На рисунке 2 представлена схема движения входящего документа.


УК «ТРИ КИТА»

Приемная - Секретарь






Входящий документ


Конкретные адресаты

Документы адресованные в административно – хозяйственный отдел

Бухгалтерия

Руководство организации

Нерегистрируемые

Регистрируемые

Предварительное рассмотрение


С пометкой «ЛИЧНО»


Схемы, журналы, рекламные письма, поздравительные телеграммы и т. д.


Рисунок 2 – Схема движения входящего документа
Подлежат регистрации следующие документы:

• 
  договоры;
  
• 
  акты сверок, акты на оказание, предоставление услуг;
  
• 
  счета, счета – фактуры;
  
• 
  письма от вышестоящих организаций;
  
• 
  письма с налоговых, пенсионных и иных органов;
  
• 
  письма от банковских организаций, отчеты по проведению операций по пластиковым карточкам за определенный период времени;
  
• 
  сводки, информационные документы и другие материалы для сведения.
  

---

Все документы, подлежащие регистрации, регистрируются по журнальной форме (таблица 2).
Таблица 2 – Форма регистрационного журнала для входящих документов

Дата получения	№ п/п	От кого получено	Краткое содержание	Входящий № документа	Кому направлен документ на исполнение	Подписи и ФИО в получении документа
01.03.20	18	ООО «Ростелеком»	Акт № 258 от 28.02.10	6	Бухгалтеру ФИО	ФИО

Кроме того, все входящие документы по содержанию можно разделить на инициативные и ответные. Инициативные документы, в свою очередь, делятся на требующие ответа, исполнения или присланные для сведения. К ответным документам, относят полученные сведения, на ранее запрашиваемую от данной компании информацию.

В зависимости от значимости документа и его содержания входящие документы направляются руководителю компании, в отдел или конкретным исполнителям. Следовательно, весь поток входящих документов разбит на более мелкие части. Части выявляются, на стадии предварительного просмотра документов секретарем. Каждая их этих групп документов имеет разные пути движения и разные стадии работы с ними.

Руководству организации передаются документы вышестоящих органов управления и документы, содержащие информацию по важнейшим вопросам деятельности организации и требующие неотлагательного решения. Остальные документы передаются руководителю отдела либо непосредственно исполнителям. Также есть ряд документов, направляемых бухгалтеру. Это такие документы как: акты, счета, счета – фактуры, накладные. Некоторые поступившие в организацию документы, например такие, как выписки из единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ), свидетельство о постановке на учет в налоговый орган передаются лично руководителю, после чего подшиваются в папку учредительные документы. Опись к папке заполняется по образцу, представленному в таблице 3.
Таблица 3 – Опись к папке учредительные документы

Опись к папке Учредительные документы УК «Три кита» с 2017 по 2020 год
№	Дата	Название договора	С кем

---

После исполнения документ передается секретарю для дальнейшей обработки.

Исходящие документы, как и входящие, были проанализированы по видам и корреспондентам, которым они направляются. Их также делят на документы, по которым ожидается ответ, и документы, направленные просто для сведения (реклама и т. п.). Исходящие документы, создающиеся в процессе деятельности компании, оформляются на бланках и имеют установленный состав и порядок расположения реквизитов. В компании, для исходящих документов имеется общий бланк письма, созданный по правилам Госстандарта [39].

Проект исходящего документа составляется ответственным исполнителем по поручению руководителя. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах. Проверка правильности оформления исходящего документа осуществляется секретарем-референтом или руководителем организации. Проект исходящего документа может быть согласован с бухгалтером. Такое согласование оформляется визой. Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись руководителю вместе с материалами, на основании которых он готовился. К проекту документа исполнитель прилагает список организаций, которым должен быть разослан подписанный документ. Более подробное прохождение исходящего документа от стадии формирования до отправки представлено на рисунке 3. В нем указаны этапы прохождения и ответственные исполнители по каждому из этапов.


Сбор необходимой информации, подбор дополнительного материала

(секретарь, конкретный исполнитель)



Формирование проекта документа

(секретарь, конкретный исполнитель)






Проверка правильности оформления документа

(секретарь, конкретный исполнитель, руководитель организации)


Согласование и визирование проекта документа

---

Подписание документа

(руководителем, заместителем)





Регистрация документа (секретарь)





Проверка правильности адресата

(секретарь)





Отправка документа

(секретарь)

Рисунок 3 – Схема прохождения проекта исходящего документа
После подписания руководителем двух экземпляров исходящего документа (договора, акта, счета и т. д.), исполнитель передает документ на регистрацию. Получив документ к отправке, прежде всего, проверяется правильность его оформления. Исходящий документ должен содержать: наличие подписи; наличие даты (если ее нет на отправляемом документе, ее проставляют); наличие заголовка; наличие отметки об исполнителе; правильность адресованы; если документ предназначен разовому корреспонденту, наличие адреса; наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.

Эти элементы оформления обязательны как при отправке документа по почте, так и по факсу. Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки. При отправке документа по почте он конвертируется. Документы, направляемые в один адрес, вкладываются вместе, в один конверт. Конверты адресуются, маркируются. Для постоянных корреспондентов конверты заготавливаются заранее. Все оформление документов, предназначенных к почтовому оформлению, проводится в строгом соответствии с требованиями Почтовых правил. Исходящие документы регистрируются, как и входящие, по журнальной форме (таблица 4).
Таблица 4 – Форма регистрационного журнала для исходящих документов

№ п/п	Дата и № исходящего документа	Наименование организации, куда направляется документ	Адрес почтовой отправки (улица, дом, кв. или офис, город, индекс)	Краткое содержание
1	2	3	4	5

---

Документы отправляются в день их подписания, телеграммы и вся срочная корреспонденция отправляется немедленно.

Внутренние документы составляют третий поток и полностью соответствуют организационной структуре. Внутренние документы в компании оформляются на бумаге форматом А4 с указанием следующих реквизитов: наименование вида, дата и номер, заголовок к тексту, текст, подпись, необходимые визы согласования. Все документы, как внутренние, так и исходящие составляются в компании при помощи текстового редактора Microsoft WORD из пакета Office 2003, 2007, 2010.

Для потока внутренних документов в компании заведен отдельный журнал, в котором указываются сведения, представленные в таблице 5.
Таблица 5 – Форма регистрации журнала для внутренних документов

Дата и № поступления	Дата и № документа	Структурное подразделение	Вид документа	Содержание	Исполнитель	№ дела в которое подшит документ
1	2	3	4	5	6	7

Внутренние документы компании по формам и назначению можно разделить на 3 группы:

• 
  организационные документы, которые регламентируют деятельность компании (устав, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, правила);
  
• 
  распорядительные документы, издаваемые внутри компании (приказы, распоряжения, указания);
  
• 
  информационно - справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные, объяснительные записки, акты, справки).
  

Организационные документы УК «Три кита».

Устав компании раскрывает всю структуру и систему организации, цель и предмет деятельности, юридический статус, права и обязанности участников, уставной капитал и имущество, выход и вход участников в организацию, ответственных.

Положение об отделе имеет следующую структуру:

• 
  Общие положение;
  
• 
  II. Права и обязанности;
  
• 
  III Взаимодействие и полномочия;
  
• 
  IV. Ответственные.
  

Утверждено и введено Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в организации:

---

Смотрите также файлы

• Предел функции.docx

• аза тілі пнінен 3тосан бойынша жиынты баалау тапсырмалары.docx

• Художественное своеобразие поэзии Виктора Цоя Атаманская Елизавета Дмитриевна.pptx

• Удк 5 Формирование навыков функциональной грамотности на уроках математики в основной школе. Харьковская Валентина Григорьевна, Кудинова Валентина Ивановна, учителя математики огбоу Новоуколовская сош.docx

• Художественное своеобразие поэзии Виктора Цоя Выбрала я эту тему потому что хотела узнать и раскрыть творчество виктора цоя разобраться о чем и ком он поет, в этом деле мне помог мой руководитель проекта. Цель моей работы это.docx