Файл: Информ системы издано.doc

Каждая программа предъявляет определенные требования к техническим параметрам компьютера – объему памяти (оперативной, постоянной), процессору, к сети.

При выборе программы нужно учитывать численность персонала предприятия, объем и номенклатуру товарооборота, сложность документооборота.

Необходимо выяснить, как осуществляется защита данных – разделение доступа, резервное копирование.

Следует учитывать, можно ли организовать АРМ для каждого пользователя? Какие изменения в организации их работы вызовет внедрение новой системы?

Программа должна быть проста и удобна в работе, а персонал – достаточно квалифицированным и обученным.

12.5. Порядок внедрения типовой автоматизированной системы бухгалтерского учета

При автоматизации бухгалтерии с помощью тиражной бухгалтерской программы постановка задачи и техническое задание часто не выполняются, как не составляют и проект, что оказывает негативное влияние на эффективность создаваемой автоматизированной системы бухгалтерского учета.

Техническое задание необходимо, если для настройки, внедрения бухгалтерской программы привлекаются сторонние сотрудники или организации. Они должны принимать участие в составлении технического задания и подписывать этот документ. Результат их работы оценивается по тому, как выполнено техническое задание, и в случае разногласий техническое задание является основным документом для судебного разбирательства.

Для наибольшей эффективности автоматизированной системы бухгалтерского учета следует автоматизировать работу по всем участкам бухгалтерского учета. Главную книгу и оборотно-сальдовую ведомость следует формировать автоматически. Также целесообразно автоматически заполнять баланс, приложения к нему, налоговые декларации.

При внедрении автоматизированной системы бухгалтерского учета бухгалтеру необходимо выполнить следующие работы:

1. Разработать учетную политику.

2. Разработать рабочий план счетов. Особое внимание при этом необходимо уделить субсчетам и аналитическим счетам. По каждому счету, субсчету может быть необходимо вести несколько видов аналитического учета (большинство бухгалтерских программ позволяют это). Аналитический учет наиболее трудоемок, его данные используются не только учетными работниками, но всеми управленцами.

3. Составить локальные классификаторы массивов постоянной (справочной) информации (подразделений, сотрудников, товарно-материальных ценностей и т. д.). Выбор постоянной информации из справочника облегчает заполнение документов. Многие классификаторы (справочники) используются для ведения аналитического учета, то есть показатели в них представляют собой аналитические счета. Показатели необходимо упорядочить, разбить на группы, присвоить коды, которые должны облегчать поиск, группировку информации. Системы классификации и кодирования информации рассмотрены в специальной литературе. Эта работа особенно необходима для тех массивов, количество показателей в которых исчисляется сотнями и тысячами (материалы). Без правильной классификации и кодирования с массивами неудобно работать, что может привести к ошибкам (повторный ввод и нарушение аналитического учета). Сделать это нужно до ввода классификаторов в ЭВМ, изменение группировки и кодов в дальнейшем затруднено.

4. Проанализировать и усовершенствовать документооборот по каждому участку учета, по каждому автоматизированному рабочему месту: формы первичных документов, показатели и реквизиты, содержащиеся в них, порядок и сроки их заполнения. По возможности, предусмотреть использование унифицированных форм, так как они разработаны с учетом автоматизированной обработки и многие из них уже содержатся в бухгалтерских программах. Формы документов, которые в программе отсутствуют, следует в нее добавить (большинство бухгалтерских программ допускают это). Желательно, чтобы ввод первичных документов в ЭВМ происходил одновременно с их составлением или получением, затем их можно распечатать. В ЭВМ необходимо вводить все реквизиты документов. Ввод производится один раз, если документы связаны информационно, это должно быть отмечено бухгалтером.

5. Рассмотреть, как будет происходить ввод всех корреспонденций. Многие бухгалтерские корреспонденции однотипны, поэтому их ввод в ЭВМ следует автоматизировать, хотя, при необходимости, любую корреспонденцию, как правило, можно ввести и вручную. Но будет удобнее и правильнее, если бухгалтерские корреспонденции будут составляться автоматически на основе первичных документов, что предусматривают бухгалтерские программы.

6. Определить, какие выходные документы (регистры и отчетные формы) должны формироваться автоматически на основе введенной в ЭВМ информации. Бухгалтерские программы предлагают достаточно широкий набор выходных форм, при необходимости позволяют их изменить, ввести новые.

Необходимые для небольшого предприятия классификаторы, документы, отчеты уже имеются в стандартных бухгалтерских программах и их настройка окажется минимальной. Но для наиболее эффективной автоматизации бухгалтерского учета все названные работы следует провести, так как в дальнейшем внести изменения будет трудно. Особенно важно продумать систему счетов.

На этапе ввода автоматизированной системы в действие необходимо указать в программе реквизиты предприятия, некоторые параметры учетной политики, откорректировать план счетов, который, как правило, уже предлагается, заполнить классификаторы и ввести вступительный баланс (удобнее на 1 число года или квартала). Ввод остатков по счетам нужно производить одной датой, по всем аналитическим счетам, сальдо по синтетическим счетам при этом будет получено автоматически. Это очень большой объем работ, выполнить их нужно достаточно быстро. При больших объемах бухгалтерских работ ввод в действие возможно производить отдельно по участкам учета, но только после выполнения всех предварительных работ, так как участки учета взаимосвязаны между собой и представляют единую систему.

12.6. CASE-технология проектирования информационной системы

Лавинообразное расширение областей применения компьютеров, возрастающая сложность информационных систем, повышающиеся к ним требования привели к необходимости индустриализации технологий их создания. В 80-х годах ХХ века сформировалось новое направление в автоматизации программирования и проектирования ЭИС – CASE-технология – совокупность методологий анализа, проектирования и сопровождения сложных информационных систем, поддерживаемую комплексом взаимосвязанных средств автоматизации. CASE (Computed Aided Software Engineering) – система конструирования программ с помощью компьютера.

CASE – это инструментарий для системных аналитиков, программистов и разработчиков, позволяющий автоматизировать процесс проектирования и разработки информационных систем, вошедший в практику создания и сопровождения информационных систем и информационных технологий. Это совокупность методов анализа, проектирования, разработки и сопровождения информационной системы, поддержанная комплексом взаимосвязанных средств автоматизации. В большинстве современных CASE-технологий применяется методология структурного анализа и проектирования, основанная на наглядных диаграммах. Для описания проектируемой системы используются графы, диаграммы, таблицы, схемы, что обеспечивает строгое и наглядное описание проектируемой системы, которое начинается с ее общего обзора, а затем детализируется.

Разработчик с помощью CASE-технологии описывает предметную область; входящие в нее объекты, их свойства; связи между объектами и их свойствами. В результате формируется модель, описывающая основных участников системы, их полномочия, потоки документов между ними. Выявляются функции отдельных элементов системы и информационных потоков. Каждое рабочее место описывается как технологический модуль, в котором происходит преобразование информации. Каждому модулю устанавливается механизм, в соответствии с которым он изменяет находящиеся в нем данные и функции в зависимости от управляющих параметров и информации, получаемой от оператора и других модулей. Для связанных между собой функциональных блоков устанавливают механизм, описывающий правила их взаимодействия. В конечном итоге составляется полная модель системы.

Достоинствами CASE-технологии являются:

• повышение производительности труда разработчиков и программистов на несколько порядков за счет освобождения от рутинной работы;

• сокращение сроков создания информационной системы;

• возможность формализовать документирование и администрирование проектов;

• минимизация ошибок и несовершенства программного обеспечения пользователей;

• повышение качества создаваемой информационной системы;

• ускорение обучения персонала и использования программного обеспечения в полном объеме;

• постоянное обновление и модернизация прикладной программы, сопровождение функционирующей информационной системы.

Наиболее известной в России является CASE-система Oracle, позволяющая создавать приложения на основе одноименной СУБД.

Этапы CASE-технологии:

• формирование требований, выработка концепции и стратегии;

• анализ объекта;

• проектирование с описанием компонентов и архитектуры системы;

• реализация – разработка и отладка программы, описание структуры базы данных, создание документации;

• внедрение – установка технических средств, программного обеспечения, загрузка баз данных, тестирование системы, обучение персонала;

• эксплуатация системы, включающая сопровождение программных, технических средств, базы данных, всего проекта.

Рекомендуемая литература:

1. ГОСТ 34.601-90. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Стадии создания.

2. Харитонов С. А., Чистов Д. В., Шуремов Е. Л. Информационные системы бухгалтерского учета: Учеб. пособие. – М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2007. – П. 2.6.

3. Исаев Г. Н. Информационные системы в экономике: Учеб. пособие. – М.: Омега-Л, 2006. – Гл. 13.

4. Информационные технологии управления /Под ред. проф. Г. А. Титоренко. – 2-е изд. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005. – Гл. 2.

5. Нетесова О. Вам это надо! Роль и задачи бухгалтера при автоматизации бухгалтерского учета. – Бухгалтер и компьютер, № 6, 2004.

6. Федорова Г. В. Информационные технологии бухгалтерского учета, анализа и аудита. – М.: Омега-Л, 2004. – Гл. 2.

7. Семенов М.И, Трубилин И.Т., Лойко В.И., Барановская Т.П. Автоматизированные информационные технологии в экономике. – М.: Финансы и статистика, 2000. – Гл. 7.

4. Автоматизированные информационные технологии в экономике /Под ред. Г.А. Титоренко. – М.: ЮНИТИ, 1998. – Гл. 2.

5. Егорова А.С. Организация машинной обработки экономической информации в сельском хозяйстве. – М.: Финансы и статистика, 1983. – Гл. 3.

6. Бухгалтер и компьютер: Приложение к теоретическому и научно-практическому журналу «Бухгалтерский учет».

Дополнительная литература:

1. Подольский В.И., Дик В.В., Уринцев А.И. Информационные системы бухгалтерского учета /Под ред. В.И. Подольского. – М.: Аудит, ЮНИТИ, 1998. – Гл. 2.

2. Автоматизированные системы обработки экономической информации /Под ред. Рожнова В.С. – М.: Финансы и статистика, 1986. – Гл. 4, П. 5.1-5.2.

3. Рожнов В.С., Косарев В.П. Машинная обработка экономической информации. – М.: Финансы и статистика, 1983. – Гл. 11,12.

Вопросы для самопроверки:

1. Назовите задачи проектирования АИС.

2. Назовите принципы проектирования АИС.

3. Назовите стадии и этапы создания АИС. Какие работы производятся на каждой стадии проектирования?

4. Какими документами оформляется каждая стадия проектирования?

5. Что такое типовое проектное решение?

6. Для чего нужна предпроектная стадия проектирования?

7. Какую информацию собирают об объекте проектирования?

8. Что такое постановка задачи?

9. Какие работы следует произвести при разработке автоматизированной информационной системы бухгалтерского учета?

10. Какие три направления возможны при выборе прикладных программных средств?

11. Какие источники информации о проблемно-ориентированных программах можно использовать?

12. Что необходимо учитывать при выборе прикладной программы?

13. Что такое CASE-технология проектирования информационных систем?

14. Назовите достоинства CASE-технологии.

15. Перечислите этапы создания системы при использовании CASE-технологии. Сравните с этапами создания АИС по ГОСТ 34.601-90

16. Спроектируйте информационное обеспечение АРМ кассира, бухгалтера по заработной плате, бухгалтера по учету основных средств, по налоговому учету или другого рабочего места.

13. Методические указания и темы для подготовки контрольных работ студентами заочного отделения

Перед написанием работы нужно изучить методические указания и рекомендованную литературу, а также другую доступную литературу по выбранным темам. В первую очередь следует использовать учебную литературу для студентов экономических вузов, а не для инженерных, технических специальностей. Так же целесообразно использовать периодические издания: журнал «Бухгалтер и компьютер», рубрики в «Экономической газете» и других изданиях. В контрольную работу необходимо включать современные (не устаревшие) материалы. Не следует включать материалы, которые студентом не могут быть пояснены и защищены.

Материал должен быть изложен грамотно, логично, в соответствии с планом, с использованием всех указанных в списке литературы источников.

Контрольные работы студенты выполняют с помощью текстового редактора и распечатывают на листах формата А4 с применением технических средств. Форматирование в соответствии с принятыми стандартами. (Размер шрифта 14, межстрочный интервал полуторный, выравнивание – по ширине, поля: верхнее и нижнее – 2 см, левое – 3 см, правое – 1,5 см.; первая строка абзаца должна иметь отступ 1-1.5 см, одинаковый для всей работы.) Номера страниц ставятся сверху. Объем работы 10-15 страниц. Текст печатается с одной стороны листа. На обложке (титульном листе) работы должно быть указано: наименование учебного заведения (ФГУ ГОУ Вологодская государственная молочнохозяйственная академия им. Н.В.Верещагина), кафедра (кафедра бухгалтерского учета и аудита), вид работы (контрольная работа), название предмета, по которому выполнена работа; тема контрольной работы; фамилия, имя, отчество студента, курс (группа), специальность, шифр (номер зачетной книжки). Внизу указывается место (Вологда – Молочное) и год написания работы.

На первой странице контрольной работы должно быть содержание, план.

На последней странице работы ставится дата написания работы и подпись студента. На следующей странице указывается литература, минимум 2 источника. Источники нумеруются, указывается автор книги, статьи; название книги, статьи; издательство книги. При использовании периодической литературы указывают автора, название статьи, затем название периодического издания, где опубликована статья; год издания.

Например:

1. Информационные технологии управления /Под ред. проф. Г. А. Титоренко. – 2-е изд. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005.

2. Федорова Г. В. Информационные технологии бухгалтерского учета, анализа и аудита. – М.: Омега-Л, 2004.

3. Нетесова О. Вам это надо! Роль и задачи бухгалтера при автоматизации бухгалтерского учета. – Бухгалтер и компьютер, № 6, 2004.