ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 09.01.2024
Просмотров: 180
Скачиваний: 1
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
и права работников на защиту персональных данных, включая право на сохранение тайны личной и семейной жизни, сроки исковой давности не распространяются37.
Особое внимание следует обратить на криминализацию правонарушений в области работы с персональными данными, в связи с чем Уголовным кодексом РФ предусматривается уголовная ответственность.
Так, статья 137 УК РФ гласит:
35 Трудовой Кодекс Российской Федерации, ст.192.
36 Трудовой Кодекс Российской Федерации, п.7, ст.243.
37 Гражданский Кодекс Российской Федерации, ст.208.
«Незаконное собирание или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих его личную или семейную тайну, без его согласия либо распространение этих сведений в публичном выступлении, публично демонстрирующемся произведении или средствах массовой информации - наказываются штрафом в размере до двухсот тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осуждённого за период до восемнадцати месяцев, либо обязательными работами на срок до трёхсот шестидесяти часов, либо исправительными работами на срок до одного года, либо принудительными работами на срок до двух лет с лишением права занимать определённые должности или заниматься определённой деятельностью на срок до трёх лет или без такового, либо арестом на срок до четырёх месяцев, либо лишением свободы на срок до двух лет с лишением права занимать определённые должности или заниматься определённой деятельностью на срок до трёх лет.»
В структурных подразделениях документы находятся в оперативной работе ещё год после окончания текущего года. В этот период к ним часто обращаются за справками, работа с некоторыми документами завершается в начале нового календарного года. По истечении этого срока дела должны быть обработаны для длительного хранения. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения сдаются в архив учреждения, если он есть, или (в маленькой фирме) перекладываются в другой шкаф. Например, дела за 2017 г. должны быть обработаны в 2019 г.
Дела для хранения готовятся в строгом соответствии с требованиями, разработанными архивными учреждениями и изложенными в "Основных правилах работы ведомственных архивов" и "Государственной системе документационного обеспечения управления".
Подготовка документов к длительному хранению включает в себя38:
38 Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления. Учебное пособие. М.: Инфра-М, 2017.
Экспертизаценностидокумента– это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение39.
Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками
службы документационного обеспечения управления.
По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются сотрудниками архива организации сводные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты
о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (формы данных видов документов приводятся в приложениях 1, 2, 3 и 4 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).
Указанные описи и акты рассматриваются на заседании центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации одновременно. Одобренные центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) акты и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения описей дел постоянного хранения. После этого организация имеет право уничтожать дела, включённые в данные акты.
39 ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
Оформление дела.
Оформлениедела– подготовка дела к передаче на архивное хранение40.
Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включённых в дело, все листы этого дела нумеруются арабскими
цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно41.
Составление иоформлениеархивныхописейдел.
Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершённые в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи. Архивная опись (далее – опись) – это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учёта и раскрытия содержания.
Описи составляются отдельно:
40 ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
41 Раскин Д.И., Соколов А.Р. Архивоведение. Учебник для академического бакалавриата. – М.: Юрайт, 2018.
Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.
Сдачаделв архив.
Сдача дел из структурных подразделений в архив учреждения, если он есть, проводится по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утверждённому руководителем учреждения. Эта работа должна проводиться ежегодно. Дела с постоянным сроком хранения, сроком хранения свыше 10 лет и по личному составу принимаются архивом по описям.
Дела принимаются работником ведомственного архива в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. После приёма всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи делается заверительная надпись с указанием цифрами и прописью фактического количества дел, переданных в архив, и номера отсутствующих дел, если такие будут. Под заверительной надписью ставится дата приёма-передачи дел и подписи лиц, осуществлявших её42.
Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров, корешками на обе стороны. Дела в ведомственный архив доставляются сотрудниками структурных подразделений. Канцелярии вместе с делами передают в ведомственный архив регистрационно-контрольные картотеки, включив их в
Особое внимание следует обратить на криминализацию правонарушений в области работы с персональными данными, в связи с чем Уголовным кодексом РФ предусматривается уголовная ответственность.
Так, статья 137 УК РФ гласит:
35 Трудовой Кодекс Российской Федерации, ст.192.
36 Трудовой Кодекс Российской Федерации, п.7, ст.243.
37 Гражданский Кодекс Российской Федерации, ст.208.
«Незаконное собирание или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих его личную или семейную тайну, без его согласия либо распространение этих сведений в публичном выступлении, публично демонстрирующемся произведении или средствах массовой информации - наказываются штрафом в размере до двухсот тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осуждённого за период до восемнадцати месяцев, либо обязательными работами на срок до трёхсот шестидесяти часов, либо исправительными работами на срок до одного года, либо принудительными работами на срок до двух лет с лишением права занимать определённые должности или заниматься определённой деятельностью на срок до трёх лет или без такового, либо арестом на срок до четырёх месяцев, либо лишением свободы на срок до двух лет с лишением права занимать определённые должности или заниматься определённой деятельностью на срок до трёх лет.»
-
ОСОБЕННОСТИ ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ В АРХИВ
В структурных подразделениях документы находятся в оперативной работе ещё год после окончания текущего года. В этот период к ним часто обращаются за справками, работа с некоторыми документами завершается в начале нового календарного года. По истечении этого срока дела должны быть обработаны для длительного хранения. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения сдаются в архив учреждения, если он есть, или (в маленькой фирме) перекладываются в другой шкаф. Например, дела за 2017 г. должны быть обработаны в 2019 г.
Дела для хранения готовятся в строгом соответствии с требованиями, разработанными архивными учреждениями и изложенными в "Основных правилах работы ведомственных архивов" и "Государственной системе документационного обеспечения управления".
Подготовка документов к длительному хранению включает в себя38:
-
Экспертизу ценности документов;
38 Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления. Учебное пособие. М.: Инфра-М, 2017.
-
Оформление дел; -
Оформление обложки дел; -
Составление описей; -
Сдача дел в архив организации. Экспертизаценностидокументов.
Экспертизаценностидокумента– это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение39.
Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками
службы документационного обеспечения управления.
По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются сотрудниками архива организации сводные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты
о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (формы данных видов документов приводятся в приложениях 1, 2, 3 и 4 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).
Указанные описи и акты рассматриваются на заседании центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации одновременно. Одобренные центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) акты и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения описей дел постоянного хранения. После этого организация имеет право уничтожать дела, включённые в данные акты.
39 ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
Оформление дела.
Оформлениедела– подготовка дела к передаче на архивное хранение40.
Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включённых в дело, все листы этого дела нумеруются арабскими
цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно41.
Составление иоформлениеархивныхописейдел.
Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершённые в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи. Архивная опись (далее – опись) – это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учёта и раскрытия содержания.
Описи составляются отдельно:
-
на дела постоянного хранения; -
дела временного (свыше 10 лет) хранения; -
дела по личному составу; -
дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчёты по темам и т.п.).
40 ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
41 Раскин Д.И., Соколов А.Р. Архивоведение. Учебник для академического бакалавриата. – М.: Юрайт, 2018.
Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.
Сдачаделв архив.
Сдача дел из структурных подразделений в архив учреждения, если он есть, проводится по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утверждённому руководителем учреждения. Эта работа должна проводиться ежегодно. Дела с постоянным сроком хранения, сроком хранения свыше 10 лет и по личному составу принимаются архивом по описям.
Дела принимаются работником ведомственного архива в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. После приёма всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи делается заверительная надпись с указанием цифрами и прописью фактического количества дел, переданных в архив, и номера отсутствующих дел, если такие будут. Под заверительной надписью ставится дата приёма-передачи дел и подписи лиц, осуществлявших её42.
Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров, корешками на обе стороны. Дела в ведомственный архив доставляются сотрудниками структурных подразделений. Канцелярии вместе с делами передают в ведомственный архив регистрационно-контрольные картотеки, включив их в