, связанных с прогнозированием, планированием, организацией оперативного управления, учетом и анализом, контролем и регулированием, принятием управленческих решений.
Принятие управленческих решений базируется на отборе, обработке и анализе учетных показателей: оперативного, бухгалтерского и статистического. Каждый из видов учета выполняет свои специфические функции и имеет определенный состав взаимосвязанных показателей. Так, данные оперативного учета содержат различные показатели в первичных учетных документах (о выработке, поступлении материалов, отгрузке продукции и др.). Данные бухгалтерского (финансового) учета отражаются системой показателей, предусмотренных планом счетов бухгалтерского учета и утвержденной финансовой отчетностью. Система статистических показателей,
сформированная на основании данных бухгалтерского учета, содержится в единых формах статистической отчетности. Показатели бухгалтерской и статистической отчетности отражают состояние предприятия, фирмы на определенную дату (месяц, квартал, год). Основная цель отчетности — предоставление заинтересованным сторонам информации о финансовом положении, результатах хозяйственной деятельности, прибыльности (убыточности), перспективе развития. Баланс является одним из важнейших отчетных документов и отражает наличие финансовых средств у предприятия на определенную дату. Показатели баланса делятся на две части: актив и пассив. В активе показатели группируются по составу и размещению финансовых средств предприятия, в пассиве — по местам их формирования.
Функция анализа осуществляется в процессе исследования и изучения системы управления на базе показателей отчетности. Анализ хозяйственной деятельности играет важную роль в системе управления предприятием (фирмой), тесно связан со всеми функциями управления, позволяет определять экономическую эффективность производственно-сбытовой деятельности фирмы за отчетный период, а также направления его дальнейшего развития. Выделяют системы аналитических показателей внешнего и внутреннего анализа. Показатели внешнего анализа дают сведения об имущественном состоянии фирмы, его финансовой устойчивости и платежеспособности, использовании капитала и рентабельности, изменении финансового состояния за отчетный период, распределении прибыли и т.п. Внутренний анализ содержит показатели, характеризующие хозяйственную деятельность фирмы, показатели эффективности деятельности фирмы
(прибыль, оборачиваемость капитала, анализ структуры капитала, показатели ликвидности, конкурентоспособность, анализ издержек обращения и др.). Использование
OLAP-технологий в современных системах ERP значительно расширяет функции финансового анализа на предприятии.
Финансовый контроль охватывает все стороны деятельности фирмы (предприятия) и осуществляется на основании сравнения плановых и фактических показателей,
выявления отклонений по трудовым ресурсам, продукции, производству.
Регулирование охватывает все сферы деятельности фирмы и заключается в принятии решений по ликвидации отклонений, выявленных на стадии контроля.
При принятии решения руководитель пользуется критериями выбора, в качестве которых служат различные показатели. Например, при приобретении нового оборудования учитываются его цена и производительность.
Широкое использование имеют общесистемные массивы нормативно-справочной информации (словарь профессий, специальностей, разрядов и т.д.). Особое место в формировании системы показателей для управления занимает маркетинговая служба предприятия, деятельность которой направлена на максимальное приспособление производства продукции к требованиям рынка, запросам потребителей на достижение установленных показателей прибыли.
Главными показателями программы маркетинга являются: объем выпуска продукции (новой и усовершенствованной) в натуральном и стоимостном выражении, выбор потребителя, сопоставление издержек производства, цены, прибыли по каждому продукту, финансовые затраты и оценка рентабельности производства.
Приведенный состав показателей, относящихся к различным функциям управления, является основной частью информационного обеспечения автоматизированных рабочих мест пользователей, организованных на различных уровнях управления и входящих в локальную вычислительную сеть предприятия, включенную в корпоративную сеть.
3.2.2.
Системы классификации и кодирования
Классификаторы, действующие на территории РФ, входят в Единую систему классификации и кодирования (ЕСКК), включающую следующие группы клас- сификаторов:
• общероссийские (ОК), разрабатываемые в централизованном порядке и являющиеся едиными для всей страны;
• отраслевые, единые для конкретной отрасли экономической деятельности;
• региональные, единые для данной территории;
• локальные, составленные на номенклатуры, характерные для каждого отдельного предприятия, организации, фирмы.
Общероссийские классификаторы переработаны в соответствии с требованиями рыночной экономики и государственной программой перехода РФ на Международную систему учета и статистики. В настоящее время их создано свыше четырех десятков.
Регулирование охватывает все сферы деятельности фирмы и заключается в принятии решений по ликвидации отклонений, выявленных на стадии контроля.
При принятии решения руководитель пользуется критериями выбора, в качестве которых служат различные показатели. Например, при приобретении нового оборудования учитываются его цена и производительность.
Широкое использование имеют общесистемные массивы нормативно-справочной информации (словарь профессий, специальностей, разрядов и т.д.). Особое место в формировании системы показателей для управления занимает маркетинговая служба предприятия, деятельность которой направлена на максимальное приспособление производства продукции к требованиям рынка, запросам потребителей на достижение установленных показателей прибыли.
Главными показателями программы маркетинга являются: объем выпуска продукции (новой и усовершенствованной) в натуральном и стоимостном выражении, выбор потребителя, сопоставление издержек производства, цены, прибыли по каждому продукту, финансовые затраты и оценка рентабельности производства.
Приведенный состав показателей, относящихся к различным функциям управления, является основной частью информационного обеспечения автоматизированных рабочих мест пользователей, организованных на различных уровнях управления и входящих в локальную вычислительную сеть предприятия, включенную в корпоративную сеть.
3.2.2.
Системы классификации и кодирования
Классификаторы, действующие на территории РФ, входят в Единую систему классификации и кодирования (ЕСКК), включающую следующие группы клас- сификаторов:
• общероссийские (ОК), разрабатываемые в централизованном порядке и являющиеся едиными для всей страны;
• отраслевые, единые для конкретной отрасли экономической деятельности;
• региональные, единые для данной территории;
• локальные, составленные на номенклатуры, характерные для каждого отдельного предприятия, организации, фирмы.
Общероссийские классификаторы переработаны в соответствии с требованиями рыночной экономики и государственной программой перехода РФ на Международную систему учета и статистики. В настоящее время их создано свыше четырех десятков.
Приведем примеры построения некоторых ОК, имеющих наибольшее применение при автоматизированной обработке экономических показателей на предприятии. Как правило, эти коды проставляются в сводных отчетах, а также в первичных документах, например в счете-фактуре, платежных документах.
•
(ИНН) Идентификационный номер налогоплательщика — десятизначный; означает территорию, номер государственной налоговой инспекции, номер налогоплательщика и контрольный разряд;
•
ОКВЭД — ОК видов экономической деятельности, построен в соответствии с требованиями Европейского Союза (ЕС);
•
ОКПО — ОК предприятий и организаций — регистрационный номер предприятия, формируется органами государственной статистики;
•
ОКОПФ — код организационно-правовой формы, означает принадлежность предприятия к различным формам собственности;
•
ОКЕИ — код единиц измерения, построен на основе международной классификации единиц измерения (например, составляемый в тысячах рублей баланс предприятия имеет код 384);
•
ОКУД — код общероссийской унифицированной управленческой документации (например, баланс имеет код «0710001»); код лицевого счета организации, заполняется в платежных документах, представляемых в банк; построен в соответствии с указаниями Центрального банка РФ и международными стандартами; имеет сложное построение, включает от 20 до 28 знаков и
11 выделенных признаков.
Наибольшее распространение для кодирования товаров в производстве и торговле получили следующие стандарты кодирования: UPC, EAN-8, EAN-13, UCC/EAN и другие, отличающиеся значностью кода и количеством выделяемых признаков. В России широкое применение имеют стандарты EAN-8, EAN-13, UCC/EAN. Структура кода EAN-8 имеет восемь знаков и два признака (страна — производитель товара, продукт) и контрольный разряд.
В коде EAN-13 выделяется дополнительный признак: предприятие-изготовитель.
Технология обработки штрихкодов требует использования ряда технических устройств: оборудования для изготовления шаблонов штрихкодов, средств нанесения штрихкодов на носители информации (бумагу, самоклеющуюся пленку, керамику и др.); сканирующих устройств для считывания штриходов с носителей информации (контактные карандаши, сканеры, мобильные терминалы, считывающие информацию на расстоянии), обеспечи- вающих передачу данных на компьютер для дальнейшей обработки и анализа.
В приведенном примере (рис. 3.1) цифра 3 означает код лекарственных
препаратов США, 00025 — код производителя, 00234 — код продукта, 9 —
контрольное число.
Наиболее широкое применение штриховое кодирование находит в производстве и продаже товаров, что позволяет автоматизировать учет производства и продажи товаров, вести оперативный учет товаров в магазине, секции, на складе. Осуществление компьютерной технологии с использованием штрихкодов и контрольно-кассовых аппаратов находит широкое применение в различных автоматизированных системах, связанных с управлением производства, складом и торговлей.
3.2.3.
Унифицированная система документации и организация документопотоков
Содержанием процесса управления является взаимодействие субъекта и объекта управления, осуществляемое посредством выполнения управленческих функций и выражаемое в преобразовании, анализе и оценке необходимой для принятия решений ин- формации.
Основным носителем информации при этом является документ — материальный носитель, содержащий информацию в зафиксированном виде, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение. Документы являются основной частью информационного ресурса. В документах фиксируются все производственно-хозяйственные и финансовые операции.
Документационное обеспечение видов работ и функций управления называется
документированием. Вся документация, создаваемая в сфере управления, принадлежит к двум группам документационных систем:
• организационно-распорядительные;
• специальные.
Организационно-распорядительная документация — это система, применяемая при оформлении распорядительно-исполнительной деятельности органов управления, включая информационно-справочную документацию.
В этой группе могут быть выделены организационная, распорядительная и
справочно-информационная документация. К организационной относится нормативная документация, регламентирующая правовой статус организации и ее структурных под- разделений, правила и инструкции. К распорядительной относятся приказы, решения, распоряжения и прочая документация, с помощью которой оформляется распорядительная деятельность. Информационная-справочная документация включает служебную переписку, документацию на оформление личного состава, справки, акты.
Специальные системы документации отражают специфику деятельности системы управления и обслуживают отдельные функции управления.
В зависимости от функций управления выделяют системы плановой, финансовой и учетной документации, документацию по маркетингу и сбыту и др.
Формы и содержание управленческой документации регламентируются государственной нормативно-методической базой, содержащей различные законодательные акты РФ в сфере информатизации и документации.
В 1970-х годах был утвержден, а в 1994 г. подтвержден ГОСТ на унифицированную систему организационно-распорядительной документации. В него вошел комплекс стандартов на составление актов делового письма, докладной записки, постановлений, заявлений, инструкций, кадровой анкеты, объяснительной записки; пра- вил представлений приказов, распоряжений, структуры и штатной численности, устава, штатного расписания и др.
Государственные стандарты на управленческую документацию регламентируют форму и содержание большинства документов.
Создана государственная унифицированная система документации (УСД), включающая различные виды документов: финансовых, учетных, отчетных, статистических, банковских, организационнораспорядительных и др.
Госстандарты, регламентирующие УСД:
•
ГОСТ 6.10.3-83. Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативной форме;
•
ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца.
Каждой утвержденной Госстандартом форме документа присваивается в соответствии с классификатором (общероссийским классификатором управленческой документации — ОКУД) код, который располагается в верхней правой части документа.
Основой построения стандартных форм документов являются утвержденные формуляры- образцы.
Так, составление организационно-распорядительных документов регламентируется государственными стандартами: «основные положения» о составлении
Специальные системы документации отражают специфику деятельности системы управления и обслуживают отдельные функции управления.
В зависимости от функций управления выделяют системы плановой, финансовой и учетной документации, документацию по маркетингу и сбыту и др.
Формы и содержание управленческой документации регламентируются государственной нормативно-методической базой, содержащей различные законодательные акты РФ в сфере информатизации и документации.
В 1970-х годах был утвержден, а в 1994 г. подтвержден ГОСТ на унифицированную систему организационно-распорядительной документации. В него вошел комплекс стандартов на составление актов делового письма, докладной записки, постановлений, заявлений, инструкций, кадровой анкеты, объяснительной записки; пра- вил представлений приказов, распоряжений, структуры и штатной численности, устава, штатного расписания и др.
Государственные стандарты на управленческую документацию регламентируют форму и содержание большинства документов.
Создана государственная унифицированная система документации (УСД), включающая различные виды документов: финансовых, учетных, отчетных, статистических, банковских, организационнораспорядительных и др.
Госстандарты, регламентирующие УСД:
•
ГОСТ 6.10.3-83. Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативной форме;
•
ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца.
Каждой утвержденной Госстандартом форме документа присваивается в соответствии с классификатором (общероссийским классификатором управленческой документации — ОКУД) код, который располагается в верхней правой части документа.
Основой построения стандартных форм документов являются утвержденные формуляры- образцы.
Так, составление организационно-распорядительных документов регламентируется государственными стандартами: «основные положения» о составлении