Файл: Субъекты и объекты проектов (Теоретические основы проектов управления).pdf

Реализация. Выполнения работ для достижения целей проекта. А также мониторинг соответствия текущих работ плану управления проектом.

Завершение проекта. Является завершением проекта, закрытия закупок. На этой фазе подтверждается приемка конечного результата проекта.

Почти для всех проектов, для успешного завершения необходимо постоянное управление людскими, финансовыми и материальными ресурсами. Для этого используют программы управления проектами. Программное обеспечение (далее ПО) для управления проектами это комплексное ПО, которое включает в себя приложения для планирования задач, составления расписания, контроля цены и другие. Задачи ПО:

Планирование (различных событий, расписания работы, расчет времени, сортировка задач, построение диаграммы Ганта).

Управление данными и предоставление информации (список задач, обзор информации о сроках, раннее предупреждении о рисках, рабочей загрузке, о ходе проекта).

Управление коммуникациями команды проекта (обсуждение рабочих вопросов, фиксация проблем проекта, ведение рисков проекта и др.).

На сегодняшний день таких программ разработано множество. Наиболее популярные программы: MS Project, TimeLine, OpenPlan, SureTrak, P3. На данный момент имеется большое количество данных, раскрывающих воздействие управления проектами на результативность организации. Опубликованные данные по компаниям, включая AT&T, Boeing, HewlettPackard, IBM, GM, свидетельствуют, что непосредственными результатами от внедрения процессов управления проектами являются: уменьшение времени вывода продукта на 30-65%; снижение дефектов и переделок на 35-75%; снижение содержательных и инжиниринговых изменений на 45-68%; рост среднего показателя прибыли на 6 %; рост рентабельности инвестиций в отдельных случаях до 20% [5].

Таким образом, было выявлено, что проект это создание уникального продукта или услуги, при ограниченных ресурсах. Система управления проектами помогает компании реализовывать проекты с минимальными затратами, временем и максимальным качеством. Для каждой сферы деятельности существуют свои особенности в области управления, которые необходимо учитывать при совершенствовании проектного управления в компанию. Широкое применение методики управления проектами получила область строительства. Далее следует рассмотреть ключевые элементы проектного управления в организации для выстраивания более полной картины функционирования проектно-ориентированной организации.

1.2.Объекты управления проектом

В системе управления обычно проводится различие между тем, что управляется, и тем, кто управляется. Между ними всегда есть взаимодействие.

Объектами управления в системе управления проектами являются::

1. Проект

2. программа проекта

3. портфель проектов

4. жизненный цикл проекта и его фазы и др.

Давайте подробно рассмотрим основные объекты в управлении проектами.

1. проект как объект управления.

Проект как объект управления имеет следующие основные отличительные особенности:

признак изменений (целенаправленный переход от существующего к некоторому желаемому состоянию, описываемому в терминах целей проекта);

указывает на ограниченную конечную цель;

указание на ограниченный срок действия;

указывает на то, что бюджет ограничен;

указывает на то, что необходимые ресурсы ограничены;

признак новизны для предприятия, реализующего проект, и для рынка ожидаемого спроса на создаваемый в рамках проекта продукт (услугу);

показатель "сложность" (большое количество факторов, прямо или косвенно влияющих на ход и результаты реализации проекта);

знак правового и организационного обеспечения (конкретная организационная структура на момент реализации проекта);

указывает, отличается ли он от других корпоративных проектов.

Учитывая вышеизложенные особенности проекта, можно сформулировать общее определение этого понятия.

Проект - это ограниченное по времени, целенаправленное изменение отдельной системы с изначально четко определенными целями, определяющими завершение проекта, с установленными требованиями к срокам выполнения, результатам, рискам, лимитам расходов и организационной структуре.

2. программа проекта.

В то же время конкретные проекты могут иметь различные связи. При определенных условиях многие взаимосвязанные проекты объединяются в одну программу.

Программа может быть сформулирована в терминах проектов и представлена как совокупность проектов, объединенных общей целью, выделенными ресурсами, временем на ее реализацию, технологией, организацией и т.д.

Программа, как и проект, является объектом управления. Однако, в отличие от отдельного проекта, он требует специальных многопроектных методов управления, обеспечивающих достижение общей цели программы при соблюдении заданных ограничений и условий ее реализации.

Реализация одного проекта в рамках программы может не дать ощутимого результата, в то время как реализация всей программы обеспечивает максимальную прибыль.

Программы можно разделить на мультипроекты и мегапроекты.

Мультипроект - это сложный проект или программа, реализуемая в рамках крупной организации или предприятия.

Мегапрект - это целевая программа, содержащая совокупность взаимосвязанных проектов, объединенных общей целью, выделенными ресурсами и временем выполнения. Такие программы могут быть международными, государственными, национальными, региональными, межотраслевыми, секторальными или смешанными.

3. портфель проектов

Портфель проектов - это совокупность проектов или программ и других связанных с ними видов деятельности, которые объединяются с целью более удобного и эффективного управления и получения эффектов, недостижимых при организации управления отдельными проектами.

Стоит отметить, что проекты и программы в портфеле не обязательно являются взаимозависимыми или непосредственно связанными. Проекты и программы в портфеле проектов могут иметь или не иметь общих целей, но они обычно имеют общие ограничения ресурсов.

Комб и Гитенс выделяют три основных типа портфелей проектов [6]:

создание ценности: стратегические или общеорганизационные проекты;

оперативные проекты: ведут к повышению организационной эффективности и удовлетворению основных потребностей функциональных подразделений;

обеспечение соответствия требованиям: обязательные проекты, необходимые для поддержания внутренних правил и стандартов.

В организациях, достигших зрелого возраста управления проектами, специально сформированная группа управления проектами, состоящая из старших менеджеров, отвечает за принятие решений по программам и проектам, включенным в портфели проектов

4.Жизненный цикл проекта и его фазы.

Жизненный цикл проекта - это " совокупность обычно последовательных и иногда перекрывающихся этапов проекта, названия и количество которых определяются потребностями управления и контроля организации или организаций, участвующих в проекте, характером самого проекта и областью его применения."

Жизненный цикл проекта может быть определен или сформирован уникальными аспектами используемой организации, отрасли или технологии. Поскольку каждый проект имеет определенное начало и конец, конкретные результаты и действия, которые происходят в этот период, сильно различаются для каждого проекта. Жизненный цикл обеспечивает базовую структуру для управления проектами, независимо от конкретной выполняемой работы.

Жизненный цикл проекта обычно определяет следующее:

какая работа должна быть проделана на каждом этапе,

в какой момент на каждом этапе должны быть получены результаты,

кто участвует в каждой фазе,

как контролировать и подтверждать каждую фазу.

Рассмотрев более подробно основные объекты управления проектами, необходимо также проанализировать субъекты управления проектами.

1.3.Субъекты управления проектами

Субъектами управления проектами являются участники проекта (программы), взаимодействующие при выработке и принятии управленческих решений в процессе его осуществления.

К субъектам управления проектом относятся:

1.Основные участники проекта (заинтересованные лица первого круга):

· Инициатор проекта

· Заказчик

· Инвестор (спонсор)

· Генконтрактор

· Генподрядчик

· Исполнители и др.

2.Команда управления проектом:

· Управляющий проектом,

· Члены команды проекта

Кроме того, это функциональные подразделения организации (маркетинг, финансы, производство и др.) которые взаимодействуют друг с другом в разной степени.

1. Основные участники проекта

Инициатор.

Инициатором проекта является автор основной идеи проекта. Ими может стать практически любой из будущих участников проекта, в том числе и те, кто не принимает дальнейшего участия в его реализации. Следует отметить, что инициатор проекта определяет потребность в проекте и вносит предложение о его инициировании. Это может быть представитель любого функционального подразделения или уровня внутри или за пределами организации. Часто это и есть заказчик.

Спонсор проекта.

Заказчиками проекта являются стороны, заинтересованные в реализации проекта и достижении его целей, это будущие владельцы и пользователи результатов проекта. Они формируют задачи, определяют основные требования к проекту и обеспечивают финансирование проекта за счет собственных или привлеченных средств. Заказчиком могут быть инвесторы, а также любые другие физические и юридические лица.

Инвестор.

Инвестор - это лицо, группа или организация, которая инвестирует в процесс и предоставляет финансовые ресурсы для выполнения проекта.

В качестве инвестора можно выступать как:

Граждане, предприятия, объединения предпринимателей и другие юридические лица

Банки, различные инвестиционные и взаимные фонды

Иностранные физические и юридические лица, государства и международные организации.

Генеральный подрядчик.

Генеральный подрядчик - это сторона или участник проекта, который вступает в отношения с заказчиком. Он получает полномочия, а затем взаимодействует с поставщиками и исполнителями проекта. Также он берет на себя ответственность за выполнение работ и оказание услуг по договору на весь проект или его часть.

Генеральный подрядчик.

Генеральный подрядчик - это юридическое лицо, предложение которого принимается заказчиком, которое несет ответственность за выполнение работ перед заказчиком и вступает в договорные отношения с субподрядчиками по отдельным видам работ.

2. Команда управления проектами

Команда управления проектами в основном включает в себя руководителя проекта и членов проектной команды.

Менеджер проекта.

Руководитель проекта управляет проектом в целом: отвечает за координацию работ и успешность их выполнения; имеет административные и финансово-экономические рычаги управления.

Руководитель проекта несет ответственность за достижение цели проекта в рамках запланированных показателей успешности (сроки, бюджет, согласно параметрам проектной документации, требованиям к качеству и т.д.).

Руководитель проекта - это главная фигура в процессе управления проектом. Для различных схем реализации проекта на эту должность может быть назначен либо представитель организации, реализующей проект, либо представитель заказчика. Заказчик или инвестор делегирует руководителю проекта полномочия по управлению проектом: планирование, мониторинг и координация работы всех участников проекта. Более точно и детально объем функций и полномочий руководителя проекта определяется заключенным с заказчиком договором.

Главной заботой руководителя проекта является обеспечение того, чтобы проект достиг своих целей в соответствии с установленными сроками, бюджетом и качеством.

Следует отметить, что для эффективного управления проектом руководитель проекта должен обладать такими качествами, как: коммуникабельность, дальновидность, умение слушать других , а также создавать атмосферу командной работы.

Член команды проекта.

Состав и функции проектной команды зависят от размера, типа и сложности проекта, а также от специфики проекта, стиля управления и других характеристик.

Основные участники проекта:

Администратор проекта - работает непосредственно в постоянном контакте со всеми членами проектной команды: готовит встречи, ведет протоколы; ведет информационную базу проекта; предоставляет информацию всем участникам проекта;