Файл: Конспект лекций по Информационным системам в экономике.pdf

управление производством, электронную коммерцию и взаимоотношения с
клиентами. Эти системы позволяют руководителям компаний, менеджерам всех
уровней
оперативно
реагировать
на
изменение
ситуации;
принимать
управленческие решения с учетом всей имеющейся информации и оперативного
анализа данных на основе OLAP-технологий.
Организация информационного обеспечения менеджеров с ориентацией на бизнес- процесс связана с продажами товаров (готовой продукции), закупками товарно- материальных ценностей и производством готовой продукции. Система MS Navision в этом случае предусматривает организацию интегрированной обработки следующих автоматизированных рабочих мест:
•
АРМ менеджеров по продажам (отдел продаж);
•
АРМ менеджеров по управлению производством (производственный отдел);
•
АРМ менеджеров по закупкам товарно-материальных ценностей (отдел закупок).
Для всех подразделений создается единое информационное пространство в виде распределенной базы данных и хранилища данных, обслуживаемых различными АРМ.
Все
менеджеры
обслуживаются
общесистемным
информационным
обеспечением, в которое включаются различные справочные данные, хранящиеся в
базе данных: карточки товаров, клиентов, поставщиков, материальных ценностей;
менеджеров; регионов и др. Основными первичными документами для
рассматриваемых АРМ служат заказы, построенные по аналогичной форме: заказ на
продажу товара (готовой продукции), производственный заказ на выпуск готовой
продукции, заказ на закупку товаров (материалов). Все заказы имеют тесную
информационную связь, возникают один из другого и реализуют принцип
электронного документооборота (рис. 3.12).
Сначала составляется заказ на продажу; на его основе автоматически формируются последовательно производственный заказ, на его основе заказ на закупку. При

формировании заказов одновременно могут составляться различные первичные бухгалтерские документы (счета, накладные, счета-фактуры, книга покупок, книга продаж и др.) и осуществляться бухгалтерские проводки, передаваемые в различные бухгалтерские регистры. В результате обеспечивается информационное взаимодействие с финансовым модулем программы.
Рассмотрим информационное обеспечение АРМ менеджеров различных подразделений.
АРМ менеджера по продажам. Выполняет функции по продаже товаров (готовой продукции). Основной документ — Заказ на продажу, поступающий от клиента. Это первый документ, осуществляющий интеграцию всех заказов. Далее на его основе автоматически составляется Заказ на производство.
В составлении Заказа на продажу используется следующее информационное обеспечение: карточки клиентов, товаров. В карточке клиента содержатся базовые данные о клиенте: его имя, адрес, контактная информация, а также данные о возможных скидках.
Карточка товара содержит базовые данные о товаре, методы расчета себестоимости, себестоимость, отпускную цену, ставки НДС, количество в запасе. Заказ на продажу является основным документом при реализации товара и содержит данные о клиенте, перечень продаваемых товаров с указанием их количества, цены за единицу и суммы (без
НДС, НДС и с НДС).
При реализации данного заказа автоматически выполняются бухгалтерские операции по реализации товара. По желанию можно автоматически сформировать такие первичные документы, как накладная, счет-фактура, книга продаж.
Заказ на продажу обеспечивает формирование плана поставок и соблюдение сроков отгрузки готовой продукции. Формирование АРМ менеджеров по продажам во многом связано с формированием закупочных цен на товары и услуги.
Система Navision обеспечивает единый подход к установке цен на товары и услуги.
Политика ценообразования постоянно корректируется благодаря функции перепланирования себестоимости.
После того как цена определена и зарегистрирована, она постоянно обновляется в режиме реального времени и становится доступной всем пользователям системы.
Вопросы формирования ценообразования, отпускной стоимости обеспечиваются имеющимися в системе различными средствами. Для настройки разнообразных скидок используется информация о скидках, хранящаяся в отдельных справочниках. Скидки находят отражение в карточках товаров. При продажах цены ориентируются на определенный клиентский сегмент, предлагая им конкурентоспособные цены. Может

осуществляться индивидуальная настройка цен и список для отдельных клиентов.
Структура цены всегда прозрачна. Менеджер в любое время может объяснить клиенту ее составляющую.
В организации работы АРМ менеджера по продажам значительное внимание уделяется работе с клиентами. В практике управления широкое распространение получила программная система CRM (Customes Relationship Management) — управление взаимоот- ношениями с клиентами, интегрируемая в системе ERP. Эффективность работы компании во многом зависит от правильно выстроенных отношений с партнерами по бизнесу, что во многом способствует завоеванию рынка. На предприятии системой CRM организуется доступ к базе данных партнеров (клиентов), хранение информации о них. Создаются электронные картотеки партнеров (карточки контактов), где отслеживаются все деловые отношения. Система обеспечивает менеджеров по продажам информацией по истории продаж, структуре и циклам продаж; позволяет изучать потенциал клиентов. Используя электронные средства коммуникаций, появляется возможность сообщать партнерам информацию по важнейшим коммерческим вопросам, о корректировке хода выполнения заказа.
Карточки контактов в свою очередь тесно интегрируются с модулем «Продажи &
Клиенты», что обеспечивает автоматическое составление Заказа на продажу. Клиентам сообщаются сведения о готовящейся к выпуску продукции. Они могут вносить свои пред- ложения о комплектации товара и т.п. Клиенты классифицируются по различным признакам, например по доходу, объему покупок; устанавливается их рейтинг. Данные о клиентах используются в дальнейшем для планирования деятельности организации.
АРМ менеджера по управлению производством. Повышение эффективности бизнеса напрямую связано с совершенствованием бизнес-процесса в сфере производства готовой продукции. Модуль «Производство» системы MS Navision и организация АРМ менеджеров по управлению производством способны многократно ускорить процесс обработки и запуска заказов в производство за счет прозрачности всех операций, сократить сроки исполнения заказа, осуществить распределение ресурсов в соответствии с потребностями заказчиков, осуществить контроль сроков изготовления продукции.
АРМ менеджера по закутам. Производственный заказ служит также основанием для автоматического составления заказа на закупку, формируемого АРМ менеджера по закупкам. В этом документе определена закупка конкретных товарно-материальных цен- ностей, идущих на изготовление данного заказа. Обработка документа аналогична обработке заказа на продажу.
В его составлении участвуют карточки материалов, поставщиков, аналогичные

карточкам товаров и клиентов.
При закупках вопросам ценообразования также придается большое значение.
Системой осуществляется альтернатива выбора поставщика исходя из параметров прилагаемых закупочных цен и скидок. Моделирование системой ценообразования позволяет назначать конкурентоспособные цены, оперативно оценивать объемы продаж, предлагать оптимальные цены. Система позволяет усовершенствовать взаимоотношения с поставщиками за счет учета разнообразных факторов, влияющих на себестоимость продукции.
Современные условия рыночной экономики требуют точного и своевременного анализа бизнес-процессов в области производства, сбыта, хранения и управления финансами. Система MS Navision позволяет осуществлять аналитическую обработку данных в системе реального времени (OLAP-технологии) на основе информации, на- капливаемой в хранилище данных. Применение OLAP системы позволяет автоматизировать стратегический уровень управления организацией. OLAP (Online
Analytical Processing – аналитическая обработка данных в реальном времени) представляет собой мощную технологию обработки и исследования данных. Системы, построенные на основе технологии OLAP, предоставляют практически безграничные возможности по составлению отчетов, выполнению сложных аналитических расчетов, построению прогнозов и сценариев, разработке множества вариантов планов. OLAP- технологии позволяют составить различные аналитические сводки, построенные в соответствии с установленными аналитическими изменениями — набором признаков, присваиваемых каждой хозяйственной операции. Например, для анализа выручки могут использоваться такие аналитические изменения, как регион, клиент, товар, период, которые могут использоваться в аналитических сводках в различных сочетаниях.
Анализ производственных затрат, выполняемый на основании данных производственного заказа, ведется в разрезе материальных, стоимостных и трудовых затрат на выполнение данного заказа.
Комплексный анализ бизнеса по любым его направлениям позволяет руководителям быстро принимать оперативные решения, а менеджерам различных уровней стать активными участниками развития компании. Менеджеры, принимающие управленческие решения, используя OLAP-технологии, могут оперативно анализировать источники затрат и прибылей своего бизнеса, выявлять причинно-следственные связи в процессах хозяйственно-экономической деятельности.

Следует запомнить
•
Информационные ресурсы играют одну из главных ролей в управлении предприятием и представляют собой сведения различного характера, выраженные посредством различных документов в бумажном или электронном виде, организации базы данных и баз знаний, а также интернет-рисунки, архивы, библиотеки.
•
Информационное обеспечение характеризует состояние управленческого объекта, является основой для принятия управленческих решений. Включает совокупность единой системы показателей, потоков информации, систем классификации и кодирования экономической информации, унифицированную систему документации
(УСД) и различные информационные массивы (файлы), хранящиеся в машине на машинных носителях.
•
При рассмотрении структуры информации выделяют отдельные ее элементы: реквизит, показатель, информационное сообщение, информационный массив, информационный поток, информационную подсистему, информационную систему.
•
Система показателей менеджмента предназначена для отражения различных функций управления, связанных с прогнозированием, управлением, организацией оперативного управления, учетом и анализом, контролем и регулированием, принятием управленческих решений.
•
Классификаторы и коды предназначены для формирования на персональных компьютерах сводной информации, используемой для принятия управленческих решений. Основное их назначение в памяти машины — использование для автоматического составления различных документов, группировки информации и подсчета итогов.
•
Основными носителями информации, используемыми в сфере управления, являются документы — материальные носители, содержащие информацию, которая оформлена в установленном порядке и имеет юридическую силу. Форма и содержание управленческой документации регламентируются государственной нормативно- методической базой, содержащей различные законодательные акты РФ в сфере информатизации и документации.
•
Унифицированная система документации (УСД), утвержденная ГОСТом, предъявляет единые требования к построению документа.
•
Программные средства обеспечивают автоматическое создание первичного документа. Электронный документ — структурированная копия первичного документа, отраженная в памяти компьютера и на экране дисплея.
•
Сложный документооборот вызывает необходимость создания

программных средств, обеспечивающих электронный документооборот.
Интегрированный подход к созданию внутримашинного информационного обеспечения предполагает организацию хранения информации в виде банка данных, где все данные собраны в едином интегрированном хранилище и к информации как важнейшему ресурсу обеспечен широкий доступ различных пользователей.
•
Хранилище данных — это логически интегрированный источник данных для систем руководителей, систем анализа данных и систем обнаружения новых данных
(Data Mining). ХД предназначено для информационной поддержки анализа данных и принятия решений.
•
Для повышения эффективности управления используются интегрированные системы (ERP), обеспечивающие создание единого информационного пространства предприятия в виде распределенной базы данных, и хранилища данных, обслуживающие
АРМ менеджеров различных подразделений. Основными первичными документами, как правило, служат заказы, построенные по аналогичной форме. В частности, вначале составляется заказ на продажу; на его основе формируется заказ на производство, который служит основанием для составления заказа на покупки.
Тесты
1.
Определите, какие виды информации входят в состав информационных ресурсов:
а) интернет-ресурсы;
б) финансовая информация;
в) трудовые ресурсы;
г) документы на бумажных носителях;
д) материальные ресурсы;
ё) документы в электронном виде.
2.
Какие виды информации входят в состав внемашинного информационного обеспечения?
а) хранилище данных;
б) документы;
в) интернет-ресурсы;
г) система классификации и кодирования;
д) база данных.
3.
Определите последовательность усложения структуры информации:
а) информационный файл;
б) информационная подсистема;

в) реквизиты;
г) информационный массив;
д) показатель;
ё) информационная система;
ж) информационное сообщение;
з) информационный поток.
4.
Определите отношение перечисленных классификаторов к общероссийским и локальным:
а) предприятий и организаций;
б) сотрудников;
в) единиц измерения;
г) подразделений;
д) унифицированной системы документации;
е) материальных ценностей;
ж) организационно-правовой формы.
5.
Что проставляется в содержательной части унифицированного документа?
а) подписи ответственных лиц;
б) постоянные реквизиты-признаки и их коды;
в) переменные реквизиты-признаки и их коды;
г) основания;
д) экономические показатели.
6.
Определите последовательность составления электронного документа на компьютере:
а) автоматическое заполнение реквизитов из справочников;
б) вызов посредством меню шаблона документа на экран;
в) запись заполненного электронного документа в журнал документов;
д) печать документа;
е) ввод реквизитов документа вручную.
7.
Определите последовательность автоматического составления заказов при работе АРМ менеджеров в интегрированных системах ERP:
а) заказ на производство;
б) заказ на продажу;
Общероссийские
Локальные
1 .........................
1 ..........................
2 ..........................
2 ..........................

в) заказ на закупку.
8.
Что входит в состав общесистемного информационного обеспечения АРМ менеджеров, работающих в интегрированных системах ERP?
а) база данных предприятия;
б) база данных клиентов;
в) хранилище данных;
г) операционная система;
д) постановка экономической задачи.
9.
Выберите правильный ответ. База данных — это:
а) произвольный набор информации;
б) специальным образом организованная и хранящаяся на внешнем носителе совокупность взаимосвязанных данных о некотором объекте;
в) совокупность программ для хранения и обработки больших массивов информации;
г) компьютерная программа, позволяющая в некоторой предметной области делать выводы, сопоставимые с выводами человека-эксперта;
д) интерфейс, поддерживающий наполнение и манипулирование данными.