Файл: Организ.и методика учета.doc

Суттєвими характеристиками організації підготовки машинного носія є:

умовна реєстрація первинних даних на машинному носії;

умови передавання машинного носія;

властивості носія, використання машиночитального носія як первинних даних;

інформаційний зміст машинного носія.

Порядок оформлення машиночитаних первинних документів при використанні АРМ бухгалтера має забезпечувати встановлення персональної відповідальності за юридичну правомочність їх, достовір­ність і точність облікових даних.

Машиночитаний первинний обліковий документ повинен містити відомості, давати змогу одночасно ідентифікувати всі його реквізити: найменування, номер, дату, місце здійснення, зареєстровані у ньому господарські операції, осіб, відповідальних за створення документа, та ін.

Найменування документа, зміст господарських операцій фіксують у документі за допомогою кодів і довідкової інформації.

Допускається не фіксувати в машиночитаному документі характеристики господарських операцій, що являють собою виробничу інформацію, яка створюється на основі нормативно-довідкової інформації або за допомогою розрахунків.

Підписи осіб, відповідальних за складання машиночитаних первинних документів, можуть бути замінені спеціальним кодом (паролем). Мова коду конкретної особи має бути зареєстрована в установ­леному порядку.

На підприємствах розробляють порядок створення машиночитаних документів, регламентуючи: порядок оформлення (реєстрації) та послідовність їх проходження; склад інформації, яку реєструють на кожному АРМ; способи автоматизації інформації документа та умови, що забезпечують правильність і достовірність авторизації.

Машиночитані первинні облікові документи використовують на підприємствах, не їх перетворюючи у людиночитану форму. Разом з тим передбачають можливість створення паперових копій машиночитаного документа. При цьому на них має бути вказівка про те, що це копії машиночитаного документа. Для надання паперовій копії юридичної сили її затверджують підписом.

В разі введення даних з машиночитаних документів на екрані дисплея можуть мати місце три варіанти відображення і розміщення реквізитів:

реквізити заповнюються на зразку документа, заповнюються послідовно розміщені реквізити бухгалтерського документа;

висвічується форма (зразок) документа і внизу його реквізити; реквізити потім автоматично переносяться у форму документа.

Заключний етап розробки являє собою остаточне компонування всіх елементів певного документа та викреслення його на міліметровому папері у натуральну величину. Це дає змогу визначити майбутній формат документа.

До кожного документа розробляють короткі вказівки про порядок його складання, кількість примірників і напрям їх використання.

Організація забезпечення формами паперових носіїв інформації здійснюється за такими каналами:

а) централізовано;

б) придбання бланків у магазинах;

в) виготовлення бланків на замовлення у друкарнях.

Для того щоб не допустити зривів у роботі, потрібно заздалегідь спланувати необхідну кількість бланків на рік та своєчасно подати замовлення у відповідні організації, друкарні.

Для нормального функціонування бухгалтерії треба мати приблизно 5—6-місячний запас бланків.

Зберігання й облік. За способом зберігання носії облікової інформації поділяють на звичайні і суворої звітності.

Звичайні паперові носії облікової інформації зберігають і обліковують як канцелярські приладдя. Документи (форми) суворої звіт­ності нумерують друкарським методом і комплектують. Наказом (розпорядженням) керівника призначається відповідальна особа.

Машиночитані бухгалтерські документи (на дискетах) разом з описом в людиночитаній формі передають у спеціальній упаковці, яка забезпечує захист їх від пошкодження та організацію доступу до них.

3.6. Організація технології облікового процесу

Основні поняття

Створення форм документів формування різних первинних, проміжних та підсумкових (узагальнюючих) даних та показників, складання звітності пов’язані з великою кількістю операцій, у здійсненні яких беруть участь багато виконавців. Упорядкування руху документів та виконання різних робіт, у практиці називають документообігом (в умовах комп’ютеризації — рухом первинних даних).

Документопотік (або потік первинних даних) — це сукупність операцій передавання з одного робочого місця на інше даних, зафіксованих на кількох носіях облікової інформації.

Формування документопотоків залежить від організаційної побудови і структури господарства, форми організації обліку, типів, виду та характеру технічних та організаційних засобів, обчислювальних машин, які використовуються в обліковому процесі. Вони бувають різної інтенсивності, що потребує особливої уваги при організації облікового процесу.

Організацією мають бути охоплені всі операції — від першого запису до здачі документа в архів.

Стадії документообігу

Обробка документів і даних, які вони містять в обліковому процесі, полягає у перетворенні вхідної інформації у вихідну різними механічними і логічними операціями, які можуть бути здійснені вручну або із застосуванням обчислювальних машин. У будь-якому випадку поділ облікового процесу на частини залежить від масштабів робіт та наявності технічних засобів.

Найбільш суттєвими у технології облікового процесу є операції передавання (від одного виконавця іншому) і обробки (виконання різних технічних, логічних та інших процедур).

Операції передавання умовно можна поділити на чотири види: складання (або одержання) документа (даних) іззовні: просування від місця складання (або одержання) до місця обробки; рух у процесі обробки; рух після обробки до місця зберігання — архіву.

В умовах використання комп’ютерів це стадії складання машиночитаного документа або одержання документа іззовні; формування груп (порцій) машиночитаних документів і складання на машиночитальному носії супровідного ярлика; передавання даних з машиночитаних документів на ПК першого рівня по каналах зв’язку або разом із супровідним ярликом (у спеціальній упаковці); обробка первинних даних на ПК; передавання машиночитаних документів до архіву.

Кожний вид операції складається з кількох елементарних видів робіт, які виконуються окремим виконавцем за визначений заздалегідь час. Кількість таких елементарних робіт може бути різною залежно від складності тієї чи іншої операції, документа, тривалості його руху.

Раціональна організація руху носіїв облікової інформації потребує мінімального розриву у часі між здійсненням господарського факту (операції) та одержанням необхідних відомостей (даних) про нього органами управління; застосування найбільш сучасних способів та засобів збирання, просування та обробки первинної облікової інформації; попереднього планування та подальшого регулювання; контролю за додержанням строків виконання. Для поліпшення організації руху носіїв облікової інформації його (рух) розподіляють на стадії.

Організація руху матеріальних носіїв облікової інформації

Найбільш поширеним є графічний метод організації руху носіїв інформації. Проте в окремих випадках застосовується також і описувальний (текстуальний) метод.

Форма графіка не регламентована. Порядок складання графіків та обсяг характеристик у кожному конкретному випадку визначають організатори, проектувальники. Найчастіше у графіках фіксують тільки основні характеристики руху, які забезпечують виконання облікового процесу та плановість у роботі виконавців, строки передавання (здавання) документів; особи або структурні підрозділи, які відповідають за передавання (здавання) документа та додержання строків.

Раціональна організація руху носіїв облікової інформації перед­бачає мінімізацію часу на обробку на кожній операції, на кожному робочому місці та у цілому з обробки документа.

Час на обробку визначають за типовими нормами часу, хронометражем, на підставі досвіду та іншими методами.

Строки, послідовність руху та обробку документів доцільно планувати у структурних та індивідуальних графіках роботи виконавців.

При плануванні руху носіїв облікової інформації особливу увагу приділяють питанню передавання документа від одного виконавця іншому. Це один з важливих моментів не тільки самого графіка, а й процедури встановлення нормальних психологічних відносин у колективі, оскільки регламентується, хто кому повинен передати.

Види графіків

Розрізняють індивідуальні (на кожний носій) та зведені (на групу носіїв) носії облікової інформації.

У всіх випадках для організації руху носіїв облікової інформації доцільно застосовувати графіки табличної форми. Побудова і структура графіків залежать від їх виду. В індивідуальних графіках фіксують: види робіт, служби, структурні підрозділи, строки виконання та деякі інші харак­теристики. Такі графіки називають оперограмами, або докумен­тограмами (табл. 3.8). Тут показані роботи, які виконують з початку складання документа до передавання до архіву.

Коли документи складають у кількох примірниках, у графіку вказують, який примірник документа слід передати до бухгалтерії та який порядок його обробки.

Таблиця 3.8

ОПЕРОГРАМА (ДОКУМЕНТОГРАМА) ВИМОГИ НА ОДЕРЖАННЯ МАТЕРІАЛІВ ЗІ СКЛАДУ

У зведених графіках руху носіїв облікової інформації планують тільки найважливіші шляхи пересування документів від оперативних працівників до бухгалтерії, до передавання в архів. У цих графіках не відображують порядок складання документа. Зведені графіки поділяють: за темами (надходження матеріалів, відпуск матеріалів тощо), за топологічною ознакою (облік праці та її оплати, облік основних засобів тощо), по господарству в цілому. Наприклад, зведені графіки з обліку матеріалів — це таблиці, де вказано назву всіх первинних документів, з яких визначають операції, та служби, структурні підрозділи, осіб, які працюватимуть над документом, строки обробки (передавання), види процесів обробки. Окрему групу зведених графіків становлять сітьові графіки (рис. 3.3).

Рис 3.3. Сітьовий графік роботи зі складання квартальної звітності

Для організації документообороту в цілому в топологічному відділі розробляють графіки, де за кожним носієм облікової інформації (документом) показують увесь шлях їх руху (табл. 3.10).

Таблиця 3.10

ОПЕРОГРАМА (ДОКУМЕНТОГРАМА) НАКЛАДНОЇ НА ПЕРЕМІЩЕННЯ МАТЕРІАЛІВ НА ПІДПРИЄМСТВІ

№ з/п	Зміст роботи зі складання, обробки і переміщення	Час на складання або переміщення	Місце складання або переміщення	Відповідальна особа	Час на складання або переміщення, хв
1	Заповнення реквізитів	За день до передачі	Склад, який передає	Завідувач складу	30
2	Відпуск матеріалів зі складу	Те саме	Те саме	Те саме	—
3	Облік відпуску матеріалів у картці	У день відпуску	»	»	10
4	Запис накладної у реєстр	Те саме	»	»	10
5	Отримання матеріалів на склад	У день одержання	Склад, який одержує	»	—
6	Оприбуткування матеріалів	У день одержання	Те саме	Завідуючий складом	10
7	Облік матеріалів у картці	Те саме	»	Те саме	10
8	Запис накладної до реєстру	»	»	»	10
9	Передавання до архіву	Після повного використання	Бухгалтерія	Старший бухгалтер сектора обліку матеріалів	20

Деякі особливості має планування руху первинних документів в умовах обробки їх на обчислювальних машинах. При цьому документи спочатку надходять до бухгалтерії за ознаками належності (у відповідний сектор, групу, відділ), а далі — на обробку на машинолічильну установку. Після машинної обробки ці документи здають у бухгалтерію разом з машинограмами.

В умовах застосування ПК та АРМ бухгалтера процедури машинної обробки значно спрощуються, оскільки процеси безпосередньо бухгалтерської і машинної обробки об’єднують..

Особливості організації технології облікового процесу на різних етапах

1. Первинний облік

Організація руху документів на етапі первинного обліку потребує встановлення раціональної послідовності створення їх, мінімізації витрат та часу на цей процес. Для цього необхідно: визначити перелік робіт, які слід виконати від першої до останньої операції над документом до створення його як повноправного носія облікової інформації; склад осіб, відповідальних за складання документа та кожної операції; час роботи над документом; технічні засоби; спосіб і час передавання документа з однієї операції на іншу; відповідальних осіб за своєчасне передавання документа в процесі документообороту.

Раціональна організація руху документів передбачає встановлення максимально коротких відрізків часу на їх передавання й обробку; визначення конкретних строків передавання документа від виконавця до виконавця, від одного сектора обліку на інший; від бухгалтерії до обчислювального центру тощо. На кожний документ складають оперограму або документограму (табл. 3.11).

Таблиця 3.11

ОПЕРОГРАМА (ДОКУМЕНТОГРАМА) НАКЛАДНОЇ НА ВНУТРІШНЄ ПЕРЕСУВАННЯ ОСНОВНИХ ЗАСОБІВ

Остання операція первинного обліку — це передавання документа на поточний облік.

2. Поточний облік

Операції поточного обліку умовно можна розподілити на чотири види: просування (прийом, передавання) первинних документів, арифметичні дії (підрахунки, розрахунки тощо), групування, перегрупування.

Кожний вид, у свою чергу, складається з кількох елементарних робіт. Кількість та різноманітність цих робіт залежать від наявності або відсутності ПК, їх типу, виду, системи. Ці особливості слід враховувати при організації руху документів і формуванні документопотоків.

Організація документообороту і документопотоків на етапі поточ­ного обліку пов’язана з великими масивами документів. Першою операцією поточного обліку є приймання документів. Раціональна організація цього етапу обліку потребує встановлення з кожного виду документів твердих строків здавання та вибору найбільш ефек­тивного їх переміщення.

Частість передавання документів до облікових дільниць залежить від важливості інформації, яку вони містять для управління, кількості документів, віддаленості господарських підрозділів від управлінської служби, бухгалтерії, обчислювального центру тощо. Чим частіше здають документи до бухгалтерії, тим ретельнішим може бути бухгалтерський контроль за господарською діяльністю.