Файл: Субъекты и объекты проектов (Теоретические основы проектов управления).pdf

При разработке проекта и определении необходимых ресурсов для его реализации проектному менеджеру следует четко прописывать качественные характеристики материальных ресурсов, которые обеспечат максимальные условия для успешного функционирования всех элементов проектного управления. В таких характеристиках должны быть четко прописаны следующие компоненты: технические требования (касательно оборудования); использование при производстве инновационных технологий; соответствие материальных ресурсов ГОСТу; экологичность материальных ресурсов; цветовая гамма (при необходимости); срок эксплуатации и производственная мощность (касательно оборудования) и т.д. Данная мера позволит команде проекта получить именно те материальные ресурсы, которые обеспечат достижение главной цели проекта.

В процесс управления персоналом организации необходимо внедрить систему материальной мотивации сотрудников по следующим направлениям: ежеквартальная премия лучшему сотруднику; премия за успешную реализацию проекта; в структуру заработной платы внедрить стимулирующую часть в виде 5%-ой надбавки за успешно реализованный проект, в котором принимал участие сотрудник.

Данные мероприятия позволят повысить уровень лояльности и заинтересованности персонала, что приведет к снижению уровня текучести кадров, а также к повышению уровня производительности труда.

Необходимо включить в процедуру отбора поставщиков тщательный анализ их имиджа и конкурентных преимуществ.

Анализ поставщиков должен включать в себя следующие процессы: «Анализ имиджа поставщиков» и «Сравнение поставщиков между собой» по различным критериям. Выстраивание эффективных взаимоотношений с поставщиками должно быть выстроено по следующим направлениям: выбор поставщика должен выполняться по следующим параметрам: возможный объем предоставления необходимых ресурсов на льготных условиях, заинтересованность поставщика в успешной реализации проекта, предоставление вовремя сопроводительных документов, ритмичность поставок необходимых ресурсов, наличие промоутера; определение сроков, объемов поставок, а также условий финансирования и выстраивания взаимоотношений; управление контрактами с партнерами включает: формирование и заключение контракта, контроль выполнения условий контракта, выставление штрафных санкций, управление кредиторской задолженностью; диверсификация поставщиков по группам необходимых ресурсов, что в свою очередь снизит риск неполучения ресурсов в установленные сроки.

Данная мера повысит дисциплинированность поставщиков, а также позволит проектному подразделению организации получать необходимые ресурсы в определенном количестве и в установленные сроки, что в свою очередь снизит процент не реализации проектов по причине нарушения сроков поставок ресурсов с 28% до минимума.

Ввести в организационную структуру организации должность проектного менеджера, в обязанности которого будут входить: ведение проектов (контроль качества, сроков, бюджетов и рисков); коммуникации с заказчиком (согласование планов, сроков, требований, бюджетов); руководство проектной командой; ведение проектной и технической документации: календарные планы, технические задания, функциональные требования, финансовые отчеты и т.д. участие в процессе продажи и заключении договоров (в том числе участие в тендерах); постпроектное ведение заказчиков и дополнительный сервис.

Данное мероприятие позволит назначить ответственного, который будет осуществлять контроль за работой бизнес-процесса «Управление портфелем строительных проектов», что значительно повысит эффективность его функционирования.

В результате организационная структура компании примет следующий вид (рисунок 3.1).

Рисунок 3.1 Новая организационная структура ООО «Строительные технологии»

Далее составим сводную таблицу мероприятий по по совершенствованию внутренних бизнес-процессов, связанных с проектной деятельностью компании (таблица 3.1).

Таблица 3.1 Мероприятия по совершенствованию внутренних бизнеспроцессов, связанных с проектной деятельностью компании

Таким образом, при реализации данных мероприятий будут задействованы только трудовые ресурсы. Исходя из этого, составим бюджет разработанных мероприятий (таблица 3.2).

Таблица 3.2 Бюджет разработанных мероприятий

Таким образом, бюджет мероприятий по совершенствования внутренних бизнес-процессов, связанных с проектной деятельностью компании, составит 100 000 руб.

3.2 Внедрение проектных информационных технологий

Опишем более подробно, что будут включать мероприятия, входящие в группу внедрения проектных информационных технологий.

Необходимо внедрить интегрированную систему управления проектами (ИСУП). В центре внимания при интеграции в управлении проектом находятся две ключевые области. Первая — это интегрирование проектов со стратегическим планом организации. Вторая — интеграция внутри процесса управления реальными проектами. В рамках функционирования данной системы необходимо осуществлять отбор и управление проектами в соответствии со стратегическим планом организации.

На данный момент, стратегические планы пишет одна группа, рабочая группа проекты отбирает вторая, а разрабатывает их третья. Подобные независимые решения, принимаемые различными группами менеджеров, создают условия, ведущие к конфликтам, неразберихе и довольно часто к невозможности выполнить требования клиентов. В таких условиях ресурсы организации растрачиваются на проекты, не приносящие прибыль. В интегрированной системе управления проектом все части взаимосвязаны. Изменение в одной части влияет на систему в целом. Каждая организация работает на удовлетворение потребностей клиента. Таким образом, организация повысит уровень своей конкурентоспособности.

В качестве программного обеспечения было принято использовать «Spider Project». Это российская интегрированная система управления проектами. Технологии управления проектами и система Spider Project помогают принимать решения, исполнять проекты быстрее, качественнее, а также всегда иметь самую полную и разнообразную информацию о реализуемых проектах. Диаграммы Гантта, графики и гистограммы, сетевые и организационные диаграммы, Поточная диаграмма, а также всевозможные таблицы позволяют пользователям Spider Project не только анализировать проект с разных сторон, но и качественно представлять любую информацию о проекте.

Кроме того, по результатам исследования, проведенным специалистами отраслевого журнала «Строительство», данная программа является наиболее популярной среди компаний, функционирующих на рынке строительной отрасли (рисунок 3.2).

Рисунок 3.2 Наиболее популярные ПО, используемые строительными компаниями

Необходимо внедрить система управления инвестиционными проектами (SUIP) как основной инструмент формирования планов финансирования инвестиционных проектов, решения задач консолидации и анализа информации. Что позволит повысить уровень эффективности составления бюджета и финансовых планов проекта.

В качестве программного обеспечения также было принято решение использовать «Spider Project».

Необходимо внедрить систему управления рисками (СУР), которая будет включать в себя комплекс процедур: прогнозирование рисковых событий и их идентификацию; обоснование уклонения от риска; обоснование допустимости риска; минимизацию риска с применением доступной гаммы инструментов; устранение причин и последствий рисковых событий; адаптацию организаций, выстоявших в кризисный период, к новым условиям хозяйствования; защиту от банкротства.

В качестве системы управления рисками было решено применить программное обеспечение «KG Risk Система управления рисками» автоматизация предприятий и нефинансовых организаций на основании рейтинга наиболее программных ПО для управления рисками в строительной организации при реализации строительных проектов, опубликованного в отраслевом журнале «Строительство» (рисунок 3.3).

Рисунок 3.3 Наиболее популярные ПО, используемые для управления рисками

Назначение системы: Автоматизированная система управления рисками на регулярной основе обеспечивает выявление, оценку и мониторинг факторов риска, позволяя удерживать уровень риска деятельности организации в приемлемом диапазоне.

Основное назначение системы: обеспечить поддержку работы рискменеджера предприятия и предоставить сводные отчеты для принятия решений руководству (собственнику) бизнеса.

Функциональные возможности: Основаны на методологии управления рисками консалтинговой компании KRISS Group. Компьютерная программа KG Risk, обеспечивает поддержку следующих функций

Системы управления рисками: актуализация целей (холдинга, предприятия, подразделения) с указанием характеристик и критериев их достижения; сбор и структурирование информации о сферах неопределенности, моделях и источниках информации; идентификация и классификация факторов риска, регистрация произошедших риск-событий; настройка методики оценки факторов риска (шкалы/вербальные шкалы, объекты/базовый набор факторов, критерии и субъекты/эксперты экспертной оценки); построение Профиля риска на основе проведенных экспертных оценок факторов риска; формирование отчетов о текущем состоянии и динамики изменения уровня риска (в разрезе целей и подразделений предприятия); анализ причинно-следственных связей проявления факторов риска («Цепочки НРС» нежелательного развития событий); воздействие на уровень риска через программу Антирисковых мероприятий; оценка эффективности работы СУР, учитывающая возможные потери при проявлении факторов риска, затраты и эффект от антирисковых мероприятий.

Текущая версия автоматизированной системы управления рисками KG Risk функционирует на платформе «1C» 8-ой версии.

Преимущества использования системы: повышение устойчивости и прозрачность бизнеса; улучшение показателей использования капитала; повышение инвестиционной привлекательности; расширение возможностей для роста и развития бизнеса; оперативные отчеты по рискам (профиль риска, риск-события, мероприятия); экономия времени на проведение совещаний (планерок); повышение ответственности сотрудников.

Снижение затрат операционной деятельности. Данная система позволит осуществлять своевременный контроль над ходом реализации проекта, а также принимать оперативные решения с целью избегания, устранения или уменьшения степени влияния возникшего риска.

Далее составим сводную таблицу мероприятий по внедрению проектных информационных технологий (таблица 3.3).

Таблица 3.3 Мероприятия по внедрению проектных информационных технологий