Файл: Основные функции в системе менеджмента (Понятие и основная характеристика функций менеджмента).pdf

Для анализа основных финансово-экономических показателей воспользуемся данными баланса и отчета о финансовых результатах. Составим сводную таблицу с ключевыми показателями деятельности предприятия – Таблица 1. Предприятие имеет значительную базу основных средств, которые используются в деятельности предприятия. При этом год от года наблюдается возрастание данных показателей за счет обновления компьютерной базы и закупки техники. Средняя заработная плата возрастает несущественно, что говорит о неэффективной и несправедливой системе мотивации персонала: как показало исследование, от численности сотрудников зависят объемы предоставляемых услуг, что выражается в возрастании выручки предприятия и чистой прибыли.

Таблица 1 - Показатели размеров деятельности ЧПОУ «Учэнергострой», тыс. руб.

Источник: [24]

В 2018 году отмечено снижение производительности труда. Таким образом, замедляются темпы прироста выручки, что вызвано неэффективным менеджментом и кризисными тенденциями экономики.

Общая рентабельность возрастает, что говорит об успешности деятельности ЧПОУ «Учэнергострой» на рынке услуг.

Заработная плата в данной организации – проблемная сторона. Как показал анализ выше – прирост заработной платы незначителен. В то время как выручка предприятия возрастает огромными темпами.

2.2. Описание ЧПОУ «Учэнергострой» через основные функции менеджмента

Первая рассматриваемая функция – планирование. На целый год составляется план работы основных групп и менеджер осуществляют подбор обучающихся, собирают индивидуальные и фирменные заявки на обучение. Помимо этого составляются текущие планы на месяц в связи с наплывом заявок по той или иной специальности. Каждое подразделение составляет план исходя из целей. Охарактеризуем цели, которые поставлены перед работниками отдельных подразделений ЧПОУ «Учэнергострой»: основные и второстепенные. В Приложении 4 приведены данные по системе целеполагания организации. При этом в отдельной графе рассмотрим цель, которая реально преследуется сотрудником подразделения. Как видно из представленной таблицы, у сотрудников нет заинтересованности в достижении глобальных целей предприятия. Поэтому можно говорить о ситуации, при которой каждый сотрудник преследует в основном свои собственные цели и ориентиры, что является недостатком планирования. Планирование рабочего дня осуществляется накануне.

Для оценки качества ежедневного планирования приведем отчетность, составленная по стандартному дню менеджера компании, который не занят в процессе управления, а осуществляет руководство учебным процессом. С целью систематизации некоторые данные были обобщены – Таблица 2. Таким образом, вопросы аренды, реализация мебели руководителя и установление деловых контактов с УГАДН – не относятся к прямым обязанностям менеджера по обучению, на них затрачено более 30% рабочего времени. Можем говорить о недостатках ежедневного планирования. При запуске новой группы обучения также осуществляется планирование на основе расчетных показателей.

Таблица 2 - Рабочий день менеджера компании, час.

Источник: собственные исследования автора

Рассмотрим стандартную смету на оказание услуг по обучению на примере одной из групп – Приложение 5. Группа: Электрогазосварщики. Наполняемость группы: 10 человек. Количество часов обучения: 360. Из них теоретических – 120 часов (3 рабочие недели по 5 рабочих дней по 8 академических часов. Остальные часы отводятся на практику на конкретном предприятии Вологды или района – 240 часов. Затраты на преподавателя: 180*120= 21600 руб. Временные затраты методиста установлены как 5 часов на группу. Сюда входит оформление документов, разъяснения, договоренность на проведение практики, подготовка удостоверений. Время работы бухгалтера: 1 час на группу. Сюда входит оформление бухгалтерских документов, начисление заработной платы, налогов. Таким образом, время затрат на 1 группу из 10 человек устанавливается как 6 часов. Ставка специалиста (бухгалтера или менеджера) – без премиальных выплат – 14000 руб. среднее число рабочих часов в месяц – 22 дня * 8 часов = 176 часов. Таким образом, примерная заработная плата в час составляет 14000/176 часов= 80 рублей в час.

Значит, затраты на 1 группу составят 80*6= 480 руб.

Затраты на технический персонал не учитываются, так как офисное здание обслуживается единой клининговой службой.

Итого, затраты на оплату труда составят 21600+480=22080 руб.

При этом налоговые отчисления рассчитаем по ставке 13%, что составит 2870 руб.

Приведем в Приложении 5 основные данные и рассчитаем точку безубыточности, которая является плановым показателем для оценки возможности открытия новой группы.

Комплект документов на 1 учащегося и раздаточные материалы оцениваются как 460 руб. на человека. При этом для группы 10- чел сумма составит 4600 руб. Водоснабжение в расчет не берется, так как оно установлено на весь этаж. Затраты электроэнергии установлены нормативом как 5 кВатт/час. При работе 8-10 компьютеров. Время обучения составляет 120 часов = 600 кВатт / час* 4 руб. (средняя стоимость для Вологодской области)= 2400 руб. за весь период обучения. Оплата практики составляет 1000 руб. за человека инструктору. При этом многие работники уходят для прохождения практики на свое предприятие, поэтому на них такие затраты не идут. Оплату практики в расчет брать не будем, так как если человеку требуется практика, то с него берется стоимость за обучение на 1 тыс. руб. больше, эти деньги не идут в прибыль ЧПОУ «Учэнергострой» а направляются сразу на принимающее предприятие. Помимо этого других расходов в смету не закладывается. Ученики по опасным профессиям предупреждаются о необходимости приобретения униформы (которая нужна не только для обучения и прохождения практики. Но и для последующей работы) и насчет прохождения медицинского осмотра по факторам вредности – он также платный, но без него работника нельзя допустить до практической деятельности. Средняя стоимость услуг по обучению – 7000 руб. за 1 человека. Если необходима практика, то стоимость составляет 8000 руб. Предприятие использует упрощенную систему налогообложения по принципу доходы минус расходы. Ставка 6%.

Как видно из данных Приложения 5, если предприятие проводит качественную работу по набору групп обучения и они формируются из расчета 10 человек, то получается качественный процесс формирования финансового результата. Достаточно собрать группу из 5 человек, чтобы не понести ни убытков ни прибыли и полностью окупить обучение.

При достаточно развитой методологии финансового планирования текущая плановая работа осуществляется недостаточно эффективно.

Вторая функция - это организация. Рассмотрим организационную структуру изучаемого предприятия. Изначально структура подразумевала наличие двух отдельных подразделений: фронт-офиса и бэк-офиса. Первый должен заниматься непосредственной работой с клиентами, преподавателями. Второй должен был обеспечивать документацию учебного процесса.

Однако изначально штат постоянных сотрудников включал всего 5 человек, а нагрузки в период 2012-2014 гг. были значительные. Этот привело к полному разрушению организационной структуры и системе работы, при которой все отвечают за все.

В последствии штат персонала был расширен, что способствовало формированию организационной структуры. На рисунке 1 представлена система соподчинения отдельных сотрудников и распределение их по отделам в зависимости от обязанностей, а также сферы влияния. Выстраивание работы проходит по линейному принципу.

Рис. 1. Организационная структура ЧПОУ «Учэнергострой»

Источник: собственные исследования автора

На сегодняшний день существует примерная сфера разделения полномочий, однако рано говорить о наличии оформленной организационной культуры. Скалярная цепь не выражена, так как нет четкого закрепления полномочий сотрудников на отдельных уровнях управления. Помимо этого присутствует фактор взаимозаменяемости и привлечения к дополнительным обязанностям на период особого ажиотажа.

Управление всеми процессами реализует директор. Он задает систему отчетности, осуществляет контроль над сотрудниками, устанавливает систему оплаты труда. Директор выстраивает работу учебного центра по ранее имеющемуся у него опыту работы в другом учебном центре – Теплоэнерготранс, директором которого он был.

Численность постоянного персонала невелика – всего 13 человек. Однако предприятие располагает значительным штатом работников, которые осуществляют деятельность по договору подряда на определенный срок. Это прежде всего преподаватели, большая часть которых являются преподавателями других ВУЗов и СУЗов, а также работают по специальности на предприятиях г. Вологда. Преподавателей находят менеджеры, а также сам директор. Зачастую преподаватель берет не всю группу – а только отдельный блок. Например у электрогазосварщиков и монтажников ЛЭП есть единый курс – электротехника. Данные группы объединяются и преподаватель проводит общее занятие. Аналогичным образом обстоит дело с охраной труда и пожарно-техническим минимумом. Компетенция всех сотрудников центра вне зависимости от занимаемой должности позволяет проводить такие занятия. Помимо этого, все сотрудники аттестованы минимум по пяти направлениям в Ростехнадзоре, что позволяет им быть легитимными членами экзаменационных комиссий.

Директору подчиняется 4 основных специалиста, из которых 2 – это начальники отделов. В задачи бухгалтера входит весь оборот документов бухгалтерии.

IT менеджер как должность внедрен недавно. На балансе предприятия числится значительное количество единиц компьютерной техники. В должностные обязанности IT менеджера входит поддержание в исправном состоянии всех серверов и компьютерной техники, анализ новых программ для обучения, установка модульных программ для просмотра видео изображения и интерактивного обучения. Помимо этого большой заслугой данного специалиста является создание системы телефонии, в связи с чем стали работать многоканальные телефоны. Данный специалист работает не полный рабочий день, совмещая свою должность с другим местом деятельности.